Об онлайн-переговорах
Неоспоримое преимущество онлайн-переговоров — возможность вести коммуникацию без личного присутствия.
Современному человеку все больше и больше открывается мир новых возможностей. На помощь приходят новые технологии, интернет и искусственный интеллект. Переговоры переместились из реального пространства в виртуальное. Онлайн-переговоры стали обычным делом, удобством, которым мы регулярно пользуемся во всех сферах нашей жизни.
Неоспоримым преимуществом онлайн-переговоров является возможность вести коммуникацию без личного присутствия. Телефонные переговоры, общение по электронной почте, видеосвязь — все это позволяет сторонам переговорного процесса обмениваться информацией, мнениями, принимать решения на расстоянии друг от друга, экономя время и средства.
Каждый вид онлайн-переговоров уникален по-своему и может быть оптимальным способом коммуникации с точки зрения эффективности и удобства на разных этапах переговорного процесса.
Однако при выборе способа онлайн-общения важно учитывать особенности этого вида коммуникации и знать правила онлайн-переговоров.
В классических переговорах стороны, помимо вербального общения, неосознанно транслируют друг другу бессловесные сигналы в виде мимики, жестов, манеры поведения, тембра голоса, интонации и т.д. При общении тет-а-тет все эти невербальные и паравербальные ключи помогают нам настроиться на эмоциональную волну собеседника, подключить интуицию, чтобы понять, насколько мы готовы доверять другой стороне и строить с ней дальнейшее сотрудничество.
Деловые переговоры по телефону между малознакомыми или незнакомыми сторонами в среднем продолжаются не более пяти-десяти минут. За это время стороны обычно успевают обменяться информацией по интересующему их вопросу, запросить дополнительные данные, договориться о том, как будет осуществляться их дальнейшая работа. Телефонный разговор может быть очень эффективным для решения вопроса здесь и сейчас, но для более масштабных задач, как, например, выработка общего решения несколькими сторонами переговорного процесса, он не подходит.
Переговоры по электронной почте являются эффективным способом взаимодействия на этапе согласования данных, обмена расчетами, подготовки пакета документов. На техническом этапе переговоров, когда цели поставлены и задачи распределены, электронная почта бесценна. Стиль общения по электронной почте может много рассказать о характере, настроении и даже привычках. Важное значение имеют грамотность, уместное использование вводных слов, обращений, эмоционально окрашенных выражений.
Телефонные переговоры, как и переговоры по электронной почте, лишены визуальных ключей, то есть тех невербальных (жесты, мимика, зрительный контакт) и паравербальных сигналов (реакция на слова собеседника в виде паузы, покашливание, смех и т.д.), которые позволяют человеку на интуитивном уровне почувствовать, готов ли он доверять потенциальному партнеру.
В телефонном разговоре мы можем рассчитывать только на аудиальные ключи, то есть можем ориентироваться на информативную составляющую разговора, а также на сигналы, которые мы получаем по голосовым и речевым характеристикам собеседника, таким как скорость, грамотность речи, тембр и мелодика голоса, интонации.
В общении по электронной почте в нашем распоряжении оказывается еще меньше ключей для работы интуиции. По тексту письма невозможно понять искренность намерений собеседника, правдивость предоставляемых им фактов. Было экспериментально доказано, что в электронной переписке люди более сдержаны в передаче информации. Узнать, что за человек находится по другую сторону экрана, без визуальных и аудиальных ключей практически невозможно.
Однако тандем телефона с электронной почтой — очень эффективный набор инструментов на дальнейших этапах переговоров, когда стороны уже достаточно хорошо знакомы друг с другом и основные договоренности достигнуты.
Видеоконференция — вид онлайн-переговоров, наиболее приближенный к традиционному формату. Несмотря на отсутствие личного контакта сторон, для переговорщика доступна большая часть вербальных и невербальных ключей. Главное преимущество видеосвязи — возможность наладить зрительный контакт с собеседником, увидеть мимику и жесты, оценить (хотя и с ограничением экрана компьютера) внешность и манеру поведения. Аудиальные ключи дополняют зрительные, и в таких условиях мы чувствуем себя достаточно комфортно, чтобы создать атмосферу сотрудничества и наладить взаимопонимание. Формат видеоконференции позволяет решать различные задачи переговорщиков, от краткой ознакомительной беседы до многосторонних переговоров с разработкой новых стратегий. Нельзя сказать, что данный вид переговоров может полностью заменить личное общение, но в современных условиях и складывающихся обстоятельствах видеосвязь безоговорочно становится лучшей альтернативой классическим переговорам.
Люди, стеснительные по своей природе, испытывающие страх при личных встречах, предпочитают переговоры по видеоконференции классическим очным переговорам. Осознание того, что другая сторона находится на расстоянии, позволяет им чувствовать себя более раскованно, чем при личных встречах.
Считается, что женщины чувствуют себя увереннее на онлайн-переговорах, так как при удаленном общении могут себе позволить быть более настойчивыми, проявлять жесткость по сравнению с переговорами тет-а-тет, когда женское начало требует соблюдения гендерных этических норм.
Стоит отметить, что переговорщикам-миллениалам легче приспособиться к новым видам онлайн-переговоров, чем их более старшим коллегам. Поколение Y взрослело и развивалось в период активного внедрения новых технологий. Эти люди мобильны и гибки, они умело совмещают различные форматы переговорного процесса для достижения наилучшего результата.
Однако важно отметить, что общение онлайн подходит не всегда и не везде.
Безусловно, все находятся в равных условиях, и время пандемии диктует свои требования, но всегда есть нюансы, на которые важно обращать внимание.
Ярким примером является недавняя ситуация со вступительными экзаменами в известные театральные вузы страны (ГИТИС, ВГИК, Высшее театральное училище имени М. С. Щепкина), когда руководители и преподаватели призывали к отказу от вступительных экзаменов в формате онлайн. Ведь почувствовать энергетику человека, рассмотреть талант и увидеть харизму можно только при личном общении.
Именно поэтому профессиональные опытные переговорщики предпочитают переговоры с глазу на глаз. Их опыт позволяет с большой долей вероятности определить ход мыслей другой стороны, прочитать язык тела, предвидеть вероятное развитие событий.
Реальное общение в большей степени благоприятствует искренности сторон, поскольку достоверность получаемой информации мы проверяем в том числе и на интуитивном уровне. А при онлайн-переговорах это «чуткое переговорное обоняние», проверенная годами интуиция притупляется монитором, в котором, как правило, видно только собеседника, сидящего за столом, и лишь немного окружающую обстановку.
Таким образом, если говорить об онлайн-переговорах, все очень индивидуально. Однако есть ряд правил, соблюдение которых поможет вам наладить атмосферу сотрудничества во время виртуального общения по видеосвязи:
- Готовьтесь к онлайн-переговорам еще более тщательно, чем вы это делаете в классических переговорах, так как во время общения вы будете постоянно находиться под пристальным наблюдением собеседника.
- Онлайн-переговоры не прощают ошибок, и, если вы не подготовитесь заранее, будьте уверены, это будет замечено другой стороной.
- Начните переговоры со слов приветствия и заметки на отвлеченную тему. Возможно, вы увидели на стене за спиной собеседника интересную картину или любопытный предмет интерьера на столе — в общем, что угодно, чтобы завязать разговор и наладить контакт.
- В начале общения убедитесь, что технические средства связи у всех участвующих сторон в порядке и ничто не помешает деловому общению.
- При общении с международными партнерами будьте готовы преодолевать культурные барьеры, изучите культурные особенности собеседника, он это обязательно заметит и оценит.
- Во время общения не отвлекайтесь на посторонние вещи, как, например, ответ на электронное письмо или корпоративный чат. Если вам необходима консультация коллег, лучше извиниться и сделать паузу, чем проявить неуважение к другой стороне, которая может расценить ваше поведение как отсутствие культуры и даже оскорбление.
- Убедитесь, что на картинке монитора за вашей спиной собеседник будет видеть только то, что вы бы хотели сообщить о себе, и не более, так как окружающие вещи могут многое о нас рассказать.
- Если вы испытываете неуверенность и дискомфорт во время виртуальных переговоров, подумайте о том, что все стороны находятся в одинаковых условиях. Вполне возможно, что и другая сторона испытывает подобные трудности.
- Во время общения смотрите в камеру, а не на изображение собеседника, чтобы у него не сложилось впечатление, что вы смотрите в другую сторону.
- Когда собеседник находится очень близко к экрану монитора, может складываться ощущение, что вы общаетесь с «говорящей головой». Чтобы избежать этого, попросите собеседника немного отодвинуться от камеры и сделайте то же самое. Это подсознательно расширит рамки картинки на мониторе и сделает общение более свободным.
- Не забывайте, что в виртуальных переговорах люди склонны вести себя более сдержанно. Построить доверительные отношения онлайн сложно, но возможно, если приложить максимум усилий для поиска взаимопонимания с другой стороной.
- Сразу после окончания видеоконференции отправьте другой стороне письмо с описанием достигнутых договоренностей с просьбой подтвердить ваши совместные решения.
Задача любых переговоров — достигнуть договоренности с партнерами относительно вопросов, интересующих обе стороны. При любом виде коммуникации — онлайн-формате или классических переговорах — стороны находятся в поиске создания общей ценности. Истина рождается в диалоге, как говорили мудрецы древности.
Если вы знаете систему виртуальных переговоров и умеете пользоваться необходимыми ключами, вы сможете решить самую сложную задачу переговорщика — найти единую нить понимания с другой стороной, и тогда для вас будет открыт путь к деловому сотрудничеству, достижению поставленных целей и выгодных соглашений.
