Твайла Тарп – одна из самых известных и изобретательных хореографов современности. Она создала более 160 произведений, в том числе 129 танцев, 12 телевизионных шоу, 6 крупных голливудских фильмов, 4 полнометражных балета и 2 программы для фигуристов.

Танец может показаться видом искусства, который ничего не выигрывает от организации. Танец всегда исполняется вживую, танцор в основном использует свое тело, поэтому зачастую номер воспринимается импровизационным, спонтанным. Тем не менее Тарп в своей книге «Привычка к творчеству» рассказала, что в основе ее творческого процесса лежит простая система организации, которая способствовала развитию ее плодотворной карьеры, длящейся уже почти 60 лет.

Метод Тарп – это коробка. Каждый новый проект она начинает со складной коробки, на которой пишет название проекта (обычно это название танца, который она ставит). Это начальное действие дает ей ощущение цели: «Коробка помогает мне почувствовать себя организованной и собранной, даже когда я сама еще не знаю, куда двигаться. А еще это своего рода обязательство. Простое действие – написать название проекта на коробке – уже означает, что я начала работать над ним».

В коробку она складывает все, что связано с проектом, и она становится бурлящим котлом творческой энергии. Всегда, когда она находила что-то новое, она знала, куда это положить, будь то «блокноты, газетные вырезки, компакт-диски, видеозаписи со мной в студии, когда я работала одна, и с труппой во время репетиций, книги, фотографии и вдохновившие меня произведения искусства». Все в коробку. Это означает, что при работе над этим проектом она будет точно знать, где искать нужные данные.

В книге Тарп делится историей конкретного проекта, который бы не состоялся без коробки: сотрудничество с иконой поп-рока Билли Джоэлом. Она хотела превратить коллекцию его песен в полноценный танцевальный спектакль. Это была смелая идея, что-то среднее между концертом и мюзиклом, но при этом не похожее ни на то ни на другое. Было непонятно, как можно было в такую историю объединить героев разных песен, которые не были действующими лицами одной истории.

Даже такой бессрочный проект начался, как и все остальные, – с постановки целей: «Я верю, что каждый проект должен начинаться с поставленной цели. Иногда нужно просто повторять свою мантру вроде “не усложняй”, “это нечто идеальное” или “экономь”, чтобы напоминать себе о том, что задумывала в самом начале, если собьюсь с пути. Я пишу ее на листке бумаги, и именно он первым попадает в коробку».

В совместной работе с Джоэлом Тарп намечала себе две цели. Первая: она давно ставила перед собой задачу понять и освоить роль повествования в танце. Вторая цель была более практичной, но не менее мотивирующей: хорошо финансово вознаградить своих танцоров. Она писала: «Так я написала свои цели для проекта – “рассказать историю” и “сделать танцы прибыльными” – на синих карточках и отправила их на дно коробки Джоэла <…> и пока я пишу эти строки, они после месяцев исследований все еще погребены там и служат якорем, который связывает меня с первоначальным импульсом».

После этого все потенциально актуальные для проекта исследования и идеи отправлялись в коробку Тарп – клипы, живые выступления, лекции, фотографии Билли Джоэла, газетные вырезки, списки песен и заметки о них. Она собрала в коробку записи новостных выпусков, фильмы о войне во Вьетнаме, важные книги того периода и даже материалы из других коробок – исследования о проекте, который так и не увидел свет.

Тарп собирала все эти ценности не только для себя, они стали источником вдохновения для ее команды: пара сережек и плетеный жилет в технике макраме пригодились художнику по костюмам, книги о психоделических световых явлениях вдохновили светодизайнера, а фотографии с других шоу и снимки дома на Лонг-Айленде, где прошло детство Джоэла, – художника-постановщика.

Сырого материала хватило на двенадцать коробок, но это было не механическое собирательство – оно не было лишено творчества. Например, Тарп нашла заметки об одной из ранних песен Джоэла She’s Got a Way, пропитанной чистотой и нежностью. Она решила поменять ее значение: «В моих заметках песня превращалась в две низкопробные сценки – одна во Вьетнаме, другая – дома, тем самым она становилась более жесткой. Я чувствовала, что должна согласовать это с Билли, предупредить его, что такая интерпретация разрушит песню. Он не переживал и дал мне на это добро».

Коробка Твайлы Тарп предоставила ей несколько весомых преимуществ на ее творческом пути.

Она давала ей уверенность в том, что рисковать можно и нужно: «Коробка – это моя территория. Это основа, земля под ногами. Это дом. Это то, к чему я всегда могу вернуться, когда нужно что-то изменить, сохранив ориентиры. Зная, что у меня есть коробка, я смело двигалась вперед, не боясь упасть в грязь лицом».

Коробка давала Тарп возможности ставить проекты на паузу и возвращаться к ним позднее: «Коробка дает возможность почувствовать связь с проектом… Я чувствую ее даже тогда, когда откладываю проект в долгий ящик: я знаю, что коробка лежит на полке, а черные буквы названия постоянно напоминают мне о том, что мне эта идея как-то пришла в голову, и я к ней могу вернуться очень скоро».

Наконец, коробка дала ей возможность вспомнить свои прошлые успехи: «Последнее преимущество коробки – она дает возможность оглянуться назад. Многие не придают этому значения. Закончив работу над проектом, они чувствуют облегчение. Они готовы отдыхать, а потом заниматься чем-то новым. Коробка дает возможность взглянуть на работу со стороны. Можно почувствовать себя археологом и копнуть глубже, чтобы увидеть, как начинался проект. Это может быть поучительно. Как вы это сделали? Достигли ли вы цели? Способствовал ли проект вашему прогрессу? Менялась ли цель по ходу дела? Можно ли было сделать все более эффективно?»

Коробка Твайлы Тарп раскрывает истинную ценность обычного хранилища: его легко создать, использовать, в нем все понятно и за ним легко ухаживать. Ее можно перемещать с места на место без потери содержимого. Это контейнер, которым легко делиться с другими людьми, а когда он не нужен, его можно просто поставить на полку. Нам не нужны сложные и изощренные системы, чтобы создавать сложные и изощренные произведения.

Задумайтесь, сколько времени мы тратим на дизайн и организацию своего физического пространства.

Мы покупаем красивую мебель, неделями думаем, в какой цвет выкрасить стены и куда поставить комнатные растения и книги. Мы знаем, что нюансы освещения, температуры и планировки пространства кардинально влияют на наше самочувствие и мышление.

У этого феномена есть название – эффект собора. Исследования показали, что среда, в которой мы находимся, влияет на наши умственные процессы. Когда мы, например, находимся в помещении с высокими потолками, когда нас окружает величественная архитектура классических церквей, напоминающая о величии небес, она стимулирует абстрактное мышление. А в помещении с низкими потолками, скажем, в небольшой мастерской, скорее всего, мы будем мыслить более конкретными категориями.

Когда мы говорим о физических пространствах, заставляющих нас чувствовать себя спокойно и сосредоточиваться, никто не подвергает сомнению их важность. Но на организацию своего цифрового рабочего пространства вы наверняка потратили мало времени (если вообще занимались этим), а ведь это необходимо для повышения вашей производительности и вашего творческого потенциала. Мы как работники умственного труда ежедневно проводим много часов в цифровой среде – за компьютерами, смартфонами, в интернете. И пока мы не начнем контролировать эти виртуальные пространства и не сформируем их так, чтобы они поддерживали нужные нам типы мышления, каждая проведенная в них минута будет для нас утомительной, и мы будем постоянно чувствовать себя сбитыми с толку.

Ваш «второй мозг» – это не просто инструмент, это среда. Это сад знаний, знакомых извилистых троп, но в нем полно тайных и укромных уголков. Любой путь – отправная точка для новых идей и перспектив. Сады не вырастают сами по себе – они создаются чьими-то руками. Чтобы сажать растения, бороться с сорняками и ухаживать за извилистыми дорожками, требуется садовник. Пора уделить больше внимания цифровой среде, ведь мы проводим в ней много часов бодрствования.

Как только среда будет создана, вы будете в ней свободно ориентироваться, когда придет время создавать, производить что-то. Сидеть и полчаса кропотливо собирать в кучу необходимые для начала работы материалы не придется. Ваш «второй мозг» подобен собору разума, в который вы можете войти в любое время, когда захотите отгородиться от внешнего мира и вообразить себя в собственном мире.

Следующий шаг в создании вашего «второго мозга» – взять те частички информации, которые вы начали сохранять, и организовать их в пространстве, где вам думается лучше всего.

Когда вы начнете фиксировать свои идеи на постоянной основе, вероятно, вы испытаете новое для себя чувство – радостное возбуждение от потока информации.

Вы начнете уделять более пристальное внимание книгам, которые читаете, разговорам, в которых участвуете, интервью, которые слушаете, зная, что любая интересная идея, с которой вы будете взаимодействовать, может быть надежно сохранена и использована. Вам больше не нужно надеяться, что вы вспомните свои лучшие идеи – вы гарантированно это сделаете.

Однако вскоре вы столкнетесь с новой проблемой: что делать со всей этой ценной собранной информацией? Чем старательнее вы ее собираете, тем сильнее эта проблема будет проявляться. Без эффективной систематизации сохранение заметок приведет лишь к перегрузке данными.

Я потратил годы на поиск различных способов организации своей цифровой жизни. Я пробовал техники, которые используются при организации физических пространств, записные книжки особых форматов и даже десятичную классификацию Дьюи, которую использовали в библиотеках. Я пытался упорядочить свои файлы по дате, по теме, по типу, а также задействовать множество других изощренных схем, но всюду я терпел неудачу.

Проблема в том, что ни одна из этих систем не была интегрирована в мою повседневную жизнь. Каждая из них предполагала, что я буду соблюдать ряд сложных правил, а это заставило бы меня потратить меньше времени на более приоритетные задачи, которые в этой ситуации быстро бы потеряли актуальность. При любом срыве моих попыток все организовать я возвращался к тому, что скидывал все свои заметки и файлы в папку проекта, над которым я тогда работал. По крайней мере, это гарантировало, что именно в тот конкретный момент у меня были необходимые для работы данные, и не требовалось никаких тегов, ключевых слов и систем.

Затем однажды я осознал: почему бы мне так не организовывать свои файлы всегда? Если сортировка по проектам была наиболее естественным способом управления информацией при минимуме усилий, почему бы не использовать ее по умолчанию?

Так я и сделал. К моему удивлению, сработало. Со временем я усовершенствовал, упростил и протестировал этот практический метод с тысячами моих студентов и подписчиков. В итоге я назвал эту систему организации PARA. Название охватывает четыре основные категории информации в нашей жизни: P (Projects – проекты), A (Areas – сферы жизни), R (Resources – ресурсы), A (Archives – архивы). Эти категории универсальны и включают в себя любой вид информации из любого источника в любом формате для любой цели.

Вне зависимости от вашей профессии и рода деятельности с системой PARA вы справитесь с организацией, ведь информация систематизируется не по типу, а по уровню полезности. Основным элементом организации ваших цифровых файлов становится проект. Вместо создания сложной иерархии сортировки заметок по темам и подтемам вам необходимо ответить лишь на один простой вопрос: «Для какого проекта это будет наиболее полезно?» Предполагается, что вы в данный момент работаете только над определенными проектами, и связанная с ними информация должна быть систематизирована для упрощения работы.

Например, вы наткнулись на полезную статью о том, как стать более жизнеспособным, и сохранили ее в своих заметках. Вы уверены, что эта информация вам однажды пригодится, но как понять, куда деть этот материал, пока суд да дело? Как запомнить, где искать статью, когда она пригодится в следующий раз? Из-за риска принять неправильное решение эта ситуация может быстро спровоцировать беспокойство.

Многие сохранили бы эту заметку по теме в папку «Психология». Этот выбор кажется вполне логичным. Проблема в том, что тема слишком широка, чтобы быть полезной для вас. Представьте себя несколько недель или месяцев спустя. Ваш рабочий день в разгаре, и вам потребовалась эта статья. Сколько времени вы потратите, чтобы найти ее в папке среди огромной кучи заметок на такую обширную тему? Вам попадутся десятки статей, книг и других ресурсов, и многие из них не будут для вас полезными. Вы несколько часов потратите лишь на то, чтобы понять, что вообще у вас в этой папке сохранено.

Существует другой способ. Я расскажу вам, как сохранять заметки в соответствии с вариантом их использования на практике. И если вы сделаете этот небольшой шаг и переместите заметку в папку определенного проекта (или добавите теги), например, статьи по психологии, которую вы пишете, или презентации, которую готовите, вам попадется эта идея именно в тот момент, когда это будет наиболее актуально. Ни раньше, ни позже.

Если у вас нет текущего проекта, для которого ваша заметка была бы полезна, у нас есть несколько других вариантов, куда ее поместить: например, в специальные места для каждой из сфер вашей жизни, за которые вы отвечаете, и среди ресурсов – своего рода персональной библиотеки ссылок, фактов и вдохновения. Со временем, когда вы завершите работу над проектами, освоите новые навыки и приблизитесь к выполнению своих целей, вы обнаружите, что те или иные заметки и ресурсы стали бесполезными. Я покажу вам, как переместить их в ваши архивы, чтобы они оставались легкодоступными, но исчезли из поля зрения.

Мы вскоре рассмотрим каждую из четырех категорий системы PARA: проекты, сферы жизни, ресурсы и архивы.

С ней вы не будете тратить массу времени на тщательную организацию вашего цифрового мира: напротив, система поможет вам быстро отсортировать свои идеи в соответствии с тем, что действительно имеет значение, – вашими целями.

Один из самых опасных соблазнов при организации – это чрезмерный перфекционизм, превращение процесса в самоцель. В порядке есть что-то приятное по определению, и можно было бы на нем и остановиться, вместо того чтобы накапливать знания и делиться ими. Однако нам следует опасаться накопления огромного количества информации, ведь потом придется тратить все свое время на то, чтобы контролировать ее, а не применять на практике.

И вам не потребуется разрабатывать уникальную организационную систему с нуля для каждого хранилища информации. Во-первых, они невероятно бы конфликтовали друг с другом, во-вторых, систему PARA можно использовать везде, в любой программе, на каждой платформе, в рамках любого инструмента. Одна система, одинаковые категории и принципы для всей вашей цифровой жизни.

Для продвижения проектов вам всегда будет необходимо множество платформ, в единственном числе она вам погоды не сделает. Поэтому здесь цель – не обойтись одной программой, а использовать единую организационную систему, обеспечивающую согласованность работы при многократном переходе между приложениями в течение дня. Проект не изменит своей сути и в приложении для заметок, и на компьютере, и в облачном хранилище, да и вы не потеряете ход мыслей при переходе между ними.

Если вы структурируете свои заметки и файлы при завершении работы над своими действующими проектами, ваши знания могут сработать на вас, а не осесть на «кладбище идей». Обещание PARA – превратить организацию из подвига Геракла в простую задачу, выполнение которой позволит вам заняться более важными делами.

Любую порцию информации, которую вы захотите сохранить с помощью системы PARA, можно распределить в одну из четырех категорий:

1. (P) Проекты. Краткосрочные обязательства в рабочей и личной жизни, над которыми вы работаете прямо сейчас.

2. (A) Сферы жизни. Долгосрочные обязательства, которые вы планируете выполнить со временем.

3. (R) Ресурсы. Интересные для вас темы, которые могут пригодиться в будущем.

4. (A) Архивы. Неактивные заметки из трех других категорий.

В категорию «проекты» попадают краткосрочные результаты вашей активной деятельности в данный момент.

У проектов есть пара особенностей, которые делают их идеальным способом организации современной работы. Во-первых, они конечны, продолжаются в течение определенного периода времени. Во-вторых, чтобы назвать проект завершенным, нужно достичь конкретного результата, к примеру, доработки, разрешения к дальнейшим действиям, запуска или публикации.

Проектно-ориентированный способ работы преобладает в творчестве и исполнительском искусстве. Художники рисуют картины, танцоры исполняют номера, музыканты – песни, поэты пишут стихи. Эти направления работы абсолютно понятны и самостоятельны. Проектно-ориентированный подход распространяется по всем отраслям умственного труда. Его называют «голливудской моделью» в честь одного из способов кинопроизводства.

Его описание было дано в The New York Times: «Проект определен, команда собрана и работает ровно столько времени, сколько необходимо для выполнения задачи, а затем команда распускается… Сегодня голливудская модель используется в постройке мостов, разработке приложений или открытии ресторанов». Люди все чаще работают в разных командах, отделах и даже компаниях, выполняя совместные проекты, а как только цель достигается, все расходятся.

Приведу несколько примеров проектов:

• Рабочие проекты: закончить дизайн сайта, подготовить презентацию для конференции, составить график проекта, запланировать набор персонала.

• Личные проекты: окончить курсы испанского языка, спланировать отпуск, купить новую мебель для гостиной, найти возможности для волонтерства рядом с собой.

• Сторонние проекты: опубликовать сообщение в блоге, запустить краудфандинг, выбрать лучший микрофон для своего подкаста, завершить онлайн-курс.

Если вы еще не занялись проектной работой, то такой переход будет мощным стимулом для вашей продуктивности. Вы можете быть самозанятым или сотрудником крупной корпорации, а может, вы в данный момент на перепутье – все мы движемся к миру проектной работы. Для возможности расставить приоритеты своим делам на неделе, спланировать прогресс и сказать «нет» неважным вещам очень важно знать, над какими проектами вы работаете в данный момент.

Проекты очень важны, но не все является проектом.

Например, у сферы нашей жизни под названием «Финансы» нет определенной даты окончания. В той или иной форме нам придется думать о финансах и управлять ими на протяжении всей жизни. Конечной цели у нее нет. Даже если вы выиграете в лотерею, это тоже будет управление финансами (вероятнее всего, в этом случае вам потребуется уделить им гораздо больше внимания!)

У нас много разных зон ответственности на работе: разработка продукта, контроль качества, человеческие ресурсы. Это наши обязанности, ради исполнения которых нас на эту работу и принимали. Иногда со временем мы берем на себя и другие задачи, и не всегда официально.

Вместе эти зоны ответственности составляют вторую главную категорию системы PARA. Для эффективного решения вопросов в сферах рабочей и личной жизни вам потребуется дополнительная информация, но разница между этими сферами и проектами все же есть.

Продолжая тему финансов: у вас в заметках среди прочего могут быть записи о звонках от финансового консультанта, чеки рабочих покупок, счета, ваш месячный семейный бюджет. А может попасться и более противоречивая информация, например финансовые прогнозы, ПО для финансового планирования или данные об инвестиционных тенденциях.

Если говорить о рабочей сфере, например о разработке продукта, вам может потребоваться информация о его спецификациях, данные от специалистов по развитию и инновациям, заметки с результатами опросов клиентов, рейтинг их удовлетворенности и т. п. Вы можете вооружиться фотографиями продуктов, которыми вы восхищаетесь, вдохновиться их дизайном и использовать их для создания производственных чертежей и цветовых палитр. Все зависит от вашего отношения к этой сфере жизни, от того, как вы хотите ею управлять, каким образом продвигать вперед.

К примерам сфер вашей личной жизни относятся:

• Занятия или места в зоне вашей ответственности: дом/квартира, приготовление пищи, путешествия, машина.

• Люди (и не только), с которыми вас связывают обязательства, за которых вы несете ответственность: друзья, дети, муж/жена, домашние животные.

• Сферы вашей личной ответственности: здоровье, личностный рост, дружеские отношения, финансы.

Примеры сфер вашей рабочей жизни или жизни вашей компании:

• Отделы и функции в поле вашей ответственности: работа с клиентами, маркетинг, операционный отдел, разработка продукта.

• Ваши коллеги, за которых вы отвечаете, команды, руководство: непосредственные подчиненные, менеджеры, совет директоров, поставщики.

• Стандарты производительности, показатели эффективности: профессиональный рост, продажи и маркетинг, отношения и нетворкинг, рекрутинг и прием на работу.

Несмотря на то что окончательный результат у сфер жизни не предполагается, управлять ими очень важно. Более того, если вы посмотрите на этот список еще раз, то поймете, что каждая из этих сфер очень важна для вашего здоровья, счастья, удовлетворенности жизнью, чувства защищенности.

Ярко выраженной цели нет, однако есть стандарт – планка, которой вы хотите придерживаться в каждой из этих сфер. В тех же финансах, например, стандарт – это когда вы всегда оплачиваете счета вовремя и обеспечиваете удовлетворение основных потребностей вашей семьи. Если речь о здоровье, то планкой может быть определенное количество тренировок в неделю и уровень холестерина, который вы держите ниже определенной отметки. Стандарт в делах семейных – проводить время с родными каждый вечер и по выходным.

Только вы определяете свои стандарты. Для наших целей чрезвычайно полезно иметь посвященное каждому из них место. И тогда у вас всегда будет место, где вы можете хранить любую мысль, идею, полезную информацию или обычное размышление, относящиеся ко всем важным аспектам вашей жизни.

Третья категория информации, которую мы хотим сохранить, – это ресурсы. Это все данные, которые не относятся к проектам и сферам жизни, но могут быть на любую интересную для вас тему.

Например:

• Какие темы вам интересны? Архитектура, дизайн интерьеров, английская литература, пивоварение…

• Какие темы вы изучаете? Формирование привычек, ведение заметок, управление проектами, здоровое питание…

• Полезная информация, которая может пригодиться: маршруты для отпуска, жизненные цели, стоковые фотографии, отзывы о продукте…

• Какие у вас хобби или увлечения? Кофе, классика кино, хип-хоп, аниме…

Каждой из этих тем может быть посвящена своя папка ресурсов. Их можно считать исследованиями или справочными материалами. Это тренды, за которыми вы следите; связанные с вашей работой или отраслью идеи; хобби; сторонние интересы или вещи, вызывающие у вас простое любопытство. Эти папки напоминают школьные тетради, ведь у вас были отдельные для биологии, истории, математики. Заметки или файлы, которые в данный момент не имеют отношения к текущему проекту или сфере жизни, можно оставить в ресурсах для использования в будущем.

И наконец, архивы. К ним относится любой элемент из предыдущих трех категорий, который более не активен или не актуален. Например:

• Завершенные или отмененные проекты.

• Сферы жизни, которые вам уже не нужно поддерживать и в которых у вас не осталось обязательств (к примеру, переезд из квартиры или окончание отношений).

• Неактуальные ресурсы (хобби или предметы, к которым вы потеряли интерес).

Архивы – это важная часть системы PARA, поскольку в них можно отложить ту или иную папку в долгий ящик, чтобы не загромождать ваше рабочее пространство, но при этом на всякий случай она сохранится навсегда. В отличие от вашего дома или гаража, за вечное хранение чего-либо в цифровом виде не полагается штраф, если только это не отвлекает вас от повседневных дел. Если в будущем вам потребуется доступ к этим данным, например, если вы возьметесь за проект, похожий на недавно завершенный вами, вы можете получить его за несколько секунд.

PARA – универсальная система организации работы вашего цифрового мира. Она не ограничивается каким-то одним пространством, и вам необходимо постоянно использовать совершенно разные организационные схемы в десятках ваших хранилищ. Эту систему можно и нужно использовать везде: в папках с документами на вашем компьютере, в облачном хранилище, и, конечно, в вашем приложении для ведения заметок.

Сейчас я вам покажу, как она может выглядеть.

Пример организации папок с помощью системы PARA в моем приложении для ведения заметок:

В каждой папке верхнего уровня у меня лежат отдельные папки для каждого проекта, всех сфер жизни, ресурсов и архивов, составляющие мою жизнь. Например, так выглядят папки для каждого из моих активных проектов:

В каждой из этих папок «живут» мои заметки с идеями. Количество активных проектов в среднем обычно варьируется от пяти до пятнадцати. Обратите внимание, что количество заметок в каждом проекте (указано в скобках после названия) может значительно отличаться, от двух до более двухсот, касающихся книги, которую вы читаете прямо сейчас.

И сейчас я покажу вам заметки из папки одного из проектов среднего размера – перестройки нашего гаража в домашнюю студию (мы в следующих главах погрузимся глубже в этот проект):

В левой половине окна папки отображается список из 27 заметок. Если нажать на одну из них (на примере мы видим коллекцию фотографий, которыми мы вдохновлялись при перестройке), то справа мы увидим содержимое заметки.

Вот и все: лишь три уровня иерархии, охватывающие тысячи заметок, которые я накопил за эти годы, – папки верхнего уровня (категории системы PARA), папки проектов и сами заметки.

Вот так выглядят некоторые сферы моей жизни:

В каждой папке сохранены заметки, важные для сфер моей жизни. С моей компанией связаны заметки, которые начинаются с букв FL (Forte Labs), поэтому они расположены друг за другом в алфавитном порядке. Заметки в папке «Здоровье» у меня выглядят так (см. с. 108).

В категории «Ресурсы» у меня сохранены папки по каждой интересующей меня теме. В данный момент они не актуальны, поэтому я не хочу, чтобы они загромождали мою папку проектов, но эти данные готовы к использованию и ожидают момента, когда пригодятся.

В архивах находятся папки из предыдущих категорий, которые более не используются. Как говорится, с глаз долой – из сердца вон, но они сохраняются на случай, если мне когда-либо понадобится доступ к исследованиям, материалам или наработкам из прошлого.

Систему PARA можно использовать везде, где вы храните информацию. Иными словами, все те же категории и правила, и не важно, где хранятся данные. Например, так выглядит папка документов на моем компьютере:

Так выглядят папки для каждого из моих действующих проектов:

В каждой из этих папок находятся файлы, которые я использую для работы над конкретным проектом. Папка, посвященная книге, которую вы читаете, выглядит так:

Настроить папки относительно просто. Гораздо сложнее решить вопрос, вселяющий страх в сердце каждого организатора: «Где все это хранить?»

Приложения очень упростили сохранение контента: достаточно одного клика или касания. Однако руководства к дальнейшим действиям у нас нет. Где сохраняется заметка после создания? Где ее следует разместить потом? Чем больше материала накапливается, тем острее становится проблема его размещения.

При сохранении заметок у вас может возникнуть соблазн сразу определить их значение и место хранения. Проблема в том, что решить, к чему относится та или иная идея, сразу при сохранении – худший вариант, ведь у вас еще не было времени обдумать конечное предназначение этой идеи. Но гораздо важнее то, принимаете ли вы такое решение вынужденно, когда сохраняете заметки, поскольку это сильно усложняет процесс и отнимает много моральных сил, поэтому лучше этого избегать с самого начала.

Поэтому очень важно разделять шаги сохранения и организации информации: сначала нужно сохранить то, что вызвало у нас отклик, и лишь затем вы принимаете решение, сохранять ли это надолго. В большинстве приложений для ведения заметок есть разделы «Входящие» и «Ежедневные заметки», в которых новые заметки сохраняются до тех пор, пока вы не вернетесь к ним и не определите их в нужную категорию. Это своего рода зона ожидания для новых идей, пока они не станут частью вашего «второго мозга». Когда шаги сохранения и организации информации разделены, вы не выпадаете из реальности, фиксируете то, что вызвало у вас отклик, и решаете, как распорядиться данными, в свое время (например, еженедельный обзор, о котором пойдет речь в главе 9).

Когда настанет время организации сохраненных заметок, в игру вступает система PARA. Четыре основные категории упорядочены по степени применения на практике, чтобы вам было как можно проще решить, куда распределить заметки:

• Проекты в наибольшей степени требуют действия, поскольку вы работаете над ними в данный момент, держа в уме конкретный срок завершения.

• На втором месте идут сферы жизни – их горизонт прогнозирования более длительный.

• Ресурсы могут найти применение на практике в зависимости от ситуации.

• Архивы не будут активны без необходимости в них.

Благодаря этому порядку у нас существует удобный чек-лист для принятия решения о том, куда поместить заметку. По нему мы двигаемся сверху вниз:

1. В каком проекте заметка будет наиболее полезна?

2. Если ни в каком: в какой сфере жизни заметка будет наиболее полезна?

3. Если ни в какой: к какому ресурсу можно отнести заметку?

4. Если ни к какому: оставляем в архивах.

Иными словами, вы всегда будете пытаться определить заметку или файл не только в правильную категорию, но и в ту категорию, где они станут востребованными быстрее всего. Если вы сохраняете файл в папку проекта, вы гарантированно увидите его, когда будете работать над ним. С заметкой, помещенной в папку «Сферы жизни», вы столкнетесь в следующий раз тогда, когда подумаете о ней. Файлы, сохраненные в папку «Ресурсы», вы заметите, когда решите погрузиться в эту тему, почитать о ней что-нибудь, провести исследования. Если же вы помещаете заметку в «Архивы», вы не вспомните о ней, пока она вам не понадобится.

Когда жизнь кипит, может легко отодвинуть на второй план наши цели и проекты. Особенно гибкими кажутся личные проекты и долгосрочные цели, ведь к ним можно будет вернуться позже. Все заметки, закладки, выделенные фрагменты текста и исследования, которые мы добыли ценой титанических усилий, будут закапываться глубже и глубже в файловую систему нашего компьютера до тех пор, пока мы окончательно не забудем об их существовании.

Организация файлов по степени применения на практике – это противодействие нашей склонности постоянно прокрастинировать и откладывать наши стремления на отдаленное будущее. Система PARA возвращает эти далекие мечты в настоящий момент, помогая нам увидеть, что информации для начала работы у нас предостаточно. Цель организации наших знаний – продвигать наши цели вперед, а не стать доктором наук в ведении заметок. Знания лучше всего применять на практике, из чего следует, что все, что не помогает вам добиться прогресса в ваших проектах, скорее всего, отвлекает от них.

Существует параллель между системой PARA и организацией пространства на кухне.

На кухне все спроектировано и организовано для обеспечения результата – максимально эффективного приготовления еды. Архивы напоминают морозильную камеру – их элементы заморожены, пока в них нет необходимости, а она может настать в далеком будущем. Ресурсы похожи на кладовую: они доступны для приготовления любого блюда, но при этом надежно спрятаны. Сферы жизни можно сравнить с холодильником – вы планируете использовать его содержимое относительно скоро, и проверяете вы его чаще. А проекты – это кастрюли и сковородки на плите, те самые блюда, которые вы готовите прямо сейчас. Все продукты лежат там, откуда вам удобнее всего будет их достать для приготовления пищи.

Представьте себе, насколько абсурдно было бы организовывать пространство на кухне по видам пищи: например, свежие фрукты, сухофрукты, фруктовые соки и замороженные фрукты хранились бы в одном месте, потому что это фрукты. Тем не менее именно так большинство людей организует свои файлы и заметки – книжные заметки собраны вместе лишь потому, что эти данные взяты из книг, или все цитаты сохранены вместе лишь потому, что это цитаты.

Вместо организации идей по их происхождению или первоисточнику я рекомендую систематизировать их в зависимости от того, где они будут использованы. Даже не так – в зависимости от результатов, которых они могут помочь вам добиться. Настоящая проверка ценности знания не проводится по итогам его идеальной организации и правильного тегирования; она заключается во влиянии на что-то важное или кого-то важного для вас.

PARA – не файловая система, а производственная. Бесполезно пытаться найти «идеальное место» для заметки или файла. Его не существует. Вся система подвержена постоянным изменениям, ведь она синхронизирована с вашей жизнью.

А это непросто постичь многим, ведь мы привыкли к статичным организационным системам, где набор данных зафиксирован. И мы рассчитываем на строгий набор правил, согласно которому у каждого предмета есть свое место, как у книг в библиотечном каталоге.

Говоря о наших личных знаниях, отмечаем: строгого места хранения у них нет. Ведь мы преследуем практичность, а этот показатель динамичен. Иногда нам может прийти одно сообщение или письмо, и вся картина дня поменяется. Поскольку наши приоритеты могут измениться в любой момент, нам необходимо свести к минимуму время, которое мы тратим на то, чтобы сохранить цифровую заметку, присвоить ей имя и теги, а затем вести ее. Мы не можем рисковать тем, что все эти усилия пропадут даром.

Любую информацию (будь то текстовый документ, изображение, заметка или целая папка) можно и нужно легко перемещать между категориями. Вы можете сохранить заметку о техниках коучинга в папку проекта под названием «Класс по коучингу» для вашего занятия. Позже вы станете менеджером, и вам потребуется стать тем самым коучем для своих непосредственных подчиненных – в этот момент вы наверняка переместите ту заметку в папку сферы жизни под названием «Непосредственные подчиненные». В какой-то момент вы можете покинуть компанию, но ваш интерес к коучингу никуда при этом не денется – вы переместите заметку в папку ресурсов. А в тот день, когда вы полностью утратите интерес к этой теме, вы переместите заметку в архивы. В будущем эта заметка может вернуться в папку одного из проектов, когда вы решите подработать бизнес-тренером, ведь это знание снова можно будет применить на практике.

Со временем цель заметки или группы заметок может и будет меняться, ведь будут меняться ваши потребности и цели. Жизнь движется вперед, и ваши цифровые заметки должны двигаться вместе с ней, перемешивая и вынося на поверхность яркие моменты ваших размышлений из глубин вашего опыта.

Вам будет значительно проще сохранять контент на будущее, и эти усилия окупятся быстрее, если вы будете знать, для чего этот контент пригодится. Суть системы PARA – не только в создании пары папок и их последующем заполнении. Она заключается в структурировании вопросов вашей рабочей и личной жизни – чему вы себя посвящаете, что хотите поменять, куда поехать и т. д.

Этот урок дался мне трудно. Ближе к концу учебы в университете я подрабатывал в магазине Apple в Сан-Диего. Тогда это была одна из пяти самых загруженных точек Apple в мире: через наши двери каждый день проходили тысячи людей. Именно там я впервые попробовал обучать людей более эффективному использованию компьютеров.

Мои утренние занятия посещали небольшие группы людей, которые только что купили свой первый Mac, а также я проводил индивидуальные консультации. Это был золотой век набора ПО Apple для творчества iLife: удобные в использовании приложения для создания сайтов, видеоконтента, звукозаписи и печати фотокниг были предустановлены на каждом компьютере Mac. Будто у вас под рукой полноценная мультимедийная студия без дополнительных затрат.

И я садился с клиентами, отвечал на возникающие вопросы о только что купленном ими компьютере. В большинстве случаев они только что перенесли все файлы с компьютера с Windows, и накопленные годами документы были раскиданы по рабочему столу и папкам с документами.

Поначалу я пытался обучать людей организовывать по одному документу за раз. Сразу стало понятно, что это не работает. Индивидуальные сессии длились лишь один час, и этого было недостаточно, чтобы хоть что-то исправить в сотнях или даже тысячах файлов клиентов. Время тратилось впустую, потому что мы часто работали со старыми документами, которые не имели отношения к их текущим целям или интересам.

Я знал, что необходимо найти новый подход. Я начал задавать вопросы и слушать, и в итоге пришел к выводу, что этим людям не нужен был компьютер, где все организовано. Они потратили время и деньги на переход к Mac, поскольку они хотели чего-то достичь, что-то создать.

Они хотели снять видеоролик для годовщины своих родителей, создать сайт магазина капкейков, записать диск с песнями своей группы. Они хотели отследить свою родословную, окончить вуз или найти хорошую работу. А остальное было лишь препятствием на пути к достижению их цели.

Я решил попробовать другой подход: я брал все перенесенные файлы и перемещал их в новую папку под названием «Архив» с припиской даты (например, «Архив 05.02.21»).

Сначала всегда присутствовал момент страха и сомнения. Люди не хотели терять свои файлы, но быстро убедились, что всегда смогут получить доступ к любой информации из прошлого. И я наблюдал, как они оживали, ощущали надежду, глядя в будущее.

Они неоднократно откладывали свои творческие амбиции в далекое, мифическое время, когда все будет в идеальном порядке. Как только мы отложили этот момент в сторону и сосредоточились на том, что они на самом деле хотят сделать прямо сейчас, люди внезапно обрели ощущение абсолютной ясности и четкую мотивацию.

Какое-то время я был уверен, что все это будет преследовать меня. В итоге все они ведь захотят вернуться к организации своих старых файлов, так ведь? Я часто видел одних и тех же людей, возвращающихся в наш магазин. Я в страхе выжидал, что кто-то вернется и обвинит меня в том, что я потерял все их старые файлы.

Позвольте поделиться: никто не вернулся. Ни разу.

Ни один человек не зашел в магазин и не сказал: «Знаете, давайте вернемся к систематизации всех тех файлов со старого компьютера». Но люди делились историями о том, как их творческие проекты повлияли на их семьи, работу, оценки, карьеру. Один человек организовал сбор средств для друга, которому недавно диагностировали лейкемию. Другой подал успешную заявку на получение кредита для малого бизнеса и открыл танцевальную студию. Одна студентка рассказала, что после наведения порядка в своем цифровом мире она первой в своей семье окончила вуз. Детали организации данных на своем компьютере или заметок были тривиальными, но влияние на их собственную жизнь и жизни других людей было очевидным.

Из этого опыта я извлек несколько уроков.

Во-первых, людям нужны свободные рабочие пространства, чтобы иметь возможность творить. Мы не воплотим свои лучшие идеи в жизнь и не сделаем работу наилучшим образом, если вся чепуха из прошлого будет загромождать, захламлять наше пространство. Именно поэтому этап архивирования очень важен: вы ничего не теряете, любой файл можно будет найти через поиск, но с глаз долой убрать эти файлы необходимо.

Во-вторых, я осознал, что очень важно создавать новое. Я видел огонек в глазах людей, когда они доходили до финиша своего проекта и публиковали свое слайд-шоу, экспортировали видеоролик, печатали свое резюме. Вновь обретенная уверенность в себе не подвергалась сомнениям, и они покидали магазин, зная, что для движения вперед у них есть все необходимое.

Наконец, я понял, что завершенные творческие проекты – это кровь, циркулирующая по вашему «второму мозгу». Они держат всю систему на плаву, питают ее и подготавливают к работе. И не важно, насколько организована, эстетична и впечатляюща ваша система ведения заметок. Лишь постоянное достижение ощутимых побед может вселить в вас нужный импульс, чувство решимости и жажду результата. Не имеет значения, насколько маленькими будут победы. Даже самый незначительный прорыв может стать трамплином к более творческому и интересному будущему, чем вы можете себе представить.

Моя наставница однажды дала мне совет, который ведет меня до сих пор: двигайся быстро, но маленькими шажками.

Она видела, что мой стандартный подход к работе – это грубая сила: задерживаться в офисе допоздна, делать продуктивной каждую минуту и выполнять непосильные объемы работы, будто от этого зависела моя жизнь. Только этот путь вел не к успеху, а к выгоранию. Я не только раз за разом утомлялся физически и морально, но и мои лобовые атаки не были очень эффективны. Я не знал, как формулировать свои намерения, разрабатывать стратегии и искать рычаги влияния, которые позволили бы мне достигать целей при минимальных усилиях.

И наставница посоветовала мне вместо всего этого искать путь наименьшего сопротивления и добиваться прогресса шаг за шагом. И я хочу дать вам тот же совет: не превращайте организацию своего «второго мозга» в очередное серьезное обязательство. Задайте себе вопрос: «Какой самый маленький и простой шаг я могу сделать в правильном направлении?»

Если говорить о системе PARA, этот совет обычно реализуется в создании папок для каждого из ваших действующих проектов в приложении для ведения заметок и их заполнении актуальным для этих проектов контентом. Дальше – больше. Копайте глубже, спрашивая себя: «Какие проекты я в данный момент намерен продвигать?» Затем создайте папку для каждого нового проекта. Далее я предлагаю несколько вопросов, которые вы можете задать себе, чтобы определиться с этими проектами:

• Что у вас на уме: вас беспокоит некое дело, которое вы не успели назвать проектом? Что должно произойти, чтобы прогресс в нем был постоянным?

• Посмотрите на свой календарь: какие дела из прошлого вам нужно довести до конца? А что требует планирования и подготовки на будущее?

• Посмотрите на свой список дел: вы уже выполняете какие-то задачи, связанные с тем крупным безымянным проектом? У вас уже были запланированные деловые контакты с людьми, которые являются частью этого проекта?

• Посмотрите на рабочий стол вашего компьютера, папки загрузок и документов, закладки, электронные письма и открытые вкладки в браузере: какие файлы из сохраненных на вашем компьютере являются частью крупного проекта?

Приведу несколько примеров проектов моих студентов:

• найти нового врача, который примет мою страховку;

• спланировать цели и повестку дня ежегодного корпоратива;

• составить список основных продуктов питания и договориться о регулярных поставках;

• разработать контент-стратегию на следующий квартал;

• рассмотреть политику возврата и предоставить обратную связь;

• поделиться идеями о совместной работе с партнером по исследованию;

• провести исследование и написать проект статьи об обеспечении равенства в области здравоохранения;

• закончить онлайн-курс литературного мастерства.

Вы можете также создать папки для ваших сфер жизни и ресурсов, но рекомендую начинать только с проектов, чтобы не создавать множество пустых хранилищ. Добавить другие папки можно будет позже, когда у вас будет, чем их заполнить. Несмотря на то что вы можете внедрить систему PARA на всех платформах, где вы храните информацию, а помимо приложения для ведения заметок три самых популярных варианта – это папка документов на вашем компьютере, облачные хранилища наподобие Dropbox и программные пакеты для совместной работы онлайн в духе Google Docs, я рекомендую для начала работать только в приложении для ведения заметок.

Потренируйтесь сохранять новые заметки, раскидывать их по папкам и перемещать их из одной папки в другую. При каждом завершении работы над проектом перемещайте его папку целиком в архивы, а при каждом начале работы над новым проектом просматривайте эти самые архивы, чтобы понять, есть ли в папках завершенных проектов какие-то данные, которые можно использовать повторно.

По мере создания папок и перемещения в них заметок вам не следует переживать о реорганизации или очистке уже существующих заметок. Вы не можете позволить себе тратить много времени на старый контент, который вам может уже никогда и не пригодиться. Начните с чистого листа и поместите все уже существующие заметки в архивы для безопасного хранения. Если они вам когда-нибудь понадобятся, они появятся в результатах поиска ровно в том виде, в каком вы их оставили.

Ваша цель – очистить свое виртуальное рабочее пространство и собрать все элементы, которые относятся к каждому активному проекту, в одном месте. Как только вы это сделаете, вы обретете уверенность и ясность, как претворять идеи этих проектов в жизнь, и они не будут накапливаться у вас без конца и края.

Главное – не забывать, что эти категории не окончательны. Система PARA динамична, она постоянно меняется. Ваш «второй мозг» постоянно развивается в той же степени, в какой меняются ваши проекты и цели, а это означает, что вам никогда не придется беспокоиться о том, как довести его до совершенства или закончить работу над ним.

В следующей главе мы рассмотрим, как извлекать суть из собранных нами знаний, чтобы иметь возможность эффективно их использовать.