Войти в систему
Войти с помощью соц. сетей:
Знаете ли вы, какой метод управления временем является самым известным и простым в применении? Конечно, это «метод помидора». Его придумал предприниматель и консультант Франческо Чирилло. В школе он был лентяем и прокрастинатором, ничего не смыслящим в тайм-менеджменте. В университетские годы у него тоже плохо получалось сосредоточиться на учебе, он был рассеянным и не мог эффективно усваивать новые знания.
Тогда Чирилло решил проверить, получится ли у него хотя бы десять минут уделить учебе, ни на что не отвлекаясь. Время засек на кухонном таймере в виде помидора, который и дал название его методу. К сожалению, тот эксперимент не увенчался успехом, так как Франческо не продержался и нескольких минут. Однако этот провал мотивировал его, и, изучив материалы о природе человеческого внимания, он придумал этот простой и эффективный способ. Позже метод был опубликован в журнале Harvard Business Review и высоко оценен не только гарвардскими профессорами, но и студентами, которые стали применять его в жизни.
Итак, что же это за метод? Вам необходимо выбрать конкретную задачу, установить таймер на 25 минут, затем сосредоточиться на этой задаче, не отвлекаясь на посторонние дела. По истечении времени вы отдыхаете 5 минут и снова запускаете таймер на следующие 25 минут. После каждых четырех «помидоров», т. е. каждые два часа необходимо делать перерыв на 15 минут или дольше.
Весь процесс работы будет выглядеть следующим образом:
1. Подготовьте необходимые принадлежности
К ним относятся: ручка, два листа бумаги и таймер. На одном листе составьте «Перечень действий» – список задач, которые необходимо выполнить. Их можно разделить по приоритетам. Перечень используется в течение многих дней – новые задачи добавляются, а выполненные вычеркиваются. На другом листе на основе этого перечня составьте список дел на сегодня – то есть задач, которые необходимо выполнить в течение этого дня.
2. Определите свое «помидорное» время
Вы можете сами выбрать продолжительность «помидора» – времени для работы – и перерывов в зависимости от сложности и важности ваших задач, личных способностей к сосредоточению, а также множества других условий. «Помидор» может составлять как 25 минут, так и час. Перерывы тоже не строго закреплены: если увеличивается время для работы, увеличиваются и перерывы. Количество «помидоров», необходимых для выполнения всех задач на день, вы тоже определяете по ситуации.
3. Устраните отвлекающие факторы
Несмотря на то что работа будет длиться всего 25–60 минут, существует множество факторов, которые способны помешать вам сосредоточиться. Они делятся на внутренние и внешние. Внутренние – это когда к вам внезапно приходит какая-то мысль, например, позвонить другу или что-то купить. Чтобы не терять концентрацию, быстро запишите эту мысль в список дел и вернитесь к работе. Внешние факторы – это внезапно возникающие дела, которые нужно сделать немедленно. В таком случае вам придется сначала разобраться с ними, а затем вернуться к работе и начать «помидор» заново.
«Метод помидора» позволяет нам управлять своим временем и концентрироваться на важных задачах. Когда мы видим, как легко завершаем одно дело за другим, это дает нам мотивацию и повод гордиться собой. А также повод с огромным энтузиазмом относиться к учебе и повышать ее эффективность.
Конечно, для отсчета времени проще всего пользоваться не кухонным таймером, а мобильными приложениями, созданными на основе «метода помидора».
Имя Генри Ганта, основателя американской школы научного менеджмента, знает каждый руководитель. Именно он разработал знаменитую диаграмму, помогающую организовывать и контролировать работу над проектами. Ее также называют столбчатой диаграммой, так как она отображает ход выполнения проекта в виде столбцов.
На диаграмме Ганта каждая задача имеет ожидаемое время выполнения, представленное в виде горизонтальной полосы, где начало находится слева, а завершение – справа. Полоса располагается в зависимости от того, в какой момент времени выполняется задача. За конкретное время вы можете выполнять как одну задачу, так и несколько одновременно. Для более важных дел можно использовать небольшой ромб в качестве маркера.
Диаграмма Ганта проста и удобна в использовании. На ней можно увидеть все задачи, время начала и окончания их выполнения и ожидаемый ход действий. Такая визуализация помогает руководителям следить за ходом проекта и понимать, что происходит на каждом его этапе. Сотрудникам также удобно видеть все свои задачи и сроки.
Основная функция диаграммы Ганта в том, чтобы определять:
1. Соответствие между запланированным объемом работ и запланированным временем.
2. Соответствие фактической и плановой дневной выработки.
3. Фактический суммарный объем работ за определенный период по сравнению с запланированным.
Диаграмма отражает временной график и дает полное представление о трех составляющих проекта – времени, стоимости и объеме.
Генри Ганта считают гением, потому что только гениальный ученый мог разработать такой простой и практичный инструмент управления временем. Гант родился в 1861 году в семье фермера в Мэриленде. Гражданская война разорила его семью. Тяготы детства научили Ганта трудолюбию, бережливости и самоанализу.
В 1880 году, окончив с отличием университет Хопкинса, он осознал, что полученных знаний недостаточно, поэтому стал преподавать в подготовительной школе Макдоноу, одновременно продолжая учиться в техническом колледже Стивенса. В 1884 году Гант стал инженером-механиком, а в 1887 году устроился помощником инженера на металлургический завод в компанию Midvale Steel. Здесь он познакомился с Фредериком Уинслоу Тейлором.
После 1902 года Гант уволился с завода и занялся самостоятельной практикой как инженер-консультант, а также преподавал в Колумбийском, Гарвардском и Йельском университетах. Во время Первой мировой войны Гант отказался от прибыльного корпоративного консалтинга и стал работать консультантом в правительстве и вооруженных силах, проводил исследования в области управления судостроительным производством и арсеналами.
В 1910 году на основе всего своего опыта он разработал свою знаменитую диаграмму, которая является прекрасным инструментом не только для управления проектами, но и для управления временем.
Используйте диаграмму следующим образом:
1. Составьте ежедневный список дел
Не волнуйтесь о том, хватит ли у вас времени, сначала просто перечислите, что вам нужно сделать сегодня. Например, встать, сделать зарядку, позавтракать, пойти на работу, написать отчет, провести совещание, пообедать, сходить за доставкой, пойти домой, поиграть в компьютерные игры, лечь спать.
2. Отсортируйте перечисленные дела в хронологическом порядке
Проснуться – заняться спортом – позавтракать – пойти на работу… и так далее до – пойти спать.
Нарисуйте простую диаграмму на компьютере или вручную на бумаге, с горизонтальными полосами по количеству задач. Укажите время начала выполнения каждой задачи слева на полосе, а время завершения – справа.
3. Оптимизируйте план в соответствии с идеей диаграммы Ганта
Если необходимо сделать два дела одновременно, то можно наложить задачи друг на друга. Приоритетную задачу отметьте маленьким ромбиком. Это позволит обращать внимание на ход ее выполнения.
Войти с помощью соц. сетей: