Каждый молодой и амбициозный человек начинает со сценария «все и сразу». Он пытается все желаемое вместить в ограниченное время. Ему трудно из списка «хочу» выделить главное на сегодня. И ему нужно выполнить все идеально. Он полагается только на себя. Он делает все через «не могу».

Что же на самом деле означает «все успевать»?

Посмотрите на рис. 14. На трубе исходящих дел есть «вентиль». Значит, этим потоком можно управлять!

Рис. 14. «Вентиль» на трубе исходящих дел

Чтобы использовать время результативно, полезно меньше отвлекаться. Сколько раз за день мы отвечаем на сообщения в мессенджерах, электронные письма, просматриваем социальные сети? Сколько проводим времени на совещаниях?

Сегодня мессенджеры однозначно упрощают коммуникацию. Не надо тратить время на телефонный звонок. Ответить можно тогда, когда есть возможность. И это удобно.

Часто в мессенджере организуются группы для обсуждения и решения определенных задач. Они могут быть временными и закрываться после завершения проекта. Они могут создаваться на постоянной основе для оперативного информирования. Но с какой бы целью ни создавалась группа, в ней точно должен быть администратор, который устанавливает правила использования этого канала общения и четко следит за их исполнением. Иначе инструмент, который создается для удобства, превращается в «хронофаг». Так в тайм-менеджменте называют все то, что отвлекает от запланированных дел.

Я уже рассказывал о моем клиенте М. Меня удивляло, почему он порою долго не отвечает на мои сообщения. Когда я задал ему этот вопрос, он пояснил: «Я отвечаю только вечером в определенное время». Да, так он заявляет о своих личных границах, не отвлекается от текущих дел. И это освобождает его партнеров от обид. Они понимают, что их не игнорируют.

Часто чувство игнорирования возникает у нас и в ситуациях, когда мы отправляем электронное письмо и ждем моментального ответа. Странно, согласитесь! Человек реально может быть занят. По нормам этикета можно ответить в течение 48 часов. Сегодня, если партнер использует электронную почту, это означает, что вопрос не срочный. Иначе всегда можно написать в мессенджер или позвонить. И тогда работа с письмами может быть организована иначе. Достаточно просматривать и отвечать на них не всякий раз, как они приходят, а один, максимум два раза в день. Это дисциплинирует и партнеров. Они понимают правила работы с нами. Им становится проще планировать свое время.

Давно в сети ходит шутка: «Ты одинок? Надоело работать самостоятельно? Не любишь принимать решения? Собери совещание». Наверное, мотивы у руководителя могут быть и другими. Но от многих коллег приходится слышать о большом количестве таких собраний. Одна моя клиентка, руководитель топ-уровня, Л., говорила чуть ли не о каждодневных заседаниях. И вопрошала: «Когда же заниматься основными делами!» Она решала вопрос привычным образом: приезжала на работу пораньше, а уезжала в ночи. То есть Л. увеличивала рабочее время и стресс. А мы уже обсуждали, что этот вариант нежелателен и применим в течение ограниченного времени.

К сожалению, совещание как форма координации действий часто становится «хронофагом» и отвлекает от самих действий. Сотруднику трудно решать эту задачу самостоятельно. И все же он может влиять на ситуацию. Например, посещать не все совещания или уходить после обсуждения вопросов, которые касаются его непосредственно.