Книга: На пике возможностей. Правила эффективности профессионалов
Назад: Часть II Повседневная эффективность
Дальше: Глава 5 В командировку – налегке
Глава 4
Ежедневная работа
Все мы занимаемся рутинной работой. Мой график хорошо организован, и это помогает мне сэкономить время и энергию для размышлений и общения с семьей. Возможно, вы предпочитаете более гибкий график. В этой главе я покажу три ключевые стратегии, которые помогут вам повысить эффективность ежедневной работы.
• Эффективно используйте расписание для управления временем и постановки задач.
• Соблюдайте режим, не суетитесь и сосредоточивайтесь на том, что важно для вас.
• По ночам вы должны спать по крайней мере восемь часов. Каждый день нужно делать зарядку, чтобы быть бодрым и сосредоточенным.
Управление расписанием
В главе 1 я помог вам составить список важных целей и задач. Но как удостовериться в том, что вы добиваетесь первоочередных целей? Необходимо составлять ежедневное расписание, которое поможет организовать и выполнить самые важные задачи. Мое расписание (см. табл. 5) всегда состоит из двух колонок: слева – совещания, телеконференции и встречи, назначенные на определенное время. Внизу столбца записаны и другие задачи, которые я хотел бы выполнить к конкретному сроку. Справа – примечания.
Табл. 5. Мое расписание
Многие, составляя расписание, заполняют только левую колонку. Они записывают все мероприятия и дела, запланированные на определенный день, и предписанные задачи. Но это еще не все.
Справа я добавляю примечания к каждому пункту: какую цель я преследую на том или ином мероприятии. Кроме того, внизу страницы я указываю важность задач, которые можно выполнить в любое время дня. Благодаря этому я точно знаю, что на совещании или во время телефонного звонка мне нужно добиться намеченной цели, и не трачу слишком много времени на низкоприоритетные задачи.
Я видел множество креативных решений для расписаний; все они эффективны до тех пор, пока удовлетворяют двум критериям. Во-первых, все ваши обязательства на определенный день должны размещаться в календаре в одном и том же месте, чтобы можно было сразу понять цель и важность каждой предписанной задачи. Во-вторых, расписание не должно быть громоздким: предполагается, что оно доступно вам на протяжении всего дня, чтобы можно было добавить новые пункты или пересмотреть график.
Лично я распечатываю левую часть из своего ежедневника, который веду в программе Microsoft Outlook, и от руки заполняю правую колонку. На протяжении дня я могу корректировать свои цели на бумаге, а не с помощью клавиатуры мобильного телефона. Другие управляют своим расписанием, используя компьютер или смартфон, Outlook или Google Calendar. Выберите тот вариант, который подходит именно вам.
Левая колонка: совещания, звонки и другие задачи
Предлагаю взглянуть на мой распорядок дня. Заметьте, что я расписал не каждый час – в моем графике есть несколько блоков «свободного времени». Безусловно, я воспользуюсь им для выполнения двух задач, указанных внизу страницы. Такие «незанятые» периоды – важный компонент хорошего расписания: в это время вы можете сделать несколько звонков, что-то записать или поразмышлять!
Многие руководители расписывают совещания и телеконференции, занимая все время в течение дня. Это серьезная ошибка: вам нужно время, чтобы проанализировать события и разработать стратегии на будущее. Джефф Вайнер, СЕО LinkedIn, кратко изложил суть: «Секрет успешного управления графиком – выделение времени на размышления. Не стоит стремиться постоянно чем-то заниматься».
Интернет-гигант Google – лучший пример успешного использования свободного времени. Принцип «Свободное время для инноваций» позволяет сотрудникам компании тратить примерно 20 % времени на деятельность, даже не связанную с текущими задачами. В «свободное время» инженеры Google иногда случайно придумывают идеи для нового продукта – например, Google News и Gmail, оба из которых были изобретены в «нерабочее» время.
Опыт Google очень похож на мой. Лучшие идеи посещают меня как раз в свободное время, когда я читаю статью или разговариваю по телефону с другом. Когда мы пытались создать Фонд пожертвований на благотворительные цели в Fidelity, я решил позвонить своему бывшему партнеру из вашингтонской юридической фирмы и во время разговора периодически упоминал трудности, с которыми мы столкнулись. Он предложил мне взглянуть на последнее руководящее указание Налогового управления США (IRS), которое представляло собой готовое творческое решение моей проблемы.
Мне кажется, что периоды свободного времени должны длиться не менее 30 минут. Постарайтесь забыть о работе хотя бы дважды в день. Конкретное время перерывов зависит от того, когда вы наиболее эффективны. Некоторые руководители активны рано утром, к другим вдохновение приходит по вечерам.
Запланированные перерывы в графике – залог гибкости. Они позволят вам реагировать на новые возможности и решать проблемы. Предположим, местная радиостанция предложила мне дать короткое интервью, которое будут транслировать в 7:45 утра. Я мог бы запланировать его на 11:30 или 11:45 с минимальными отрицательными последствиями для своего графика.
Представим, что Салли Смит, кандидат на должность технического директора в моей компании, позвонила мне и сказала, что застряла в пробке и на полчаса опоздает на деловой обед. Если вы заложите в своем расписании поправки на ошибку, то легко сможете справиться с любой непредвиденной ситуацией, которая рано или поздно возникнет, без ущерба для своего графика.
Но всегда есть опасность, что ваши ассистенты сами распланируют ваше «свободное» время. Поэтому очень важно донести до окружающих, что пустые ячейки так же важны, как любое совещание или звонок. Как сказал однажды великий датский композитор Карл Нильсен: «Отдых… так же важен, как ноты. Часто в отдыхе даже больше экспрессии и вдохновения».
Правая колонка: сосредоточимся на приоритетных целях
В левой колонке приводится список задач на день, реальные действия записаны от руки в правой колонке.
Напротив совещаний и телефонных звонков я записываю цель, которой хочу достичь в рамках этих мероприятий. Я всегда знаю, что, даже если я сосредоточен на совещании или звонке, мой мозг работает над достижением конкретной цели. В конце каждого мероприятия я вычеркиваю выполненные задачи, а потом при необходимости добавляю в расписание запланированные дела. Я стараюсь не упускать из виду важные задачи и проекты.
Предлагаю рассмотреть мое расписание и примечания в правой колонке.
• На еженедельном совещании в 8:30 руководство делится новой информацией, которую нужно обсудить с коллегами. Но я напоминаю себе о своей ключевой задаче на данном собрании: поговорить о недостатках системы оплаты и согласовать необходимые коррективы.
• На видеоконференции в 9:30 каждый регион должен сообщить о мерах, требующих общей координации. У меня есть и своя цель: включить в список показателей качества примерную оценку упущенной выгоды, когда, например, из-за ненадлежащего качества приходится на время закрыть завод или приостановить выпуск продукции.
• Велотренажер – простой способ быстро размяться (чуть позже мы обсудим это подробнее). Кому-то нравится плавать, или играть в теннис, или бегать. Все зависит от предпочтений и возможностей. Если бы я серьезно увлекался спортом, то записал бы в ежедневнике конкретную цель занятий (например, добиться определенной скорости или пульса). Но я всего лишь сжигаю калории, поэтому в примечаниях смысла нет.
• В обед я беседую с кандидатом на вакантную должность технического директора. Она уже была на собеседовании у руководителя отдела персонала и его помощников, но я точно знаю: чтобы завербовать такого талантливого человека, потребуется и мое участие. Окончательное одобрение кандидатуры на высокую должность – одна из ключевых функций топ-менеджера (см. главу 10).
• Не хочу забыть, что лоббисты из Вашингтона позвонят мне в 14:00 не просто из вежливости или чтобы дать мне определенную информацию. Бюджетный комитет (The House Ways and Means Committee) рассматривает техническое положение, в соответствии с которым наша работа будет облагаться специальным налогом. Вместе мы должны решить, стоит ли мне лично говорить с председателем комитета или вопрос можно решить без моего участия.
• Оценка нового продукта с 15:30 до 16:30 – возможность поблагодарить команду разработчиков за ее вклад. Но я также отметил для себя необходимость узнать мнение команды об использовании социальных сетей для продвижения новых товаров.
• На встрече в 17:30 с репортером из газеты нужно обсудить ряд вопросов о связях с общественностью, и я, как СЕО, должен взять на себя инициативу. Прошел слух, что один из наших сотрудников украл деньги с корпоративного счета. Прочитав отчеты, я решил объявить об ужесточении политики внутреннего контроля.
• Ужинаю я дома в 19:00 и всегда записываю важные семейные события – например, первая тренировка дочери по хоккею на траве и тест сына по истории.
• Я хотел бы позвонить Пэтти и узнать, стоит ли на повестке дня совета директоров вопрос о выдвижении нового кандидата на должность директора. И мне надо поторопиться – если ответ будет утвердительным, членам совета придется в следующие несколько дней составить достаточно подробную служебную записку. Поэтому справа я отмечаю: «Приоритетная задача».
• С другой стороны, у меня еще есть время подумать над темой следующего выступления. Конечно, было бы неплохо заняться этим сегодня, но можно и завтра. Поэтому справа я пишу «Низкоприоритетная задача».
После ужина я обсуждаю с женой, как прошел день, и читаю. Кроме того, я пересматриваю ежедневник – вычеркиваю все выполненные задачи и распределяю остальные. Я также добавляю примечания к завтрашним встречам, сосредоточиваясь на задачах, пересматривая свой график с учетом последних событий, и стараюсь не упустить ничего важного. Когда это занятие войдет у вас в привычку, вы будете тратить на него не больше 15–20 минут в день.
Для тренировки вы можете создать расписание на следующую неделю. Возьмите лист бумаги и проведите линию посередине. Слева перечислите все звонки, совещания и другие запланированные события, а также задачи, которые не указаны в вашем графике, но которые все равно нужно решить. Справа укажите цель каждого мероприятия – как совещание или телефонный звонок приблизят вас к цели. Затем рассмотрите список совещаний и телефонных звонков, которые запланированы у вас на следующую неделю, с учетом своих целей. Укажите степень важности каждой незапланированной задачи и определите, сколько времени вы тратите на решение высокоприоритетных и низкоприоритетных незапланированных задач.
Максимально облегчите свою жизнь
Бо́льшую часть повседневных дел нужно выполнять механически. Вы сможете тратить больше времени на работу, семью и друзей, не изнуряя себя. В последние 20 лет исследователи (например, Рой Баумайстер) доказали, что принятие сознательных решений («Какую рубашку надеть?») и развитие самоконтроля («Я лучше съем морковь вместо печенья!») утомляют практически так же, как упражнения для развития мышц.
Я предпочитаю, чтобы утренние дела были не слишком утомительны. Каждый день я просыпаюсь в 7:15 и выхожу из дома в 7:50–7:55. За 30–45 минут я успеваю принять душ, одеться, позавтракать и прочесть несколько газет. Как мне это удается? Я готовлю все необходимое с вечера и всегда выполняю одни и те же отработанные действия. По утрам моя жизнь скучна, но я не расстроен этим.
Прежде чем пойти спать, я готовлю одежду, которую надену завтра на работу. Это несложно: у меня пять зимних и пять летних похожих костюмов – в серых и голубых тонах. Кроме того, в моем шкафу рубашки и галстуки, которые сочетаются с каждым костюмом (по крайней мере, так говорит моя жена). Есть две пары темных туфель, которые я чередую. Одевание по утрам отработано до автоматизма, и мне не нужно ни о чем думать.
Я одеваюсь после того, как побрился, принял душ и почистил зубы. Каждое утро съедаю банан и сухой завтрак с обезжиренным молоком, чтобы не тратить время и силы. Я начал есть бананы после того, как известный теннисист Евгений Кафельников побывал на чемпионате в Бостоне. Он ежедневно съедал десяток бананов для профилактики судорог в мышцах, и я надеялся, что бананы помогут мне лучше играть в теннис, но чуда не произошло.
Некоторым людям, возможно, мое утро покажется невыносимо скучным, и это нормально! На самом деле специалисты из других сфер, например рекламы или журналистики, могут потратить больше времени на подбор одежды, ведь стиль для них – залог успеха. Люди, на попечении у которых есть маленькие дети или пожилые родственники, возможно, не смогут следовать по утрам такому жесткому графику. Другие захотят разнообразить свой завтрак. Я не предлагаю вам все повторять за мной – просто решите, что в вашей жизни можно упростить.
Вне зависимости от вкусов полезный завтрак – важный аспект повседневной эффективности. Исследователи провели эксперимент, произвольно разделив участников на две группы: завтракающие и не завтракающие по утрам. Результаты очевидны: отсутствие завтрака приводит к существенному снижению мыслительной активности.
В обед следуйте тем же рекомендациям: не усложняйте себе жизнь и придерживайтесь заведенного порядка. Я никогда не обедаю в ресторанах, кроме особых случаев, – например, наем нового сотрудника или налаживание связей с коллегами. Обычно я перекусываю в офисе – ем сэндвич из цельнозернового хлеба с куриным салатом и запиваю диетической газировкой.
Если я обедаю с коллегой, то предлагаю ему сэндвич или салат. Даже когда у меня назначен деловой обед с сотрудниками сторонней организации, зачастую они предпочитают перекусить в моем кабинете, потому что там тихо и спокойно, никто не тревожит, и обсуждение проходит быстро; кроме того, такая пища полезнее. Если вам не нравится простая еда, всегда можно разнообразить меню и попытаться упростить другой аспект вашей жизни.
Послеобеденный сон
Сразу после обеда я стараюсь полчаса подремать. Этого достаточно, чтобы оставшуюся часть дня чувствовать себя бодрее. Если я не отдохну, после обеда моя эффективность снизится. Мои друзья предпочитают отдыхать ближе к вечеру. Конкретное время не важно – вы можете поспать в любой удобный момент.
Для чего нужен послеобеденный сон?
В течение дня вами управляют две биологические силы. Гомеостаз, который зависит от продолжительности сна или бодрствования, заставляет вас зевать. Суточный ритм – сила, противодействующая гомеостазу, – дает вам возможность бодрствовать во время светового дня. Человек становится бодрым только после обеда, ближе к вечеру. До этого момента он в силу естественных причин дремлет и потребляет мало энергии.Было проведено множество рандомизированных контролируемых исследований эффективности дневного сна. Их результаты не удивляют: дневной сон существенно повышает бдительность и эффективность. Согласно исследованиям, наиболее полезны первые 10–20 минут дневного сна. Следовательно, даже короткий дневной сон способствует бодрости после обеда.
Некоторые заявляют, что не могут спать днем. Вот мой совет: закройте дверь в кабинет или найдите укромное место, выключите сотовый телефон, положите ноги на стол или на стул и наденьте на глаза повязку. Это поможет создать ощущение кокона – защищенности и отстраненности от всего – и отлично вздремнуть.
Другие говорят, что не хотят отдыхать днем, потому что боятся проспать несколько часов. Эта проблема решается очень просто: заведите будильник, чтобы он звонил каждые полчаса, пока вы будете дремать. Несколько недель в таком ритме – и вы научитесь просыпаться еще до звонка.
К сожалению, многие сотрудники не отдыхают днем, потому что боятся рассердить руководство. Но руководители наоборот должны поощрять короткий дневной сон, чтобы их подчиненные были бодрее ближе к вечеру. В ходе опроса, проведенного Корри Ширмайер для IBOPE Inteligencia, 40 % работников признались, что не отказались бы от дневного сна, если бы у них для этого были разрешение и место. Позволив сотрудникам отдыхать днем, руководство повысит их лояльность и эффективность в конце рабочего дня.
Возвращение домой
Длинная дорога домой в конце рабочего дня утомительна. Сегодня у американца в среднем дорога на работу и обратно занимает 25 минут (если не считать тех, кто живет в пригороде, а работает в городе). Дорога дает отличную возможность обдумать новые идеи или проанализировать то, что вы успели сделать за день. Если вы ездите на работу на машине, то из соображений безопасности ничего другого и не сможете себе позволить. Если вы пользуетесь общественным транспортом или ездите на машине в качестве пассажира, у вас есть и другие способы провести время с пользой: вы можете читать, звонить, если это уместно, или отправлять сообщения со смартфона.
Я ухожу с работы вовремя, чтобы успеть домой к ужину в 19:00. Совместные ужины укрепляют семью. Пока не разъехались дети, мы с женой обсуждали с ними за ужином, как прошел день или над чем они работают (даже если они говорили, что ничего интересного в школе за день не произошло). Думаю, именно поэтому у нас такая крепкая семья.
Постарайтесь каждый день возвращаться домой в одно и то же время. Можно каждый вечер оставаться в офисе допоздна, чтобы закончить дела, даже когда аврала нет. Но со временем постоянные задержки измотают вас и начнут раздражать родных. Если вам действительно нужно время, чтобы закончить дела, завершите их после того, как поужинаете с семьей.
К счастью, моя жена всегда меня поддерживала. Она заботилась о детях. Мужчины считают, что очень много делают для семьи. А женщины поймут, через что прошла Лиз: даже в наши дни женщины гораздо больше участвуют в воспитании детей и работе по дому, чем их мужья. Разумеется, намного тяжелее тем парам, где оба супруга работают. Я не смог бы в двух словах описать всю сложность жизни работающего человека. О достижении баланса между работой и личной жизнью я расскажу в главе 14.
В здоровом теле – здоровый дух
Я придаю большое значение сну и физическим упражнениям – во время аврала многие забывают, как это важно. Пренебрегая ими, вы утратите эффективность. На самом деле сон и упражнения – вклады, приносящие дивиденды в виде улучшения здоровья и повышения эффективности.
Высыпайтесь
Некоторые руководители утверждают, что могут эффективно работать, даже если спали всего четыре или пять часов. Но я замечал, что они дремлют на совещаниях или отвлекаются во время обсуждений. Мало кто сможет повысить свою эффективность, если забудет про сон. Большинству для восстановления сил требуется восемь часов сна.
Мои личные наблюдения подтверждаются результатами научных работ. Например, в исследовании под руководством профессора Ганса ван Донгена из Университета Пенсильвании на протяжении нескольких ночей сон участников был ограничен шестью часами. Профессор и его коллеги выяснили, что те, чей сон был ограничен, по трем тестам показали более низкие результаты в сравнении с контрольной группой, которой каждую ночь разрешали спать по восемь часов. Кроме того, разница в эффективности со временем увеличивалась.
Люди, спавшие по шесть часов, думали, что начинали адаптироваться к накапливающемуся недосыпанию, но результаты говорили об обратном. Несколько раз в день исследователи просили участников оценить степень сонливости по Стэнфордской шкале. Участникам казалось, что их результативность слегка снизилась в первый день, а затем стабилизировалась. На самом же деле она не стабилизировалась, а снижалась после каждой бессонной ночи. Эти результаты указывают на то, что большинство управленцев, с уверенностью заявляющих, что «им нужно только пять часов сна для нормальной деятельности», заблуждаются. Им может казаться, что организм адаптировался к недосыпанию, но, скорее всего, к концу недели они будут валиться с ног от усталости.
Недосыпание вредит критическому мышлению
В рамках ряда исследований проводились специальные игры с целью показать, что недосыпание отрицательно влияет на принятие решений. В одной из них участникам давалась новая информация, которую они должны были учитывать при принятии бизнес-решений. Постепенно информация усложнялась и решения требовали большей гибкости мышления. Результаты участников, которые не высыпались по ночам, были намного хуже, чем в контрольной группе. Им было сложно привести бизнес-стратегии в соответствие с новой информацией; они постоянно придерживались одной и той же стратегии, независимо от поступающей информации. В конце игры большинство невыспавшихся участников «обанкротились», а участники из контрольной группы сумели увеличить прибыль.Во второй игре участники вытягивали по карте из четырех колод. Риски и преимущества для каждой колоды были разными: в одной из них предлагались высокие дивиденды при высоком риске, а в остальных – низкие риск и потенциальная выгода. Невыспавшиеся участники выбирали больший риск, даже если понимали, что теряют прибыль.
Результаты исследований доказывают: по ночам нужно спать не меньше восьми часов. Как приучить себя к такому режиму? Ложитесь спать в одно и то же время (например, в одиннадцать вечера); это поможет выработать биологический ритм. Не ешьте после восьми вечера, иначе перед сном возможны проблемы с пищеварением. Занавески в спальне не должны пропускать свет – пусть в комнате будет темно. Позаботьтесь о том, чтобы сотовые телефоны или часы не светились синим цветом: именно он особенно плохо влияет на гормоны, способствующие засыпанию. Наконец, держите в тумбочке несколько чистых листов бумаги. Иногда я не могу заснуть до тех пор, пока не «разгружу» свой мозг, набросав на бумаге напоминания о задачах, которые необходимо выполнить, или идеях, которые нужно обдумать.
И даже в этом случае в какие-то ночи вам не удастся хорошо выспаться – из-за работы, семейных проблем, болезни или бессонницы. Если вы не выспались, постарайтесь восстановить силы – подольше поспать днем или потратить на сон в следующую ночь более восьми часов. Однако одной ночи недостаточно, чтобы восполнить недостаток сна.
Регулярно занимайтесь спортом
Как и хороший сон, физические упражнения способствуют личной эффективности. Многие исследования показывают, что регулярная зарядка повышает эффективность и улучшает самочувствие. В рамках исследования «Экономическая целесообразность мероприятий по повышению физической активности» Энди Прингл и его коллеги выяснили, что физическая нагрузка в середине дня поднимает настроение, повышает эффективность сотрудников и снижает их затраты на медицинское обслуживание: больничные и медицинские расходы сокращаются. Не обязательно изнурять себя – достаточно легкой ежедневной нагрузки.
Исследователи из Лондонской школы экономики провели эксперимент, подтвердивший, что физические упражнения делают людей счастливее. Добровольцы загружали на свой смартфон специальное приложение. По крайней мере один раз в день они должны были описать уровень счастья, указав, с кем они находились в тот момент и что делали. Собрав все данные, исследователи сумели определить время, когда добровольцы демонстрировали наивысший уровень счастья: в какое время суток, при осуществлении какой деятельности и с какими людьми. Второе место в рейтинге занимают именно физические упражнения, уступая только сексу.
Работодатель может поощрять физические упражнения: например, давая сотрудникам возможность посещать тренажерный зал в течение дня. Однако вам нужно самим позаботиться о том, чтобы найти время для тренировок. Подумайте, какие упражнения вам нравятся больше всего – например бег, плавание или пилатес. Затем определите время, которое подходит лично вам: раннее утро, ближе к обеду или после работы. Занятость или отсутствие оборудования не оправдывают пассивность. Мой друг каждый день выделяет 45 минут в середине рабочего дня, чтобы подниматься и спускаться по лестнице в офисе. Если вы решите последовать его примеру, попросите, чтобы на работе установили душевую кабину, или хотя бы используйте освежитель воздуха – уважайте коллег.
Некоторые подходят к делу иначе: покупают тренажер для дома или карточку в спортклуб. Кому-то этот вариант подходит, но он не способствует выработке режима. Во многих домах велотренажеры и кардиотренажеры становятся предметами мебели. В любом случае регулярные тренировки требуют дисциплинированности, которую тоже нужно выработать.
Можно объединиться с друзьями или коллегами – записаться в беговой клуб, или на йогу, или нанять личного тренера. Такой подход дисциплинирует и приносит приятные ощущения. Именно поэтому мне так нравится парная игра в теннис. Во-первых, это хорошая тренировка, а во-вторых, она способствует развитию дружеских отношений. Однако мне сложно выбраться на корт чаще двух раз в неделю.
Полезные советы
1. Ежедневно составляйте расписание с примечаниями к задачам, чтобы не забыть о цели каждого запланированного мероприятия.
2. Не стоит расписывать каждый час рабочего дня – оставьте свободное время для решения неожиданных проблем или размышлений.
3. Готовьтесь к работе с вечера: изучите расписание на следующий день и приготовьте вещи, которые наденете.
4. Не усложняйте будничные задачи – повседневная деятельность должна быть максимально простой и отработанной.
5. Короткий дневной сон поможет оставаться бодрым к вечеру.
6. Старайтесь регулярно ужинать с семьей, если, конечно, вы не в командировке и у вас на работе нет аврала.
7. Необходимо спать не менее восьми часов в сутки.
8. Если вы не выспались, на следующий день нужно поспать больше восьми часов.
9. Постоянная физическая нагрузка очень важна – лучше заниматься спортом умеренно, но каждый день.
10. Присоединитесь к спортивной команде или группе, чтобы тренироваться регулярно.
