Данные для сводных таблиц должны отвечать следующим условиям.

• Быть представленными в табличном виде (не обязательно «официальная» таблица Excel, но обязательно прямоугольный диапазон без пустых строк или столбцов).

• В этом диапазоне должен быть хотя бы один или несколько столбцов с данными, у каждого из которых есть заголовок в первой строке (первой строке диапазона, но не обязательно всего рабочего листа Excel).

• Каждый столбец — это один параметр, и в каждом столбце есть только один тип данных (текст, числа, даты и так далее).

• Каждая строка описывает одну совокупность всех параметров (одну операцию, транзакцию, сотрудника или клиента, одну рекламную кампанию или одно действие пользователя).

• Просто диапазон Excel (например, A1:E550). Это допустимый вариант, но если вы предполагаете, что к нему будут добавляться новые строки, то лучше использовать таблицу Excel.

• Диапазон Excel со столбцами целиком (например, A: E). В таком случае в сводную попадут вообще все строки на листе, включая (пока) пустые. Их придется фильтровать. К тому же это может отрицательно повлиять на быстродействие.

• Таблица (Table). В случае с ней вы не ссылаетесь на конкретные строки в качестве источника данных — вы используете таблицу в целом, обращаетесь к ней по имени, а не отдельным строкам, как к источнику, и при появлении новых данных в таблице они попадут в сводную.

• Внешний источник данных (например, база данных, информация с сайта, Google Таблица и т. д.). Данные из таких источников можно загрузить с помощью Power Query. Эта надстройка может быть установлена бесплатно в Excel 2010–2013 и является частью Excel 2016 и 2019 (и Excel для Mac в Microsoft 365). В последних версиях ее можно найти на ленте инструментов: Данные → Получить и преобразовать (Data → Get & Transform Data).

Каким бы ни был источник данных в сводной, но если эти данные изменились, то сводная сама не обновится (как это происходит с формулами). Ее нужно обновить (Refresh) — в контекстном меню по щелчку правой кнопки мыши.