ГЛАВА 4

Второй уровень: организация электронного документооборота

«Я могу сохранить это на всякий случай, вдруг когда-нибудь понадобится». Все больше людей принимают решение «сохранить». И здесь речь идет не о том, что вы стоите у мусорной корзины с письмом в руке, кипой старых журналов или подборкой статей, вырезанных из разных источников. Этот беспорядок вы не видите, по крайней мере прямо сейчас.

Это огромное количество легкодоступной электронной информации, которую мы получаем, например, из интернета в течение дня. Это загружаемые онлайн-медиа с iTunes и других источников (например, фильмы и подкасты). Это мгновенная передача информации онлайн — электронная почта, электронные рассылки, RSS-потоки и сервис обмена короткими сообщениями Twitter. Это информационные посты и сообщения на форумах, блоги, страницы в социальных и профессиональных сетях, таких как Facebook и LinkedIn. Обилие технических устройств — смартфонов, iPod, планшетов, нетбуков, ноутбуков и настольных компьютеров — в геометрической прогрессии увеличивает поток информации, с которой нам приходится иметь дело.

Информационная лавина накрыла нас в тот момент, когда «облачные» серверы и жесткие диски емкостью до 1 терабайта начали предлагать практически безграничные возможности для хранения информации при очень скромных финансовых затратах. В итоге люди часто принимают решение сохранить электронную информацию, а не удалять ее. Точнее, даже не задумываются над этим. Они делают это по умолчанию.

Беспорядок в хранении электронной информации является следствием затруднений в принятии решений и может быть источником серьезного стресса. Свою лепту в создание этого беспорядка вносит вопрос, где хранить электронную информацию, чтобы при необходимости ее можно было легко найти. К организации электронного документооборота относится не только выбор того объема информации, который вы хотите сохранить, но и возможность быстро и легко найти то, что вам нужно, когда потребуется.

Беспорядок, неважно какую форму он принимает — физическую или электронную, как правило, обусловлен неспособностью принять решение по поводу того, надо ли что-то выбросить, предпринять какие-то действия или сохранить. Если вы по мере поступления не принимаете осознанных решений о необходимости сохранить что-либо, вы своими руками начинаете создавать хаос. Беспорядок в хранении электронной информации становится не меньшей проб­лемой, чем беспорядок физический. Даже если эта проблема не очевидна, вы вряд ли достигнете оптимального уровня эффективности, пока не приобретете навыки управления вашей электронной почтой и системами хранения электронной информации.

Уверенная работа с системами электронного документообо­рота — следующий шаг (второй уровень) в Пирамиде эффективности. Если вы не овладеете этими навыками, ваши шансы достичь успеха на уровне тайм-менеджмента (третий уровень) не слишком высоки. Вы не сможете эффективно управлять своим временем, пока не справитесь с организацией электронных документов.

1. Превысили объем вашей электронной почты, выделенный компанией или онлайновым сервисом, например ограничение в 7 ГБ в почтовом сервисе Gmail от компании Google.
2. Чувствуете беспокойство, когда что-то нужно удалить.
3. Забываете, где вы что-то сохранили.
4. Тратите много времени на поиск файлов, потому что не знаете, где вы их сохранили или как назвали.
5. Имеете множество ярлыков на мониторе компьютера, но без какой-либо системы.
6. Храните тысячи цифровых фотографий, даже старых, не име­ющих к вам отношения или плохого качества, без определенной системы (кроме как по дате).
7. Храните старые и непрочитанные электронные сообщения в папке «Входящие».

Одна из моих давних клиенток, Клэр, вернулась на работу в технологическую компанию после двухмесячного перерыва из-за рождения ребенка. Она прекрасно разбирается в цифровых инструментах, даже преподает это на курсах для всех желающих. Клэр обратилась ко мне за помощью, потому что переживала по поводу нескольких приближающихся дедлайнов по крупным проектам. Она хотела убедиться, что все делает верно и держит все под контролем, чтобы успеть к этим срокам.

Во время нашей первой встречи я задавала ей множество вопросов, чтобы оценить ее сильные и слабые стороны, а также определить, с какого уровня Пирамиды эффективности нам следует начать. Ее рабочее место располагалось в небольшом кабинете, где также работали другие сотрудники, оно было в полном порядке: все организованно, чисто и аккуратно. Когда наша встреча началась, вместо того чтобы взять блокнот и ручку, она открыла OneNote на своем ноутбуке и фиксировала наш разговор, печатая заметки. Клэр рассказала мне, как организует свой день, рабочие встречи и выполнение деловых задач. Она призналась, что не слишком следит за деталями и полагается на своего делового партнера, который отслеживает, что им необходимо сделать. «Я исполнитель, — подытожила она. — Я приношу результат».

Затем мы перешли к цифровой организации и проанализировали, как она управляет своими электронными файлами. Клэр призналась, что складывает все файлы на рабочем столе компьютера, а когда их становится слишком много, просто перемещает все в папку, которую называет по текущей дате. Вот и все. Никаких намеков на то, что в этой папке. И нет никакой другой системы — все ее файлы попадают в одну папку. Личные фотографии вместе с деловыми документами, важная информация вместе с черновиками.

Она объяснила: «Когда я загружаю фотографии с камеры, то выкладываю их на рабочий стол, потому что они должны быть у меня перед глазами, чтобы я не забыла создать фотоальбом. А затем все мои фотографии перемешиваются с другими документами, и начинается настоящая неразбериха. Заканчивается тем, что я не могу найти документы, необходимые мне по работе. Тогда я все сбрасываю в одну папку и просто называю ее текущим числом. Потом все повторяется».

Я поделилась с Клэр своим наблюдением: «Получается, ты в электронной форме делаешь то, что другие делают с бумагой: ты со­здаешь электронные кипы бумаг». Она полностью поддержала мое замечание: «Да, именно! Когда друзья приносили мне кучу разных журналов, которые потом везде валялись, я складывала их в пакеты, набивала ими чулан и никогда больше их не разбирала. Здесь то же самое».

Я объяснила Клэр: «Нет ничего плохого в том, что ты выкладываешь файлы на рабочий стол, чтобы потом их систематизировать, но ты не доводишь дело до конца. Именно поэтому у тебя накапливается слишком много информации и ты сбрасываешь все свои фотографии в папку и забываешь о них». Я предложила ей: «Может быть, тебе просто стоит назначить определенное время раз в неделю, которое ты посвятишь работе над фотоальбомом? Например, в пятницу вечером, если это занятие помогает тебе расслабиться. У тебя есть намерение навести порядок, но нет обязательств. Назначив конкретное время, ты перейдешь от намерения к обязательствам».

Если вы технически подкованы, это не значит, что вы автоматически правильно организуете работу со своими электронными документами. Те же принципы, которые применяются для организации рабочего пространства: хранить одинаковые предметы вместе, решать, что необходимо сохранить, и иметь действующие системы для эффективной работы, — могут быть использованы и для организации электронного документооборота.

У одних людей есть великолепная действующая система работы с электронной почтой, но это не распространяется на их файлы и фотографии. Другие слабо справляются с электронной поч­той, но у них хорошо организована система хранения документов. Не всегда процесс работы с электронной документацией сбалансирован. Рассмотрим основные тенденции в отдельных областях, которые могут способствовать повышению эффективности и функциональности вашей системы работы с электронной информацией в целом.

1. Как структурировать свои папки.
2. Как называть свои файлы.

Точно так же как при организации физических папок, вам нужно решить, по какому принципу вы будете систематизировать электронные папки и подпапки. Возможные варианты тоже похожи:

• папки по клиентам, которые ваш компьютер будет автоматически сортировать в алфавитном порядке, если вы начнете с фамилии клиента;
• файлы по проектам с сортировкой по номерам проектов (для тех компаний, которые отслеживают информацию по проектам) и/или по номерам в хронологическом порядке;
• папки с сортировкой по дате, поскольку многие компании отслеживают информацию по дате;
• файлы с финансовой и другой документацией по операционной деятельности (например, кадры или налоги).

Первое, о чем нужно задуматься при создании структуры, — это как вы будете искать необходимую информацию. Если ваша система хранения бумажных документов (например, шкафы или просто несколько папок на столе) удобна для вас, тогда вы с полной уверенностью можете скопировать ее при создании электронной структуры. Это поможет вам и в вашем электронном рабочем пространстве навести порядок и поддерживать его. Организация хранения электронных папок с использованием тех же имен или категорий, которые удобны для вас при хранении бумажных документов, поможет быстро находить необходимые документы в электронном виде. Как и при хранении бумажных документов, внутри отдельной категории может быть ряд подпапок, детализирующих ее, для более четкой организации системы. Можно создать папки для общих категорий с подпапками по дате, проекту или типу файлов в этой категории.

В отличие от бумажной документации, у каждого файла внутри электронной папки должно быть имя, которое впоследствии облегчит вам поиск нужной информации. Не стоит выбирать длинные, замысловатые названия. Вы должны быть уверены, что, когда вам понадобится найти этот файл, вы точно будете знать, в какой папке и подпапке его искать и как он называется. При хранении твердых копий, беря в руки лист бумаги, вы получаете визуальное представление об информации на этом листе. Любое письмо, как правило, содержит дату, название компании, приветствие. В бумагах имеется информация, которая немедленно направляет ваше внимание и позволяет решить, нужен ли вам этот документ. Существует много разных способов хранения электронной информации, призванных помочь вам в последующем поиске, в том числе:

• ключевое слово, название, проект или другие характеристики;
• автор файла (имя или инициалы);
• редактор или коллега (имя или инициалы);
• дата;
• номер версии.

Если вы часто пользуетесь функцией поиска, чтобы добраться до нужных файлов, это означает, что ваша система организации папок и файлов и их названия требуют доработки. Время, потраченное на создание удобной системы хранения электронной информации и правильного наименования файлов, потрачено не зря. Чем быстрее вы сможете находить важную информацию, тем выше будет ваша продуктивность.

В 2008 году компания AOL провела исследование, как люди работают с электронной почтой. Его результаты показали, что они проверяют свою электронную почту на свиданиях, на религиозных службах и где угодно еще:

• в постели в пижаме (67%);
• в ванной комнате (58%);
• за рулем (50%);
• в баре или клубе (39%);
• на деловых встречах (38%).

И это в 2008 году — еще до расцвета эры смартфонов. Представьте, какими были бы результаты этого исследования сегодня! Результаты опроса, организованного Тони Шварцем и компанией The Energy Project совместно с изданием Huffington Post, свидетельствовали о том, что 60% респондентов проводили менее двух часов в сутки (не считая времени сна) полностью отключенными от электронной почты.

В отчете Information Overload («Информационная перегрузка»), подготовленном в 2009 году компанией Basex для корпорации Intel, говорится, что избыток информации, который приводит к неспособности сосредоточиться на деловых задачах и сохранить концентрацию внимания, представляет собой огромную проблему XXI века и обходится экономике США в 900 млрд долларов в год. Уже более десятка лет корпорация Intel проводит исследования по этой теме и разрабатывает программы, направленные на то, чтобы справиться с информационной перегрузкой. Исследования свидетельствуют, что в результате такой перегрузки в среднем у каждого информационного работника еженедельно накапливается до восьми часов потерянной продуктивности. В масштабах Intel это равнозначно потере 1 млрд долларов в год. Компания привела еще несколько ошеломляющих фактов:

• среднестатистический сотрудник Intel получал от 50 до 100 электронных сообщений ежедневно;
• в среднем сотрудники тратили 20 часов в неделю на работу с электронной почтой;
• 30% электронных сообщений были ненужными;
• топ-менеджеры получали до 300 сообщений в день;
• корпорация Intel в среднем получала 3 млн сообщений в день.

Все эти результаты наглядно демонстрируют, насколько важно иметь эффективную систему работы с электронной почтой. Без этого вы вскоре столкнетесь с падением эффективности, усилением стресса и необходимостью тратить на работу больше времени.

Тем не менее предполагается, что каждый из нас умеет работать с электронной почтой по умолчанию. Мы никогда не услышим: «Посмотрите, это инструкция, как разбирать электронные письма». Считается, что мы это умеем. Ошибка большинства людей заключается в том, что они недооценивают важность создания системы работы с электронными сообщениями. Как мы узнали из , важно иметь систему, позволяющую легче и быстрее обрабатывать информацию. Несколько простых шагов помогут сделать ваш подход к работе с электронной почтой системным, что в конце концов положительно скажется на повышении эффективности. Один из способов — представить себе работу с электронной почтой в виде последовательности шагов.

1 — Доступ к электронной почте

2 — Партия писем

3 — Проверка входящей корреспонденции

4 — Удаление

5 — Исполнение

6 — Хранение

1. Первым делом с утра. Большинство людей начинают свой рабочий день с проверки электронной почты, чтобы убедиться, что не пропустили что-то срочное.
2. Перед обеденным перерывом. Время обеда — вполне естественная пауза в вашей деловой активности; чтобы сделать это время более продуктивным, можно проверить электронную почту.
3. Середина второй половины дня. Это еще одна естественная пауза, когда вам нужно сделать перерыв или вы собираетесь уходить на деловую встречу.
4. Конец рабочего дня. Если вы максимально освободите папку входящей корреспонденции, прежде чем покинете рабочее место, то на следующее утро сразу перейдете к просмотру новых сообщений. Если вы уверены, что в последнюю минуту не возникло никаких срочных дел, которые вы оставили без внимания, это гарантирует более спокойный вечер вам и вашим коллегам.

Для большинства людей оптимальный вариант, меньше всего мешающий их рабочему процессу, — проверять почту четыре раза в день и выделять не более 15 минут на каждую «сессию» работы с электронной почтой.

Следует упомянуть и об альтернативном мнении, что не стоит проверять электронную почту первым делом с утра. И вот по какой причине: все мы прекрасно знаем, сколько времени может на это уйти, и если, начиная рабочий день, вы сначала проверяете электронную почту, то оказываетесь втянутыми в работу над приоритетными задачами других людей, а не своими собственными. Тем не менее, по моим наблюдениям, если человек не проверил почту в начале рабочего дня, уровень его беспокойства растет: как правило, всем хочется быть в курсе поступающих запросов. Если при работе с электронной почтой вы будете использовать метод, который я сейчас описываю, то сможете проверять свою электронную почту первым делом с утра, чтобы обрести спокойствие и уверенность, и при этом входящая корреспонденция не будет отвлекать вас и создавать ощущение перегруженности.

Не все электронные письма требуют ответа: это, например, те письма, где вы указаны в копии, или же тема сообщения подразумевает, что вы просто должны ознакомиться с данной информацией. У одного из моих клиентов, Фила, есть привычка отвечать абсолютно на все письма. Я начала замечать, что каждый раз, когда оправляю ему сообщение, иногда просто с информацией для его сведения, всегда получаю от него ответ. В одном из своих электронных писем ему я подтверждала нашу деловую встречу: «Замечательно, меня это тоже устраивает. Большое спасибо! До встречи!» На что он мне ответил: «Хорошо, меня это тоже устраивает». Он чувствовал необходимость всегда отвечать на любые письма, даже если само письмо этого не требовало. Вы когда-нибудь получали письма, в которых вас благодарили за то, что вы прислали отправителю благодарственное письмо? Я часто получаю электронные сообщения ночью, часа в два или три, а затем вновь в шесть утра. Потребность постоянно и немедленно отвечать на электронные письма — очевидный симптом, что ваша электронная почта контролирует ваше время и внимание и у вас нет системы управления электронной корреспонденцией.

Для некоторых может быть весьма затруднительным избавиться от привычки немедленно отвечать на все письма и проверять электронную почту только четыре раза в день. Тем не менее, если вы возьмете под контроль процесс обработки электронной корреспонденции и написания ответов на сообщения вместо рефлекторного реагирования, это станет важным сдвигом, который обеспечит вам более продуктивный рабочий день. Вам стоит обратить внимание на внедрение этой системы управления электронной корреспонденцией.

Вы сэкономите несколько рабочих часов в неделю, если начнете проверять электронную почту строго в отведенное для этого время.

Если вы понимаете, что вам нужна дополнительная информация, привлечение других людей или время на размышление, то ответить на такое письмо сразу не получится. Вам нужно будет предпринять какие-то действия позже: возможно, решить, действительно ли вы на это письмо должны отвечать и что-то делать. Если нет, то можете сразу направить письмо нужному человеку. Прежде чем вы делегируете задачу, некоторое время может уйти на определение того, кто же должен быть ответственным лицом. Если письмо требует от вас действий, сохраните только значимую часть информации, а само письмо удалите. Освобождайте вашу папку входящей корреспонденции от подобных сообщений, а нужную информацию храните, например, в системе для отслеживания работы по вашим проектам, в календаре или системе планирования, чтобы быть уверенным, что вы это выполните. Именно это и есть исполнение — уверенность в том, что все, что нужно сделать, будет сделано.

Нет единственно верного способа хранения электронных сообщений. Вы должны придумать систему, эффективную лично для вас. Один из вариантов — система подпапок в вашей папке входящей корреспонденции. Сортировать подпапки можно по темам, категориям, клиентам или проектам в зависимости от того, какого рода сообщения вы обычно получаете. Многие создают отдельную папку под названием «Обработанные письма», куда складывают все проверенные сообщения и сообщения, требующие дальнейших действий.

Другие предпочитают извлекать письма из почтовой системы, конвертировать, например, в формат PDF и хранить на жестком диске. Кто-то ставит под вопрос необходимость любых дополнительных папок в почтовой системе: в конце концов, функция поиска на компьютере становится все более сложной. Тем не менее поиск нужного документа занимает больше времени, если вы не знаете, где именно он хранится. Кроме того, сложнее удалять файлы, ставшие ненужными (например, завершенный проект), если все они хранятся бессистемно.

Еще одно преимущество подпапок — возможность установить фильтры, автоматически сортирующие письма из папки входящей корреспонденции по отдельным подпапкам. Например, если вы еженедельно получаете от какой-то компании отчеты, которые вам нужно принять к сведению и к которым впоследствии вы обращаетесь время от времени, то можно автоматически направлять все эти сообщения в подпапку по проекту. Вам даже не придется ничего делать с этими письмами, но вы будете точно знать, где их можно найти, когда они понадобятся. Можете отправлять все эти отвлекающие рассылки прямиком в подпапку под названием «Рассылки», чтобы просматривать их, когда на это есть время. Если ваши сотрудники еженедельно присылают вам отчеты, которые вы должны проверять, направьте их все в одну папку, где они будут находиться до тех пор, пока вы не выделите на них время.

Вы можете автоматически удалять или отправлять в папку «Нежелательная почта» те сообщения, отказаться от получения которых невозможно, сложно или некорректно. Использование фильтров существенно сокращает число электронных сообщений, с которыми вам приходится иметь дело во время каждой «сессии». Стоит потратить время, чтобы узнать, как работают фильтры в вашей почтовой системе.

Какую бы систему хранения электронной корреспонденции вы ни выбрали, помните, что единственное место, где вы не должны ее хранить, — это ваша папка «Входящие». Помните и о том, что работа с электронной почтой не должна занимать у вас 24 часа в сутки семь дней в неделю. Поддержание порядка в электронном ящике в заранее определенное время сэкономит вам несколько часов в неделю, снизит уровень стресса, который вы испытываете, опасаясь упустить что-то из виду, а также повысит эффективность при работе с тем, что действительно важно. Это простые принципы, которые легко запомнить.

У всех должна быть система резервного копирования данных. Документы, которые компании специально сканируют и сохраняют в электронном формате (например, подписанные договоры или нотариально заверенные документы), должны храниться на отдельных жестких дисках. Большинство компаний обеспечивают централизованную систему резервного копирования электронных документов и почты сотрудников. Для малого бизнеса существуют различные решения. Онлайновые сервисы резервного копирования, которые предлагают Mozy, Carbonite и многие другие компании, даже дают возможность бесплатного хранения небольших объемов данных. Вы можете сравнить сервисы резервного копирования на сайтах, где приводятся обзоры технических решений (например, на сайте CNET), и выбрать тот вариант, который оптимально отвечает вашим потребностям. Даже если у вас есть отдельный жесткий диск для хранения резервных копий, может случиться так, что ваш компьютер и резервный жесткий диск выйдут из строя одновременно. Это крайне маловероятно, но исключить такую редкую возможность полностью все же нельзя.

Онлайновые системы резервного копирования обладают еще одним преимуществом: они дают возможность доступа к вашей информации в любом месте в любое время. В случае пожара, наводнения или другого бедствия у вас сохраняется доступ ко всем деловым документам, и вы по-прежнему сможете вести бизнес, несмотря на изменение физических условий. Как и многие другие планы действий в чрезвычайных ситуациях, такие уроки зачастую мы получаем в очень сложных жизненных обстоятельствах. Задумайтесь над этим заранее и решите, как лучше всего защитить вашу электронную информацию.

В онлайновых музыкальных библиотеках, таких как Spotify, Pandora и iTunes, вам доступны десятки тысяч музыкальных композиций, но вы не видите, как организована система их хранения. С точки зрения невидимой глазу технической структуры, эти сайты представляют собой директорию с именами исполнителей, названиями композиций и целых альбомов. Когда вы хотите услышать определенную песню, то ведете поиск по исполнителю или по названию песни. В этих библиотеках сохраняются созданные вами плей-листы любимых композиций, к которым у вас есть доступ в любое время. Большинство таких сайтов, основываясь на ваших музыкальных предпочтениях, даже предлагают песни, которые могут вам понравиться, или же автоматически создают плей-листы из песен, которые вы слушаете чаще всего или слушали недавно. Вы также можете вести поиск по музыкальным стилям (жанрам) или сделать запрос на проигрывание песен, похожих на те, что вы слушаете. Функционал этих музыкальных сайтов довольно сложен, и он предполагает выполнение некоторой работы за пользователя. Система автоматически предлагает вам то, что вы хотите получить; в противном случае у вас ушло бы много времени на то, чтобы самостоятельно разобраться, как это все работает, и получить желаемый результат.

В будущем онлайновые информационные системы станут еще более совершенными и снимут с плеч пользователя еще более значительный объем организационного бремени. Эту тенденцию вы уже можете наблюдать на примере рекомендаций поисковой системы Google, где программные алгоритмы выполняют большую часть систематизации и решают вопрос, как предложить информацию пользователю. Благодаря техническим системам сервиса iPhoto происходит мгновенное распознавание лиц и местоположения, так что вы можете найти все фотографии вашего отпуска в том или ином месте или все фотографии, на которых изображен определенный человек.

Представьте, насколько упростилась бы наша жизнь, если бы рабочий стол компьютера выглядел как домашняя страница Google с поисковым окном, где вы печатаете несколько слов, а система выдает именно тот файл, который вы искали. Однако даже при наличии сложных инструментов, которые позволят управлять большими объемами данных, все же необходимо научиться системному подходу, чтобы всем этим воспользоваться. По-прежнему важно иметь действующую структуру и всю информацию под рукой, знать, где хранятся файлы и как найти то, что вам нужно и когда это нужно.

При наличии системы хранения бумажных документов и электронной системы управления онлайновой активностью вы обладаете теми инструментами, которые необходимы для эффективного тайм-менеджмента.