Управление собственным временем

Книга: Латте или капучино? 125 решений, которые могут изменить вашу жизнь

Если вы подавлены количеством работы, которую нужно выполнить, попробуйте разбить ее на контролируемые сегменты. Русский психолог 1920-х годов Блюма Зейгарник выяснила, что, если хотя бы начать задание, наш мозг с большей долей вероятности вспомнит про него. Поэтому шанс выполнить это задание становится выше, чем если мы вообще к нему не приступали. Такая точка зрения перекликается с убеждениями гуру по управлению работой и личной жизнью Дэвида Аллена: «Проблемы начинаются тогда, когда вы не делаете того, что решили сделать». Вот три рекомендованных психологами способа по управлению объемами своей работы:

• составьте один большой список или несколько отдельных списков для разных проектов. Либо воспользуйтесь табличным форматом, приведенным ниже;

• расставьте приоритеты. Рассортируйте задание по четырем категориям: срочные и важные, несрочные, но важные, срочные, но неважные и несрочные и неважные. Так вы поймете, с чего нужно начать. Если все кажется срочным и важным, попробуйте передать большинство заданий другим исполнителям;

• спросите себя, что произойдет в худшем случае, если вы не выполните задание вовремя, и как вы справитесь со своей неудачей. Это успокоит вас и позволит сделать объективную оценку вещей.

Перфекционизм ИЛИ и достаточно хорошо?

Желание выложиться на полную – похвальное качество. Но перфекционизм, доведенный до экстремального уровня, не всегда является лучшим рецептом успеха. Согласно профессору Рэнди Фросту, американскому психологу, изучавшему этот предмет, перфекционисты могут чрезмерно критиковать себя и не верить в собственные силы. Они часто вырастают в семьях, в которых родители устанавливают очень высокие стандарты и резко критикуют ошибки. Конечно, здорово иметь коллег, которые задают ритм остальным и крайне внимательны к деталям, но перфекционисты могут быть нерешительными, замедлять работу, срывать сроки сдачи, не видеть общую картину, тем самым сводя с ума своих коллег (и начальников). Когда я мучилась по поводу детали, один бывший начальник, достигший многого, сказал мне: «Не позволяй лучшему быть врагом хорошего». Это здравый совет.

ОТВЕТ: достаточно хорошо

Составлять один список ИЛИ несколько?

Это злободневная тема для психологов и инструкторов по персональному росту. Списки, несомненно, помогают занятым людям планировать и расставлять приоритеты. Но нужно ли составлять один длинный список или делать их несколько для разных заданий? И как часто их составлять? И где? На бумаге, компьютере, а может, в телефоне? Эксперт по управлению временем Дэвид Аллен предлагает составлять один главный список с такими заданиями, как «распланировать отпуск», «нанять нового работника», «съездить в автосервис», а под этими заголовками расписать необходимые для выполнения задания действия. Он также рекомендует легко обновляемые цифровые календари, чтобы следить за тем, когда нужно сделать необходимый шаг. Преимущество составления списка на электронном носителе состоит в том, что его проще обновлять на ходу, чем список на бумаге.

Если вы считаете, что вам полезно составлять списки, делайте это наиболее удобным для себя способом – то есть так, чтобы они действительно помогали вам выполнять задания в срок. Будучи маниакальной составительницей списков, я на работе предлагаю компромисс: начинайте новый список дел каждую неделю и выделяйте маркером важнейшие приоритеты (см. «Управление собственным временем»). Либо делайте заметки, до какого дня задание должно быть выполнено. Все невыполненные пункты можно перенести в новый список на следующей неделе.

ОТВЕТ: составляйте один список

Оставаться сосредоточенным ИЛИ грезить наяву?

Если, сосредоточиваясь в течение долгого времени на одном и том же сложном задании, вы когда-нибудь говорили «у меня болит мозг», вы были недалеки от правды. Невролог Джона Лерер, например, считает, что мыслительная часть мозга, ответственная за принятие решений, истощается при избыточной нагрузке; «переключение» и грезы наяву помогают привнести мысли и идеи из разных частей мозга, чтобы мы размышляли более творчески. Именно поэтому у нас часто возникает момент «Эврика!» во время бездумного глядения в окно или мытья посуды. Только не занимайтесь этим целыми днями.

ОТВЕТ: грезить наяву

Передать другому ИЛИ сделать самому?

Часто ли вы раздражаетесь, потому что вам кажется, что вы делаете гораздо больше остальных? Если ваша задача на работе – управлять людьми, возможно, стоит научиться более эффективно делегировать свои полномочия. Задания, которые нельзя выполнить в течение двух минут (согласно правилу эксперта по управлению Дэвида Аллена), можно либо передать другому, либо отложить до того момента, когда у вас будет на них время. Однако, передавая дела, убедитесь в том, что коллеги ясно понимают, что от них требуется, и согласны на это. Или сделайте себе пометку проверить их работу позже. В крупных компаниях можно составить онлайн-документ для каждого отдела, в котором указано, какие действия ожидаются от каждого работника. В конце недели каждый указывает, что было действительно сделано. Вам не нужен эксперт по управлению, чтобы понимать: признательность за хорошо выполненное задание или конструктивные замечания по поводу неудачи заострят ваше умение передавать дела.

ОТВЕТ: передать другому

А знали ли вы?

… о «сандвиче похвалы». Эту подсказку я получила от очень уважаемого руководителя в сфере издательства, когда та объясняла, как добиться от кого-то переделки статьи. Совет применим ко многим ситуациям, в которых вам нужно отвергнуть идею или убедить кого-то предпринять еще одну попытку. Сначала скажите что-то положительное, затем сообщите плохие новости и закончите вторым положительным комментарием. Плохие новости окажутся между положительными отзывами, как в сандвиче. К примеру: «Спасибо! Мне очень нравится ваша статья. Вы, несомненно, провели обширные исследования, а часть про Х очень интересна. Но стиль нам не совсем подходит, и статья чуть длиннее, чем я ожидала. Звучит чересчур академично. Может, вы могли бы укоротить ее и немного облегчить стиль? Мы бы очень хотели опубликовать ее. Думаю, это не займет у вас много времени».

Встречаться с коллегами ИЛИ работать независимо?

Если и существует более времязатратный аспект офисной жизни, чем электронная почта, то это совещания. Иногда дни полностью забиты ими, оставляя мало времени собственно на работу, что приводит к волнениям и расстройствам. Но всегда ли две головы лучше одной? В отношении «мозговых атак» было проведено несколько интересных исследований, предположивших обратное: эксперименты показали, что люди, работающие самостоятельно, предлагали более качественные идеи, чем работающие в группе. Считается, что это происходит из-за «эффекта свидетеля»: в группе сотрудники меньше заботятся о результатах по сравнению с теми, кто трудится в одиночку и знает, что только он будет ответственен за результат. «Совещания любят те, кто не любит делать дела», – утверждает автор публикаций о психологии Оливер Беркман в «Help! How to Become Slightly Happier and Get a Bit More Done».

Если совещание призвано оповестить участников о прогрессе, не будет ли эффективнее сделать это через электронную почту или по телефону? Впрочем, некоторые плюсы совещания все же имеют: хорошо организованное совещание может быть очень продуктивным, ведь во время, когда так много людей контактируют посредством Интернета или телефона, важно встречать коллег лицом к лицу: это напоминает о том, что мы являемся частью команды.

ОТВЕТ: работать независимо

А знали ли вы?

… если вам приходится посещать совещания и вы хотите повысить свои шансы на приобретение влияния, задействуйте эффект «фокуса внимания», сев в середину. Это место обычно занимают важные люди в группе (подумайте о свадебных фотографиях). Сидящие по краям, более вероятно, – наблюдатели.

Говорить «да» ИЛИ «нет»?

Если вы так перегружены работой, что беспокоитесь, раздражаетесь и плохо спите, возможно, вы слишком часто пытаетесь угодить слишком многим. Психологи считают, что причина такого поведения кроется в детстве. Если родители слишком строго контролируют детей и позволяют им почувствовать себя любимыми, только когда те поступают, как велено, дети вырастают с неразвитым осознанием того, что им нужно, и обращаются за одобрением к другим. Автор работ о самосовершенствовании Элизабет Хилтс даже выделяет черту (больше свойственную женщинам), названную «токсической любезностью», происходяющую от страха конфронтации. На работе такие люди всегда говорят «да», чтобы угодить коллегам, и часто терпят неудачу, потому что взяли на себя слишком много.

В худшем случае такие угодники соглашаются с пожеланиями и требованиями других, а когда это становится выше их сил, взрываются. Учитывать чувства остальных, конечно, важно, но не в ущерб своим. Хилтс даже рекомендует связаться со своей «внутренней стервой». Нина Грюнфельд, основательница организации по саморазвитию «Life Clubs», рекомендует составить список с двумя колонками. Левую озаглавить «Я говорю «нет» тому-то», а другую – «Что означает, я говорю «да» тому-то…». Это полезная техника для расстановки приоритетов. Она пригодится и для того, чтобы начальник не подумал, будто вы не желаете работать: «Извините, я не смогу прийти на совещание, зато смогу закончить отчет, который вы хотели получить до сегодняшнего вечера».

ОТВЕТ: говорить «нет» (деликатно)

МНЕНИЕ ЭКСПЕРТА

«Степень удовлетворенности от того, что вы делаете, равна степени осведомленности о несделанном, если вы смогли убедить себя в том, что это нормально» (Дэвид Аллен. Как привести дела в порядок).

Назад: На работе

Дальше: Ладим с коллегами