Планирование
Функцию менеджмента многие руководители относят к разделу «Управление временем». Однако планировать можно не только время, но и другие ресурсы, а время – главный инструмент планирования.
Перед тем как начинать планировать, тебе придется научиться уважать время и пользоваться инструментами тайм-менеджмента.
Планирование – это приоритетное распределение ресурсов для достижения задачи или цели. Эта функция может использоваться по нескольким направлениям:
Process planning: планирование, в ходе которого руководитель или проектный менеджер может влиять на процессы в рамках своей компетенции. Это могут быть сложные задачи, для выполнения которых требуется прописать план, или проект, в выполнении которого участвуют несколько человек и также требуется прописать путь выполнения и распределить ресурсы.
Self-planning: распределение собственных ресурсов TEMP (Time, Energy, Money, Personal). Планирование своего времени (рабочего дня и отдыха), денег, распределение сотрудников для выполнения задач.
Strategy planning: стратегическое планирование, основой которого является анализ будущего и управление рисками. Для него нужны опыт и инструменты анализа.
Планирование как функция используется преимущественно в процессном управлении. Более подробно процессные инструменты я опишу в следующей книге, вместе с проектным менеджментом и стратегическим планированием.
Важно:
в этой книге я опишу основные моменты self-planning, предназначенные в основном для тактического управления
сотрудниками и самим собой.
Для планирования своего рабочего дня можно использовать следующие инструменты:
To do list – очень удобный инструмент, который всегда можно иметь под рукой. В конце рабочего дня и в начале следующего управленец составляет список дел на листе бумаги и по мере выполнения вычеркивает их. Самый простой и надежный способ упорядочивания дел. Можно вести такой список в Outlook, распределяя дела и задачи по важности и срочности и дополнять список задачами, поступившими по почте.
Если привязки ко времени нет, а цель состоит из нескольких подзадач, то можно применить таблицу to do list for aim (целевой список дел). Принцип такой же, только подбираются дела, необходимые для достижения конкретной цели.
Как пример могу привести собственный to do list for aim для получения заграничных паспортов для моей семьи:
Сделать загранпаспорта на всю семью
Повторюсь, это неплохой инструмент в том случае, если нет привязки задачи ко времени. Если временны́е рамки важны, то может подойти простая диаграмма Ганта.
Диаграмма Ганта – классический инструмент планирования и управления проектами, созданный еще в начале ХХ века. Диаграмма строится по двум осям: вертикальная – задачи, горизонтальная – время выполнения. Для сложных проектов диаграмма Ганта не годится, так как не отображает всех аспектов проекта: значимости, ресурсоемкости, сущности и взаимозависимости разных задач. В таких случаях применяются другие инструменты, которые я опишу в книге по процессному управлению.
Диаграмма Ганта – это, по сути, наглядный график с перечнем дел и временем выполнения. По ней сразу видно, какой период времени загружен больше.
Диаграмма Ганта может применяться для простого планирования дел, для распределения обязанностей между сотрудниками (составление графика работы), так как охватывает всего два параметра: задача и время.
Планировщик – электронный или бумажный. Электронный сейчас есть почти во всех устройствах – можно распланировать свой день или поставить напоминание что-то сделать.
Планируются важные дела или встречи, которые состоятся во что бы то ни стало.
Важно:
при планировании текущих задач можно задействовать не более 50 % времени. Остальное время занимают текущие или новые задачи, которые появляются ежедневно. Типичная ошибка – распланировать сто процентов времени. Скорее всего, на тебя свалится неожиданная задача и что-то из плана ты точно не сможешь выполнить.
Бумажные планировщики – ежедневники для некоторых людей привычнее, но они не столь функциональны по сравнению с электронными устройствами.
При планировании необходимо указать само действие, конечный результат, время встречи, важные моменты.
Пример записей в планировщике встречи:
• с 10 до 12 встреча с поставщиком;
• Иванов Иван, компания АВС;
• договориться об отсрочке на 3 мес.;
• не забыть взять прайс конкурента.
Чаще всего мы попросту ленимся все прописывать, хотя это занимает несколько «лишних» секунд, а пользы приносит очень много.
Важно:
прописывая результат на бумаге или в файле, ты как бы программируешь себя, свое подсознание на этот результат. Все твое поведение в процессе выполнения задачи будет направлено на то, что ты написал.
Цель, зафиксированная на бумаге, начинает работать на тебя, а не ты на нее.
Сетевой план-график – инструмент планирования, применяемый в том случае, если нет исчерпывающей информации по задачам или существует несколько путей решения одной задачи. Принцип планирования состоит в том, что от начала до конца планирования (то есть до результата) прописывается несколько путей и выбор делается исходя из решений или действий других людей в процессе выполнения задания.
Приведу простой пример сетевого плана-графика:
В пустые ячейки нужно записать действия.
Сетевой план-график
На первом этапе происходит выбор пути. Если идти по нижнему, то путь будет длиннее, но последовательность действий в этом случае понятна, поскольку у тебя больше возможностей для выбора и нет зависимости от действий других.
Верхний путь короче на один шаг.
Путь посередине посложнее, так как он зависит еще от одного решения, принимаемого на следующем шаге.
В начале пути не всегда возможно предсказать, как ты будешь двигаться, поскольку ты не обладаешь полной информацией. Ты зависим от обстоятельств и от других людей и их решений.
Планирование отдыха и восстановления энергии
Отдых как инструмент я описывал в разделе «Управление временем» и там же говорил о его важности. Планируя свой день или рабочий процесс, необходимо планировать и отдых, то есть восстановление энергии.
Отдых не должен превышать 15 % общего времени.
Я дал общее понимание планирования и описал некоторые несложные инструменты self-менеджмента. Для процессного и стратегического планирования используется project management и инструменты анализа, которые я опишу в книге по процессному управлению.
Ошибки:
1. Заклеивать бумажками монитор и заваливать стол.
2. Планировать все рабочее время.
3. Ограничиваться кратким описанием задачи.
4. Не планировать.
5. Не учитывать планы других людей.
6. При планировании забывать про отдых и смену деятельности.
Тезис раздела:
честность к себе, реализм и анализ без эмоций – залог успешного планирования.
Назад: Управление временем
Дальше: Заключение
