ГЛАВА 3

Первый уровень: организация физического пространства

Меня часто спрашивают, всегда ли я была такой организованной, когда узнают, что я сертифицированный профессиональный организатор (Certified Professional Organizer®). Откровенно говоря, нет, не всегда. И это хорошо знает моя мама. Когда-то наведение порядка в шкафу представляло для меня настоящую проблему. Для меня, как и для любого четырнадцатилетнего подростка, важной частью жизни были друзья, и обычно по пятницам мы ходили в кино. И вот однажды мама всю неделю напоминала мне о том, что, преж­де чем пойду в кино, я должна навести порядок у себя в шкафу: развесить вещи на вешалки, разложить по полкам — словом, чтобы все было аккуратно. Я оттягивала этот момент до последнего, просто не могла себя заставить взяться за такой беспорядок.

В пятницу вечером мой шкаф все еще пребывал в том плачевном виде, что и всегда. Наказание последовало незамедлительно: никакого кино. Вместо приятного вечера в компании друзей за просмотром интересного фильма я сидела в своей комнате и разбирала нагромождение вещей в шкафу. В какой-то момент, когда я запихивала стопку свитеров в нижний ящик шкафа, меня осенило. Я никак не могла заставить себя убирать свои вещи по одной простой причине: этот шкаф в качестве системы хранения был для меня очень не­удобен. Я терпеть не могла убирать все по ящикам, потому что потом не видела, какие вещи у меня есть. К тому же дополнительное усилие — открывание и закрывание ящиков — казалось мне потерей времени. По складу характера я визуал, поэтому для меня важна возможность видеть вещи.

Закончив уборку, я сказала маме: «Чтобы в моем шкафу всегда был порядок, мне нужны полки вместо ящиков». Она согласилась, и мы начали рисовать эскизы возможных вариантов шкафа с полками, который подошел бы мне. Немного работы для плотника — и шкаф моей мечты готов. Я была неимоверно рада! С того дня в моем шкафу всегда царит образцовый порядок. Я извлекла важный урок из этой истории: часто люди пытаются справиться с беспорядком с помощью методов, которые им не подходят. Они стараются подчинить все определенной системе, которая при этом не соответствует их образу действий и манере поведения. В итоге задача наведения и поддержания порядка кажется практически невыполнимой. Есть книги, полностью посвященные методам систематизации и каталогам. Однако цель этой главы не в том, чтобы рассматривать все существующие системы. Две основные задачи этой главы — помочь вам:

• разобраться с основными проблемами при наведении порядка, чтобы вы как можно быстрее и легче научились контролировать свое рабочее пространство;
• оценить и определить, какие системы оптимальны для вас, даже если при этом придется отказаться от стандартных шкафов.

Даже если вам удается содержать рабочее пространство в порядке, вы можете узнать о новых методах, которые помогут вам сэкономить затрачиваемое на это время.

Помимо повышения эффективности работы есть и другие при­чины, почему поддержание физического порядка имеет большое значение. Согласно опросу CareerBuilder, проводившемуся в 2011 году, 28% работодателей заявили, что они менее склонны повышать в должности сотрудников, на рабочем месте которых царит беспорядок. Каждые два работодателя из пяти отметили, что беспорядок на рабочем месте отрицательно влияет на их мнение о сотруднике.

Порядок на рабочем месте не только способствует повышению эффективности труда, но и формирует благоприятное мнение о вас у окружающих. Когда речь заходит о внешнем виде сотрудника, о том, в чем он приходит на работу, собеседование, деловую встречу, большинство людей успешно справляются с этим. Они выбирают тот стиль одежды, который соответствует случаю, чтобы произвести хорошее впечатление. Чистый и аккуратный офис создает тот же позитивный эффект, тогда как от беспорядка в помещении впечатление складывается довольно неприятное.

Вспомните, с каким объемом бумаг вы имеете дело ежедневно, включая все, что получаете по почте, школьные тетрадки и блокноты ваших детей и другие бумаги личного характера дома. На работе вам постоянно оставляют записки, уведомления, факсы и другие документы. На нас обрушивается непрерывный бумажный поток. Большинство из нас все эти бумаги обычно складывают в стопки, которые растут быстрее, чем мы успеваем замечать. Я разработала систему, которая может стать оптимальным ответом на вопрос: что делать, когда вы чувствуете, что ваш офис тонет в пучине хаоса?

1. Избавьтесь от ненужных бумаг, чтобы снизить потребность в рабочем пространстве.
2. Храните нужные бумаги так, чтобы можно было легко найти то, что требуется.
3. Создайте систему работы с входящими бумагами.

Требуется определенное время, чтобы выработать систему и следовать ей, но времени постоянно не хватает, и часто мы откладываем этот вопрос на потом. Однако время, которое вы тратите на организацию процесса, — это, по сути, ваша «инвестиция». Вы вклады­ваете свое время в процесс организации, потому что в итоге это сэкономит ваше время в будущем. Чтобы повысить свою продуктивность и более эффективно распоряжаться своим временем, начать нужно с первого уровня: организации физического пространства. Стоит начать с создания такой системы работы с документацией, которая подходит именно вам. Гораздо легче не допустить беспорядка, используя эту систему с самого начала, чем позволить бумагам копиться в стопках и пытаться разобраться с ними потом.

Существует простой способ справиться со всеми бумагами, которые ежедневно к вам поступают. Эта система управления доку­ментацией строится на умении принимать решения. Как говорит эксперт по вопросам организации Барбара Хэмфилл, беспорядок — это ваши отложенные решения. Каждый раз, когда вы не можете решить, что делать с бумагой, находящейся у вас в руках, она становится еще одной каплей в общем беспорядке. Ваши отложенные решения обретают физическую форму постоянно растущих стопок документов. Каждый попадающий к вам документ следует отнести к одной из трех категорий:

• его можно выкинуть;
• он требует каких-то действий (оплатить счет, ответить на письмо, заполнить форму);
• его необходимо сохранить либо по официальным причинам, либо из тех соображений, что он может понадобиться вам в будущем.

Исходя из этого систематизировать абсолютно все бумаги можно, следуя принципу «трех действий»: выбросить, выполнить, сохранить. Руководствуясь этим принципом, вы сможете быстро принимать решения в отношении любой бумаги, отнеся ее к одной из трех категорий. Применить этот метод на практике, чтобы избавиться от беспорядка, вы можете следующим образом. Представим, что ваш рабочий стол завален бумагами. Первое, что вам нужно сделать, — собрать все бумаги и распределить их по трем категориям, физически разделив на три стопки.

1. Выбросить. Здесь все документы, которые вам больше не нужны или информация из которых где-то дублируется. Все бумаги, попавшие в эту стопку, нужно уничтожить.
2. Выполнить. Во вторую стопку попадут бумаги, которые требуют от вас выполнения каких-то действий. Если вам нужно назначить встречу, ответить на приглашение, оплатить счет, сложите все эти бумаги вместе в эту стопку.
3. Сохранить. Отложите в третью стопку все документы, которые вам нужно сохранить, но которые не требуют от вас при этом каких-то действий: сюда попадут выписка с вашего банковского счета, результаты медицинского обследования, справка об уплате налогов или другие подобные бумаги, которые могут понадобиться вам в будущем.

Ошибка большинства людей, которые впервые берутся за систематизацию своих документов, заключается в следующем. Вместо того чтобы начать с этих трех простых стопок, они немедленно пытаются разложить все по разным подкатегориям, например: финан­совая документация, медицинская, проекты и так далее. Такой подход требует гораздо больше времени и сил.

Принцип «трех действий» помогает сформировать общую картину. Это способ систематизации высшего уровня. Когда вы изначально распределяете все документы в три категории, ваша истинная цель — избавиться от максимального количества бумаг. Сегодня легко найти необходимую информацию онлайн. Если вы имеете дело с каким-то руководством пользователя или чем-то, к чему есть доступ в интернете, вы вполне можете принять решение выбросить бумажную копию. Если вы знаете, что эта информация дублируется в других источниках, избавляйтесь от бумаг. Если у вас есть просроченные купоны или старые квитанции, которые вам никогда больше не понадобятся, выбрасывайте их прямо сейчас. Вам не придется еще раз возвращаться к этому вопросу и принимать это решение потом. После того как вы распределили все ваши бумаги по этим трем категориям, можете приступить к систематизации документов внутри категорий.

Мы живем в эпоху, когда требования конфиденциальности и угроза утечки персональных данных таковы, что, прежде чем отправить в мусорную корзину, все важные документы следует пропустить через шредер. Менее важные бумаги можно выбрасывать сразу в корзину. Рекомендую иметь разные корзины для бытового мусора и для бумаг. После того как вы немного расчистили свое офисное пространство, выбросив все, что вам не нужно, можете приступить к работе со второй стопкой документов.

• подвесные папки;
• наклейки (ярлыки);
• папки-скоросшиватели.

Теперь самое время систематизировать все те документы, которые необходимо сохранить. Вы можете распределить их по подкатегориям, таким как финансовая документация, медицинская и так далее. Какой подход к систематизации информации будет оптимальным для вас? Вот некоторые из основных принципов, которые обычно используются отдельно или комбинируются:

• в алфавитном порядке;
• по категориям;
• в хронологическом порядке;
• по номерам;
• по адресам.

Рассмотрим подробнее два наиболее часто применяющихся принципа систематизации: в алфавитном порядке и по кате­гориям.

• В алфавитном порядке. Если ваша система хранения документации организована в алфавитном порядке, то все связанные с ней задачи легко делегировать: любой человек справится с ведением такого каталога. Сделайте наклейки на подвесные папки от А до Я. Затем расположите папки в алфавитном порядке по фамилиям ваших партнеров, названиям компаний или по темам. Вы можете поместить папку клиента в подвесную папку на букву А, если фамилия вашего клиента Астин, и тогда она будет располагаться после папки «Авторемонт». Неважно, что получится мешанина из категорий, поскольку все организовано по алфавиту. Такая система удобна людям, которые запоминают информацию по названию или теме. Эту систему легко организовать, ею просто пользоваться, она удобна для делегирования, поэтому очень распространена.

• Однако если вы решили остановить свой выбор на этой системе, скорее всего, вам потребуются два шкафа: для личной и деловой информации. Я всегда рекомендую хранить личные и рабочие документы, особенно налоговые, отдельно. При проведении аудита Служба по внутреннему налогообложению США (IRS) потребует от вас разделить личные и деловые бумаги.

• По категориям. Этот вариант предполагает организацию системы подвесных папок на основании категорий. Например, создаются отдельные категории для клиентов, для презентаций, для бухгалтерских документов, для маркетинговых исследований —любые категории, подходящие для вашего бизнеса. Внутри категорий вы можете (но не обязательно) расположить информацию в алфавитном порядке. Это не принципиально, потому что обычно категории не бывают настолько объемными, чтобы возникла необходимость в подкатегориях. Тем не менее, если клиентов у вас много, имеет смысл систематизировать базу по категориям, а затем в алфавитном порядке внутри категорий. Когда вы ставите папки в шкаф, следует наклеить на эти папки такие ярлыки, по которым потом вы легко найдете нужную информацию. Многие часто мучаются с тем, какие выбрать ярлыки и как их подписать. Здесь нет «правильных» или «неправильных» вариантов, все зависит только от вас. Подумайте о том, как вы будете искать эту информацию, когда она вам понадобится. Называйте свои папки так, чтобы вам все было ясно и понятно.

Я начала с того, что научила ее систематизировать документы по принципу «трех действий». Объяснила, что для нее очень важно не усложнять процесс. Ей не нужен сложный каталог, учитывающий различные потребности бизнеса. Нужно просто справиться с системой хранения документов, которую она никак не могла взять под контроль. Взгляните на рис. 3.1 и 3.2: ситуация до и после. Почувствуйте разницу!

Потом, когда мы работали над документами категории «Сохранить», Эйприл призналась: у нее никогда не было системы хранения документов с использованием папок, потому что она не знала, как надо называть папки. Она даже искала в интернете правильные названия, словно ей требовалось разрешение от «полиции по папкам». Она боялась, что назовет их неправильно. Подумать только! Она не хранила документы в папках, потому что боялась неправильно их назвать!

«Эйприл, ты можешь называть их, как твоей душе угодно. Это же твои папки. Просто придумай запоминающиеся и ясные тебе названия, и вперед!» — посоветовала я ей. Она выглядела изумленной: «А так можно? Можно выбрать абсолютно любое название?»

Я помогла ей придумать названия для папок, и помню, как мы вместе смеялись, когда она предложила название папки для ее детей. «Я ведь могу так назвать эту папку, правда?» — спрашивала она. Я кивнула: «Да, конечно. Это твоя система, это твои шкафы. Ты можешь делать все, что пожелаешь».

Многие испытывают затруднения, как назвать папки, — это распространенная проблема. Но решить ее можете только вы, потому что каждый запоминает то, что имеет значение именно для него. Ошибка, которую допускают многие, состоит в том, что они называют одну из папок «Разное», вместо того чтобы дать конкретное название, описывающее ее содержание, даже если это звучит глупо. Через полгода они даже не могут вспомнить, что там находится. Часто эта папка становится «сборной солянкой». Это все равно что еще одна стопка бумаги, только в папке. Как бы глупо ни звучало название папки, оно должно ясно отображать ее содержание.

Конечно, я привела в пример крайний случай, но я встречала очень многих деловых людей, которые не могут сдвинуться с мертвой точки из-за своей нерешительности. Прежде чем мы продолжим изучать детали принципов систематизации и правильной организации рабочего места, на минуту остановимся и вспомним о Пирамиде эффективности. Сейчас мы находимся на первом ее уровне — организация физического пространства, а суть данной системы в том, что она действует так же, как иерархическая модель потребностей по Маслоу: очень сложно подняться на следующий уровень, если не освоен предыдущий. Взгляните еще раз на рис. 3.1 и представьте, что это рабочее пространство принадлежит человеку, успешно ведущему свой бизнес. Может ли, по вашему мнению, так выглядеть офис человека, который эффективно распоряжается своим временем и полностью подчиняет свои повседневные задачи определенной долгосрочной цели? Скорее всего, нет. Вряд ли это у него получится, если он постоянно тонет в кипах бумаги.

«Обработка» входящей корреспонденции — это просто распределение ее по трем категориям. Затем, если хотите, можете сразу систематизировать бумаги, которые нужно сохранить, или же отложить их в какую-нибудь папку, чтобы поставить в шкаф позднее.

Деловые люди создают для себя самые разные комбинации настольных систем хранения документов. У некоторых каждая коробка отведена под определенную категорию, все располагаются на рабочем столе и выглядят довольно аккуратно. Преимуществом коробок является то, что их можно легко переносить с места на место, так что они могут быть вам особенно полезны, если ваш бизнес связан с частыми разъездами.

Интересный вариант — декоративные коробки (рис. 3.5). Неко­торым людям очень нравится, как они выглядят, особенно если офис располагается дома. Вы можете проявить творческий подход и придумать, как расставить и подписать их. Если вам не нравятся стандартные папки для бумаг, подумайте об использовании вертикальных папок (рис. 3.6), которые можно поставить на полке прямо перед собой. Если ваш рабочий стол стоит у стены, можно специально для вертикальных папок повесить пару полок. Отведите одну такую папку на отдельную категорию, и вы уже можете складывать туда соответствующие документы, даже прямо в конвертах. И нет необходимости вынимать эти бумаги из конвертов, если вы не хотите этого делать.

Существует множество различных способов хранения документов и без использования подвесных или стандартных папок. Выберите оптимальный для себя вариант и помните о принципе «трех действий», который поможет вам справиться с потоком входящих документов.

Мы повесили полки на стену, разместили на них вертикальные папки и на каждую наклеили ярлык с адресом объекта его недвижимости. Когда приходили письма, он просто складывал конверты в соответствующие папки. Ему не нужно было убирать конверты, не нужно было вообще ничего делать. Это вполне его устраивало, поскольку отражало старую систему хранения, когда он перевязывал резинкой все конверты, относящиеся к одному объекту. Затем мы договорились об определенных правилах, которые должны были ему помочь. Когда папка заполнялась, Адам не должен был складывать новые конверты вокруг. Он мог либо убрать эту папку в архив, либо добавить новую, в зависимости от обстоятельств. И Адам, и его жена остались довольны. Это было эффективное решение.

Если какая-то система вам не подходит, необходимо проявить изобретательность и найти вариант, который окажется действенным именно для вас.

В идеале вам необходим хотя бы один небольшой ящик или коробка на вашем рабочем столе или в непосредственной близости от него, чтобы вы могли складывать туда всю текущую документацию. Когда вы сидите на рабочем месте и разбираете бумаги, важно, чтобы у вас была возможность систематизировать документы, не вставая с места и не подходя к шкафу. Если в рабочем столе нет встроенных ящиков, купите обыкновенную тумбочку на колесиках и поставьте рядом со столом. Она не обязательно должна быть дорогой, но должна быть функциональной. Неудобное расположение шкафа — главная причина, по которой люди не систематизируют свои документы по папкам. Стоит обеспечить более легкий доступ к системе хранения документации, как сразу вероятность ее активного использования повышается.

Вторая причина, по которой люди не хотят пользоваться системами хранения, заключается в том, что им предлагают уже готовые решения. В одной из юридических фирм произошла смена CFO. Вскоре после того, как новый CFO вступил в должность, в вопросах документооборота началась неразбериха, что, конечно же, мешало работе. Мы вместе с ним проанализировали ситуацию и пришли к выводу, что та система, которую он «унаследовал» от предшественника, просто была для него очень неудобной, так как он привык систематизировать папки в алфавитном порядке, а не с помощью цветовых обозначений для выделения категорий. Он предпочитал пользоваться папками-скоросшивателями, в то время как у предыдущего CFO была иная система. И теперь ему приходилось подстраиваться под нее.

Мы внесли необходимые изменения, чтобы нынешняя система стала похожа на привычную ему с сортировкой по алфавиту, которой он пользовался весьма эффективно. Мы выработали для него более удобный способ получать информацию, вместо того чтобы пытаться заставить его подстроиться под систему, которая, хоть и была технически правильной, но ему совершенно не подходила. Так что для начала взгляните на вашу действующую систему и подумайте, почему она не работает в вашем случае. Если все дело в не­удобном расположении или в том, что вы «унаследовали» неудобные лично вам методы, это легко исправить.

Одна из причин может крыться в переполненности шкафа. Люди интуитивно сопротивляются необходимости раскладывать документы по папкам, если требуется физическое усилие, чтобы затол­кать папки в шкаф, куда больше уже ничего не помещается. В этом случае выход может быть очень простым: нужно установить конкретное время для ревизии старых папок. Избавьтесь от папок, которые за сроком давности вам не нужны, и создайте архив для тех, что нужно сохранить. Переместите старые папки из действующей системы хранения в большие коробки. Снабдите их ярлыками и отведите для их хранения отдельное место. Если эта документация требуется вам крайне редко, можете хранить эти коробки в подвале, на чердаке или в каком-то внешнем хранилище. Архивирование освободит место в вашем шкафу или ящиках для текущих папок.

Если ни одно из предложенных решений вам не подходит или вас совсем не привлекает идея со шкафом или ящиками, возможно, стоит изучить альтернативные варианты. Многие люди, особенно творческие, хотят, чтобы система хранения документации была наглядной. Это их вдохновляет. Вам повезло. Существуют альтернативные варианты, которые могут оказаться полезными. Так что, если по типу характера вы визуал или вам просто нравятся красивые стильные предметы, можете купить декоративные коробки, органично вписывающиеся в интерьер вашего офиса. Снабдите такие коробки ярлыками, чтобы вы сразу могли понимать, что внутри. Затем придумайте правила для вашей системы. Например, когда коробка наполняется до отказа, вы должны перенести ее содержимое в архив или выбросить, за исключением документации, которую необходимо сохранить и иметь под рукой, например, если это касается налогов, финансовых документов и так далее. Вы просто сами создаете правила для своей новой системы хранения.

Он попытался оправдать себя тем, что он всегда может найти там любую информацию. Однако было очевидно: ситуация вышла из-под контроля, а он не предпринимал необходимых действий. Мы договорились, что раз в неделю он будет выделять время на то, чтобы разобраться с бумагами в этой комнате. Пару месяцев спустя я поинтересовалась, как его успехи. Оказалось, что с тех пор он ни разу туда даже не зашел. У него и без того куча дел, а эта комната для него все равно что черная дыра. С одной стороны, комната выполняла свою функцию, ведь, когда Джон складывал туда бумаги, это помогало ему держать под контролем ситуацию с текущей документацией в офисе. Другие задачи не были срочными, хотя и требовали определенного внимания, но Джон так и не мог найти время, чтобы ими заняться. Когда мы начали обсуждать, что представляют собой эти документы, то пришли к выводу, что их можно распределить по трем категориям:

1. Бумаги, на которые можно не обращать внимания. Не произойдет ничего страшного, если он их игнорирует.
2. Задачи, требующие внимания. Он мог включить их в свою текущую систему тайм-менеджмента, просто у него не дошли до этого руки.
3. Материалы для чтения. Те документы, которые он хотел прочитать ради самообразования.

Мы включили многие проекты, пылившиеся в служебном помещении, в его календарь и добавили документацию по этим проектам в текущую систему хранения документов. Когда, согласно календарю, он должен приступить к работе над проектом, все бумаги находятся у него под рукой. Те бумаги, которые он планировал прочитать, он начал брать с собой на случай, если выдастся свободная минута, например, когда он организовывал «день открытых дверей» и ждал прихода покупателей. Все остальные документы были разложены по папкам или уничтожены. У Джона по-прежнему есть это служебное помещение, но теперь он регулярно систематизирует все хранящиеся там проекты, потому что у него есть четкое понимание, как это делать.

• Картотека. Картотечная система хранения тех бумаг, которые требуют от вас каких-то действий в будущем, известна как метод «43 папок». Для одних эта система слишком сложна, другие предпочитают пользоваться только ею. Возьмите 31 папку (по максимальному количеству дней в месяце) и пронумеруйте их по порядку. Затем добавьте к ним еще 12 папок (по количеству месяцев в году) и сделайте для них соответствующие ярлыки: от «января» до «декабря». Если вам необходимо сделать что-то, скажем, через месяц (например, 1 января следующего года), вы помещаете соответствующую бумагу в папку «январь». Теперь вы уверены, что, когда вам понадобится эта информация, вы сможете там ее найти. Когда придет январь, вы разложите все накопившиеся бумаги по папкам от 1 до 31 и определите таким образом круг задач, которые вам нужно выполнить в конкретный день. Например, 1 января вы смотрите, какие бумаги у вас находятся в папке «1», и занимаетесь ими; 2 января переходите к папке «2» и так далее. Если по мере того, как вы занима­етесь этими делами, вы получаете бумаги, относящиеся к февралю, марту и апрелю, их пока складываете в нужные папки по месяцам. С наступлением февраля, если у вас остались незавершенные задачи с января, вы перераспределяете их для выполнения в феврале, марте или апреле или же решаете, что ими заниматься не надо. Как видите, система специфическая, и подходит она немногим.

• У одного из моих клиентов ведением подобной картотеки занимается его секретарь. В начале каждого месяца он просматривает накопившиеся бумаги и раскладывает их в соответствующие папки по дням месяца. Мой клиент не тратит времени на ведение самой картотеки, а только ежедневно пользуется папками по дням месяца для выполнения текущих задач. Эта система может стать оптимальной для тех, у кого есть возможность делегировать задачу ведения такой картотеки.

• Цветовое кодирование. Многим нравится применять цветовое кодирование внутри категорий. Например, они используют зеленые папки для хранения финансовых документов, красные — для медицинских, синие — для документации по клиентам, а желтые — для результатов маркетинговых исследований. Цветовое кодирование хорошо подходит для творческих людей, а также для тех, кому важна наглядность. Тем не менее для некоторых оно особой роли не играет. Если вы из их числа, я не советую вам прибегать к цветовому кодированию по одной простой причине: это значительно усложняет процесс. У вас всегда должны быть под рукой, например, папки разных цветов. Если вы покупаете канцтовары в магазине или заказываете через интернет, это может заставить вас предпринимать дополнительные действия или и вовсе остановить процесс. Представим, что вы применяете цветовое кодирование по категориям и получили новые финансовые документы, для которых должны завести отдельную папку. И тут вы обнаруживаете, что закончились зеленые папки. Вы не можете аккуратно сложить документы в папку просто потому, что у вас нет папки нужного цвета. Если только цветовое кодирование не является для вас важным принципом, который помогает организовать систему хранения документов, я бы посоветовала придерживаться самого простого варианта.
• Готовые системы хранения документов. Сегодня доступны различные варианты готовых систем хранения. Некоторые профессиональные организаторы даже получают сертификаты в области создания таких систем. Однако прежде чем приобрести подобную систему, хорошо подумайте, будет ли она отвечать потребностям вашего бизнеса, достаточно ли она проста в использовании и сможете ли вы делегировать ее ведение кому-то другому.
• Беспорядок из-за хранения журналов. Обычно люди хранят журналы, чтобы потом прочитать ту или иную статью, потому что у них не хватает на это времени в данный момент. Попробуйте организовать этот процесс и, например, вырезать заинтересовавшие вас статьи, чтобы можно было брать их с собой (как это начал делать Джон, когда понял, что время на чтение он может найти, например, когда ждет покупателей). Если вы храните журналы по другим причинам, то стоит создать четкие правила: например, в конце каждого года выбрасывать все журналы за прошедший год и предыдущие. Практически любую информацию сегодня можно найти в интернете, так что, прежде чем собраться хранить журнал, который, возможно, вам когда-нибудь понадобится, проверьте, нет ли этой информации в свободном доступе онлайн. (Более подробно об этом можно узнать из .)
• Книги, коробки для хранения и все остальное. Все эти предметы занимают ваше пространство. Добиться порядка в офисе можно только тогда, когда достаточно места, чтобы вместить все, что у вас есть. Нет никаких магических формул. Вы можете эффективно хранить только то, на что у вас хватает места.

Мы обсудили с ней принцип «трех действий» и начали сортировать бумаги по категориям. Однако через полгода наших стараний прогресс все еще был довольно скромным. Не так важна сама система, как последовательность в ее применении. Если ареной приложения ваших сил становится офис, находящийся в полном беспорядке (как в случае Грейс), то чем более сложную систему вы пытаетесь внедрить, тем сложнее вам будет организовать устойчивый процесс.

Готовые системы часто могут сэкономить вам время, когда вы начинаете с чистого листа, не имея «наследства» в виде уже действующей системы хранения или в случае умеренного беспорядка в офисе. Простота принципа «трех действий» доказана временем. Это оптимальный способ организации хранения и управления вашими бумагами даже при одновременном использовании любой другой системы.

Во время своего первого визита я увидела спальню, переделанную в домашний офис (рис. 3.7). Комната была маленькой. Там располагались рабочий стол в форме буквы L и небольшая книжная полка рядом. Под столом спряталась тумбочка с двумя ящиками. На рабочем столе устроилась картотека. Гардеробная комната была переоборудована под своеобразное хранилище с полками для канцелярских принадлежностей и широким шкафом внутри. Места для организации системы хранения у Маргарет оказалось предостаточно.

Однако при этом кипы бумаг в полном беспорядке лежали на столе, на полу и по всей комнате. Документов было много. Мы выяснили, какие методы систематизации она уже применяла, и оказалось, что не один. Она использовала папки, которые хранились в шкафу, а также папки-скоросшиватели, куда складывала информацию по законодательству в области кадров, менявшуюся каждый год. Было очевидно, что ей требовалась система, которая помогла бы разделить ее личные документы и касающиеся бизнеса, потому что ее медицинская карта лежала на рабочем столе рядом с документацией по клиентам.

Мы принялись за сортировку ее бумаг по принципу «трех действий». Нам потребовалось почти 16 часов, чтобы просто распределить все по трем категориям. (Подобная сортировка обычно идет довольно быстро, так что можете представить себе масштаб задачи.) Когда мы закончили, стопка, в которую попали бумаги, требующие от нее каких-либо действий, получилась внушительной, поскольку она не разбирала их довольно давно. Однако то, что все бумаги теперь были аккуратно разложены, стало для нее отправной точкой, и теперь задача казалась ей по плечу. Затем мы перешли к системе папок-скоросшивателей, которая Маргарет казалась весьма удобной. Эта система очень ей нравилась, и мы решили использовать ее и для других категорий. Так, разложили по отдельным папкам-скоросшивателям информацию по всем ее клиентам (раньше эти бумаги хранились в нескольких папках в ящиках).

Мы поместили документы по всем ее клиентам в отдельные папки на кольцах, наклеили ярлыки на корешки папок и расставили их в алфавитном порядке на полке. Когда она шла на рабочую встречу с клиентом, у нее была профессиональная папка со всей необходимой информацией, которую можно было взять с собой. Вернувшись со встречи, она возвращала папку на место на полке, и эта папка оставалась легкодоступной. До этого Маргарет никогда не приходило в голову, что можно использовать систему из папок-скоросшивателей и для других категорий.

Потом мы взялись за ее ящики и шкаф. Оказалось, что беспорядок имел вполне объективное основание: все ящики были переполнены. Кроме того, личные документы лежали вперемешку с рабочими. У нее было два больших ящика, два ящика поменьше, плюс картотека на столе. Таким образом, в общей сложности пять ящиков, в которых лежали все категории вместе. Мы отвели один ящик под хранение ее личных бумаг, а остальные — под потребности бизнеса. Чтобы решить проблему с освобождением пространства, отправили все старые папки в архив, в подвал. Когда появилось свободное пространство и стали понятны четкие категории для деловых и личных бумаг, система Маргарет начала приносить свои результаты.

Для текущих проектов мы добавили на ее рабочий стол вертикальную картотеку. Помимо стопки бумаг категории «Выполнить», которую ей нужно было дополнительно систематизировать, теперь у нее имелся быстрый доступ к информации по всем текущим проектам. Все это может показаться довольно сложным, но система, включавшая папки-скоросшиватели, полки, шкаф, вертикальную картотеку и лоток для входящей корреспонденции, оказалась эффективной и дала свои результаты (рис. 3.8), потому что отвечала потребностям Маргарет.

Мы проанализировали, почему ее первый опыт работы с профессиональным консультантом закончился неудачей, а действующая система доказала свою жизнеспособность. Как оказалось, главное различие двух подходов заключалось в процессе сортировки документов. В то время как я выступала за принцип «трех действий», предыдущий консультант порекомендовал ей сортировать документы по тем категориям, из которых состояла ее система хранения. Вероятно, поэтому ей приходилось тратить время на систематизацию и тех бумаг, которые просто нужно было выбросить. Если у нас ушло 16 часов на то, чтобы разложить все ее бумаги на три простые категории, интересно, сколько времени бы потребовалось, чтобы рассортировать эти бумаги по подкатегориям? Мы никогда этого не узнаем, потому что Маргарет вводила в ступор одна мысль об этой работе.

Принцип «трех действий»: «выбросить», «выполнить», «сохранить», которому стала следовать Маргарет, изменил ее отношение к систематизации и хранению документов. Теперь этот процесс стал посильным и неутомительным. Многие люди, пытаясь сразу перейти от отсутствия системы к сортировке кипы бумаг по весьма специфическим категориям, совершают большую ошибку. Это непосильная задача. Лишь у единиц что-то действительно получается, когда они начинают таким образом наводить у себя порядок, и практически никому так и не удается завершить этот процесс. Поскольку постоянно появляются новые бумаги, людям просто физически не хватает времени, чтобы со всем этим справиться.

Несмотря на то что принципом «трех действий» при сортировке документов с успехом может воспользоваться любой человек, каждому нужно определить для себя те элементы системы хранения (папки, скоросшиватели, ящики, картотеки), которые наиболее удобны лично для него. Нет единой системы, которая оказалась бы функциональной для всех. После того как вам удалось правильно и комфортно организовать рабочее пространство, можете переходить к следующему уровню Пирамиды эффективности — организации электронного документооборота.