Раздел 4. Примеры
Разберем типичные случаи в работе.
4.1 Операции с товаром
Рассмотрим как отобразить в учете самые распространенные операции с товаром.
4.1.1 Закупка товара
Начинается все, как и большинство операций с таблицы движения денег. Внесите сумму платежа за товар.
В таблице финансового планирования данные вносятся в поле «Закупка товара»
Поле «Закупки» раздела отвечающего за товарные остатки подставит эти данные автоматически и учтет изменения товарных остатков в магазине.
Это самый простой случай, когда все идет гладко и величина оплаты соответствует оптовой стоимости поступившего товара.
4.1.1.1 Пришел не весь товар
Вы сделали заказ, оплатили его, а по приходу оказалось, что в поступлении чего-то не хватает. Данные которые были внесенные до прихода товара.
Таблица движения денег – размер закупки.
Таблица финансового плана – поле «Закупка товара»
Операции по факту недостачи в поставке.
По факту товара пришло меньше на 4000 рублей. Это может быть недостача или пересорт. Если поставщик признает недостачу и согласен ее возместить, вносите сумму возмещения в дебиторскую задолженность.
Таблица движения денег.
Таблица долгов.
Запишите долг за товар.
Таблица финансового плана.
Скорректируйте дебиторскую задолженность до верного значения.
Дебиторскую задолженность перед вами вы учли. Но введенные при заказе товарные остатки оказались не верны. Внесите изменения через поле коррекции товарных остатков. Товара у вас фактически оказалось меньше, поэтому корректировка будем с минусом.
Это тот случай, когда поставщик согласен на компенсацию недостачи в поступлении. Если поставщик отказывается компенсировать недостачу, то вы производите только коррекцию товарных остатков.
Способы закрытия дебиторской задолженности при ее возврате поставщиком разобраны в главе про задолженности.
4.1.1.2 Пришло больше товара
Вы заказали товара на меньшую сумму, а фактически товара поступило больше. Его могли случайно положить больше в штуках или произошел пересорт на более дорогой товар.
Данные внесенные до прихода товара. Они такие же как и в прошлом случае.
Таблица движения денег.
Таблица финансового плана.
Операции по факту излишков
Вы обнаружили излишки на 2000 рублей. Если поставщик требует вернуть излишки каким-либо способом: переслать физически товар, доплатить за него денег, увеличить следующий счет на эту же сумму, то вам необходимо добавить возникший долг в свою кредиторскую задолженность.
Запишите ее в таблице движение денег.
Внесите ее в таблицу долгов.
Приведите значение кредита в таблице финансового плана к актуальному значению.
Дальше внесите корректировку в товарные остатки. Это обязательное действие, которое делается даже если не возникла кредиторская задолженность. Товара у вас фактически стало больше, поэтому корректировка вносится со знаком плюс.
Различные способы списания кредиторской задолженности рассмотрены в главе про задолженности.
4.1.1.3 Часть поставки не товар
Вы делаете заказ поставщику, но не все что вы заказываете товар. Часть заказа это рекламные материалы, часть это демонстрационные образцы, часть подарки. В наиболее удобном варианте учета таких ситуации на момент заказа в таблице расходов вы разделяете платеж за товар и платеж за доставку, рекламные материалы, подарочные и демо-образцы.
Таблица движения денег. В данном случае платеж разделен на категорию «Товар» и «Прочее».
В таблице финансового плана в поле «Закупки» внесите размер реальной закупки товара на продажу.
Оставшуюся часть платежей внесите в соответствующие поля таблицы расходов.
В нашем случае это одно поле «Прочее» в разделе переменных расходов. Поле «Закупки» раздела товарных остатков показывает правильное поступление товара.
4.1.1.4 Товар в подарок
Вы заказали товар, а поставщик прислал больше. Например у него была акция при покупке 5 позиций определенного товара 1 позиция в подарок. Или любая другая итогом которой стал подарочный товар..
В разделе закупки таблицы движения денег вы указываете реальную оплату за товар.
В поле «Закупки» таблицы финансового плана вы также указываете оплаченный и поступивший товар.
Весь подарочный товар добавляете через поле «Корректировки» раздела товарных запасов.
Товар поступивший в подарок учтен.
4.1.1.5 Скидка на товар при закупке
Случай скидки на товар при закупках не так прост как может показаться на первый взгляд. Например вы продаете зонты. Закупаете их за 1000 рублей, но на один день для участников выставки их можно было купить за 300 рублей, чем вы и воспользовались. И как правильно учесть этот случай? Можно конечно учесть все по реальной стоимости товара. Но будет ли верной тогда оценка ваших товарных запасов? Вы купили 100 зонтов по 300 рублей. И ваши товарные запасы в оптовых ценах при этом способе учета будут оцениваться в 30 000 рублей. Но обычная цена на них все же 1000 рублей и эти же товарные запасы в среднем по рынку оцениваются в 100 000 рублей.
С точки же зрения валовой прибыли, правильно оценивать исходя из реальной стоимости товара. Если вы все время продавали эти зонты за 2000 рублей и продали всю партию купленных зонтов, то при текущих условиях закупки вы получите валовую прибыль в 170 000 рублей, тогда как если бы вы учитывали их обычную оптовую стоимость вы бы получили значение валовой прибыли в 100 000 рублей, но оно будет неправильным. Для расчета валовой прибыли вернее учитывать реальную оптовую стоимость товара.
Так же как и для определения средней наценки. Если бы вы учли оптовую стоимость этого товара, как обычную, значение наценки у вас показало бы наценку в 2 раза. Хотя фактически исходя из реальной стоимости проданного товара в этом месяце значение наценки было бы увеличение розничной цены от оптовой в 6,5 раз.
Можно конечно поступать хитро. Разницу в оптовой обычной ценой и ценой по акции добавлять через корректировку товарных остатков, но тогда могут возникнут сложности с вашей системой автоматизации, если вы ее используете. Разные цифры учета создадут сложности в понимании и могут окончательно запутать через некоторое время.
И этот вопрос актуален не только для больших скидок. Вам регулярно могут давать скидки на весь заказ в целом или на отдельные группы товаров. Следующий момент – способ установления розничной цены. В некоторых случаях лучше сделать наценку исходя из обычной оптовой цены, в некоторых случаях поставить цену исходя из наценки на оптовую цену со скидкой. Эти нюансы приводят к тому, что итоговая система планирования и учета для каждого предпринимателя может иметь свои особенности, исходя из его предпочтений.
Общая рекомендация в начале ведения учета учитывать все исходя из реальной цены и выплаченных денег. В дальнейшем, когда наберетесь опыта в учете и будет понимание взаимодействия показателей, то можете попробовать и другой способ учета, но лучше на отдельной копии таблицы.
4.1.1.6 Закупка с отсрочкой оплаты
Рассмотрим особенности закупки товара с отсрочкой платежа и выплаты долга по этому товару.
4.1.1.6.1 Учет товара полученного по отсрочке платежа
Учитываем факт возникновения отсрочки в таблице движения денег.
Учитываем факт возникновения долга в таблице долгов.
Учитываем кредиторскую задолженность в таблице финансового планирования.
Учитываем закупку по отсрочке. Для этого в таблице фин.плана есть отдельная строка «Закупки с учетом отсрочки». Этот раздел таблицы учитывает товарные запасы. Закупка это прибавление товара, поэтому оно вносится с плюсовым значением.
Закупка с отсрочкой платежа учтена.
4.1.1.6.2 Учет выплаты денег по отсрочке платежа
Предположим что вы сразу выплачиваете всю сумму по отсрочке. В варианте с частичной оплатой отсрочки все действия такие-же только с другой денежной суммой.
В таблице движения денег вы указываете сумму выплаты в разделе расходы
Уменьшаете сумму кредиторской задолженности на размер выплаты. Задолженность учитывается со знаком минус и вы платите по ней со знаком плюс, тем самым уменьшая ее.
Фиксируете изменение размера долга в таблице долгов.
Фиксируете изменение кредиторки в таблице финансового плана.
Записываете расходы по выплату отсрочки в специальное поле «Оплата отсрочки» раздела товарных запасов.
Таблица автоматически учтет эту выплату в расходах, но оставит прежним товарные запасы, так как приход товара по этой закупке уже был учтен. Вы учли выплату по отсрочке платежа.
4.1.1.7 Товар под реализацию
Этот способ не отличается в учете от способа рассмотренного до этого – Товар с отсрочкой платежа.
4.1.1.7.1 Получение товара под реализацию
Вы учитываете возникшую кредиторскую задолженность.
В таблице движения денег.
В таблице долгов.
В таблице финансового плана.
Вносите поступивший под реализацию товар в товарные остатки. Для этого можно сделать отдельное поле «Товар под реализацию», можно использовать поле «Закупки с отсрочкой оплаты»
4.1.1.7.2 Выплата денег за проданный товар
Вы продали часть товара поставленного под реализацию, теперь самое время учесть выплаты за него. Выручка учитывается в сумме общей выручки и не выделяется отдельно.
Вы выплачиваете стоимость проданного товара поставщику и снижаете на эту сумму размер кредиторской задолженности в таблице движения денег.
Снижаете размер кредиторской задолженности в таблице долгов.
Приводите к актуальному значению размер кредиторской задолженности в финансовом плане.
Указываете выплату в поле«Оплата отсрочки» или создаете отдельное поле «Оплата товара под реализацию».
4.1.1.7.3 Возврат поставщику товара полученного под реализацию
То что не продали вы возвращаете поставщику. В таблице движения денег учитывается списание долга.
Долг списывается в таблице долгов
Значение кредита в таблице финансового плана приводится к актуальному состоянию.
Через поле корректировки списывается товар возвращенный поставщику.
Если вы постоянно берете товар под реализацию имеет целесообразность выделение отдельного пункта для товара под реализацию. Как для поля товарных остатков под реализацию, так и поля выплат под реализацию. Этот способ может иметь несколько вариантов реализации учета, разбирать их отдельно в книге не будем так как вопросов по особенностям такого учета пока не поступало.
4.1.2 Возврат и обмен товара
Один из типичных случаев в торговле – возврат бракованного товара или его обмен на аналог.
4.1.2.1 Возврат бракованного товара
Покупатель вернул бракованный товар, вы выплатили деньги. Отмечаем этот случай в таблицах учета.
В таблице движения денег указывает сумму выплаченных средств в графе «Списания с счета»
В таблице финансового плана вносим эту же сумму в графу «Изъятия денег».
Вот и все вы учли возврат бракованного товара.
4.1.2.2 Обмен бракованного товара
Еще один типичный случай работы с возвратами – обмен товара.
Это может быть:
*Обмен на такой же товар или товар равный по стоимости
*Обмен на более дешевый товар с выплатой разницы магазином
*Обмен на более дорогой товар с доплатой от клиента
*Обмен на более дорогой товар с компенсацией разницы за счет магазина
4.1.2.2.1 Такой же товар или равный по стоимости
Обмен произошел на такой же или аналогичный по стоимости товар. В таблице движения денег записей нет. Движения денежных средств в этом случае не происходит. Двигаются только материальные активы. Все что вам требуется, это внести изменения в товарные остатки. Вы выдали товар клиенту из запасов магазина, запасы уменьшились.
Внимание! Изменение в товарные остатки вносятся в ОПТОВОЙ СТОИМОСТИ товара!
Изменение вносятся в таблицу финансового плана, раздел «Товарные остатки», поле «Корректировки»
4.1.2.2.2 Более дешевый товар с выплатой разницы
Если клиент выбирает более дешевый аналог, ему как правило требуется выплатить разницу. Учет этого случае совмещает в себе оба случая рассмотренных до этого.
Пример.
*Клиент вернул товар розничной стоимостью 8765 рублей.
*Клиент выбрал на обмен товар розничной стоимостью 7524 рубля.
*Оптовая стоимость выбранного на обмен товара 3567 рублей.
Разница между стоимостью товаров 8765-7524=1241 рубль.
Разница между розничной стоимость товара на замену выплачена клиенту и учитывается в поле «Списания со счета» таблицы движения денег.
Списываем эту же разницу в таблице финансового планирования, в ней же списываем оптовую стоимость товара, который мы отдали на обмен.
4.1.2.2.3 Более дорогой товар с доплатой от клиента
Самый сложный для учета случай, но и он делается за пару операций.
Пример.
*Клиент вернул товар розничной стоимостью 8765 рублей.
*Клиент выбрал на обмен товар розничной стоимостью 12327 рубля.
*Оптовая стоимость возвращенного товара 5267 рублей.
*Оптовая стоимость товара на обмен 8394 рубля.
В этом случае мы ничего не выплачиваем клиенту. Наоборот клиент доплачивает нам. Можно сделать эту ситуацию и через внесение денег, но лучше сделать через продажи. Для этого берем значение продаж, которое есть на данный момент.
И прибавляем к ней разницу доплаченную клиентом 12327-8765=3562 рубля. Они оплачены наличными прибавляем их к текущему значению «Выручка нал» 31245+3562=34816. Если оплата была безналичным расчетом, то прибавляется к значению «Выручка безнал»
В таблицу финансового плана вносятся два изменения.
Изменяется значение актуальной выручки. Оно увеличивается на сумму доплаты. Проще всего брать данные из таблицы Движения денег, полей «Итого Выручка нал», «Итого Выручка безнал» в них отображаются актуальная сумма поступлений за месяц.
После этого в товарных остатках вносим изменение в их актуальное количество. Способ внесения изменений зависит от способа учета продаж, возвратов и движения товарных остатков. Корректировки вносятся таким образом, чтобы у вас отображалось актуальное значение товарных остатков.
4.1.2.2.4 Более дорогой товар с компенсацией разницы за счет магазина
В этом случае значение «Выручки» не меняется, а в поле «Корректировки» вы списываете значение оптовой цены отданного на обмен товара.
После применения любого из этих способов обмена товара для клиента, вы можете внести его в дебиторскую задолженность, если товар подлежит обмену или возврату поставщику.
4.1.3 Товар в долг
В рознице дебит по продаже товара встречается редко, это тот случай, когда товар выдается в долг. Из-за редкости этого случая дам его описание по-шагам без иллюстраций.
Возникновения дебита.
1. В выручку товар отданный по дебиту не вносите, поступления денег не было.
2. Вносите дебиторскую задолженность в таблицы: движения денег, таблицу долгов и финансового плана.
3. В разделе товарных остатков финансового плана делаете коррекцию на оптовую стоимость отданного товара. Коррекцию в сторону уменьшения товарных остатков.
Возврат дебита.
Когда вам оплатили товар выданный в долг.
1. Вносите выручку полученную по дебиту.
2. Убираете дебиторскую задолженность в таблицах движения денег, таблице долгов и таблице финансового плана.
3. В разделе товарных остатков делаете коррекцию. Прибавляете оптовую стоимость товара проданного по дебиту. Делается это для того, чтобы два раза не вычесть эту стоимость из товарных остатков. Один раз вы вычли ее в коррекции, когда дебиторская задолженность возникла, второй раз она вычитается в учете проданных товаров. Поэтому необходимо исправить первую коррекцию обратной операцией.
Списание дебита.
Если вам не оплатили товар выданный в долг.
1. Списываете дебиторскую задолженность в таблицах движения денег, таблице долгов и таблице финансового плана.
4.1.4 Поле «Корректировки» товарных остатков
Некоторые примеры мы уже разбирали. Сейчас немного общих данных.
В поле «Корректировки» данные заносятся с плюсом в следующих случаях:
*В инвентаризацию выявлен излишек товара.
*Вы получили товар в подарок.
*Перевод в товарные остатки из подарков клиентам.
*Перевод в товарные остатки из образцов.
*При всех случаях когда размер товарных остатков увеличивается, но это нигде не было учтено ранее.
В поле «Корректировки» данные заносятся с минусом в следующих случаях:
*В инвентаризацию выявлена недостача товара
*Вы получили не весь товар
*Перевод товара в подарки
*Перевод товара в демо-образцы
*Брак и списание товара
*При всех случаях, когда размер товарных остатков уменьшается и это не было учтено ранее.
4.2 Кредиторка и дебиторка
Рассмотрим самые распространенные примеры работы с дебиторской и кредиторской задолженностью.
4.2.1 Первоначальное внесение дебиторской и кредиторской задолженности
Когда вы только начинаете заполнять таблицы учета, вам может быть сложно учесть и заполнить все дебиторские и кредиторские задолженности. Не расстраивайтесь. Со временем вы освоитесь. И на практике поймете те случаи, когда возникает долг вам или ваш долг и его следует внести в одну из этих задолженностей.
Для начала учета долгов в таблице учета долгов выпишите:
*Все ваши долги: за товар по отсрочке, по товару на реализацию, оказанные, но еще не оплаченные услуги.
*Все долги вам: за товар или оплаченные, но не оказанные услуги.
Значение полей «Итого» вы заносите в первоначальные поля учета таблицы движения денег
Эти же данные вносите в первоначальные поля таблицы финансового планирования
Несколькими простыми действиями вы учли дебиторскую и кредиторскую задолженность.
4.2.2 Дебиторская задолженность
Работа с дебиторской задолженностью и ее учет.
4.2.2.1 Возникновение и гашение дебиторской задолженности за услугу
Рассмотрим на примере учет возникновения и закрытия дебиторской задолженности. Этот пример не будет касаться дебиторской задолженности за товар. В случае с товаром используется немного другая схема.
4.2.2.1.1 Учет возникновения дебиторской задолженности
Чаще всего дебиторская задолженность возникает, когда вы заплатили, а услугу вам не оказали. Услуга в данном случае это широкое название, это может быть и оплаченное, но не поставленное в срок оборудование, или оборудование пришедшее с дефектом. Рассмотрим на примере транспортной услуги.
Таблица движения денег.
Вы оплатили услугу, но она вам не оказана. И транспортная компания должна вам или вернуть деньги или все же оказать услугу. Укажем возникшую задолженность.
Внесите возникший долг в таблицу учета долгов
Внесите данные в таблицу финансового планирования.
Возникшие расходы.
И актуальную сумму дебита.
Вы учли возникший перед вами долг.
4.2.2.1.2 Учет гашения дебиторской задолженности
Учет возврата долга происходит аналогичным образом. Существует два способа возврата долга – деньгами и оказанием услуги/выдачей товарно-материальных ценностей.
4.2.2.1.2.1 Возврат долга деньгами
Деньги вам могут вернуть в этот же или в следующий учетный период.
4.2.2.1.2.1.1 Если вам вернули долг деньгами в этот же месяц
Для таблицы движения денег может быть два случая.
Случай 1. Вам вернули деньги в тот же период в который возник долг
Иногда бывает так, что деньги возвращают очень быстро. В этом случае в таблице движения денег вы просто убираете ранее оплаченные и возвращенные деньги. Деньги ушли и вернулись в один период.
То же самое делаете со строкой «Дебиторка изменение»
Случай 2. Вам вернули деньги в период за тем как возник долг, но в этот же месяц.
В следующем периоде в этой же строке расходов внесите это значение со знаком плюс.
Можно конечно эту операцию сделать и через поступление на счет. Но в этом случае раздел расходы будет неверно показывать ваши расходы на бизнес. Поэтому лучше расход и приход денег учесть через одно и то же поле.
После этого внесите изменение в дебиторскую задолженность.
Внесение изменений в таблицу долгов и финансового плана
В таблицу долгов во всех случаях изменения вносятся одинаково.
Таблица финансового плана
В соответствующее поле расходов прибавляете сумму возвращенных денег с плюсовым значением. В данном случае получается нулевая сумма.
И меняете значение дебита на актуальное.
4.2.2.1.2.1.2 Если вам вернули долг деньгами в следующие месяцы
Если долг вернули не в период его возникновения самым лучшим вариантом будет провести его через поле «Поступления на счет». Это делается для того, чтобы не сбивать расчет эффективности и прибыльности текущей работы. Если мы учтем эти данные, как в прошлом случае через плюсование расходов, данные о расходах станут не верны, а значит расчет о реальной прибыльности работы за этот месяц (Поля «Чистая прибыль» и «Денежный поток на счете»)будет не верен.
Таблица движения денег.
Также укажите изменение дебиторской задолженности в таблице движения денег и в таблице долгов.
Укажите поступление денег и изменение размера дебиторской задолженности в таблице финансового плана.
4.2.2.1.2.2 Возврат долга услугой
Когда вам оказывают услугу по которой возникла дебиторская задолженность все что от вас требуется – списать дебиторскую задолженность. Других действий производить не надо. Вы оплатили услугу, услуга оказана.
Таблица движения денег
Таблица учета долгов
Таблица финансового плана
Если часть долга возвращена услугой, а часть деньгами, то вы комбинируйте методы описанные в этой главе.
4.2.2.1.2 Дебиторская задолженность за товар
Учет возникновения и гашения дебиторской задолженности за товар имеет свою специфику.
4.2.2.1.2.1 Учет возникновения дебиторки за товар
Самый типичный случай – это брак товара и компенсация этой суммы поставщиком. Другой вариант – отпуск товара в долг, рассмотрен в главе «Операции с товаром».
Вы купили товар, он оказался с браком. Поставщик обещает вернуть деньги за бракованный товар. Или вы ждете решение поставщика по этому браку. В плане отмечаете эту дебиторскую задолженность, чтобы не забыть про нее.
Таблица движения денег. Вносите эту сумму в поле «Дебиторка изменение»
Таблицае долгов. В таблице долгов вы добавляете строку «Возврат за брак» и вписываете дебиторскую задолженность в столбец «Конец месяца».
Таблица финансового плана. Учет изменения дебиторской задолженности. Вносите изменения в поле дебиторка для корректировки к актуальному значению.
Учет изменения товарных остатков. В поле «Корректировки» раздела товарных остатков добавляете сумму бракованного товара. Ваши товарные остатки снизились на эту величину.
4.2.2.1.2.2 Возврат дебиторской задолженности за товар
Учет гашения дебиторской задолженности за бракованный товар имеет несколько способов и зависит от того как именно была возвращена задолженность.
Деньгами
Товаром
Скидкой на заказ
Рассмотрим возвращение дебиторской задолженности на примерах.
4.2.2.1.2.2.1 Возврат дебиторки за товар деньгами
Предположим поставщик компенсировал сумму долга деньгами в следующем месяце. Учтем гашение долга.
Таблица движения денег. Отметьте поступление средств на счет в графе «Поступления на счет»
Учет изменения дебиторской задолженности в таблице движения денег. Внесите уменьшение дебиторской задолженности в поле «Дебиторка изменение»
Учет изменения дебиторской задолженности в таблице долгов. Внесите в таблицу долгов в поле «Нам должны-Возврат за брак-Конец месяца» актуальное значение дебиторской задолженности. В данном случае она погашена полностью.
Таблица финансового плана. Учет поступления средств. Внесите поступление средств в графу «Внесение денег»
Учет изменения дебиторки. Измените значение поля «Дебиторка» до актуального состояния.
4.2.2.1.2.2.2 Дебиторская задолженность за брак товара гашение скидкой
Этот способ применяется когда вам сделали скидку за заказ. Например, вы заказали на 100 000 рублей и вам сделали скидку на размер дебиторской задолженности – 23 125 рублей. В итоге вы платите за заказ 76 875 рублей. А товара получаете на 100 000 рублей.
Таблица движения денег. Корректировка размера закупки. В планах у вас была закупка на 100 000 рублей.
Вам сделали скидку и фактически вы заплатили 76875 рублей. Поставьте верную сумму оплаты.
Учет изменения дебиторской задолженности в таблице движения денег. Так как долг перед вами погашен внесите это изменение.
Учет изменения дебиторской задолженности в таблице долгов. Делается также как и в остальных случаях.
Таблица финансового плана. Учет фактических закупок. Поле «Закупки» таблицы финансового плана для удобства учета совпадает с полем «Товар» раздела расходов таблицы Движения денег.
Но это только оплаченные закупки. Поступления помимо оплаченных закупок вносятся через поле «Корректировки».
Учет изменения дебиторки. Измените значение поля «Дебиторка» до актуального состояния.
Теперь учтен реальный приход товара, учтены реальные платежи и учтено изменение задолженности перед нами.
4.2.2.1.2.2.3 Дебиторская задолженность за брак товара гашение товаром
Если дебиторская задолженность возвращается товаром, то вам необходимо учесть приход товара и изменение размера дебиторской задолженности.
Учет изменения дебиторской задолженности в таблице движения денег. Внесите уменьшение дебиторской задолженности в поле «Дебиторка изменение»
Учет изменения дебиторской задолженности в таблице долгов. Внесите в таблицу долгов в поле «Нам должны – Возврат за брак – Конец месяца» актуальное значение дебиторской задолженности. В данном случае она погашена полностью.
Таблица финансового плана. Учет изменения товарных остатков. В данном случае этот товар пришел помимо закупки и в закупках он не учтен. Поэтому он вносится через поле «Корректировки»
Учет изменения дебиторки. Измените значение поля «Дебиторка» до актуального состояния.
Этот способ используется когда вам прислали такой же товар на замену или другой товар за аналогичную стоимость. Если стоимость не равна, то учет производится совместно с другими способами рассмотренными в этой главе.
4.2.2.1.2.2.4 Списание дебиторской задолженности за брак товара
Иногда поставщик откзаывается вернуть деньги за бракованный товар. Если у вас нет надежды вернуть задолженность – спишите ее.
Учет изменения дебиторской задолженности в таблице движения денег. Спишите дебиторскую задолженность в поле «Дебиторка изменение»
Учет изменения дебиторской задолженности в таблице долгов. Внесите в таблицу долгов в поле «Нам должны – Возврат за брак – Конец месяца» актуальное значение дебиторской задолженности с учетом списанного долга.
Таблица финансового плана. Учет изменения дебиторки.Измените значение поля «Дебиторка» до актуального состояния с учетом списанного долга.
Теперь мы рассмотрели все самые частые случаи возникновения и гашения дебиторской задолженности за бракованный товар.
4.2.2.2 Неучтенный дебит
Иногда вам будут возвращать дебит, который вы забыли учесть.
4.2.2.2.1 Возврат долга за брак, который не учтен в дебите
Теперь рассмотрим ситуацию, когда вам возвращают долг за бракованный товар, который не был у вас учтен в дебите. Например это задолженность возникла до введения системы учета. Если вы вдруг забыли и не учли этот дебит и он у вас нигде не обозначен, воспользуйтесь этой инструкцией.
4.2.2.2.1.1 Возврат задолженности за товар деньгами
В этом случае вы отмечаете в таблицах поступление денежных средств в магазин, через финансовые операции.
Таблица движения денег
Таблица финансового плана.
Возврат денег учтен, больше никаких операций производить не требуется.
4.2.2.2.1.2 Возврат задолженности за товар аналогичным товаром
Если возвращается аналогичный товар, то вы просто ставите корректировку товарных остатков в таблице финансового планирования.
4.2.2.2.1.3 Возврат задолженности за товар скидкой на заказ
В поле закупок вы отображаете реальную сумму оплаты на товар. А размер товарных запасов полученных по скидке добавляете через поле «Корректировки» товарных остатков, как в варианте выше.
Иногда бывают смешанные схемы компенсации. В этом случае используйте сразу несколько подходящих вариантов из инструкции выше.
4.2.3 Кредиторская задолженность
Работа с кредиторской задолженностью и ее учет.
4.2.3.1 Кредит за услугу
Напомню, под услугой подразумевается как услуга, так и приобретение материальных ценностей для магазина. Такое написание позволяет не путать с возникновение кредиторской задолженности за товар. Кредиторская задолженность за товар имеет немного другие особенности учета.
4.2.3.1.1 Учет возникновение кредита за услугу
Предположим кредит образовался за транспортную услугу. Вам ее оказали, но вы за нее еще не заплатили. В таблице движения денег в поле расходы вы ничего не вносите, потому-что оплаты не было. Но вносите изменение кредитной задолженности.
Следующее изменение вносится в таблицу долгов. В ней прописываете возникший долг.
Внесите возникшую дебиторскую задолженность в таблицу финансового плана.
Возникшая кредиторская задолженность учтена.
4.2.3.1.2 Учет гашения кредита за услугу
Вариант учета списания задолженности зависит от способа ее погашения.
4.2.3.1.2.1 Учет гашения кредита деньгами
Вы выплатили долг за услугу по дебиторской задолженности.
В таблице движения денег записываете изменения. В соответствующее поле раздела расходы записываете выплаченную сумму, в поле «Кредиторка изменение» вносите изменение задолженности.
Вносите изменение в таблицу долгов.
В таблице финансового планирования вписываете выплаченную сумму в соответствующую графу расходов.
Прописываете верную сумму кредиторской задолженности. Обычно она берется готовым значением из таблицы долгов.
4.2.3.1.2.2 Учет гашения кредита возвратом
Вам поставили оборудование в долг. В итоге вы его не оплатили и отдали назад, обнулив тем самым задолженность по кредиторскому долгу. В этом случае вы списываете и приводите к верному значению кредиторскую задолженность в каждой из таблиц. Раздел расходы вы при этом нигде не трогаете, так как выплат денег у вас не было.
Таблица движения денег.
Таблица долгов.
Таблица финансового планирования.
Вы учли списание кредиторской задолженности во всех таблицах.
4.2.3.2 Кредит за товар
Обычно кредиторская задолженность за товар возникает тогда, когда товар получается по отсрочке. Товар вы получаете сегодня, а платите за него потом. Или платите, когда товар будет уже продан этот случай называется получение товара на реализацию.
4.2.3.2.1 Учет получения товара по отсрочке платежа
В таблице движения денег вы указываете возникшую сумму кредиторской задолженности. В разделе расходы вы ничего не указываете, так как фактически деньги вы не выплачивали.
Указываете долг в таблице долгов.
Внесите поступление товара по отсрочке платежа в специальную графу в финансовом плане.
Внесите актуальное значение кредиторской задолженности в таблицу финансового плана.
Поступивший товар учтен, возникшая задолженность учтена.
4.2.3.2.2 Учет выплаты кредиторки за товар
Учет выплаты кредиторки за товар деньгами и возвратом товара
4.2.3.2.2.1 Выплата за товар деньгами
Для выплаты деньгами могут быть два варианта.
4.2.3.2.2.1.1 Выплата в этот же месяц
Если вы выплачиваете кредиторскую задолженность за товар в этом же месяце.
Для таблицы движения денег есть два случая.
Вы выплачиваете долг в этот же период.
В нашем случае это неделя. Вы заплатили за товар в ту же неделю что возникла дебиторская задолженность. Просто перенесите соответствующую сумму из дебиторской задолженности в раздел расходы.
Вы выплачиваете долг в следующий период.
Например, через одну неделю. Выплаченную сумму вы указываете в поле «Товар» раздела расходов. И также вносите изменение кредиторской задолженности.
В таблице долгов изменение задолженности в течении одного месяца отображается всегда одинаково.
В таблице финансового плана, вы переносите размер выплаченной отсрочки из поля «Закупки с отсрочкой оплаты» в поле «Закупка товара» в разделе Валовой прибыли. Перенос происходит с минусовым знаком, так как это расход денег и этот расход суммируется.
В данном случае, там уже есть числовое значение, поэтому прибавляем выплаченную сумму за товар с отсрочкой к оплате за товар без отсрочки.
После указываете актуальное значение кредиторской задолженности.
Теперь у вас учтен и приход товара и сделанные платежи.
4.2.3.2.2.1.2 Учет выплаты кредиторки за товар в следующем месяце
Если вы выплачиваете долг в следующем месяце.
В таблице движения денег выплаченную сумму вы вносите в поле «товар» раздела расходов. И на эту же сумму изменяете размер кредиторской задолженности.
Учитываете изменения кредиторской задолженности в таблице долгов
В таблице финансового планирования указываете размер оплаты в поле «Оплата отсрочки»
Также указываете изменение размера кредиторской задолженности.
Теперь вы учли выплату денег, списали кредиторскую задолженность и сохранили верной сумму товарных остатков. Если вы выплатили лишь только часть суммы задолженности все операции проводятся аналогично. Меняется лишь размер вносимых в таблицу значений. Несколько различных кредиторских задолженностей за товар с отсрочкой вносится и выплачивается этими же способами, каждый по отдельности, но с общим результатом.
4.2.3.2.2.2 Возврат кредиторки товаром
Тот случай, когда вы возвращаете кредиторскую задолженность назад товаром. Например, когда брали товар на реализацию, или взяли с отсрочкой не смогли выплатить заказ и вернули товар поставщику.
В этом случае вы последовательно меняете размер кредиторской задолженности в трех таблицах.
Таблица движения денег.
Таблица долгов.
Таблица финансового плана
В этой же таблице списываете возвращенный товар через поле «Корректировки»
4.2.3.2.2.3Списание кредиторки за товар с отсрочкой
Списание кредиторской задолженности за товар с отсрочкой ничем не отличается от списания кредиторской задолженности за услугу.
4.2.3.3 Возврат неучтенного кредита
Возврат кредита, который забыли учесть в таблицах. Обычно это случай, когда вы только начали вести учет и забыли учесть, какую-то кредиторскую задолженность.
4.2.3.3.1 Возврат неучтенного кредита за товар
Вы выплачиваете деньги за товар, который у вас уже есть. Вам требуется учесть выплату денег, но не изменять товарные остатки. Они уже правильные.
В таблице движения денег укажите выплаченную сумму в разделе расходы в поле закупок.
В финансовом плане вводим размер закупок в поле «Оплата отсрочки»
4.2.3.3.2 Возврат неучтенного кредита за услуги
Вы выплачиваете долг или часть долга за уже оказанную или оказываемую услугу или поставленное оборудование. Два способа учета этой ситуации.
Способ 1. Через расходы.
Таблица движения денег. Вносите оплаченную сумму в подходящее поле раздела расходы.
Таблица финансового плана. Вносите сумму в подходящее поле с расходами.
Способ 2. Через финансовые операции
Этот способ удобно применять, если у вас нет подходящего поля в разделе расходы и это нетипичная выплата.
Таблица движения денег. Вносите сумму в поле Списания с счета.
Таблица финансового плана. Эту же сумму вносите в поле Изъятия денег.
В обоих случаях лучше использовать первый способ учета. Но если вы возвращаете кредит по редкой операции и для этого вам необходимо переделать таблицу расходов, то в этом случае имеет смысл использовать второй способ учета возврата ранее не учтенного долга.
4.2.4 Взаимозачет дебиторки и кредиторки
Иногда бывают ситуации, когда дебиторская и кредиторская задолженность возникает перед одним контр-агентом. То есть и вы должны ему и он должен вам. Вот как например, долги за транспортные услуги в этом примере.
Если ваш контрагент согласен взаимозачесть долги, то вы делаете следующие действия.
В таблице движения денег в поле изменение разделов Дебиторка и Кредиторка вносите одинаковые изменения долга.
Внесите изменения в таблице долгов
Внесите изменения в таблицу финансового планирования
Если суммы долгов не равны вы также можете зачесть один долг в счет списания части суммы другого. Этот способ применяется только в том случае, если вы договорились с контрагентом. Если же эти долги будут гаситься в каком-либо другом порядке, то в учете стоит отразить настоящий способ и время гашения долга.
4.3 Другие примеры
Разберем несколько типичных операций по вашим самым частым запросам.
4.3.1 Расходы
Пример учета расходов в двух таблицах. Рассмотрим на примере транспортных расходов.
Вы в первый раз за месяц оплатили транспортные расходы. Вносите их в таблицу движения денег.
Это же значение вносите в актуальные данные финансового плана
Через неделю у вас проходит запланированный платеж на транспорт размером 2000 рублей. Добавьте его в таблицу движения денег.
Прибавляете эту сумму к уже существующему платежу за транспорт в таблице финансового плана 1234+2000=3234 Записывается со знаком минус, так как это расходы.
Месяц закончен. Это видно по тому что в таблице движения денег жирным шрифтом ничего не выделено. Теперь можно взять значение поля «Итог периода» и сравнить его с таблицей финансового планирования.
Значение «Итог периода» подсчитывается автоматически. Это значение всех затрат по этой категории расходов за данный период.
Эти значения будут равны, если у вас совпадают назначения полей. Если у вас в таблице движения денег используется другая структура расходов, то достоверность данных в таблице финансового планирования вам придется проверять вручную.
4.3.2 Учет услуги полученной в подарок
Это может быть услуга, поставленное оборудование или иная физическая вещь. В любом из этих случаев не требуется учет в финплане или таблице движения денег. Эти услуги не связаны с движением денег, долгами или изменением товарных запасов. Если хотите можете создать отдельную таблицу для учета услуг и способов оплаты по ним и учитывать эти операции там с упором на заказ, выполнение, оплату услуг. В фин.плане основной приоритет принадлежит финансам.
4.3.3 Поля финансовых операций
Поля финансовых операциях дублируются в таблице финансового плана и в таблице движения денег. В таблице финансового плана вы видите итоговые движения месяца. В таблице движения денег вы можете рассмотреть операции детальнее.
В поля «Поступления на счет», «Внесение денег» записывают взносы на счет или в кассу, поступления от контрагентов. Но только те что не были учтены в других полях. Не вносится розничная выручка наличными или эквайрингом.
В поля «Списания с счета», «Изъятия денег» вносятся снятие денег со счета, изъятие наличности из кассы, платежи контр-агентам. Но только те что не были учтены в других полях.
Поля дебиторской и кредиторской задолженности не отображают движение денег и не считаются полями учета движения средств.
Поступление денег сначала фиксируется в таблице движения денег.
Затем в таблице финансового плана
Списание денег также сначала фиксируется в таблице движения денег
Затем в таблице финансового плана
Данные в таблице финансового плана суммируются и выводятся накопительным итогом из таблицы движения денег.
На конец месяца значения полей «Итоги периода» таблицы движения денег
должны совпадать с данными в таблице финансового планирования
Применяются данные строки чаще всего тогда, когда применение других полей таблицы не рационально.
