Чем бы вы ни занимались, где бы ни работали, вполне возможно, что первое ваше действие утром – включить компьютер и обнаружить почтовый ящик, забитый письмами. В наше время умение совладать с электронной почтой является ключом к эффективной работе. Кроме того, это позволит избежать стресса, связанного с ощущением, будто вас заносит лавина писем. Существует несколько золотых правил по очищению папок входящих, предложенных такими психологами, как Дэвид Аллен и Эмма Дональдсон-Филдер:

• удаляйте. Вы же не станете хранить всю бумажную почту, которую когда-либо получали, так зачем делать это с электронным ящиком? Поразительно, сколько писем можно удалить без прочтения;

• соблюдайте правило двух минут. Отвечайте сразу, если это все, что от вас требуется;

• систематизируйте. Создавайте папки для хранения писем, которые хотите перечитать, с соответствующими заголовками: «ответить позже», «действие» или «ожидание» (если вам нужно подождать сведений от кого-то еще, чтобы ответить на письмо), «резюме», «приглашения». Если вы еще так не поступаете, подумайте о том, как вы обрабатываете почту, и создайте свою личную систему папок. Не забывайте проверять папки: отведите время, чтобы делать это регулярно;

• отказывайтесь от подписок. Если ваш ящик забит новостными рассылками или обновлениями, на которые вы подписались, но никогда не читаете, почему вы все еще на них подписаны? На то, чтобы отписаться, уйдет две секунды (см. правило двух минут выше).

Или…

• …переключитесь на Twitter. В нем часто бывают доступны ссылки на новостные рассылки и обновления. Они не будут забивать ваш компьютер. Их легче воспринять и переслать друзьям по Twitter.

Что люди делали до изобретения электронной почты? Они разговаривали. Сейчас в некоторых офисах коллеги общаются только с помощью электронной почты, даже если сидят рядом друг с другом. Согласно одному шотландскому исследованию, иногда люди проверяют электронный ящик 30–40 раз в час. Некоторые компании запрещают электронное общение на определенное время, чтобы заставить коллег поговорить друг с другом или позволить им поработать, не отвлекаясь на страшный почтовый ящик. Конечно, никто не хочет, чтобы сослуживец постоянно отвлекал его вопросами. И, если вам нужно фиксировать сказанное, электронная почта полезна. Но существуют хорошие поводы избегать ее. По почте трудно понять тон сообщения: когда вы считаете, что ответили непринужденно, получателю может показаться иное. Кроме того, если вы зададите кому-нибудь вопрос лицом к лицу либо по телефону, то с гораздо большей долей вероятности получите ответ сразу. В то время как ваш запрос может остаться незамеченным в чьем-то почтовом ящике. Разговор также позволяет избежать длинных диалогов в письмах, когда другие люди оказываются не в курсе проблемы, и снижает риск того, что все начнут нажимать кнопку «ответить всем», еще больше засоряя почтовые ящики. Звонки в режиме конференции более эффективны для принятия сложных решений, вовлекающих нескольких людей, но встать из-за своего стола и пройтись до рабочего места или офиса коллеги – отличный способ немного передохнуть, размять ноги и узнать друг друга получше.

ОТВЕТ: разговор

Наверное, немного существует людей, которые никогда не сожалели о том, что сгоряча отправили сердитое письмо. Один из способов предотвратить это – прислушаться к внутреннему голосу, спрашивающему: «Стоит ли мне это отослать?» Ответ, скорее всего, будет «нет». Попросите коллегу, которому вы доверяете, прочитать письмо и высказать свое мнение. Или пусть вам на помощь придут технологии: установите почтовое приложение, подобное «Boomerang», позволяющее установить задержку отправления письма, чтобы можно было изъять его после отправки. Другой, самый дешевый и простой вариант действий, когда вы чувствуете себя слегка раздраженным, – отойти от компьютера и ответить после того, как у вас будет возможность успокоиться. Ваш ответ непременно будет более взвешенным.

ОТВЕТ: позже