Глава 5
В командировку – налегке
Даже если вы эффективны на рабочем месте, во время дальних путешествий вы можете столкнуться с трудностями. Усовершенствованные телекоммуникационные системы в какой-то мере сократили необходимость в перемещениях, но в некоторых ситуациях ничто не заменит личного общения. Сотрудников всегда будут отправлять в командировки, и им необходимо сохранять эффективность даже в дороге.
Как спланировать поездку
Эффективность поездки зависит от планирования. Существуют десятки моментов, которые нужно учесть: одно упущение может стать причиной многих проблем в будущем. У тех, кто работает с референтом, есть возможность делегировать функции. Но если у вас нет помощника, вам придется составить полный список задач, чтобы не упустить ничего из виду.
Для недолгих поездок по стране можно ограничиться онлайн-бронированием авиабилета и гостиницы. Но при поездках за границу, скорее всего, придется обратиться к туроператору, который рассмотрит сотни возможных рейсов, подберет оптимальные варианты и поможет повысить класс обслуживания. Только он знает все нюансы международных перелетов (например, хватит ли часа на пересадку в Дели). Кроме того, туроператоры помогут найти уютную и недорогую гостиницу рядом с местом работы.
Забронировав авиабилет и гостиницу, необходимо спланировать перемещения по городу. В некоторых странах рискованно брать такси из аэропорта до гостиницы. Хорошо одетый иностранец – легкая мишень для мошенников. Я считаю, что лучший вариант – личный водитель, который встречает в аэропорту с табличкой (на которой указано ваше имя) и отвозит в гостиницу. Запишите имя и номер телефона водителя на случай непредвиденных проблем. Что касается перемещений из гостиницы, местные жители помогут вам спланировать самый выгодный маршрут: учтите, что во многих городах движение затруднено из-за пробок.
Если для поездки требуется виза, нужно своевременно подготовить все необходимые документы. Иногда получение визы занимает много времени; возможно, туроператор будет обращаться в центр визовой поддержки, чтобы ускорить процесс. Имейте в виду, что вам придется предоставить оригинал паспорта, который может понадобиться в этот период и для других целей.
Собираясь посетить страну, где далеко не все говорят на вашем родном языке, не забудьте взять с собой визитки на местном языке. Представители заграничной делегации любого уровня должны иметь при себе много визиток; запаситесь ими заблаговременно: каждый захочет взять себе визитку каждого участника каждого совещания.
Наконец, составьте подробный ежедневный график поездки, указав все важные адреса, телефоны и т. д. Прикрепите к нему необходимые документы, например расписание самолетов, подтверждение брони гостиницы, карты перемещений. Можете оставить копию вашего маршрута родным, чтобы они при необходимости могли с вами связаться.
Эффективная командировка
Учитывая детали, связанные непосредственно с перемещением, не забудьте и о других факторах эффективности. В частности, четко определите цели поездки и убедитесь, что ваш график позволяет их достичь. Если вы путешествуете за границу, ознакомьтесь с историей и традициями страны. Обсудите с местными представителями культуру людей, с которыми вам предстоит общаться, и накладываемые ею ограничения.
Коммерческое предложение
Иногда командировка предполагает представление коммерческого предложения потенциальным клиентам. Я путешествовал по всему миру, чтобы убедить инвесторов нанять нашу компанию для управления их финансами. Прежде чем выйти из дома, я должен был убедиться, что подготовил убедительную презентацию о компании: история, инвестиционная репутация, система управления рисками, биографии управляющих портфелем клиента.
Чтобы подготовить действенную презентацию, нужно владеть большим количеством информации о потенциальных клиентах, понимать их мотивацию и требования. Готовы ли они пойти на риск ради быстрого получения прибыли? Или же будут более консервативны, стремясь защитить свои сбережения? Я всегда создаю разные презентации в зависимости от предпочтений целевой аудитории. (Более подробно о понимании целевой аудитории я расскажу в главе 9.)
За границей проблема презентаций особенно серьезна. Вы можете знать культуру страны, но, возможно, придется глубже изучить стандарты, с которыми связана деятельность потенциального клиента. Например, пенсионные фонды в разных странах работают по-разному. В Австралии многие крупные пенсионные фонды управляются профсоюзами, а не компаниями. Чтобы сделать коммерческое предложение таким потенциальным клиентам, необходимо знать об этом и тщательно продумать ваше возможное влияние на предпочтения людей, получающих пособие.
Чтобы узнать подробности, проконсультируйтесь с местным представителем. Если повезет, у вашей компании будет собственный представитель, в обязанности которого входит сбор данных о потенциальных клиентах. Кроме того, вы всегда можете связаться с местным консультантом, чтобы получить актуальную информацию о компании и ее сотрудниках. Чтобы больше узнать о действующих нормативных документах, возможно, придется обратиться в местную юридическую фирму.
Командировки в филиалы
Иногда командировки предполагают встречи с коллегами в отдаленных офисах или филиалах компании. Недавно в Шанхае я посещал офисы компании Nielsen, в которой вхожу в состав совета директоров. Эта исследовательская компания занимается измерением медийных показателей в Китае – для меня это представляет личный интерес, поскольку две мои последние книги переведены на мандаринское наречие.
Во время посещения офисов Nielsen я ставил перед собой простые цели: узнать как можно больше о деятельности компании в Китае, воодушевить коллектив и поделиться полезными идеями. После того как руководство главного офиса в США представило меня китайским коллегам, я начал переписываться по электронной почте с шанхайским топ-менеджером, обсуждая взаимовыгодное сотрудничество. Мы пришли к выводу, что мне стоит посетить две презентации, на которых будут представлены сферы деятельности компании в Китае. Кроме того, я был приглашен на неформальную встречу, где познакомился с высшим руководством местного офиса.
Один из топ-менеджеров американской штаб-квартиры предложил составить для меня исчерпывающий справочный документ о деятельности Nielsen в Китае. Я знал, насколько трудоемка эта работа, поэтому попросил его написать короткое сопроводительное письмо и приложить к уже имеющимся документам о деятельности Nielsen в Китае. Он достаточно быстро собрал необходимые документы, чем очень мне помог. Я получил нужную мне справочную информацию, не создав лишних проблем для других.
В общем, вам следует подготовиться к поездке до того, как вы отправитесь в путешествие. Тщательно обдумайте ваши цели и обсудите с местными представителями наиболее эффективные способы их достижения.
В аэропорту без хлопот
Аэропорт – суматошное место. Повсюду длинные очереди, изможденные пассажиры и суета. Чтобы не нервничать, лучше всего взять с собой как можно меньше вещей – тогда удастся избежать проверки багажа. Сдача багажа – исключительно неэффективное занятие. Во-первых, это отнимает время, а во-вторых, после приземления приходится еще долго ждать получения своих чемоданов. Можно заранее отправить объемные вещи посылкой.
Если вы едете в короткую командировку и сдаете вещи в багаж, вероятно, вы плохо подготовились. Вспомните сцену из фильма «Мне бы в небо», где герой Джорджа Клуни показывает молодой коллеге, как эффективно упаковывать вещи. Он выбрасывает подушку, которую она взяла с собой, со словами: «Там, куда вы едете, подушки намного лучше». Фен для волос тоже есть в каждом номере гостиницы. Если взять только то, что действительно необходимо, можно избежать сдачи багажа.
Многие специалисты часто делают одну и ту же ошибку: весной или зимой берут с собой теплое пальто. Бо́льшую часть времени они проведут в помещении, а между офисом, гостиницей и аэропортом будут перемещаться на такси. Свитер или пиджак обычно спасают от холода в течение тех нескольких минут, которые придется провести на улице – если, конечно, вы летите не в Анкоридж. Если вы собираетесь в дождливое место, например в Сиэтл, вместо пальто лучше взять с собой небольшой складной зонт.
Отложив все, что брать с собой необязательно, постарайтесь подобрать вещи, которые можно чередовать. Я обычно беру два темно-синих костюма и две пары черных туфель, которые прекрасно сочетаются друг с другом. Одна коллега как-то сказала мне: «Я предпочитаю одежду нейтральных оттенков (черный или серый). К ним легко подобрать юбки, брюки и рубашки. За одну поездку я иногда бываю не только в разных часовых поясах, но и в разных климатических зонах. И я выбираю немнущиеся рубашки, которые не нужно гладить».
Если упаковать вещи разумно, можно сложить их в небольшую дорожную сумку: она должна быть достаточно вместительна, но при этом помещаться в багажный отсек над сиденьями. Размеры моего багажа зависят от авиалиний, которыми я пользуюсь, но в среднем, как правило, составляют 60×38×25 см; вы легко найдете в магазине модели сумок небольшого размера, которые будут считаться ручной кладью. В большинстве сумок на колесиках, кроме основного отдела, есть несколько дополнительных отсеков для вещей. Положите туда туалетные принадлежности и медикаменты, упакованные в прозрачные пластиковые пакеты, – при прохождении досмотра нужно будет их показать.
Вместо портфеля я обычно беру с собой большую холщовую сумку вроде пляжной. В нее помещается намного больше вещей, чем в кожаный портфель с толстыми стенками и перегородками. Вдобавок она гораздо легче.
В сумку я обычно кладу вещи, которые потребуются мне для сна: маску и беруши. Если я хочу выспаться в самолете, то бронирую место у окна и пользуюсь ими. У меня возникает ощущение, что я нахожусь в коконе, где могу спокойно отдохнуть. Многие люди предпочитают сидеть у прохода, но я там чувствую себя уязвимым – особенно когда стюардесса разносит напитки или пассажиры перемещаются по салону. Однако это мой личный опыт; людям более высокого роста, возможно, понадобится больше пространства для ног и будет удобнее сидеть у прохода.
У меня есть смартфон, но я все же беру с собой распечатки материалов – в таком количестве, чтобы занять несколько часов свободного времени в пути. Кроме того, у меня всегда с собой небольшой фонарик, чтобы не читать в темноте, например в такси. Другие берут с собой iPad или ноутбук. Выбирайте, что вам удобнее, но старайтесь провести свободное время с пользой.
Если между рейсами большой перерыв или рейс отложили, я иду в зал ожидания бизнес-класса любимой авиакомпании. Взносы в клубы авиакомпаний – оправданные затраты, особенно если вы часто бываете в командировках. Залы ожидания – тихое, прохладное и хорошо освещенное место для работы. Там же можно перекусить. Вспомните, услугами каких авиалиний вы пользуетесь чаще, и вступите в клуб постоянных пассажиров. Такие клубы часто делают выгодные предложения, и некоторые компании оплачивают членство своих сотрудников. Иногда операторы кредитных карт предоставляют свободный доступ в зал ожидания в обмен на ежегодный взнос, который списывается со счета автоматически.
Участвуйте в программах поощрения частых полетов разных авиалиний. Даже если вы пользуетесь их услугами всего лишь несколько раз в год, баллы за полеты будут суммироваться. В большинстве авиакомпаний можно получить элитный статус, налетав 40 тысяч километров в год. Авиалинии заботятся о своих VIP-клиентах: организуют отдельные очереди во время сдачи и проверки багажа и даже посадку в самолет без очереди.
Распечатайте посадочный талон до того, как приедете в аэропорт. Если у вас нет доступа к принтеру, загрузите талон на смартфон. Благодаря этому вы сможете избежать очереди на регистрацию на рейс и сразу направиться к контрольно-пропускному пункту.
Научитесь отдыхать в самолете
Я не из тех, кто покупает дорогие машины или сверкающие украшения. Но я верю, что ночью лучше летать в бизнес-классе. Я предпочитаю его не потому, что там лучше кормят, а потому, что только там я могу выспаться. Если вы устанете и не сможете эффективно работать с утра, зачем вообще куда-то лететь?
Почему в бизнес-классе удобнее спать?
Причин несколько. Во-первых, рядом меньше пассажиров – меньше людей встают, ходят по салону или шумят. Кроме того, кресло шире, больше места для ног. А главное, сиденья в бизнес-классе откидываются и принимают горизонтальное положение, что непосредственно влияет на качество сна.
Исследователи из Королевских военно-воздушных сил Великобритании изучали, как угол наклона сидения влияет на качество сна. Участники эксперимента несколько ночей подряд спали под разным углом – в кресле (17,5° от вертикального положения), на стуле с откидывающейся спинкой (37°), на откидывающемся кресле (49,5°) и в обычной кровати (90°). Они изучили качество сна и пришли к выводу, что хуже всего спать в кресле. У тех, кто спал в кресле, больше времени уходило на засыпание, сон был более поверхностным, и в итоге они отдыхали меньше. Ученые пришли к выводу, что наименьший угол наклона должен быть около 40° – если он меньше, то выспаться сложно. К сожалению, угол 17,5° практически равен стандартному углу наклона кресла в экономклассе.
Но даже в салоне бизнес-класса ночной перелет с Западного побережья США на Восточное или с Восточного в Европу может стать проблемой. Как правило, полет длится не более 6–7 часов – этого недостаточно, чтобы выспаться. Поэтому в день полета я встаю рано и ем перед вылетом. Затем занимаю свое место у окна, вставляю беруши, надеваю маску и отдыхаю. К этому времени я уже, как правило, порядком устал, даже если еще только шесть вечера, поскольку рано проснулся. При правильном выполнении рекомендаций за время полета можно поспать 5–6 часов. Если полет длится дольше, например в Азию или с Западного побережья США в Европу, у вас в запасе достаточно времени, чтобы и поесть, и поспать. Однако если через час или два я просыпаюсь, то принимаю снотворное.
Я стараюсь не употреблять алкоголь в поездках: он тоже влияет на качество сна. Иногда он помогает заснуть быстрее, но отрицательно влияет на многие восстановительные свойства сна: даже после небольшой дозы сон скорее всего будет поверхностным и вы проснетесь несколько раз за ночь. Результат вряд ли вас обрадует – утром вы будете чувствовать себя еще более уставшим, чем вечером. На высоте 10 км выспаться крайне сложно, поэтому не усугубляйте ситуацию алкоголем.
В самолете я пью много воды. Низкая влажность в салоне – около 10–20 % – приводит к обезвоживанию организма, которое вызывает упадок сил и ухудшение мозговой деятельности.
Напитки в самолете разносят нечасто, поэтому возьмите с собой бутылку воды. Вы не сможете пронести через пропускной пункт большую бутылку, но всегда можно купить воду (или наполнить емкость) по ту сторону контрольно-пропускного пункта. Я выпиваю литр воды за четыре часа на борту самолета. Ваша доза может быть иной. Но помните, что алкоголь и кофеин усугубляют обезвоживание. Старайтесь пить воду или сок.
Соблюдайте режим даже в дороге
Если вы далеко от дома, все равно соблюдайте привычный режим. Просматривайте календарь перед сном, отдыхайте каждую ночь не менее восьми часов, балуйте себя легким завтраком и по возможности регулярно делайте упражнения (см. главу 4), хотя в поездках это бывает нелегко. Вам, возможно, придется посещать обеды и ужины, на которых вам предложат еду на любой вкус. Чтобы не показаться невежливым, попробуйте все понемногу. Старайтесь не злоупотреблять жирными десертами в конце вечера – они вызовут тяжесть в желудке и помешают уснуть.
Мне не нравятся поздние мероприятия, традиционные для деловой культуры многих стран. Меня всегда удивляло, как иностранный бюрократ-пуританин может быть молчаливым и сдержанным днем, а вечером веселиться и пародировать Элвиса Пресли, выпив несколько коктейлей в караоке-баре. Возможно, по вашему мнению, именно так выглядит приятный вечер. Но меня такие вечера утомляют и не доставляют удовольствия. Поэтому обычно я стараюсь откланяться заранее, сославшись на синдром смены часовых поясов или раннюю телеконференцию. Вечеринка продолжается без меня, а я высыпаюсь и чувствую себя увереннее и бодрее на следующий день.
Днем я часто испытываю последствия смены часовых поясов. Это проблема всех путешественников, поэтому очень важно научиться с ней справляться. К сожалению, нельзя привыкнуть к смене часовых поясов, даже если вы часто летаете. Исследования показывают, что пилоты тоже страдают от этого недуга. Однако синдром все же можно купировать.
Как избежать синдрома смены часовых поясов
Суть этого синдрома такова. Ваш суточный ритм (или биологические часы) регулирует время, когда вы хотите спать (ночь), и время, когда вы бодрствуете (день). Ваши биологические часы чутко, но не сразу, реагируют на свет. И это хорошо – иначе невозможно было бы заснуть после того, как вы включили свет, встав ночью к ребенку. Но именно это вызывает синдром смены часовых поясов: даже несмотря на восход солнца, ваш организм считает, что на самом деле только три часа ночи. Если не принять никаких мер, организму потребуется примерно день для адаптации к разнице в один час. Поэтому, если вы путешествуете из Нью-Йорка в Сан-Франциско (три часовых пояса), синдром будет проявляться в течение трех дней.
Один из хорошо изученных регуляторов биологических часов – мелатонин. Ночью железы головного мозга выделяют больше этого гормона, помогая вам заснуть. Некоторые считают, что прием мелатонина в определенный момент (скажем, за несколько часов до заката, если вы собираетесь двигаться на восток) поможет организму быстрее адаптироваться. Но на данный момент результаты исследований о влиянии мелатонина на синдром смены часовых поясов неубедительны. Возможно, он и поможет вам заснуть; но неизвестно, «переведет» он ваши биологические часы или нет.
Если вы не любите лекарств, можно начать процесс адаптации уже в день поездки. Например, если утром я вылетаю из Лос-Анджелеса в Бостон, то иду спать рано и просыпаюсь в 4:30 ночи по лос-анджелесскому времени, когда в Бостоне 7:30 утра – я включаю все осветительные приборы, чтобы имитировать световой день. Я ем по бостонскому времени и сплю днем в самолете; а вечером, когда самолет приземлится в Бостоне, мой организм уже практически синхронизируется с нужным часовым поясом.
Однако даже эти правила не всегда обеспечат вам бодрость на протяжении всего дня после ночного авиарейса. Тем не менее постарайтесь не засыпать. Короткий дневной сон не повредит – даже принесет пользу, – если вы планируете работать допоздна. Но не забудьте установить будильник, чтобы он прозвенел через 30 минут, и постарайтесь встать. Если вы поспите днем, а потом не сможете отдохнуть ночью, вам будет сложнее адаптироваться к новому часовому поясу.
Когда я добираюсь до пункта назначения, то часто иду в бассейн, если есть такая возможность. Плавание помогает взбодриться и восстановить силы. Другие предпочитают бег или занятия на велотренажере в гостинице. Спортсмены часто используют этот прием, когда едут на соревнования. Мой школьный товарищ, с которым мы вместе занимались научными проектами, состоял в команде Сиэтла по гребле; каждый октябрь его команда летала в Бостон для участия в большой гонке. Конечно, они брали билеты экономкласса на ночной рейс, чтобы сэкономить. У них в запасе было всего несколько дней, чтобы адаптироваться к новому часовому поясу, и сразу после приземления в аэропорту тренер вез всю команду на реку для быстрой и легкой тренировки. Однако уставшие участники команды все равно были недовольны.
Если в гостинице нет тренажерного зала или бассейна, можно принять теплый душ. Температура тела повысится, кровь будет быстрее циркулировать по организму, и вы проснетесь. Кофе – неплохой вариант, если, конечно, вы пьете его регулярно. Главное – не заснуть в течение дня. Можете немного вздремнуть (не более 30 минут) – это прибавит вам сил.
Не теряйте связь с семьей
Для меня, как и для многих других людей, главная проблема в командировке – не досмотр, не смена часовых поясов и даже не подготовка, а необходимость быть вдали от семьи. Эту проблему так просто не решить: ничто не заменит общения с родными. Однако есть способы уменьшить влияние командировок на вас и вашу семью.
Отрицательное воздействие долгих поездок на отношения супругов доказано давно. Сотрудники Всемирного банка в среднем 90 дней в году, или каждый четвертый день, проводят в разъездах, поскольку организация взаимодействует с правительственными учреждениями всего мира. Его руководство решило выяснить, каким образом частые командировки влияют на сотрудников и их семьи. Исследователи провели опрос. Все заинтересованные стороны сошлись во мнении, что командировки были причиной стресса у сотрудника и его второй половины и негативно влияли на детей.
Одна из проблем – отсутствие ежедневного контакта между родителем и ребенком. Маленькие дети не понимают, почему папа или мама часто уезжают. В исследовании Всемирного банка сообщалось о трехлетнем ребенке, который спросил у мамы: «А у нашего папы в Японии есть другая семья и другой дом?»
Другие дети боятся, что папа или мама не вернется. Чтобы ребенок меньше беспокоился об этом, родитель, остающийся дома, должен участвовать во всех разговорах и от лица отсутствующего. Можно обсуждать с ребенком, где сегодня папа или мама и что делает. Если ваша семья религиозна, можно вместе помолиться за отсутствующего родителя.
Кроме того, супруг, остающийся дома, часто работает за двоих: стирает, готовит еду, убирается и воспитывает детей. Но можно ему помочь, закончив как можно больше домашних дел перед отъездом: отвезти одежду в химчистку, сходить в магазин, чтобы пополнить запасы продуктов, и оплатить счета. Придется распланировать свое время таким образом, чтобы успеть закончить все дела.
После долгого отсутствия, по словам сотрудников Всемирного банка, сложно адаптироваться к дому – несколько дней они чувствовали себя дома не в своей тарелке. Им хотелось быть рядом с родными, но сил на все не хватало. Я знаю один способ решить эту проблему: по возможности стараюсь всегда вернуться ближе к выходным. Тогда у меня в запасе есть день-два для того, чтобы адаптироваться к дому и провести время с семьей, а не сразу идти на работу.
Когда мои дети были маленькими, я часто покупал им сувениры, чтобы они знали: даже во время командировок папа всегда о них думает. Сувениры недорогие и не занимают много места. Если у вас нет времени приобрести их до приезда в аэропорт, зайдите в магазин беспошлинной торговли (Duty Free).
Если уезжаете надолго, обязательно звоните родным каждый день. Даже в плотном графике всегда найдется 10 минут, чтобы поболтать с супругом и детьми по телефону. Видеочаты доступны практически всем; Skype – бесплатный сервис, для которого нужно лишь хорошее интернет-соединение. Кроме того, во многих смартфонах также есть функция видеосвязи.
Безусловно, видеозвонок не заменит общения с семьей. Если ваша работа предполагает разъезды более 100 дней в году, едва ли вы продержитесь долго. Уже через несколько лет станет ясно, что такой режим работы не для вас.
Полезные советы
1. Составьте список дел, включив в него множество мелких задач, которые необходимо выполнить во время поездки.
2. При планировании маршрута лучше заранее нанять водителя, который встретит вас в аэропорту и будет сопровождать во время командировки.
3. Четко определите цели поездки и убедитесь, что ваш график способствует их достижению.
4. Никогда не собирайте большую сумку, которую придется сдавать в багаж, если уезжаете меньше чем на неделю. Возьмите с собой в салон вместительный чемодан на колесиках с теми вещами, которые вам действительно нужны.
5. Возьмите с собой холщовую сумку с принадлежностями для сна (повязка на глаза, беруши), распечатки документов, фонарик, ноутбук или iPad.
6. Покупайте билет в салон бизнес-класса, если летите ночью. Хороший сон стоит денег.
7. На борту самолета пейте побольше воды – примерно по литру каждые четыре часа.
8. Даже в дороге соблюдайте режим: каждый вечер пересматривайте расписание, спите по восемь часов и ежедневно делайте зарядку.
9. Постарайтесь как можно быстрее адаптироваться к смене часовых поясов. Сразу после приземления займитесь физическими упражнениями – это вас взбодрит.
10. В поездке не забывайте каждый день разговаривать с семьей. Телефон – хороший вариант, но лучше использовать видеосвязь (например, Skype).
