Свои достоинства и недостатки есть как у централизованной, так и у децентрализованной модели. Централизация, полная или «мягкая», позволяет центру полностью контролировать процесс принятия решений. Для эффективного проведения закупок, тем не менее, центр должен быть в курсе потребностей конечного потребителя, и местные закупочные подразделения должны предоставлять соответствующую информацию, которой у центра обычно нет. Это значит, что центр несет издержки информационного обеспечения (информационных решений) и сбора информации, которые повышаются с усилением централизации.

В прошлом децентрализация была неизбежна, так как существующие системы коммуникаций не позволяли производить эффективный (быстрый и точный) обмен информацией. В связи с этим действующие на глобальном уровне компании предпочитали децентрализованную модель. Сегодня инновационные информационные и коммуникационные технологии позволяют общаться дешевле и быстрее по всему миру. Данные изменения позволяют по-новому взглянуть на роль централизации. Новым аргументом в пользу централизации становится роль IT в ускорении процесса принятия решений и снижении стоимости обработки информации о местных потребностях через автоматизированные технологические процессы и электронные инструменты. Системы электронных закупок в общем лучше работают в условиях централизации. В то же время IT способствуют децентрализации за счет снижения агентских издержек и издержек мониторинга. Окончательный выбор обычно выражается в виде компромисса между двумя крайними возможностями.

Неравное распределение информации между центральным и местными закупочными подразделениями приводит к возникновению издержек сбора и эффективной обработки данных, особенно в крупных частных компаниях с большим количеством отделений по всему миру. Поэтому становится ясно, что для усиления централизации компания должна в первую очередь наладить надежную систему коммуникации. Данный процесс должен быть организован как можно более эффективно для того, чтобы центральные закупочные отделения могли принимать своевременные необходимые решения. Издержки сбора информации зависят от двух главных факторов:

• особенности организации (например, фрагментация отделений);

• характеристики рынка и закупаемого товара или услуги.

Особенности организации влияют на стоимость сбора информации по двум причинам. Во-первых, в условиях определенных технологических стандартов коммуникационные издержки растут в компаниях с жесткой иерархической и фрагментированной структурой, так как информация движется с самого низкого уровня по многим ступеням до высшего уровня управления. Чем большее количество ступеней проходит информация, тем более затратными становятся ее сбор и обработка. Во-вторых, та же проблема возникает в случае широкого географического разброса местных отделений и их удаленности от центра закупок; сложность распространения точной информации о потребностях, условиях и возможной динамике рынков повышается. Следовательно, чем шире горизонтальное и вертикальное распространение компании, тем выше вероятность искажения информации о потребностях местных закупщиков; подобная ситуация, безусловно, негативно влияет на эффективность централизованной системы закупок.

Что касается второго пункта, очевидно, что передача и обработка информации облегчается и ускоряется в случае закупки простых стандартных товаров. Возьмем, к примеру, два противоположных случая – листовая бумага и управление зданиями и сооружениями. Передача информации о потребностях в бумаге не вызывает трудностей, так как существует малое количество разновидностей формата бумаги (например, А3, А4, переработанная А3 и А4), а потребность в ней однородна. Управление зданиями, тем не менее, требует предоставления услуг управления объектом (в том числе обслуживание электросистем, услуги отопления, клининга, садоводства), бухгалтерии и финансового консалтинга. Эти услуги предоставляются для удовлетворения специфических потребностей местных подразделений. К примеру, обслуживание электропроводки и водопровода зависит от размеров, структуры и многих других технических особенностей конкретного здания. Кроме того, некоторые услуги могут быть необходимы ограниченному числу заведений; например, обслуживание лифтов явно более важно для министерств, крупных официальных учреждений и офисных зданий, чем для школ или небольших офисов. Другими словами, технические аспекты и разнородность спроса приводят к удорожанию сбора и обработки информации на центральном уровне. В результате, общая закупка может оказаться неэффективной.