8. Назначение. Определите приоритеты каждой задачи

Если вы не поставите свою жизнь в приоритет, кто-то другой сделает это за вас.

Грег МакКеон

В небе США каждую минуту находятся свыше пяти тысяч самолетов. Таким образом, в день совершается более сорока тысяч перелетов. Задача авиадиспетчеров – убедиться в том, что все самолеты приземлятся в нужном месте и тогда, когда этого требует расписание. Ни один самолет не должен столкнуться с другим. На самом деле это гораздо сложнее, чем звучит. Один из авиадиспетчеров описал трудности управления более тридцатью самолетами одновременно следующим образом:

– Это похоже на игру в пинг-понг с десятью людьми.

Редкий комфорт становится удивительным. Один пилот пожаловался в Систему отчетности по авиационной безопасности НАСА: «Мы уже были слишком близко к впереди летящему самолету. Из-за этого нам пришлось лететь высоко по глиссаде, чтобы избежать турбулентности следа. Дальше они одобрили взлетно-посадочную полосу для нашего прибытия, хотя оттуда буквально только что поднялся в воздух другой самолет».

Работники авиации называют это «потерей эшелонирования». Подобные случаи страшно представить, но они крайне редки, а столкновения еще реже. Сравните этот пример с другой крайне занятой средой – нашими списками задач. Мы часто пытаемся выполнить двенадцать задач одновременно, и проекты сталкиваются и сбивают друг друга в течение всего дня. Когда мы страдаем от «потери эшелонирования задач», то в конечном итоге отстаем, совершаем ошибки и теряем контроль над своим временем и деятельностью.

Ключевой навык продуктивности – умение определять, какие задачи вы будете выполнять и когда. Если вы попытаетесь посадить все самолеты одновременно, то вызовете столкновения в воздухе, которые разрушат ваши самые продуктивные усилия

Даже после того, как сократите список задач на этапе устранения, вы все равно можете столкнуться с огромным перечнем обязанностей. Мы все заняты, и мы все могли бы придумать бесконечный список вещей, которые можно было бы сделать. Мы можем даже убедить себя в том, что они должны быть сделаны. Но нужно ли все это делать прямо сейчас? Ответ, я уверен, – нет. Обычно никогда не нужно сажать все свои самолеты сразу. Важная задача не означает, что ее нужно выполнить прямо сейчас. Конечно, вы не можете отложить все свои дела на более позднее время. Хитрость заключается в том, чтобы систематически решать, что заслуживает вашего внимания сейчас, что заслуживает вашего внимания позже, а что вообще не заслуживает вашего внимания. В этой главе мы рассмотрим, как распределять задачи по неделям и дням. Речь идет об обозначении того, что идет, куда и когда. Начнем с недели.

Создайте свою неделю: еженедельный анонс

Лидеры и профессионалы редко имеют большие инициативы, которые выполняются за одну неделю. Скорее мы сталкиваемся со сложными проектами, на выполнение которых уходит несколько недель, а то и месяцев. Несмотря на все наши усилия по сохранению концентрации в течение долгого времени, она ускользает довольно легко, словно песок сквозь пальцы. Господствующая сейчас экономика отвлечения внимания может сорвать вас с курса в понедельник, и только в четверг вы поймете, насколько сбились с пути.

Хорошая новость заключается в том, что вы можете планировать свою неделю так, чтобы следить за основными задачами и отслеживать прогресс по ходу дела. Можно поступить хитро: разбить основные цели и инициативы на управляемые, следующие один за другим шаги. Затем вы можете сопоставить эти шаги с вашей неделей, определив три результата, которых вам нужно достичь. Они будут означать, что вы добились желаемого прогресса. Это ключевые результаты, которые перемещают мяч вниз по полю, ярд за ярдом, к линии ворот. Часть этого процесса, относящегося к достижению целей, я описываю в своей книге «Твой лучший год. 12 невероятных месяцев, которые изменят вашу жизнь». Теперь пришло время рассказать об этом подробнее.

Еженедельный анонс состоит из шести шагов, которые позволят вам отслеживать все задачи, проносящиеся над головой, и установить чувство контроля над своим временем. Вы можете выполнять эту процедуру в любое удобное для вас время, главное, помните, что сделать это крайне важно. Лучшие моменты, которые я нашел и выбрал для себя, – это пятница после обеда, когда заканчивается рабочая неделя; воскресенье вечером, перед началом новой рабочей недели; или понедельник утром, первым делом, когда начинается новая неделя. Я предпочитаю отводить для этого воскресный вечер. Помимо чрезвычайных ситуаций, которые иногда возникают, это единственное исключение, которое я делаю для своей практики восстановления и отключения от рабочих вопросов, упомянутой в главах 3 и 7. Выберите то время, которое лучше всего подходит для вас. Обязательно внесите его в расписание в календаре как повторяющееся действие и соблюдайте как обязательство перед самим собой. Для начала выделите на это тридцать минут. Как только вы привыкнете, то можете обнаружить, что справляетесь с задачей всего за десять или пятнадцать минут. Все зависит от вашей личности и характера работы.

Этот процесс – возможность поднять голову над хаосом («пинг-понг с десятью людьми») и выстроить свои задачи и действия так, чтобы они наилучшим образом соответствовали расписанию и обязанностям. Это ключ к тому, чтобы максимально хорошо справляться со своими проектами и обязанностями. Успешно прожитая неделя дарит осознание того, что вы сделали все возможное, чтобы сохранить контроль над временем, добиться прогресса в достижении больших целей и проектов и сделать коллег, клиентов, семью и себя счастливыми благодаря результатам. Еженедельный анонс должен показать, насколько хорошо вы попадаете в эти отметки. Помимо этого, он также обеспечивает вам хорошую игру на следующей неделе. Теперь давайте подробно рассмотрим эти шесть шагов.

Шаг 1: Перечислите свои самые большие победы. Первое, что вам необходимо сделать в своем еженедельном анонсе, – уделить время размышлениям о своих самых больших победах за последнюю неделю. Перечислите свои главные достижения – то, чем вы больше всего гордитесь и что оказало наибольшее влияние на вашу жизнь и работу. Подойдите к этому делу с самыми серьезными намерениями, даже если поначалу оно кажется неестественным. Люди, стремящиеся к большому успеху, слишком часто сосредотачиваются на своих недостатках – на том, чего они не достигли, – а не на своих победах. Этот неверный фокус может убить вашу уверенность. Сосредоточение на победах вместо этого порождает чувство благодарности, волнения и личной эффективности и настраивает вас на решение больших задач на предстоящей неделе.

Шаг 2: Вспомните и проанализируйте прошлую неделю. Затем сделайте мини-обзор выполненных действий. Внимательно проследите события предыдущей недели, чтобы вспомнить все уроки, которые вы извлекли. Не забудьте подумать о корректировках, которые вам следует внести, чтобы увидеть улучшение в ближайшем будущем. По сути, ваша цель здесь – ответить на три основных вопроса. Во-первых как далеко вы продвинулись в своих основных задачах с предыдущей недели? (Здесь я конкретно говорю о вашей еженедельной Большой тройке – подробнее об этом через минуту.) Это ваш шанс для честного самоанализа. Оцените свой прогресс по ключевым инициативам за предыдущую рабочую неделю. Смогли ли вы покорить их? Осталась ли еще работа? (Кстати, даже если вы потерпите неудачу, все равно стоит похвалить себя за достигнутый прогресс. Люди, стремящиеся к большим успехам, могут быть суровы к себе за то, что не достигли всего, к чему стремились. Таким образом они лишают себя радости от достигнутых успехов.) Ответ на этот вопрос важен, потому что он играет роль в следующем вопросе.

Во-вторых: что работает, а что нет? Были ли помехи или отвлечения, на которые вы не рассчитывали? Что это было? Кто их вызвал? Могли бы вы избежать их? А как же ваш план? Хорошо ли он работал? Хорошо ли вы распределили свое время? Цель здесь состоит в том, чтобы отметить, какие стратегии или тактики были эффективными, а затем определить, что не так с вашим поведением или планированием. Так на следующей неделе вы сможете улучшить свою производительность.

Третий, и последний, вопрос: что вы будете продолжать, начинать или прекращать делать и что улучшать, основываясь на том, что вы только что определили? Это как раз тот момент, когда вы превращаете свое обучение в действенный урок. Именно сейчас вы также даете себе возможность по-настоящему расти. Как вы будете корректировать свое поведение или планировать будущее? Люди, которые в состоянии извлекать уроки из своего опыта и использовать эти уроки для позитивных изменений в своем поведении, быстро продвигаются вперед. Мало кто тратит свое время на подобные вещи, так что это может выделить вас из толпы.

Шаг 3: Просмотрите свои списки задач и заметки. Наши списки задач и ежедневные заметки могут расти как сорняки в течение недели. Очень важно подвергать их быстрой проверке, чтобы они не вышли из-под контроля. Я рекомендую начать с отложенных задач. Это те задачи, «посадку» которых вы намеренно перенесли на какое-то время. Если вы пользуетесь любым инструментом для управления проектами, то можете обратиться к нему для обновления статуса и будущего планирования. В качестве примечания я также советую хранить ваши списки задач в одном месте (максимум в двух). Например, в цифровом варианте, используя такие приложения, как Nozbe или Todoist, а также в вашем календаре или бумажном планере. Объединение списков облегчит отслеживание элементов. Чем в большем количестве мест вы храните задачи и заметки, тем больше вероятность растеряться.

Затем просмотрите свои делегированные задачи. Это та работа, которую вы поручили другим. Периодический обзор даст вам возможность вернуть эти проекты на свой радар и при необходимости продолжить работу с человеком, который занимается ими.

Теперь просмотрите свои заметки за неделю. Это могут быть комментарии к вашему дню, наблюдения на собраниях, идеи на будущее или другие мысли, посетившие вас в течение недели и относящиеся к тому, над чем вы работаете.

В этих строках скрыты драгоценные камни, а вы явно не хотите отбрасывать хорошие идеи или забывать какие-либо задачи. Чтобы еще больше защититься от забытых задач, воспользуйтесь временем, выделенным на просмотр и анализ, для выполнения одного из четырех следующих действий:

1. Устраняйте. Если задача больше не актуальна, избавьтесь от ее.

2. Назначайте время. Если вы хотите заняться чем-то позже, внесите это в свой календарь. Сортируйте подобные задачи как можно чаще, в соответствии с вашей Идеальной неделей.

3. Расставляйте приоритеты. Если вы уверены, что хотите решить задачу на этой неделе, но не знаете, когда именно, расставьте приоритеты. Добавьте ее в свой список приоритетных задач на неделю. Этот список – как раз то, что я называю еженедельной Большой тройкой (держитесь крепче, подробности скоро появятся).

4. Откладывайте. Если это задача, которую вы все еще хотите выполнить, но у вас нет времени на этой неделе, тогда просто оставьте ее в списке. Держите ее на заднем плане и вернитесь к ее обдумыванию снова во время следующего обзора.

Шаг 4: Отмечайте ваши цели, проекты, события, встречи и дедлайны. Одна из главных причин, по которой люди спотыкаются, выполняя свои самые важные цели и проекты, заключается в том, что они теряют видимость. Суета повседневной работы может затмить даже самые важные цели и задачи. Я уже упоминал о своей клиентке Рене. Она столкнулась как раз с таким вызовом.

– Это довольно забавно, потому что я занимаюсь авиационным бизнесом, – призналась она. – А когда вы занимаетесь авиационным бизнесом, то думаете о том, что находитесь на высоте 30 000, 40 000 или даже 50 000 футов.

К сожалению, Рене провела много недель и дней в реактивном режиме.

– Раньше я все время путалась в сорняках. Меня постоянно тянуло к земле.

Еженедельный анонс позволяет исправить эту проблему. Речь идет о повышении вашего видения своей же работы. Пересмотрите все цели, которые преследуете, и восстановите связь с вашими ключевыми мотивами. Что не менее важно, найдите время, чтобы определить шаги, которые вы могли бы предпринять на следующей неделе для достижения своей цели. Используйте это время, чтобы также проанализировать ключевые проекты и результаты. Вам необходимо определить, какие задачи вы должны сделать, а какие вы могли бы сделать для их выполнения.

Теперь пришло время проверить свой календарь на предстоящую неделю (или на несколько предстоящих недель, в зависимости от того, что надвигается). Это отличная возможность увидеть, нужно ли вам сделать какие-либо приготовления, делегировать какие-либо задачи или что-то подбить до начала новой недели. Перечислите предстоящие события и ожидающие дедлайны по датам. Это поможет вам упорядочить свою работу. Вы не можете посадить два самолета на одной взлетно-посадочной полосе одновременно. Важно также проверить предстоящие встречи; если вам нужно перенести или отменить их, тогда чем раньше вы уведомите об этом, тем лучше.

Шаг 5: Определите свою Большую тройку на неделю. После того как вы проанализировали все свои цели, проекты, сроки и все остальное, пришло время проявить инициативу и создать свою еженедельную Большую тройку – три наиболее важные вещи, которые вы должны выполнить на предстоящей неделе, чтобы продолжать двигаться в сторону основных целей и проектов. Я уверен, что вы в состоянии выполнить за неделю больше задач. Однако помните, что марафоны заканчиваются по одному шагу за раз.

Итак, как вы можете решить, что входит в вашу еженедельную Большую тройку? Одним из полезных фильтров является проверенная временем матрица приоритетов Эйзенхауэра, популяризированная Стивеном Кови. Это простая сетка, разделенная на четыре квадранта, в которых горизонтальная ось соответствует срочности, а вертикальная – важности.

Квадрант 1 указывает на задачи, которые являются одновременно важными и срочными. Они, очевидно, имеют первую претензию на ваше время и заслуживают наивысшего приоритета. Я также должен отметить, что важные и срочные означают, что эти вещи важны и срочны лично для вас. Слишком часто мы втягиваемся в задачи, которые важны и срочны для кого-то другого, но не обязательно для нас. Подумайте о своих ежеквартальных целях. Сколько времени у вас осталось на часах? А как насчет основных сроков реализации ключевых проектов? Задачи в первом квадранте должны обязательно оказываться в вашей еженедельной Большой тройке.

Планируя свой день, поставьте приоритетными задачи квадрантов 1 и 2, быстро выполните задачи квадранта 3 (можете ли вы делегировать какие-либо из них?) и исключите все задачи квадранта 4.

Квадрант 2 относится к задачам, которые важны, но не срочны прямо сейчас. Вы можете легко отложить эти задачи, но будьте осторожны! Поскольку они не являются срочными, задачами квадранта 2 часто пренебрегают. Затем у кружащих самолетов кончается бензин, и мы либо создаем аварийную ситуацию, либо упускаем возможность – или и то и другое. Когда вы определяете задачу квадранта 2, планируйте, что займетесь ею в ближайшее время.

Квадрант 3 состоит из задач, время которых поджимает и которые важны для других, но не обязательно для вас. Именно здесь многие из нас каждую неделю садятся на мель. Если вы не будете осторожны, то позволите чужим приоритетам вытеснить ваши собственные. Зачастую это приводит к снижению вашей производительности и остановке прогресса в достижении ваших ключевых целей и крупных проектов. Оценивайте элементы квадранта 3 в каждом конкретном случае. Для этого задавайте себе три ключевых вопроса:

1. Если вы говорите «да», то подвергаете ли риску задачи квадрантов 1 или 2?

2. На сделку какого масштаба вы готовы пойти, чтобы удовлетворить этот новый запрос квадранта 3? Другими словами, чему вам придется сказать «нет», чтобы согласиться и выполнить данную задачу?

3. Будете ли вы в конечном итоге злиться на другого человека, если согласитесь?

Если вы просматриваете эти вопросы и все еще чувствуете, что готовы выделить время в своем графике, тогда сделайте это. Однако будьте осторожны, чтобы не перепутать срочность с важностью.

Квадрант 4 указывает на задачи, которые не являются для вас ни срочными, ни важными. Элементы квадранта 4 никогда не должны попадать в наши календари или списки задач. Но ведь они все еще делают это, не так ли? Я думаю, что причина обычно сводится к одному из трех факторов: во-первых, путаница. Мы просто-напросто не останавливаемся, чтобы оценить деятельность или задачу. Мы прыгаем в нее, не задумываясь, и в конце концов падаем в кроличью нору. Во-вторых, чувство вины. Мы чувствуем, что должны это сделать, даже если знаем, что это не наша ответственность. Мы позволяем чувству вины взять верх над здравым смыслом. И, наконец, страх упустить что-то. Мы боимся сказать «нет» новым возможностям. Причем независимо от того, имеют они смысл в нашем мире или нет.

Определяя свою еженедельную Большую тройку, не позволяйте чужим приоритетам вытеснять ваши собственные. Если вы действительно хотите иметь свободу фокусироваться на главном, вам нужно поставить перед собой цель тратить 95 % своего времени на задачи в квадрантах 1 и 2. Сейчас подобный расклад может показаться вам невозможным, но это не так. Пока вы создаете свой список, спросите:

• Важно ли это (для меня)?

• Срочно ли это (для меня)?

Ответы на эти два небольших вопроса создадут основу для организации ваших приоритетов и в конечном счете обеспечат вам свободу. Для Рене это имело огромное значение.

– Моя жизнь вертелась вокруг моей электронной почты, а не целей. Это заставляло меня чувствовать себя хаотично. В конце дня у меня было чувство, словно я ничего не сделала, – сказала женщина. – Мне, как владельцу компании, немного стыдно говорить это, но раньше я вставала утром и не очень хотела идти на работу. Однако данная книга позволила мне выбрать самые важные задачи и выполнять их. Это оставило мне достаточно места, чтобы делать вещи, которые, как мне кажется, меняют мир вокруг меня.

Шаг 6: Планируйте свое время для восстановления. В третьей главе данный момент описан очень подробно. Помимо этого он снова упоминался в главе 7, когда мы обсуждали вашу Идеальную неделю. Еженедельный анонс – это момент, когда нужно применить все то, что мы изучали. Помните семь практик восстановления: сон, еда, движение, общение с людьми, игры, размышления и отключение от работы? А сейчас потратьте время, чтобы запланировать все эти действия на свои вечера и выходные или любые другие часы, которые вы решили отвести для восстановления. Если это дается вам с трудом, как и многим успешным людям, можете обратиться за помощью к следующим подсказкам для каждой из семи практик:

Сон: Сколько вы хотите спать каждую ночь? В какое время вы должны лечь спать, чтобы убедиться, что это произойдет? Как насчет того, чтобы вздремнуть в середине дня?

Еда: Есть ли какие-нибудь рестораны, которые вы хотели бы посетить, или блюда, которые вы хотели бы приготовить? (Вы можете объединить это с общением.)

Движение: Хотите ли вы заниматься спортом в свободное время? Хотите как-то разнообразить свои физические упражнения, попробовав что-то новое?

Общение: С кем бы вы хотели провести свободное время? Как бы вы описали хорошую беседу? Какие действия вы бы предприняли вместе, чтобы укрепить вашу связь?

Игры: Как бы вы хотели играть в свободное время? Есть ли хобби, которым вы хотели бы заниматься, игры, в которые вы хотели бы играть, или фильмы, которые вы хотели бы посмотреть?

Размышления: Как вы можете восстановить свой ум и сердце? Нужно ли для этого почитать книгу? Пишете ли вы в своем дневнике? Ходите ли гулять? Посещаете богослужения в церкви?

Отключение от работы: Какие шаги можно предпринять, чтобы действительно отключиться от рабочих проблем? Например, вы можете оставлять телефон в ящике стола, отключать рабочие приложения, не думать, не говорить и не читать о работе.

Слишком легко заплывать и снова уплывать из времени Вне сцены, если у нас нет плана. Однако то, что запланировано, должно быть выполнено – включая деятельность по восстановлению. В начале своего путешествия мой клиент Мэтт был максимально зациклен на идее, что нужно сделать больше за меньшее время. Используя Компас свободы и такие методы, как делегирование, он смог наконец полностью выбить себе время Вне сцены.

– Я приходил в офис почти каждое утро в 6:00 и работал до 5:00 или 5:30 вечера, а в субботу утром часто заскакивал проверить дела и сидел с 7:00 до 12:00 или 13:00, чтобы закончить работу, – сказал он.

Работая в сфере услуг, Мэтт сталкивался с множеством проблем, которые постоянно отвлекали его. Субботнее утро было для него временем наверстывания упущенного. Многие из нас сталкиваются с этим искушением, независимо от профессии; мы отстаем в течение недели и используем наше время Вне сцены, чтобы подбить дела.

Для своего бизнеса Мэтт смог положить этому конец.

– Каждую неделю есть определенные дни, когда я не хожу в офис. Я просто держусь подальше и отключаю электронную почту на мобильном телефоне. В этот день я вообще не проверяю письма, так что это позволяет мне сосредоточиться на работе. Теперь мне больше не нужно ходить в офис по субботам, – сказал он. – Вместо того чтобы как раньше пытаться втиснуть в день больше задач, стремясь стать более продуктивным, теперь я более точно определяю, что хочу сделать. Тогда у меня появляется больше времени, чтобы проводить его с семьей или заниматься любимым хобби. Когда я на работе – я на работе, а когда я дома – я дома. Работайте усердно, играйте усердно, но разделяйте деятельность, потому что это ставит границу.

Еженедельный анонс не займет много времени. Как я уже упоминал выше, как только вы войдете в ритм, то сможете расправляться с ним всего за десять или пятнадцать минут. Я включил простую форму в свой планер «Full Focus Planner», чтобы облегчить быстрый и эффективный процесс анализа. Следующая часть определения того, какие задачи когда и куда идут, – это проектирование наших дней. Есть несколько элементов, которые нужно учитывать, но этот процесс также довольно быстрый.

Создайте свой день: ваша ежедневная Большая тройка

Великие дни не просто случаются, у них есть причины. Я провел годы, приходя в офис каждый день без какого-либо реального плана, просто реагируя на то, что происходило, или заполняя свое время любым запросом на встречу или отвлечением. Если каждый ваш день начинается так же, то вы обречены на неудачу. Вы не берете ответственность на себя; вы отдаете контроль всем вокруг вас. Ваш план не может состоять в том, чтобы позволять всем остальным управлять вашим днем, иначе вы никогда не сделаете ничего, что действительно имеет значение. Создайте день, который будет соответствовать вашим целям и приоритетам.

Большинство наших рабочих дней заполнены двумя видами деятельности: встречами и заданиями. Сочетание этих двух видов деятельности будет отличаться для каждого из нас в зависимости от нашей работы. Кроме того, каждый отдельно взятый день будет также выглядеть немного по-разному в зависимости от того, задачи какого плана мы выполняем – Переднего или Заднего (см. гл. 7).

Встречи представляют собой недискреционное время, то есть они в значительной степени высечены в камне. Конечно, вы можете отменить встречу или придумать оправдание, но отказ в последнюю минуту будет стоить вам капитала отношений и подвергнет риску вашу репутацию. Помимо этого, вы окажете медвежью услугу другим участникам, которые, возможно, потратили часы на подготовку к этой встрече. Вот почему очень важно просвещать их касательно своего еженедельного анонса. Если вы согласились на встречу и включили ее в свой план на день, единственный реальный выбор, который у вас есть, – это прийти и принять участие. Иногда у меня бывают дни, которые заполнены безостановочными встречами, так что на выполнение задач не остается ни минуты. У вас они тоже, вероятно, были. Однако я заранее вижу, когда ожидаются такие дни, поэтому и не планирую выполнять какие-либо задачи в этот период. Я также делаю обратное: планирую дни, сосредоточенные исключительно на задачах, и отказываюсь от каких-либо запросов на встречи в этот день. Это важный шаг, если вы знаете, что вам нужно непрерывное время для глубокой работы. Пусть ваша идеальная неделя будет руководить вашим планированием.

Что касается заданий, то я всегда выбираю себе по три, и только по три, ключевых задания каждый день. Я называю это своей ежедневной Большой тройкой. Итак, если сейчас это кажется вам невозможным или даже нежелательным, я все понимаю. Но отложите осуждение. Если вы сможете добиться этого, то произведете революцию в своей работе, продуктивности и общем уровне удовлетворенности в офисе и дома.

Большинство профессионалов начинают каждый день с составления списка дел. Там есть задачи, которые они должны выполнить, встречи, которые необходимо провести, проекты, которые нужно закончить, и так далее. Большинство людей настраивают себя на неудачу, пытаясь справиться со слишком большим потоком. Поверьте, это не редкость для тех, кто имеет от десяти до двадцати задач в своем списке дел ежедневно. Это рецепт разочарования. Даже если люди умудряются выполнить пять или шесть из них, то все равно чувствуют себя неудачниками. Еще бы! Ведь есть еще так много незавершенных задач.

Стивен, один из моих клиентов по коучингу, с которым я познакомился ранее, работал по двенадцать часов в день пять дней в неделю, а иногда и больше.

– С шести до шести – вот были мои рабочие часы. Тем не менее даже после того, как я проработал столько часов, все равно было очень тяжело не иметь возможности выполнить все запланированное на день, – поделился он со мной. – Я работал над множеством задач. Причем, кажется, я вовсе не должен был над ними работать. В конечном итоге это просто приводило ко все большему и большему разочарованию, а затем все больше и больше ментальных проблем выливалось на меня даже за границами работы.

Чрезмерно долгие часы работы и умственная истощенность стоили ему времени – как качественного, так и количественного – с женой и дочерьми.

Единственное решение, которое было у Стивена в то время, – работать усерднее.

– Я просто продолжал давить, давить и давить и думал, что в конце концов я доберусь туда. Со временем я стану работать меньше.

Но помните ограничительные убеждения, которые мы обсуждали во второй главе. «Временная переутомленность» – это то, что мы говорим, чтобы успокоить себя относительно постоянной переутомленности. Если вы хотите прекратить хроническое переутомление, внесите изменения: расставьте приоритеты, выбрав три, и только три, задачи.

Я считаю, что в данном случае принцип Парето хорошо применим. Следуя правилу 80/20, примерно 80 % результатов приходит от 20 % действий. По моему опыту, средний человек имеет в своем списке от двенадцати до восемнадцати задач в любой момент времени. Для удобства анализа давайте сойдемся на пятнадцати. Если правило 80/20 верно, то только три из этих задач значимы по сравнению с другими. Представьте себе силу сосредоточения на 20 % действий, которые приводят к 80 % результатов. Это ваша ежедневная Большая тройка.

Как же выбрать задачи для этой ежедневной Большой тройки? Для начала обратитесь к вашей еженедельной Большой тройке. Помните, это три главных результата, которых вы должны достичь за неделю, если хотите добиться прогресса в закрытии своих целей и проектов. Пусть ваша еженедельная Большая тройка направляет и предоставляет информацию ежедневной Большой тройке. Сначала это должны быть задачи, которые находятся в вашей Зоне желаний, а также другие задачи, которые находятся в квадрантах 1 или 2 Матрицы приоритетов. Помня о своей еженедельной Большой тройке, начните с деятельности в Зоне желаний, затем переходите к задачам Квадранта 1 (важным и срочным) и, наконец, к задачам Квадранта 2 (важным, но не срочным). Конечно, вы будете получать внешние запросы и другие задачи, которые должны быть решены. Следуйте Матрице приоритетов и здесь. Если вы этого не сделаете, тогда ваш день окажется перегружен задачами квадранта 3 (срочными для кого-то другого, но неважными для вас).

Такая практика сперва может показаться жесткой, но она заставляет вас сосредотачиваться на том, что имеет значение. Она также удерживает вас от чувства подавленности. Почему? Потому что у вас нет длинного списка вещей, которые вы не можете сделать. (Кто вообще старается изо всех сил, если с самого начала знает, что не сможет выиграть?) Более того, в 90 процентах случаев вы дойдете до конца дня и получите ситуацию, когда все будет вычеркнуто из вашего списка. Насколько это было бы потрясающе? Следуя этой модели, вы увидите, что каждый день работаете только над важными задачами.

Перечисление всего лишь трех задач на весь рабочий день может показаться какой-то отмазкой, но на самом деле это требует больше дисциплины и усилий, чем вы думаете. Написание дюжины различных заданий – это своеобразная форма лени, даже если этот список будет держать вас занятым весь день. Требуется гораздо больше усилий, чтобы посмотреть на двенадцать вещей, которые вы могли бы сделать, и сосредоточиться на трех, которые действительно важны. И если вы считаете, что выполнение только трех задач в день недостаточно для победы в долгосрочной перспективе, подумайте о том, чего можно добиться в течение года. Если вы работаете пять дней в неделю и двадцать пять дней в году уходят у вас на отпуск, отгулы и больничные, мы имеем 235 рабочих дней. Если каждый рабочий день вы будете выполнять по три задачи с высокой отдачей и важностью, то завершите год, выполнив 705 вещей, которые действительно имеют значение. Можете ли вы представить себе, какое влияние окажет на ваш бизнес выполнение этих 705 важных и желанных задач в течение года?

Джим Кох, основатель Бостонской пивной компании и пивовар Сэмюэла Адамса, построил свой бизнес стоимостью 1,5 миллиарда долларов на этом простом принципе. Кох написал для журнала «Fast Company» и описал свой типичный рабочий день. «Каждое утро я держу себя сфокусированным, записывая от трех до пяти обязательных дел на день на обычном листке бумаги, – объясняет он. – Это важные, но необязательно срочные вещи. Как только мой день начинается, я держу список рядом в качестве напоминания – легко дать этим вещам засидеться или и вовсе отложить их на другой день. Поэтому я стараюсь сделать выполнение их до конца дня одной из своих приоритетных задач».

Ежедневная Большая тройка работает не только для напитков. Ратмир Тимашев, соучредитель миллиардной компании по управлению данными Veeam Software, также держит свой список коротким. «Мой список дел никогда не заканчивается, поэтому для меня важно расставить приоритеты, – говорит он. – Как правило, я ежедневно составляю список из трех самых важных дел, которые мне нужно сегодня сделать. Благодаря этой практике мой день действительно становится более управляемым. Будучи утренним человеком, я, как правило, завершаю эти действия до полудня, что дает мне время для решения других неотложных вопросов, которые возникают в течение дня».

У Стивена был похожий опыт. Сосредоточившись на ограниченном количестве задач, Стивен работает вполовину меньше, развивая при этом свой бизнес. Что еще важнее, он возвращается домой около четырех, чтобы провести день со своими девочками. То же самое с моим клиентом Калебом, которого я представил в главе 6.

– Я был подавлен и очень переживал из-за своих загруженных недель, – сказал он мне. – Задач в моем списке дел всегда только прибавлялось, так что я чувствовал себя подавленным еще до начала дня. Я думал, что никогда не доведу список до Большой тройки. Иногда в день у меня возникало целых 20 неотложных дел!

Все мы сталкиваемся с подобной ситуацией – до тех пор, пока не станем серьезно работать в своей Зоне желаний и устранять, автоматизировать и делегировать как можно больше всего остального. Это то, что сделал Калеб, и это принесло огромные дивиденды.

– Это действительно возможно. В большинстве случаев я могу ясно представить себе, какие задачи попадут в мою Большую тройку сегодня. Теперь, когда у меня есть команда, я могу делегировать им другие виды деятельности и сосредоточиться на тех, что находятся у меня в приоритете.

Сосредоточившись всего на трех ключевых задачах, Калеб ощутил заметный рост чувства контроля. Работа перестала быть настолько подавляющей.

– Теперь все спокойно. Я не могу придумать лучшего слова, чем просто «спокойно». И это дает мне гораздо больше энергии, которую я использую для выполнения рабочих задач.

Кроме того, поскольку он разработал игру, в которой мог бы выиграть – всего три ключевых задания вместо двадцати случайных, истощающих энергию задач, – каждый день теперь заканчивался прекрасно.

– Я возвращаюсь домой в гораздо лучшем состоянии, потому что выиграл.

Мариэль, которую я представил во второй главе, также упомянула о чувстве умиротворенности, которое приходит от создания собственного дня.

– Каждое утро я просыпалась в приступе паники от всего того, что мне предстоит сделать в этот день. Теперь же я более спокойная. Это сделало меня гораздо более мирным человеком. С помощью изученных систем я точно знаю, что могу выполнить находящиеся в моем списке задания. Я завершаю день, зная, что сделала хотя бы минимум, который поможет мне достичь моих целей.

Мариэль также поделилась этой системой со всей своей командой. Данный жест изменил ситуацию по всем направлениям.

– Теперь мы постоянно шутим по поводу того, что понятия не имеем, как мы умудрялись работать и развиваться раньше.

Вы можете записывать свои задачи Большой тройки на бумаге для заметок и держать при себе, как Кох. А можете записывать их в виде плана в свой ежедневник или вообще представлять в электронном виде – через систему управления задачами, такую как Nozbe. Если проектирование дней дается вам тяжело, страницы на каждый день в планере «Full Focus Planner» могут помочь. Лично я использую именно их. Но где бы вы ни записывали задачи Большой тройки, освободите себя, чтобы сосредоточиться только на том, что действительно приоритетно.

Установите границы своего времени

Сенека, римский философ, живший примерно во времена Иисуса, писал о вызове, с которым мы все сталкиваемся. «Дело не в том, что у нас мало времени, а в том, что мы тратим его впустую, – высказался он. – Жизнь длинна, если знаешь, как ею пользоваться».

Мы боремся с одной и той же проблемой вот уже две тысячи лет – хотя, вероятно, даже намного дольше. Мы не оберегаем свое время и растрачиваем то, что имеем. «Люди не позволяют никому захватывать их владения, однако при этом они легко разрешают другим посягать на их жизнь. Более того, они сами даже приглашают тех, кто возьмет на себя заботу об их жизни, – сказал Сенека. – Люди бережливы, когда дело касается охраны их личной собственности; но как только дело доходит до пустой траты времени, они расточительнее всего тратят то единственное, в чем справедливо быть скупыми».

Трудность заключается в том, что время аморфно, а будущее не имеет фиксированных границ. Решение состоит в том, чтобы определить, что и когда будет происходить в соответствии с нашими графиками. Начните с планирования недели, а затем дня. Еженедельный анонс, еженедельная Большая тройка и ежедневная Большая тройка – три этих пункта гарантируют, что мы не только сохраняем видимость всех потенциальных задач, которые у нас есть, но и устанавливаем жесткие границы вокруг нашего времени. Это огромный шаг к защите жизни от бесполезных отвлечений и похитителей времени, которые будут искать вас.

Теперь, когда вы выстроили свой слой защиты, пришло время обратить внимание на нападение. Этим мы и займемся в девятой главе.

Создайте свою собственную неделю и день

Используя рекомендации этой главы, найдите время прямо сейчас для своего первого еженедельного анонса, включая выбор задач для первой еженедельной Большой тройки; не волнуйтесь, если это середина недели. Вы можете скачать копию по адресу FreeToFocus.com/tools. Вы также можете найти ее в планнере «Full Focus Planner». Как только вы закончите, обозначьте в календаре время, в которое вы каждую неделю будете выполнять данную процедуру. Помните, что еженедельный анонс необходимо проводить на постоянной основе.

Затем воспользуйтесь уже созданной еженедельной Большой тройкой, чтобы выбрать задачи для первой ежедневной Большой тройки. Определите три главные задачи, которые вы должны выполнить сегодня, и убедитесь, что в расписании у вас есть время для их выполнения. Я также внес соответствующую страничку для ежедневной Большой тройки в свой планер «Full Focus Planner». Вы можете увидеть образец по адресу FreeToFocus.com/tools. Посвящайте время практике выбора ежедневной Большой тройки каждый день в течение следующих нескольких недель. Через три недели вы сможете оглянуться на сорок пять выполненных задач с высокой значимостью, которые продвинули вас и ваш бизнес вперед.