Иногда в списках дел попадаются задачи «встретиться с Виктором» или «забрать ребенка из школы». Им там делать нечего, потому что для такого рода записей есть календарь. Этот раздел написан специально для того, чтобы ликвидировать возможную путаницу между задачами и тем, что нужно заносить в календарь, – событиями.

И задача, и событие – то, что мы собираемся сделать. На этом сходство между ними заканчивается и начинаются различия.

Иногда можно встретить деление задач на те, которые привязаны ко времени, и те, которые начала не имеют. Порой их называют «жесткими» и «мягкими». Раз задача привязана ко времени, возникает соблазн увидеть ее в календаре. В самом деле, разве не удобно? Смотришь в календарь и видишь сетку, когда и что тебе нужно сделать. Нет, неудобно, и сейчас объясню почему.

Пока задач на день две-три и одна встреча, использовать стандартный планер и писать в него все подряд можно. Это не приносит никаких проблем. Когда задач становится больше (как и встреч), выясняется, что данная стратегия себя не оправдывает. По нескольким причинам.

1. Календарь, при взгляде на который рябит в глазах, больше путает, чем помогает.

2. При его изучении не понять, сколько времени можно посвятить задачам.

Календарь – инструмент, который устанавливает наше расписание. В нем фиксируется то, что жестко привязывает нас к себе и делает занятыми! Задача календаря – дать мгновенный ответ на вопрос: «Можешь ли ты со мной встретиться в понедельник в 15:00?»

Если в календаре записано все подряд, то чтобы понять, назначать ли встречу, понадобится разобраться, где встречи, где задачи, какие можно сдвинуть, хватит ли времени добраться и т. д. Используя календарь для всего подряд, мы удлиняем себе путь из точки А в точку Б, где А – вопрос, а Б – четкий ответ. Этого пути в принципе быть не должно: посмотрел в календарь – и мгновенно ответил.

Как определить, что считать задачей, а что событием? Есть несколько признаков. Первый из них – насколько мы доступны для других во время, которое собираемся отразить в календаре? Если полностью, это не событие, а задача. От задачи можно отвлечься звонком, визитом, дружеским вопросом.

Второй признак события – точное время начала и фиксированная или почти фиксированная продолжительность. Мы можем записать в таск-менеджер «позвонить Андрею по поводу холодильника» и назначить этой задаче время в 13:40. Однако ничего не случится, если мы позвоним в 13:30 или в 13:50. Но сколько будет продолжаться разговор, заранее сказать сложно. Может быть, пару минут, а может, и все двадцать.

Если же мы договорились с Андреем заранее, что будем созваниваться в 13:40 и закончим примерно в 14:00, это нужно отразить в календаре. И он и вы ждете звонка, и вопросы, которые будут обсуждаться, не допускают, чтобы вас прервали (иначе зачем заранее договариваться о разговоре?). Следовательно, это событие.

Событием окажется любое мероприятие, которое делает нас занятыми, начинается точно в срок и продолжается строго оговоренное время. Перелет – это событие. Мы должны явиться в аэропорт точно в срок и пробудем в пути определенное время. Его нужно отметить в календаре. Равно как и то, если мы забираем ребенка из школы или садика. Нужно приехать вовремя и некоторое время провести с ним. Посещение зубного врача, встреча с партнером, обед, о котором вы договаривались, – все это требует отражения в календаре, все это события.

Задачи – даже те, которые назначаются на определенное время, даже те, для которых вы включаете напоминание, – в календаре быть не могут. Для них есть таск-менеджер, в котором они представлены списком. Некоторые таск-менеджеры, в частности, doit.im, позволяют увидеть задачи на календарной сетке. Однако это сделано лишь для удобства быстрого обзора месяца или недели, с целью распределения их по дням. Такой календарь расписание не показывает.

Некоторые таск-менеджеры позволяют синхронизировать задачи и календарь Google. Если вы захотите их сонастроить, то сделайте это определенным образом – разрешите календарям Google отображать список ваших задач. Но ни в коем случае не загружайте в таск-менеджер содержание календарей! Если это произойдет, встречи и задачи в таск-менеджере перемешаются, и работать станет невозможно. В календаре отображение сетки задач можно включать-отключать по желанию, управляя этим через список активных календарей. Тем не менее я не рекомендую увлекаться использованием данных функций.

Главное дело календаря – дать понять, сколько у вас свободного времени, которое можно уделить задачам и текущей работе. Не больше.

Почти все сервисы календарей (календарь Google, календари на базе Exchange) позволяют организовывать собрания и встречи. Для этого предназначена функция приглашений. В календаре Google, например, создавая новую встречу, можно указать электронный адрес человека, и ему по почте отправится приглашение. В зависимости от того, какая ссылка в письме будет нажата, вы увидите: приняли ли его, отклонили или пока не уверены, что смогут прийти.

Приглашение участников на встречу через календарь помогает не только удобно организовать мероприятие (не нужно писать письма или звонить по телефону), но и оберегает от забывчивости ваших коллег. В зависимости от выбранных настроек им придет одно или несколько напоминаний – на электронную почту, в виде SMS или с помощью всплывающего уведомления на смартфоне.

Дополнительно нужно отметить, что тот же календарь Google позволяет давать доступ к нему другим людям. Это значит, что семья, например, может посмотреть, когда вы свободны или заняты, а вы можете видеть календари сотрудников, чтобы управлять встречами более эффективно.

Задание

Пройдите по задачам в таск-менеджере в поисках случайно попавших туда событий. Перенесите их в календарь. Убедитесь, что он синхронизируется с мобильными устройствами (я рекомендую календарь Google). Добавьте гостей во встречи, чтобы календарь разослал участникам приглашения.