Еще один вывод, к которому пришли участники в ходе обсуждений, заключался в поощрении более смелого выражения своих мыслей и сдерживании любых негативных, агрессивных и защитных реакций по отношению к высказанному. Например, если руководитель заметит защитное поведение у сотрудника, возникшее после критики определенного аспекта работы его отдела, то ему следует задать подчиненному наводящие вопросы, ответы на которые помогут пролить свет на его мнение. Не стоит замалчивать вопросы, обсуждайте их! Скорее всего, это также поможет найти на них нужный ответ. Совместное обсуждение проблем дает больше решений для их преодоления. Один высокопоставленный руководитель отметил, что ему хотелось бы узнать о переговорах на служебных совещаниях значительно раньше для их лучшего понимания. Тогда он совершил бы гораздо меньше ошибок, чем в прошлом, и его совещания проходили бы гораздо плодотворнее.

Еще мы заметили, что продуктивность служебных совещаний намного выше, если ведущее их лицо не делает заявлений, а задает вопросы. Например, при проведении торгового совещания можно обозначить цель намного лучше, задав вопрос «Какие действия мы можем предпринять для повышения уровня продаж в следующем квартале?», вместо заявления «В следующем квартале мы должны повысить уровень продаж». Вопрос создает мотивацию и активирует творческое мышление, способствует появлению новых идей и концепций, тогда как прямые указания воспринимаются командами и инструкциями, от которых люди отстраняются и занимают оборонительную позицию.

К рекомендациям добавим маленький совет: не записывайте служебные совещания на аудиоили видеоносители. В случаях, когда ведется запись, люди меньше высказываются. Они не сообщают сведения из-за боязни, что эта информация позднее может быть использована им во вред.

Правильнее всего делать пометки, вносить их в окончательный вариант отчета о ходе совещания и затем распространять среди присутствовавших на нем сотрудников. Вы не добьетесь честных и открытых обсуждений, если участники совещания будут чувствовать себя словно на сцене.