Глава 8. Систематизация

Нед основал собственную консалтинговую фирму по программному обеспечению. Он был рад стать боссом и даже не предполагал, что у него возникнут проблемы с управлением, ответами на электронные письма, привлечением потенциальных клиентов, рассылкой счетов, выполнением консультационной работы и так далее!

Поначалу всё в бизнесе Неда шло прекрасно. Он просыпался рано, отвечал на электронные письма и рассылал информационные бюллетени, чтобы привлечь клиентов. Затем он приступал к основной работе. Когда у него появлялось свободное время, он возвращался к электронной почте. До поздней ночи он трудился, пытаясь продвинуть себя на рынке и одновременно работая над различными проектами.

Но как только бизнес пошёл в гору, почтовый ящик внезапно оказался переполнен! Список проектов становился всё длиннее и длиннее. Нед понял, что он перегружен. При 12-часовом рабочем дне, как минимум, он с трудом успевал переписываться с клиентами, своевременно отправлять счета и укладываться в сроки. Ему казалось, что он тонет. Разгневанные клиенты донимали его, требуя сообщить, когда работа будет готова!

Увидев его стол, Марта Стюарт точно бы прослезилась. Нед тратил до 15 минут на поиск важных бумаг или записей, которые делал для проектов. Его домашний офис представлял собой полный хаос. Комната, которую он так живенько украсил, превратилась в тюрьму, где он проводил почти всё своё время.

Сам Нед выглядел ещё хуже. Он был похож на зомби и питался кофе и фастфудом. Под его глазами залегли темные круги.

Затем он понял, что теряет клиентов и деньги. На его сайте и в профиле фрилансера начали появляться плохие отзывы. Казалось, что его консалтинговая фирма терпит крах.

Что Нед сделал не так? Он не использовал систему. Он полагался только на себя и не организовал свою работу, чтобы её облегчить. Он брался за слишком многое сразу, пытаясь достичь множества целей каждый день, не используя систему, которая облегчила бы их достижение.

Сила воли – отличное качество, но до определённого момента и уровня. Она, безусловно, нужна в жизни, чтобы подтолкнуть вас к реализации потенциала. Но если вы будете слишком сильно полагаться на силу воли и самодисциплину, то можете потерпеть неудачу. Как только вы достигнете своего максимума, ваша сила воли и самодисциплина не смогут тянуть вас дальше. Они непостоянны и могут отказать, когда вы будете перегружены.

История Неда красочно демонстрирует, что происходит, когда вы постоянно заставляете себя работать на достижение успеха. Преодолеть чувство перегруженности и переутомления довольно нелегко. Вы должны организовать и систематизировать работу, чтобы ваш успех был постоянным, даже когда вы устаёте.

Бывают дни, особенно в бизнесе, когда инерция слишком сильна, и вам не хочется выполнять задачи из своего списка. Будут дела, которые вы боитесь выполнять и поэтому не можете собрать в кулак необходимую для этого силу воли. Кроме того, найдутся люди, которые попытаются помешать вашему успеху, а у вас не всегда будет достаточно сил, чтобы дать им отпор.

Именно здесь в игру вступают ежедневные системы. Система – это набор действий, которые вы выполняете последовательно и на ежедневной основе, чтобы достичь поставленных целей. В отличие от самодисциплины и силы воли, система организует вас и помогает выполнять обязанности без необходимости себя подгонять. Воля и самодисциплина, с другой стороны, дают вам только силу, заставляющую действовать; они не дают упорядоченный список дел, необходимых для завершения начатого.

В таком случае система становится рутиной, и вы больше не думаете, а просто делаете. Ключом к системе является работа над прогрессом и последовательностью, в отличие от работы над целями. Например, давайте вернёмся к Неду и подумаем, что было бы, если бы он использовал систему тайм-менеджмента, разделял задачи и выделял время для каждой из них. Он мог бы автоматизировать работу, выполнять её более оперативно, с меньшим стрессом, дезорганизацией и путаницей.

Если бы Нед внедрил несколько простых ежедневных тактик в свой подход к бизнесу, он бы добился большего успеха. Нед слишком полагался на самодисциплину. Он просто не мог заставить себя выполнять такое количество работы самостоятельно. Трудясь на максимуме, он перегорел и начал терпеть неудачи.

С точки зрения перспективы, цель противоположна системе. Системы – это всего лишь способы, с помощью которых вы убеждаетесь в правильности и эффективности своих шагов. Они не ограничиваются одним действием за раз; напротив, они применяются ко всему, что вы должны сделать в своём начинании. Выполнив одну цель, вы можете легко перейти к другой, следуя своей системе. Системы помогут вам достичь всех намеченных планов.

Системы также защищают вас от неудач, даже если вы не достигли цели. Скажем, ваша цель на день – написать 1000 слов для заявки на грант. Вы используете систему, которая помогает выполнить определённую работу, но не достигаете отметки в 1000 слов. Это вполне приемлемо, потому что вы всё равно что-то написали. Система позволяет достичь лучшего результата, даже если вы не достигли цели. Из этого лучшего места уже легче двигаться вперёд.

Когда вы располагаете хорошей системой, каждый новый день – это шанс приблизиться к конечной цели.

Нед сосредоточился на достижении целей, таких как привлечение новых клиентов и завершение проектов, но при этом он не внедрил никакой системы, помогающей действовать правильно на пути к результату. Если бы он создал систему и структурировал работу, он смог бы своевременно выполнять задачи, а не работать в хаосе и не изнурять себя. Тогда бы его бизнес процветал, поскольку он одновременно привлекал бы новых клиентов и радовал старых.

Создание систем начинается с постановки общей цели. А уже затем вы возводите лестницу, способствующую достижению задуманного.