Как может наш мозг до сих пор помнить о том, как мы залезали по паутинке на детской площадке в четыре года, и в то же время забывать имя человека, представившегося десять секунд назад (см. рис. 6.1)?

Наш мозг работает довольно забавно. Мы говорили в четвертой главе, что химия мозга помогает нам выживать. Но если вы рассчитываете, что мозг сразу выдаст список важных вещей, лучше запаситесь копией – просто на всякий случай.

Представьте, что на рынке появился новый вид запоминающего устройства. У него есть потрясающее свойство наугад напоминать о делах, которые вы забыли сделать. Это, может, и полезно, но система дает сбои. Во-первых, вы не можете предугадать, когда она будет работать, а когда нет. Во-вторых, в ряде случаев эта система слишком поздно будет обращать ваше внимание на забытые дела. В-третьих, она может удерживать только одну или две мысли за раз. Как только вы включаете новую мысль или задание, исчезает существующее прежде.

Как вы думаете, долго ли подобное устройство продержится на рынке? Звучит так, будто от него больше проблем и стресса, чем от чего бы то ни было. Но вот беда: это устройство – ваш мозг.

Вот что мозг делает с вами. Вы рухнули в постель после изматывающего дня – и что происходит, когда вы уже начали дремать? Бам! Что-то, что вы забыли сделать на прошлой неделе, вдруг возникает в голове. О, спасибо, мозг! Это очень помогло! Теперь вы и уснуть спокойно не можете, и с тем невыполненным заданием тоже ничего не поделаешь! А сколько раз отправлялись в другую комнату и там застывали: «И зачем я сюда пришел?» Вы забыли, что собирались делать три секунды назад, потому что за это время успели подумать о чем-то другом. То же раздражение вы испытываете, когда запинаетесь в середине предложения, забыв, о чем вообще была речь. И я точно знаю: если вы видите, что официант не собирается записывать заказ для вашей компании, ворчите про себя: «Ну почему он просто все не запишет? Ведь наверняка перепутает!»

Если бы вы увидели свой мозг на полке магазина, ни за что бы его не купили! Однако когда дело касается жизни, люди всецело полагаются только на свою память. Даже несмотря на то, что существует более простой, не такой напряженный (и, пожалуй, более надежный) способ управлять собственной жизнью.

Когда у вас есть план с несколькими назначенными встречами или занятиями и парочкой гибких по времени решений проблем, больше не нужно их запоминать; единственное, что надо помнить: этому плану нужно следовать. В восьмой главе мы поговорим о том, как структурировать календарь и список дел ради увеличения их эффективности, а также о разных видах систем. И неважно, какую систему вы используете; вы в любом случае будете пользоваться плюсами планирования. Один из таких – существенное снижение стресса. Ваша система позволит сосредоточиваться на одной вещи за раз, не упускать деталей и избегать подводных камней, а также оградит от неприятных встрясок перед сном.

Даже те люди, которые обычно не пишут планов или списков, все равно начинают придумывать их перед отпуском. Почему? Потому что время ограничено; дорога каждая минута! Если вы действительно хотите насладиться долгожданным отпуском, то не должны думать, какие проблемы не успели решить до отъезда и какие последствия ожидают вас по возвращении.

Наличие плана дает возможность переходить от одного дела к другому, не тратя много времени на переход. Размышления, что бы еще сделать, отнимают время, вы можете отвлечься или вас могут прервать. Именно в это время придет в голову перекусить, поболтать, просмотреть социальные сети, пролистать новости, помечтать, налить себе кофе, посидеть в интернете и т. д. Этим вещам сложнее сбить вас с курса, если вы занимаетесь чем-то определенным. Я не говорю, что совсем нельзя отдыхать. Но если хотите сберечь продуктивное время, сокращение перерыва между делами и занятиями – эффективный способ.

Ежедневное следование плану также повышает эффективность. Подумайте: кто быстрее выйдет из продуктового магазина – тот, у кого есть подробный список продуктов, рассортированный соответственно отделам, или тот, кто просто блуждает от стеллажа к стеллажу без плана действий? Я пробовал оба этих способа – думаю, что и вы тоже. Если у вас много времени – пожалуйста, бродите в свое удовольствие! Но если время волнует, план – наиболее эффективный способ, дающий направление. Он делает каждый шаг проще; вы можете потратить свою энергию на само задание, вместо того чтобы разбираться, что же делать дальше.

Планируя заранее, вы можете действовать активно. Как мы обсуждали в четвертой главе, это сохраняет уровень срочности и стресса низким, повышает качество работы, дает контроль над ситуацией и позволяет вам, а не дедлайну выбирать лучшее время для завершения работы. Когда плана нет, ваша продуктивность не раскрывается до последней минуты. И вы снова заканчиваете реактивным способом действия, который повышает стресс и срочность, снижает качество, контроль и комфорт.

Активный способ действия усиливает организованность, позволяя группировать схожие задания. Вместо того чтобы спуститься на первый этаж и посетить собрание, потом подняться на свой четвертый и только у рабочего стола понять, что надо спуститься снова, потому что забыли с кем-то там поговорить, вы можете запланировать это заранее и сэкономить время, делая все вещи заодно. Соедините темы, которые хотите обсудить во время собрания, в одну группу – и выиграете кучу времени. По этой самой причине мы и составляем списки продуктов: потому что бежать в магазин каждый раз, когда нам что-то понадобится, – неоправданная трата времени.

Поэтому важно распределить по категориям вопросы к начальнику или клиенту – чтобы не отвлекать человека, перезванивая ему каждые пять минут. Именно поэтому стоит соединять все те маленькие дела, из-за которых приходится вставать из-за стола, или даже покупать подарки на день рождения задолго до нужной даты, раз вы уже решили пройтись по магазинам сейчас.

План научит оценивать, чего стоят возможности вашего времени, и определять лучший способ его использования. Он также даст реалистичное представление о том, что вы можете сделать за один день, учитывая точные по времени мероприятия и дела, а также гибкие по времени задания. И, как вы уже знаете, когда плана нет, вы, скорее всего, займетесь любым подвернувшимся под руку делом. План позволяет сравнить эти возможности с теми, что вы уже запланировали, и выбрать лучшее.

Скажем, вам надо сегодня провести на собрании все утро, потом, возможно, останется время днем, чтобы сделать одно важное В-задание и несколько С-заданий. И вдруг перед вашим столом возникает начальник и требует начать сегодня другой проект. Без плана вы бы начали выполнять это задание тут же – и, скорее всего, на следующий день бросились бы делать В-задание, потому что его срок уже на подходе, а все эти С-задания пришлось бы тоже отодвинуть до их дедлайнов. Но… У вас есть план! Обращайтесь к начальнику: «Вы не могли бы мне посоветовать? Вот мой план на день. Этот новый проект важнее, чем сегодняшнее собрание? Или мне стоит перенести дедлайн В-задания, которое необходимо сдать завтра, чтобы я мог заняться проектом сейчас? Или отложить все эти С-задания, которые вы мне дали на следующий день, чтобы вместо них сделать проект?» Возможно, начальник подтвердит, что ваш план на сегодня более важен, чем новый проект. Или, наоборот, освободит от утреннего совещания для работы над проектом – или позволит перенести С-задания на другой день. Что бы ни произошло, вы примете обдуманное решение, потому что у вас есть план. Можете придерживаться его, а можете отказаться в пользу чего-то еще, но вы сделаете лучший выбор, основанный на понимании – что вы действительно способны выполнить.

План помогает отказаться от дел, использующих время впустую. Мы знаем, что иногда говорить «нет» может быть сложно и неудобно. Но на самом деле делаем это каждый день, даже не осознавая. Помните, что каждая возможность стоит вашего времени; если вы посвящаете его какому-либо занятию, вы, по сути, говорите «нет» всему, чем могли бы заниматься в это время. Представьте, что вы на совещании; присутствуя на нем, вы отказываетесь от телефонных звонков, электронной почты, иных собраний и любых других дел в этот отрезок времени. Вы также говорите «нет» идее устроить себе выходной и поиграть в гольф. Каждый раз, говоря «да» одной вещи, вы отказываете всем остальным.

Скажем, вы приглашаете меня на вечеринку в эту субботу, и я отказываюсь, потому что уже запланировал пойти на свадьбу. Разве вы обидитесь? Скорее всего, нет; было бы неразумно обижаться, потому что у меня уже намечено на этот день важное событие. Я не говорил «нет» вам; я просто уже сказал «да» чему-то другому.

А что было бы, если бы не было запланированного события? Представьте такой разговор:

Вам, скорее всего, на некоторое время расхочется звонить такому другу. У него не было оправдания; он просто сказал «нет»! Возможно, вам больше пришелся бы по душе такой вариант:

Такой ответ вряд ли обидит. Смотреть кино допоздна, а потом рано просыпаться – не лучшее использование времени вашего друга. И даже если у него не было важных дел на сегодня, он смог отказать вам, не обидев.

А такой разговор у вас был?

Нет, очень может быть, вы обожаете птиц и то, как они мигрируют, но даже если не особо, угадайте, что вы будете делать в среду вечером? И вы это сделаете – потому что ваш друг нашел ваше нераспланированное время. Почему так? Просто, что бы ни придумал ваш друг, это будет важнее, чем ничего, – а ничего вы и запланировали.

Вы знаете, что существуют неписаные правила, когда вы просите потратить на вас время: если вам отказывают, то лучше бы у них было запланировано что-то серьезное. Иначе вы обидитесь. Мы проявляем уважение, когда кто-то говорит, что это время занято; и намного меньше уважаем незащищенное, нераспланированное время. План дает право выбора. Вы всегда можете изменить его, если новое занятие кажется более приоритетным. А если нет, у вас уже запланировано что-то другое, и это будет социально приемлемым способом сказать «нет». Смысл в том, что вы не учитесь лучше говорить «нет», вы учитесь лучше говорить «да» правильным вещам, – а остальное за вас договаривает календарь.

Конечно, это непрактично и даже невозможно – распланировать все 24 часа. Но чем больше положительного и продуктивного времени вы будете иметь, тем меньше шанс, что вы согласитесь потратить свое время на ненужные дела под влиянием социального или рабочего давления.

Когда вы работаете по плану, а вас прерывают или отвлекают, все, что нужно сделать, – свериться с планом и продолжить работу. Неважно, надолго ли вы отвлеклись; посмотрев в свой план, вы вернетесь ровно к тому, что делали до этого. Но если плана нет, восстановление после таких прерываний часто требует даже больше времени, чем то, на сколько вы отвлеклись. Если вы быстро возвращаетесь к работе, то сохраняете продуктивность в тонусе. Мы более детально обсудим это в следующей главе.