1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ БЕЗОПАСНОСТИ
Решение стоит не более того, что стоит информация, на основании которой оно принято. Этим определяется подход к сбору информации, который можно разделить на следующие этапы:
— определение стратегической цели;
— тактическая цель и выбор наилучшей дороги к достижению этой цели;
— оперативная цель для продвижения по выбранному направлению.
Стратегическая информация является обязательным сырьем для выработки решения, без чего самые прекрасные планы останутся самообманом. Без качественной информации невозможно принять правильное решение. Все эти условия имеют влияние на качество обеспечения безопасности фирмы и требуют постоянной систематизации информации, влияющей на совершенствование мер безопасности в зависимости от меняющейся экономической, оперативной, производственной, правовой и административной ситуаций в фирме и в ее окружении. С этой целью целесообразно организовать ведение картотеки со следующими базами данных:
— конкуренция. Ведется накопление по действующим и потенциальным конкурентам;
— рынок с учетом его потребностей, соотношений государственных и коммерческих заказов, заказчиков в ближнем и дальнем зарубежье;
— технология, применяемая на фирме; наличие данных о такой же технологии на других предприятиях, наличии более совершенных технологий в Украине и за границей. Влияние таких технологий на условия конкуренции на украинском рынке;
— законодательство в объеме работ фирмы и ее отношений с клиентурой в Украине и за границей;
— ресурсы, необходимые для функционирования производства фирмы и НИР по созданию новых и совершенствованию старых продуктов. Сбор информации на потенциальных поставщиков с целью изучения их состояния, связей и перспективы развития;
— общие тенденции развития фирмы, рынка, клиентуры, потребностей производимой фирмой продукции и оборудования;
— прочие факторы, влияющие на эффективность функционирования фирмы в пределах ее интересов и компетенции.
Даже ценная информация, которая добывается с большим трудом, должна вовремя поступать к тому, кому она необходима. Информация является ценной только тогда, когда она может быть использована. Если информация не служит для принятия решения, то она является беспредметной, а следовательно — несуществующей.
Информация называется свежей, если интервал между самим событием и сообщением о нем короткий. Свежесть и конфиденциальность — два качества, дополняющие друг друга, помогают судить о полезности источника. Нужно уметь пренебрегать предубеждениями, чтобы избегать ловушек необходимо запрашивать мнение совершенно различных лиц.
Для принятия любого решения необходимо вначале ответить на следующие вопросы:
— кто ваши конкуренты;
— какими товарами конкуренты представлены на рынке;
— в чем заключается стратегия конкурентов;
— в каких областях конкуренты имеют преимущества;
— в каких областях фирма является лидером;
— может ли продукция фирмы заменить товары конкурентов;
— какие позиции занимает на рынке каждый из конкурентов;
— существует ли в вашей отрасли фирма, которая задает тон;
— существует ли «порог», за которым следует реакция конкурента;
— какие фирмы реагировали с особой частотой и активностью и по каким вопросам или проблемам;
— существуют ли у фирмы дружеские связи с конкурентами;
— кто поставляет фирме информацию;
— как используется эта информация.
Для сбора информации о конкурентах может использоваться различная методика, которая может предусматривать:
— закупку товаров конкуренту;
— неизменное присутствие на ярмарках, выставках, конференциях;
— посещение подразделений фирмы под различными предлогами;
— направление опросных листов под видом социологических исследований;
— финансирование контрактов на выполнение НИР в Украине и за рубежом с целью проникновения в лаборатории конкурента;
— отправка на учебу студентов и стажеров в зоны наибольшей заинтересованности;
— бесконечные безрезультатные переговоры, в процессе которых постоянно запрашивается дополнительная информация;
— похищение чертежей и технической информации;
— шпионаж и просто воровство;
— объявление ложных конкурсов зарубежными фирмами с целью создания условий для копирования технологий, представленных на конкурс.
При создании службы безопасности необходимо признать:
— необходимо отказаться от мысли, что это будет малозатратное, дешевое мероприятие;
— надо смириться с мыслью о том, что руководитель службы безопасности будет посвящен во все тонкости и тайны бизнеса фирмы;
— придется согласиться с тем, что в сфере производства и его обеспечения будут введены особые защитные механизмы работы с информацией;
— систему безопасности фирмы будут создавать профессионально, сотрудничество с ними может быть плодотворным, только если оно долгосрочное.
Система обеспечения безопасности фирмы включает в себя работу по следующим направлениям:
а) контроль сооружения и оборудования фирмы, предусматривающий обеспечение безопасности производственных и конторских помещений, охрана фото- и иного копировального оборудования, контроль посещений фирмы;
б) мероприятия по защите коммерческой тайны и конфиденциальной информации, включающие в себя:
— предотвращение кражи секретной информации фирмы;
— придание коммерческим секретам максимально значащего внешнего вида;
— создание условий для предотвращения утечки секретной информации через персонал фирмы.
Для анализа коммерческой информации фирмы и создания программ ее защиты необходимо:
— определить приказом Генерального директора фирмы, какая коммерческая информация фирмы (технологическая или деловая) является коммерческой тайной и конфиденциальной информацией;
— установить места накопления и хранения документов, содержащих коммерческую тайну и конфиденциальную информацию фирмы, и лиц, ответственных за организацию работы с такой информацией; выявить потенциальные каналы утечки информации;
— на основании консультации со специалистами организовать комплекс мероприятий по перекрытию этих каналов;
— проанализировать соотношение затрат и доходов по использованию различных технологий, обеспечивающих защиту секретной информации;
— назначить сотрудников фирмы, ответственных за каждый участок системы обеспечения безопасности;
— подготовить график проверки состояния дел с секретной информацией на участках и в структурных подразделениях фирмы;
в) работа с персоналом фирмы, включающая в себя:
— беседы при приеме на работу;
— инструктаж вновь принятых с правилами и процедурами охраны информации на фирме;
— обучение служащих вопросам сохранения коммерческой тайны и конфиденциальной информации;
— работа с сотрудниками, подозреваемыми в хищении информации фирмы стимулирование соблюдения коммерческой тайны;
— беседы с увольняющимися;
г) организация работы с конфиденциальной информацией и документами, содержащими коммерческую тайну, в том числе:
— установления порядка делопроизводства на основании Инструкции по делопроизводству, утвержденной Генеральным директором фирмы;
— контроль за секретными документами всех уровней;
— контроль за публикациями сотрудников фирмы, а также публикациями других лиц, в информации которых содержатся элементы, составляющие коммерческую тайну или конфиденциальную информацию фирмы;
— установление порядка рассекречивания и уничтожения секретных, конфиденциальных документов, а также документов, содержащих коммерческую тайну;
— охрана секретов клиентуры и деловых связей фирмы;
д) обеспечение информационной безопасности, работа с конфиденциальной информацией и коммерческой тайной, накопленной в компьютерных сетях фирмы, а также в бумажных архивах; (рассматривается ниже отдельным разделом);
е) организация учета и проверки соблюдения Правил, Положений, инструкций и приказов по вопросам безопасности фирмы, наличия документов, содержащих коммерческую тайну и конфиденциальную информацию;
ж) обеспечение защиты коммерческой тайны и конфиденциальной информации в процессе заключения договоров (контрактов), ведения переговоров, для чего определить круг лиц, имеющих отношение к той работе. Подготовка указанной категории сотрудников осуществляется по специально утвержденному Генеральным директором плану в объеме настоящей Концепции.
Правила работы с документами, содержащими коммерческую тайну и конфиденциальную информацию, сводятся к следующим основным требованиям:
— строгий контроль за допуском персонала к секретным документам фирмы с фиксацией лиц, получивших допуск к работе с каждым конкретным документом или изделием;
— точное установление того, кто конкретно из руководства и служащих фирмы организует и контролирует секретное делопроизводство фирмы, наделение их соответствующими полномочиями;
— разработка инструкции по работе с секретными документами, ознакомление с ней соответствующих сотрудников фирмы;
— контроль за получением соответствующими служащими допуска с получением от них письменных обязательств о сохранении коммерческой тайны фирмы и ответственности в случае ее разглашения;
— введение системы материального и иного стимулирования служащих фирмы, имеющих допуск к секретам фирмы;
— внедрение в повседневную практику механизмов и технологий защиты коммерческой тайны;
— личный контроль со стороны Генерального директора и его заместителей за соблюдением режимных требований и соблюдением требований к делопроизводству.
Для работы с секретными документами в фирме должно быть отведено специальное помещение с хорошей звукоизоляцией, капитальными стенами, надежными перекрытиями, прочными дверьми с патентованными замками и запорами, защитой на окнах от проникновения посторонних лиц. В такие помещения допускаются только сотрудники, имеющие допуск к работе с такими документами. Проведение ремонтных и других работ в этом помещении должно осуществляться только в присутствии службы охраны и помощника Генерального директора. Наблюдение за работающими людьми в этом помещении должно быть непрерывным.
Черновики секретных документов фирмы должны готовиться в тетрадях с пронумерованными листами. Черновики уничтожаются по акту уполномоченными на то сотрудниками фирмы. Число копий секретных документов фирмы должно строго учитываться, а копировальные машины — снабжаться счетчиком копий и ключом, запускающим машины в действие. Использованная копировальная бумага и лента уничтожаются под контролем ответственных лиц.
Вероятность утечки информации из документов особенно велика в процессе их пересылки. По возможности, доставку секретных документов фирмы следует организовывать собственными силами с привлечением службы охраны фирмы, или обращаться в те фирмы, которые такие услуги оказывают за плату.
Служащие фирмы, отвечающие за сохранность, использование и своевременное уничтожение секретных документов фирмы, должны быть защищены от соблазна торговли секретами фирмы хорошей платой за работу.
В процессе хранения информации, составляющей коммерческую тайну фирмы, ввести в использование средства защиты и сигнализации о несакционированном доступе к ним.
Для организации правильного взаимодействия с охранными фирмами Собственного комплекса защитных мер, необходимо различать понятия «промышленный шпионаж» и «корпоративная разведка». Под «промышленным шпионажем» понимается разведывательная деятельность, финансируемая или координируемая со стороны какого-либо государства, направленная против правительства страны или национальных компаний, учреждений или частных лиц. Составными частями такой деятельности могут являться:
— незаконное получение или планирование получения секретной информации по состоянию сферы финансов, торговли, по вопросам экономической политики или экономической информации, на которую распространяются права собственности, или передовых технологий;
— незаконное или тайное оказание влияния или планирование действий по оказанию такого влияния на принятие решений по вопросам экономической политики. В роли заказчика в этом случае выступает государство.
Под «корпоративной разведкой» понимается не столько кража торговых секретов или применение незаконных методов сбора информации. У корпоративной разведки стоят цели обеспечить сбор и анализ открытой информации (хотя при случае добываются и сведения секретного характера) в отношении конкурентов, что дает возможность руководству фирмы принимать адекватные решения.
Корпоративная разведка заимствует средства и методы стратегического планирования, что позволяет постоянно держать в поле зрения рынки и контролировать место фирмы на них.
В деловом мире абсолютной преданности не бывает, как не бывает абсолютной взаимной любви. Взаимоотношения складываются под влиянием стратегических, а чаще тактических интересов бизнеса. Отсекать службу безопасности от информации практически не только невозможно, но и опасно. По долгу службы она обязана знать все, иначе не сможет создать полнокровную систему ограждения фирмы и ее сотрудников от неприятностей.
