Книга: На пике возможностей. Правила эффективности профессионалов
Назад: Глава 5 В командировку – налегке
Дальше: Часть III Выработка личностных навыков
Глава 6
Эффективные совещания
Правильно организованные совещания – эффективный инструмент разработки и внедрения корпоративных процедур. Кроме того, на них можно обсудить и решить возникшие проблемы. К сожалению, часто такие мероприятия не ориентированы на достижение целей. В большинстве компаний проводится слишком много совещаний, и к тому же они нередко затягиваются. В результате у сотрудников остается мало времени на работу. По данным ряда исследований, совещания занимают примерно 35 % рабочего времени менеджеров среднего звена и до 60 % времени высшего руководства.
Как избежать совещаний
Когда я был президентом Fidelity Investments, я мог проводить все рабочее время на совещаниях. Все хотели обсудить со мной разные проблемы и планы: члены управленческой команды, руководство маркетинговой службы, отдел нормативно-правового регулирования и отдел по управлению рисками, подразделения системных разработок, должностные лица из правительственных учреждений и поставщики услуг. Я поддерживал регулярное взаимодействие с важными участниками инвестиционной группы и с ключевыми клиентами.
Чтобы помочь коллегам в рабочее время, я часто отказывался от личных встреч. Многие вопросы я решал с помощью электронной почты, служебных записок или телефона. Сейчас, прежде чем назначить собрание, я тщательно обдумываю, какова моя цель. Если полученный ответ мне не нравится, совещание отменяется.
Есть два основания для совещаний. Во-первых, они нужны для установления личного контакта с человеком из сторонней организации, например с только что назначенным чиновником или новым клиентом. Во-вторых – для обсуждения определенной проблемы: электронная почта и телефонные звонки не всегда могут заменить личное общение.
Полезен ли мозговой штурм?
Когда возникают проблемы, совещание часто напоминает мозговой штурм. Сотрудники предлагают решения, не задумываясь, целесообразны они или нет. Согласно теории мозгового штурма, идея одного человека может привести к рождению идеи у другого, поэтому очень важно собирать людей вместе. В ходе исследования Чарлан Немет и ее коллег «Конфликт как стимул творческого мышления коллектива» выяснилось, что высказывание первой пришедшей на ум мысли – неэффективный способ выработки идей. Для эффективного мозгового штурма необходимо быть готовым к обсуждению, то есть к выдвижению аргументов и контраргументов по поводу предложенного тезиса. Это поможет направить обсуждение в нужное русло и превратить сырые идеи в реальные предложения.
С другой стороны, на многих совещаниях участники просто обмениваются идеями, ничего не обсуждая. Такие собрания, как правило, бесполезны: вы можете достичь той же цели, направив подчиненным электронное письмо (при этом сэкономив время). Например, группа сотрудников Fidelity, ответственная за подготовку материалов для заседания совета директоров, попросила меня выделить два часа в месяц на их обсуждение. Однако я, в свою очередь, попросил этих подчиненных направить мне материалы по электронной почте вместе с обобщающим письмом, где освещены ключевые моменты. После прочтения письма я направлял свои замечания членам совета директоров по электронной почте. Я тратил некоторое время на анализ материала и написание ответа, но не больше двух часов – того времени, которое пришлось бы провести на совещании.
Не стоит проводить совещания только потому, что так принято. В начале года руководство может назначать встречи каждый понедельник, чтобы обсудить планы на неделю. Возможно, в первые несколько недель они принесут пользу. Но каждую неделю руководство должно решать, нужно ли следующее совещание.
Наконец, при современном уровне технологий личное присутствие не так важно. Раньше меня огорчали регулярные задержки в передаче звука во время видеотрансляции. Но в прошлом году, когда мой двухчасовой полет в Миннеаполис в последнюю минуту отменили, я был вынужден использовать возможность видеоконференции. Потрясающе! Изображение было отличным, передача звука – мгновенной. Мои коллеги в Миннеаполисе пришли к выводу, что личное присутствие теперь необязательно: не стоит тратить несколько часов на перелет, чтобы встретиться с теми, кого знаешь лично, если есть высококачественная видеосвязь.
Если отменить совещание невозможно, постарайтесь ограничить количество участников: присутствовать должны только заинтересованные лица. Я бывал на собраниях, в которых участвовали 15–20 человек. При таком количестве присутствующих невозможно что-то успеть. Исследователи пока однозначно не определили, каково оптимальное количество участников совещаний, но все они считают, что мероприятие, на котором присутствуют 7–8 человек, всегда продуктивнее, чем то, в котором участвуют 15–20 человек.
Еще один способ сократить количество совещаний – запретить их в определенный день месяца. Это позволит вам (и подчиненным) доделать всю работу, которую вы откладывали ради совещания. Вы увидите, как много можно успеть за это время. В компании MFS Investment Management мы ввели правило: не устраивать совещаний в первую пятницу каждого месяца.
Однако как бы вы ни пытались сократить количество совещаний, вас часто будут приглашать на них. И большинство таких мероприятий не принесут никаких результатов. Как их избежать? Откажитесь от предложения! Вы можете вежливо объяснить, что слишком заняты, завершается срок сдачи проекта, у вас запланировано много других дел.
Я очень загружен, поэтому часто перенаправляю запросы другим сотрудникам. Многие партнеры хотят встретиться со мной, чтобы обсудить вопрос оказания услуг нашей компании. Я направляю их в соответствующий отдел: например, рекламную компанию – в отдел маркетинга, а разработчика ПО – в отдел системных разработок. Благотворительные фонды назначают встречи, чтобы обсудить пожертвования. Безусловно, их цели важны, но я вежливо направляю их к сотруднику, ответственному за данную сферу деятельности.
Чтобы отклонить приглашение на внутреннее совещание, потребуются силы и чувство такта. Вежливо объясните коллеге, что отказ никак не связан с повесткой дня, а тем более с ответственным за организацию мероприятия: всему виной жесткий график. Скажите, что в иных обстоятельствах вы с радостью посетили бы данное совещание, и выразите сожаление в связи с возникшей ситуацией. Если можно направить отказ по электронной почте, напишите письмо следующего содержания: «Я ценю, что вы пригласили меня принять участие в совещании о разработке политики внутреннего аудита. Я искренне верю в необходимость совершенствования корпоративной программы управления рисками. Но завтра я должен представить клиенту презентацию, поэтому, к сожалению, не смогу присутствовать на совещании. Еще раз благодарю за приглашение».
А если совещание проводит руководство? От таких приглашений сложно отказаться. Но если у вас с руководителем доверительные отношения, не бойтесь описать ситуацию и попросить «освободить» вас от необходимости присутствовать на совещании. Учитесь договариваться! Вы можете объяснить, что подходит срок сдачи нескольких проектов, и спросить, какой из них можно отложить или поручить другим сотрудникам, чтобы найти время для совещания, например: «Я приду на совещание. Могу ли я представить отчет в среду, а не завтра?» Либо руководство поймет намек и разрешит пропустить совещание (или хотя бы уйти через час), либо перенесет срок сдачи текущих проектов.
Долго – это сколько?
Любой сотрудник скажет вам, что большинство совещаний затягивается. Например, один коллега рассказал мне о четырехчасовом совещании, где двое сотрудников спорили о том, какой раздел должен быть первым в документе по внутреннему планированию! Скорее всего, эти дебаты стоили компании нескольких тысяч долларов: зарплата начислялась, а работа не выполнялась. Большинство совещаний можно провести за час, и в целом они не должны длиться дольше полутора часов. После полуторачасового совещания большинство участников устают, начинают скучать или хотят поскорее заняться чем-нибудь полезным.
Концентрация внимания
Какой бы важной ни была повестка дня, затянувшиеся совещания неэффективны – участники не могут сосредоточиться. Еще в 1970-е годы исследователи Джонстон и Персиваль посетили более 90 лекций в колледжах, наблюдая за тем, когда студенты сосредоточенны, а когда рассеянны. Они заметили, что учащиеся сосредоточивались на том, что говорил преподаватель, и вдумчиво конспектировали информацию в первые 10–18 минут лекции. После этого они отвлекались: посматривали на часы, глядели вдаль и даже дремали. Потом студенты снова сосредоточивались на лекции. Тем не менее чем дольше продолжалась лекция, тем чаще отвлекались студенты: им было все сложнее сосредоточиться. К концу 50-минутной лекции они могли сосредоточиться лишь на 3–4 минуты, а потом снова отвлекались.Хочется верить, что опытным и зрелым сотрудникам любой компании проще сосредоточиться, чем студентам. Но принцип тот же: легче всего концентрировать внимание в начале совещания, а потом оно постепенно ослабевает.
Есть один способ уложиться в полтора часа: спланируйте все заранее. Если вы запланируете совещание на 2–3 часа, то именно столько оно и продлится. Если вы запланируете то же совещание с той же повесткой дня на час, оно тоже закончится точно в срок. Сол Каплан, основатель Business Innovation Factory, отмечает: «Совещания напоминают газ, который заполняет все доступное пространство». Руководство Cabletron – оператора кабельного телевидения из Нью-Гемпшира – выбрало более радикальный подход: убрать из конференц-зала все стулья. Когда все стоят, очень легко уложиться в полчаса.
На выездных совещаниях с участием всех сотрудников отдела можно столкнуться с той же проблемой: мероприятия слишком затягиваются, хотя и помогают установить дружеские отношения в команде и обсудить важные вопросы. По опыту могу сказать, что выездные совещания можно провести за один день в местной гостинице или колледже. Если участники приезжают из разных регионов, потребуется два дня, учитывая время на перемещение. Если сотрудники приезжают из других стран, можно запланировать на эти дни и другие полезные для них мероприятия. Но, как правило, выездное совещание на 3–4 дня – бессмысленная трата времени.
Секрет эффективного совещания
Если вы научились отменять, избегать и сокращать время совещаний, постарайтесь повысить эффективность тех из них, которые необходимо посетить. В табл. 6 отражены пять ключевых правил эффективного совещания и возможные последствия их несоблюдения.
Табл. 6. Правила эффективного совещания
Повестка дня и сопутствующие материалы
Как правильно провести совещание? Необходимо заранее определить повестку дня и четко поставить цели. Кроме того, нужно обеспечить участников необходимой информацией. Если совещание проводит руководство и забывает об этом, вы можете проявить инициативу и лично собрать справочные материалы. Тогда совещание пройдет как по маслу, и руководство будет вам благодарно.
Если же совещание проводит коллега, поставьте ему условие: вы посетите мероприятие только в том случае, если вам по крайней мере за день до него передадут повестку дня и сопутствующие материалы. Если вашу просьбу не выполнят, можете пропустить совещание.
Презентация
Если материалы отсутствуют или у участников не было возможности с ними ознакомиться, организатору придется перечислить вопросы повестки дня. Я часто бываю на мероприятиях, где выступающий с презентацией показывает множество слайдов в PowerPoint, зачитывая весь текст с них целиком. Значит, он просто ленив: без разбора передает всем информацию, полученную в рамках исследования. Важно, чтобы он научился делать краткую и простую презентацию.
Затянувшиеся презентации скучны, даже если содержат ценную информацию. Как и студенты на лекции, сотрудники не могут сосредоточиться дольше чем на 20 минут. Чтобы удержать их внимание, нужно плавно переходить от презентации к обсуждению. Это помогает участникам сосредоточиться.
Что же делать, если выступающий упорно продолжает комментировать слайды в PowerPoint, даже когда все уже поняли, какие вопросы стоят на повестке дня? Проявите дипломатичность. Я обычно делаю вежливое замечание после первых 15–20 минут: «Вы высказали несколько интересных мыслей – хотелось бы их обсудить». Если выступающий не понял намека, я говорю прямо: «Не могли бы вы закончить презентацию в течение нескольких минут? Хотелось бы обсудить ваше выступление». Если сотрудник и после этого продолжает презентацию, у меня всегда появляется желание стукнуть кулаком по столу и крикнуть: «Это уже невыносимо, я больше не намерен это слушать!»
Очень сложный слайд
В апреле 2010 года газеты New York Times, Daily Mail и Guardian сообщили о создании сложнейшего слайда в PowerPoint, который получили генералы США в Афганистане. На нем была представлена диаграмма и подробно, мелким шрифтом, объяснялось взаимное влияние 119 факторов, в том числе «понимания намерений и убежденности коалиции» и «правительственного обеспечения повстанцев и доступной им инфраструктуры». Генерал Стэнли Маккристал, главнокомандующий вооруженными силами США в Афганистане, ехидно заметил: «Мы выиграем войну тогда, когда поймем этот слайд».Сначала я хотел добавить изображение слайда в книгу. Но его создатели – консалтинговая компания – запретили мне это. Слайд использовался везде, но в своем электронном письме они ясно дали понять: в соответствии с «соглашениями с клиентами о конфиденциальности» они не могут дать права на публикацию. Если вы хотите увидеть этот слайд, придется поискать его самостоятельно. Это несложно – просто введите в поисковике фразу «PowerPoint Афганистан».
Не всегда организатор может помешать затянувшейся презентации. Возможно, он сделал все верно: заранее разослал сопутствующие материалы и приготовился к обсуждению. Но все остальные участники не изучили эти материалы. Тогда организатор вынужден объяснять суть дела дольше, чем запланировано.
Если во время совещания возникла такая ситуация, сделайте стратегический ход. Представьте, что участники изучили справочные материалы, и после краткой вступительной речи переходите к обсуждению. Хороших результатов не будет (поэтому не стоит так поступать на важном совещании). Зато в следующий раз все участники обязательно подготовятся тщательнее.
Оживленное обсуждение
Чрезмерное влияние руководителя – серьезная проблема. Руководство иногда недооценивает силу своего мнения, высказанного в присутствии сотрудников. На одном совещании Нед Джонсон, председатель совета директоров Fidelity, сделал замечание по поводу большого дерева, растущего рядом с офисом компании. Через три дня дерево переместили на несколько сотен метров – компании это стоило более 200 тысяч долларов. Когда Нед услышал об этом, он был потрясен. И больше всего тем, что его замечание расценили как приказ.
Но именно топ-менеджеры должны контролировать ход обсуждения. Совещание без лидера, скорее всего, не принесет результатов. Если вы проводите совещание, то должны придерживаться повестки дня и инициировать обсуждение.
Именно поэтому стоит вспомнить об ориентировочных выводах (см. главу 2): если предварительные результаты совещания сформулированы, руководству будет проще направить обсуждение в нужное русло, не влияя на его исход. Можно сказать: «Нам нужно решить эти проблемы. Но они достаточно сложны. У меня есть несколько вариантов решения, но я могу ошибаться. Вы можете не согласиться со мной и предложить другие варианты». Тем самым вы выразите готовность отказаться от своей гипотезы или изменить ее, если другой участник предложит лучший вариант.
В некоторых культурах подчиненные неохотно опровергают предположения руководства. Можно заранее назначить человека, который начнет обсуждение, или обратиться к участникам и попросить их оспорить любой аспект вашего предложения.
Даже в США лучше на каждом совещании назначать человека на роль «адвоката дьявола». Задача его ясна: оспаривать все, что говорят другие, акцентируя внимание на недостатках: например, жесткой конкуренции или проблемах с регулирующими органами. Тогда участники не будут соглашаться со всеми предложениями, не задумываясь о подводных камнях. Такое случается часто: на некоторых совещаниях у меня создавалось впечатление, будто у компании нет серьезных конкурентов или ее ресурсы неограниченны.
Учимся не отвлекаться
Все мы бывали на совещаниях, где два участника мешают всем своим «тихим» и надоедливым разговором на отвлеченные темы. Если вы проводите совещание, не стесняйтесь обратиться к коллегам. В большинстве случаев достаточно бросить на нарушителей порядка красноречивый взгляд. Если они поймут, что на них обращают внимание, то прекратят разговор. Если это не действует, передайте им записку: «Вы мешаете остальным». Если и это не поможет, остановите совещание и вежливо попросите всех сосредоточиться на деле.Звонящий на совещании мобильный телефон – тоже серьезная проблема. Он отвлекает внимание и смущает владельца, особенно если рингтон лидирует в музыкальных чартах. Поэтому до начала совещания попросите участников включить виброрежим. Если кто-то ждет важного звонка, который никак нельзя пропустить, вы можете разрешить ему выйти, когда телефон завибрирует.
Говорите простым языком
Многие совещания неэффективны, потому что участники используют профессиональный жаргон. Громкие слова – защита в сложной ситуации: выступающие делают вид, будто им есть что сказать, а на самом деле сказать нечего.
Вспомните слово «синергия». На презентациях для инвесторов многие СЕО пытаются оправдать слияние или поглощение тем, что объединение двух компаний приведет к «синергии». Стоит инвесторам услышать любое производное от этого слова, они тут же продают акции. Почему? Потому что, если у СЕО есть разумные доводы в пользу слияния, например снижение затрат или приобретение патентов, он об этом сообщит. Слово «синергия» показывает, что у директора нет веских причин соглашаться на эту сделку, но как-то оправдать ее нужно.
Еще одно бессодержательное словосочетание, которого я стараюсь избегать, – «мыслить нешаблонно». Это, по сути, призыв разработать новый творческий подход к проблеме. Звучит разумно. Но на деле эта фраза уже давно стала клише. В наши дни это просто призыв использовать нестандартные методы решения проблемы. По опыту могу сказать, что если руководитель настаивает на «нешаблонном мышлении», то он сам, скорее всего, пользуется только шаблонами.
Старайтесь не использовать непонятные аббревиатуры. Есть общепринятые сокращения, например ASAP (as soon as possible – как можно скорее) и NYSE (New York Stock Exchange – Нью-Йоркская фондовая биржа), которые всем понятны. И в каждой организации есть собственные сокращенные названия отделов и процедур. Можно использовать аббревиатуры, которые у всех на слуху. Но если их слишком много, новички не смогут принять эффективное участие в обсуждении.
Недавно я был на совещании в Вашингтоне, где несколько человек употребляли аббревиатуру EGTRRA. Потом я узнал, что она расшифровывается как «Законодательный акт об экономическом росте и налоговых вычетах 2001 года», который в народе известен как «Налоговые послабления Буша». Затем я принял участие в совещании, на котором часто использовалось сокращение OEM (изготовители комплексного оборудования из готовых комплектующих) для ICD (имплантируемых кардиовертер-дефибрилляторов). Поскольку я редко сталкиваюсь с этими явлениями, мне было крайне сложно следить за обсуждением. Чтобы помочь новичкам освоиться, нужно составить список сокращений для своей сферы и раздать его участникам.
Заручитесь поддержкой участников
Каждое совещание должно заканчиваться логично: нужно договориться о том, кто, что и в какие сроки выполняет. Обязанности должны быть зафиксированы в виде списка, который нужно передать всем участникам. Но этот прием будет эффективен только в том случае, если обязанности распределили между собой сами участники (а не руководство).
В конце совещания я всегда спрашиваю: «Что нужно сделать, кто этим займется и когда ждать результатов?» Очень важно, чтобы участники пришли к соглашению по этим вопросам и самостоятельно определили сроки. Обычно я рекомендую учитывать возможные непредвиденные задержки или проблемы.
Разрешая участникам создавать собственный план и устанавливать сроки, я помогаю им стать хозяевами ситуации. Этот принцип назван «Эффектом IKEA» и показателен для изготовителей мебели, которую сложно собрать самостоятельно. Суть эффекта IKEA в том, что если клиент сам соберет шкаф или стеллаж, то будет ценить его больше, чем если бы его собрали представители магазина. Установив собственные сроки, сотрудники будут стремиться их выдержать. Мне всегда казалось, что участники совещания ставят себе намного более жесткие рамки, чем определил бы я.
Полезные советы
1. Несколько раз подумайте: нужно ли проводить совещание? Возможно, достаточно будет сообщить информацию по электронной почте или телефону.
2. Вежливо откажитесь от участия в совещании, если оно не приблизит вас к достижению целей или, скорее всего, будет непродуктивным.
3. Постарайтесь избегать неэффективных совещаний, проводимых руководством. Дипломатично намекните топ-менеджеру на свою загруженность.
4. Старайтесь не затягивать совещание – запланируйте уложиться максимум в полтора часа.
5. За день до совещания распространите сопутствующие материалы, чтобы участники имели возможность с ними ознакомиться.
6. Ограничьте вступительную речь 15–20 минутами. Не утомляйте аудиторию сложными слайдами в PowerPoint.
7. После вводной части инициируйте обсуждение основных вопросов. Сделайте все для того, чтобы участники не боялись опровергать мнение руководства.
8. Сведите к минимуму употребление профессиональной лексики – и не произносите, пожалуйста, слово «синергия»!
9. Составьте список часто используемых сокращений, чтобы новички могли участвовать в обсуждении.
10. В конце совещания попросите участников принять общее решение, распределить функции и установить сроки для каждой отдельной задачи.
