Эта система заключается в том, чтобы собрать всё необходимое для проекта ещё до его начала. Найдите критически важную информацию и постарайтесь завершить этап исследования. Эта система сэкономит время на сбор ресурсов, пока вы погружены в проект. В итоге вы сможете сосредоточиться на задачах, а не на сборе ресурсов, и устранить препятствия на пути к цели.

Двигаясь к намеченному результату, вы можете полагаться на импульс, что значительно облегчает выполнение проекта. Необходимость делать паузу для поиска информации может его убить. Импульс – это когда вы работаете без остановки, используя каждую завершенную цель как ступень к следующей.

Например, перед большим рабочим проектом вам может понадобиться команда людей с определёнными навыками или один партнёр. Вам могут потребоваться некоторые принадлежности или конкретное программное обеспечение. Думайте даже о канцелярии и держите её под рукой. Соберите все нужные ресурсы и подготовьте их ещё до начала работы. Кроме того, не забудьте указать важную информацию, например, контактные данные о работниках и сроках выполнения, чтобы вам не пришлось искать сведения, пока вы заняты. Воспринимайте это как вынос всех продуктов из машины за один раз.

В книге Керри Паттерсона «Трудные диалоги» он предлагает информацию, которую необходимо собрать или оценить, прежде чем приступать к любому проекту.

Распределите ответственность. Спросите: «Кто за что отвечает?» Для каждой задачи, которую необходимо выполнить, назначьте конкретного человека. Данная тактика необходима для создания ясности. У вас должен быть лидер, а также человек, отвечающий за бюджет, за маркетинг, за кадры, и так далее. Для каждого аспекта вашего проекта найдите того сотрудника, который сможет с ним справиться. Если вы работаете самостоятельно, тогда распределите задачи между разными ролями и играйтекаждую из них по отдельности в разное время.

Уточните желаемый результат и ожидания. Будьте предельно конкретны в том, чего вы хотите достичь и что ожидаете сделать. Наличие целевого результата может направить вас к успеху, поскольку вам станет ясно, какие задачи вы должны выполнить и как нужно работать. Укажите, какой объем работы вы хотите выполнить, сколько единиц продукции вы хотите продать, сколько денег вы хотите заработать и когда вы хотите достичь цели. Ставьте чёткие задачи, которые будут одновременно достижимыми и вдохновляющими. Например, вы можете посмотреть на предыдущие продажи и сказать: «Так, мы продали 1000 единиц в прошлом месяце. Давайте в этом месяце продадим 1200».

Установите дедлайн. Вероятно, у вас уже есть дедлайн, установленный начальником или клиентом. Если нет, установите его сами. Ничто так не мотивирует, как конкретная дата, к которой вы должны завершить проект. Дедлайн помогает наметить чёткие ориентиры. Вы сможете правильно структурировать время и этапы выполнения работы. Обязательно устанавливайте реалистичные сроки – не стоит обещать кому-то луну с неба, а потом не иметь возможности её достать. Устанавливайте срок так, чтобы у вас было достаточно времени для завершения работы, учитывая возможные неудачи и проблемы.

Имейте план последующих действий. Не стоит думать, что ваша текущая цель – это финишная прямая, потому что жизнь продолжается и после достижения цели. Что произойдёт после завершения проекта? Что вы будете делать дальше? Составьте план действий и определите, к каким целям двигаться потом. Такой подход может вас мотивировать, поскольку вам будет к чему стремиться.

Кроме того, подумайте над следующими принципами.

Соберите физические ресурсы. Чтобы что-то сделать, вам понадобятся разные вещи: деньги, люди, программное обеспечение, канцелярские принадлежности, материалы. Выясните, что вам нужно, и соберите всё это.

Определите препятствия. Заранее зная о препятствиях, вы сможете выяснить, как их смягчить. Во время мозгового штурма люди полны энтузиазма; они видят свет в конце тоннеля и стремятся идти вперёд. Но когда возникают неожиданные трудности, их энтузиазм иссякает, и они бездействуют. Если каждый участник знает, чего ожидать, и воспринимает преграды как нечто, что нужно преодолеть всей командой, то боевой дух не будет страдать. Если вы не видите препятствий на своём пути, вам необходимо провести мозговой штурм, чтобы учесть возможные подводные камни.

Вернёмся к примеру с бедным Недом. Представьте, насколько было бы легче, если бы он сначала организовал ресурсы и собрал информацию. Во-первых, ему следовало обустроить свой кабинет, разложив записи там, где их будет легко найти. Затем ему следовало найти программное обеспечение, которое позволило бы автоматизировать электронную почту, рассылку новостей, котировки и счета, что уменьшило бы объём работы. Наконец, ему следовало предвидеть объём поступающих задач, чтобы лучше распоряжаться временем и эффективнее справляться с нагрузкой. Он должен был устанавливать сроки и следить за их соблюдением. Кроме того, Нед мог бы подумать о том, чтобы нанять сотрудника и передать ему часть обязанностей.

Помимо прочего, ему следовало определить проблемы и подготовиться к ним заранее, например, к слишком большой рабочей нагрузке. Затем он мог бы смягчить эти проблемы, проявив немного предусмотрительности. Сбор всех этих ресурсов избавил бы Неда от огромного количества работы после запуска бизнеса.

Ежедневные системы упорядочивают работу, сокращают количество силы воли, необходимой для достижения цели, систематизируют действия и тем самым способствуют прогрессу. Используя системы, вы можете избежать неудач в своей жизни. Не будьте Недом. Применяйте простые тактики, чтобы продвинуться к успеху.