Деловой документ содержит следующие позиции: обращение, комплимент, подпись, дата, адрес.

Деловое письмо принято писать на бланке фирмы. Оно должно быть одновременно кратким, понятным и вежливым.

Адрес получателя пишется на конверте с правой стороны внизу и в левом верхнем углу письма. Перед инициалами адресата следует поставить одно из сокращений: «Г-ну» (господину), «Г-же» (госпоже) или «Г-дам» (господам).

Обращаясь, не следует забывать про титул или звание (граф, доктор, магистр и т. д.).

Обратный адрес пишется в нижней части лицевой стороны конверта или на его обратной стороне. Над адресом указывают способ отправления: Registered – заказное, Air mail – авиа, Express Deliveri – срочной почтой. Деловые письма складываем текстом внутрь и не более чем в два раза.

Структура делового письма:

Наименование организации отправителя

Внутренний адрес

Дата написания письма

Тема письма

Основной текст (печатается через 1,5–2 интервала, с выделением полей слева 2–3 см и справа 1,5–2 см)

Подпись

Указания на рассылку копий

Заключительная форма вежливости

Указания на приложения.