Четвертая неделя

Поддержание системы файлов

На этой неделе вы можете:

• Создать список главных файлов.
• Осознать важность поддержания порядка в системе.
• Узнать, как скоросшиватели и ящики могут дополнить систему файлов.

Необходимое время: 120 минут или больше (в зависимости от количества файлов).

Теперь, когда у вас есть система (и особенно в том случае, если она масштабна и сложна), я рекомендую, воспользовавшись компьютером, записать и распечатать названия ваших проектов. Это и будет списком главных файлов. Поместите его в справочный скоросшиватель и обращайтесь к нему всякий раз, когда не будете знать, куда положить документ или где находится файл. Это один из лучших способов сэкономить время и энергию.

Стив Мэтис работает на известную брокерскую компанию, офис которой находится в Беверли-Хиллз. Вот что он сказал о списке главных файлов, который мы составили вместе: «Список помогает мне экономить время и повышать эффективность работы. Кроме того, он обеспечивает быстрый доступ к файлам моим помощникам и коллегам. Наконец, с ним файлы легко обновлять и систематизировать».

Стив любезно разрешил мне поделиться с вами частью его списка. Я, как вы заметите, обозначила местонахождение каждой категории файлов. А вот чего вы не заметите, так это того, что название каждой категории выделено цветом, совпадающим с цветом наклеек, которыми я помечала соответствующие файлы. Наклейками я пометила и ящики. В других офисах я использовала разноцветные файлы, но, как уже говорилось, если у вас много проектов или категорий, это может дорого обойтись. Наклейки экономичнее!

У всех файловых систем, которые я создаю, есть общие черты, но я вовсе не против того, чтобы стиль и творческий порыв клиента были частью процесса. Если бы я предлагала всем одну и ту же систему на все случаи жизни, большинство вскоре ее забрасывало бы. Перед тем как начать создавать систему, я обычно задаю клиентам ряд ключевых вопросов: «К чему относятся данные материалы? Где бы вы стали их искать? Как нам назвать эту папку?»

В представленном далее списке вы, скорее всего, обнаружите некоторые названия файлов, которые вам ни о чем не скажут. Они, вероятно, будут касаться сферы недвижимости или отражать индивидуальный подход Стива к материалам. К примеру, название «Офисные системы» придумал сам Стив для обозначения информации, которая помогает ему работать в офисе. Вы, разумеется, можете придумать свое название.

Я надеюсь, этот список вдохновит вас на составление собственного. Это не шаблон, которому вы должны слепо следовать. Уважайте свой стиль, творческое начало и взгляд на материалы, которые нам предстоит организовать.

ПРИМЕР СПИСКА ГЛАВНЫХ ФАЙЛОВ

В первом картотечном ящике Стива категория «Риск-менеджмент» — здесь собрано множество папок с файлами, расставленных в алфавитном порядке. Во втором ящике — две категории: «Офисные системы» и «Личное». «Офисные системы» разбиты на две подкатегории: «Брокерская корреспонденция» и «Общая информация». Собирая документы в «Общую информацию», мы обнаружили, что эта подкатегория, в свою очередь, естественным образом разбивается еще на несколько подкатегорий: «Финансы», «Офисная работа», «Реклама и маркетинг», «Спецпроекты», «Расходные материалы».

Заметьте, что в представленном ниже списке жирным шрифтом выделены названия категорий, а не папок.

Список был составлен год назад и уже обновлялся дважды.

Риск-менеджмент

Информация о лицензии

Конфликтные ситуации

Контракт и конфиденциальность информации

Совместные предприятия

Маркетинговая терминология

Правила ведения базы данных

Защита от плесени

Познавательные статьи

Поставки

Нотариальные вопросы

Потеря права выкупа имущества

Продажа без покрытия

Специальный налог

Техподдержка

Офисные системы

Брокерская корреспонденция

Общая информация

Бизнес-план / Текущие вопросы

Комиссионные

График комиссионных

Переписка/Личное

Лицензия / База данных

Дополнительные сведения

Информация менеджеров по продажам

Темы для обсуждения с менеджерами по продажам

Совещания с менеджерами по продажам: заметки

Обслуживающий персонал

Голосовая почта

Сайт

Финансы

Финансы / Агентские Финансы/Офис

Финансы / Отложенные продажи

Реклама и маркетинг

Рекламные площади

Агентские льготы

Маркетинговые материалы

Скидки клиентам

Офисная работа

Фокус-группы

Спецпроекты

Премия NBC

Ремонт офиса

Ответственный за сделки

Расходные материалы

Конверты

Ярлыки

Канцтовары, страницы 1 и 2

Личное

Контакты/Личное

Национальная ассоциация риелторов

Продление риелторской лицензии

Составив список главных файлов, вы должны будете за ним следить. Удалили файл — вычеркните его из списка. Завели новый — добавьте в список. Сделайте копию списка, положите ее в прозрачный файл и поместите в справочный скоросшиватель. В нем можно хранить и другие справочные материалы, например: список внутренних телефонных номеров, часы работы отделов. Скоросшиватель мне нравится больше, чем офисная доска, поскольку последнюю рано или поздно поглощает хаос. Бумаги на ней всегда становится только больше. Меньше — никогда!

СИСТЕМАТИЗИРУЙТЕ СВОИ ВЕЩИ И ДЕЛА

Переехав в Калифорнию, я убедилась, что все байки о машинах в Лос-Анджелесе — правда. Я-то выросла в Нью-Йорке и всегда пользовалась метро, но в Лос-Анджелесе автомобиль просто необходим. Для начала мне пришлось купить подержанную машину, а спустя несколько месяцев я заехала в сервис за какой-то мелочью. Автомеханик открыл капот и задал странный вопрос: «Реджина, а вам правда нужна эта машина?» Я подумала, что он сошел с ума. «Конечно, нужна! А почему вы спрашиваете?» — «Да как вам сказать... Масло нужно менять каждые 3000 миль. А вы уже проехали 20 000 и не сделали этого ни разу», — ответил он. Вот так я узнала, что в машине, оказывается, нужно менять масло. Мораль этой истории такова: за всем нужно следить. Пусть вас не раздражает необходимость поддерживать порядок в офисе. Это просто часть системы.

Вместо того чтобы бросать журналы, газеты, бюллетени и т.д. где попало, положите их на специально предназначенное для них место. Да, вы потратите на это лишнюю минуту, зато потом не придется тратить время на поиски нужного номера издания, восклицая: «Ну я же ТАК хотел прочитать эту статью!»

Вместо того чтобы складывать документы в стопки на столе или засовывать их в уже раздувшиеся файлы, приговаривая, что ими можно заняться попозже, помещайте каждый лист бумаги в соответствующую папку. И тогда в нужный момент вам не придется перебирать кипы бумаги в поисках документа и за год вы сэкономите немало времени.

БЫСТРЫЙ ДОСТУП К НУЖНЫМ ДОКУМЕНТАМ

Многие боятся, что, положив документ в папку, очень скоро о нем попросту забудут. Вы тоже так считаете? Крепитесь. У меня есть идеи для одного или двух ваших текущих проектов, к материалам которых вы неоднократно обращаетесь в течение дня. Мы дополним вашу файловую систему. Ежедневно поступающие документы помещайте в картотечный ящик или картотечный шкаф. Все, что вам нужно, — продуктивно использовать эти элементы системы. Возьмем для примера тот самый список Стива. Он пользуется справочными материалами далеко не каждый день. Еще реже Стив обращается к личным файлам. Но знать, где находится эта информация, на случай, если она понадобится, ему необходимо. Вот в этом и помогает список главных файлов.

Скоросшиватели

Скоросшиватели сильно изменились с тех пор, как я ходила в школу. Теперь можно выбрать и цвет, и стиль, и материал, из которого они изготовлены. Помните о папках с широким дном? Они позволяют хранить несколько папок с файлами в одном месте. Того же эффекта можно добиться, если использовать скоросшиватель и разделительные бирки. Разница лишь в том, что в последнем случае материалы можно поставить на книжную полку и, чтобы достать их, достаточно будет протянуть руку.

Разбив массив документов на категории, определите, какими из них вы будете пользоваться достаточно часто, и поместите их в скоросшиватель. Решите, скоросшиватели какого размера необходимы для каждой категории. Постарайтесь не брать слишком большие. Если скоросшиватель будет весить тонну, вы не сможете им пользоваться. Лучше всего распределить материалы по нескольким скоросшивателям. Проделайте в документах отверстия при помощи дырокола (или воспользуйтесь прозрачными файлами) и поместите их в скоросшиватель. Отделите секции друг от друга при помощи бирок.

Точно так же, как мы выделяли цветом файлы каждого проекта, можно выбрать цветной скоросшиватель для обозначения той или иной категории. К примеру, когда Стив видит на своих файлах зеленую наклейку, он знает, что эти материалы — часть подкатегории «Обучение». Вы же можете использовать красный (а значит, самый заметный) скоросшиватель для справочной информации, голубой — для проекта № 1, зеленый — для проекта № 2. И, сами убедитесь, находить информацию в системе станет гораздо легче. А главное, что бы вы ни выбрали — цветные папки, цветные скоросшиватели или цветные наклейки, — все это будет работать на повышение продуктивности.

Только учтите, что для скоросшивателей нужно найти место и этим местом не должен оказаться ваш стол. Если он по размерам меньше аэродрома, то скоросшиватели его попросту захламят. С другой стороны, важно, чтобы до них в любой момент можно было дотянуться. И, пожалуйста, когда один скоросшиватель наполнится, не мучайте его больше, заводите новый. Если он распухнет настолько, что в нем нельзя будет толком переворачивать страницы, из помощника он превратится в помеху в работе.

Коробки для бумаг

Коробки для бумаг появились в продаже несколько лет назад. Они есть в Интернете или в магазинах офисных принадлежностей. В каждую можно, например, класть документы одной конкретной категории. Но не спешите бежать за десятком-другим таких ящичков: они предназначены не для текущих проектов и постоянно необходимых файлов, а для документации специфических проектов, не требующих большой бумажной работы. Когда документы лежат один на другом, они образуют кипу бумаги, пусть в данном случае она спрятана от глаз в коробке. Из кипы трудно извлечь нужный документ (мы уже говорили, что чаще всего он почему-то оказывается в самом низу), и отделить тематически разные документы можно только при помощи скрепок.

Но в качестве дополнительного хранилища такие коробки хороши. Предположим, у вас в офисе ремонт, вы выбираете ковролин и краску для стен. Образцы, которые дали строители, в суматохе легко потерять, но, если сразу положить их в коробку, они не пропадут.

В случае с коробками вполне можно применить уже знакомый нам принцип: у каждого проекта — свой цвет. Место для ярлыка на них обычно тоже предусмотрено. К примеру, ваш проект состоит из нескольких частей: «Контракты», «Переписка» и «Расходы/Чеки». Значит, для него можно использовать три синие коробки. Цвет будет обозначать проект, а на ярлыках каждой коробки нужно указать, какая именно информация в ней содержится.

Еще раз подчеркну: ящики для проектов — не замена файлам. Я предлагаю их только тем, кто испытывает идиосинкразию к традиционному формату картотеки, например такую, как мой клиент Крейг.

Крейг возглавлял крупную организацию в Лос-Анджелесе, в штате которой были тысячи человек. Он ненавидел папки с файлами и ни за что не хотел ими пользоваться. У Крейга были секретарь и помощница, которые вели его повседневные дела, в том числе занимались файлами. Когда Крейгу был нужен какой-то конкретный файл, он тут же волшебным образом появлялся у него в кабинете. Вот так повезло человеку. Но ненависть Крейга к файлам не отменяла необходимости следить за ходом проектов. В его личной переговорной комнате стоял комод с закрывающимися на ключ шкафчиками. Во время совещаний никому не было видно, что находится внутри. А когда Крейгу нужно было поработать над проектом, он открывал шкафчики и брал оттуда необходимые бумаги.

Как он их находил? Полки в шкафчиках можно было переставлять по мере надобности, кроме того, они были снабжены разделителями, то есть секцию под проект фактически можно было сформировать самостоятельно. Место для ярлыков мы тоже нашли. Это довольно дорогое решение для тех, кому не нравятся файлы, но можно, очевидно, найти и другой способ устроить систему в соответствии со своим образом мышления.

Поздравляю — самый трудный месяц позади. Фундамент здания, которое мы будем строить, вы заложили. Вы собой гордитесь? Я вами — да. Мне послышалось или кто-то все же произнес слово «награда»?

МАРТ: КРАТКОЕ ИЗЛОЖЕНИЕ

ПЕРВАЯ НЕДЕЛЯ

Учимся быстро принимать решения. Приступаем к очистке офиса от ненужной бумаги, для начала — от газет, журналов и т.д. Завершенные проекты сдаем в архив.

ВТОРАЯ НЕДЕЛЯ

Учимся обращаться с общими офисными файлами. Вместе с коллегами устраиваем большую чистку файлов.

ТРЕТЬЯ НЕДЕЛЯ

Создаем рабочую файловую систему.

ЧЕТВЕРТАЯ НЕДЕЛЯ

Учимся следить за новой системой. Экономим время и энергию при помощи списка главных файлов. Если необходимо, подключаем к системе скоросшиватели и ящики для проектов.