Чтобы делать лучший выбор относительно времени, вы должны понять в первую очередь, на что уходит ваше время. Можете классифицировать практически все, что делаете каждый день, в три категории: привычки, обязанности и календарные события.

Привычки – это те вещи, на которые вы тратите время, но их не обязательно записывать или думать о них, потому что обычно вы их не забываете. Они включают ежедневные дела: поспать, почистить зубы, поесть, прийти на работу, по дороге пролистать последние новости, когда приходите домой – включить телевизор, почитать перед сном. Это обычные, повторяющиеся снова и снова дела, возможно, срабатывающие от естественных стимулов, таких как проснуться утром голодным или увидеть на часах определенное время. Если вы знаете, что надо выходить из дома в 7:15 каждый день, чтобы доехать вовремя, это становится частью распорядка дня. Это не то, что надо записывать каждый день, чтобы не забыть; это встроенная часть вашего дня.

Привычки чаще всего влияют на такие сферы жизни, как гигиена, здоровье, питание, отдых и веселье, дела по дому (например, мытье посуды) и повторяющиеся задачи (проверка электронной или голосовой почты несколько раз в день). Они полагаются на автопилот мозга, позволяя вам в это время сосредоточиваться и планировать другие вещи. Вы можете обдумывать, о чем будете говорить сегодня на утреннем совещании, пока с утра принимаете душ и чистите зубы. Вы можете подумать над тем, что обсудить с клиентом по телефону, пока добираетесь до работы. Вы можете смотреть телевизор, пока моете посуду после ужина. Даже некоторые обязанности попадают сюда. Вам не надо усиленно думать над такими заданиями: вы делали их уже столько раз, что действуете автоматически. И хотя привычки редко занимают много времени, они его все-таки занимают. Минуты, потраченные на них, все равно считаются, и вы не сможете их вернуть в конце дня. Вы должны брать в расчет привычки и повседневные заботы, когда думаете о том, на что уходит время каждый день.

Ваш список дел включает такие задания, которые надо не забыть сделать: обновить систему, отправить напоминание в другой отдел, связаться с клиентом, послать электронную почту, предоставить отчет о расходах, зайти в химчистку и за покупками, купить подарок, написать письмо, оплатить счета, организовать что-то. Списки дел – это то, чем мы заполняем свои дни, сюда входят решения обыденных проблем, которые надо вычеркнуть независимо от того, есть ли у них дедлайн. Даже если их нужно сделать именно сегодня, их реально распределить в течение дня, потому что обычно вы не приписываете им точное время, как, например, назначенным встречам.

В календарь записывают дела, имеющие определенное время: события, назначенные встречи и другие места, куда надо прибыть вовремя, – относящееся к бизнесу или к личным делам. Как результат, приходится ориентироваться на эти занятия, защищать занятое ими время от других заданий или вещей, намеревающихся попасть в это же время. Одно такое назначенное событие будет влиять на весь оставшийся день, а также на то, куда вы сумеете успеть до или после. Из-за всей дополнительной работы, связанной с созданием расписания, распределением других занятий и защитой этих назначенных событий, приходится резервировать время для действительно важных вещей. Если что-то несущественное каким-то образом попадет в календарь, вы, скорее всего, отмените его в пользу чего-либо более важного. Вы не будете суетиться вокруг такого дела и распределять до и после него другие дела, если оно не особенно важно для вас. Даже поход в магазин или встреча с друзьями – это календарное (или назначенное) дело, если вы записали его и зарезервировали на него время.

Эти способы распределения времени касаются практически всего, что вы делаете каждый день. Если что-то не подходит ни под одну из этих категорий – входит ли это в распорядок вашей жизни? Привычки, списки дел и календарные события занимают практически все время – становясь, таким образом, вашей жизнью. Так как можно лучше управлять ими или использовать их более грамотно, чтобы извлечь больше пользы?