Рос Джей
ПОДГОТОВКА
К СОВЕЩАНИЮ
 | Это руководство поможет вам быстро подготовиться к совещанию в условиях острого дефицита времени. |
Введение
Вам предстоит очередное совещание, а у вас осталось только 15 минут на подготовку. Почему мысль об этом мероприятии вызывает у вас мигрень? Может, вы предполагаете, что оно закончится разногласиями с Алексом из отдела по работе с клиентами по поводу новой политики в отношении расчетов? Или его участники собираются отклонить вашу просьбу о выделении дополнительного числа сотрудников для проведения выставки? А может, присутствие Пэт снова заставит вас почувствовать себя маленьким и жалким? А возможно, вы просто заранее знаете, что еще полдня потратите ни на что, толку от этого не будет никакого, и вообще на такого рода мероприятия у вас просто нет времени. Более того, у вас нет времени даже на то, чтобы подготовиться к нему.
На совещания порой тратится большая часть времени, которое мы проводим на работе. Но жизнь и так слишком коротка, чтобы вмещать в себя еще и это. Как вы предполагаете оправдать затраты времени, которые связаны у вас с совещаниями? Особенно когда они заканчиваются очередным конфликтом и не приносят желаемого результата? Ответ прост — нужно заставить эти совещания работать на вас. Необходим алгоритм эффективной работы, чтобы подготовка к совещанию не отнимала много времени, следует добиваться того, чего хотите, и свести к минимуму возможность возникновения конфликтных ситуаций. А хотите вы, прежде всего, испытывать глубокое удовлетворение, получив заслуженное по завершении данного мероприятия? Если каждое совещание будет результативным, будет повышать ваш авторитет у начальства, вызывать у него интерес и заставлять его «замечать» вас… что ж, вам уже не будет так больно за бесцельно проведенное время на совещании, не так ли?
Эта часть книги поможет вам быстро подготовиться к совещанию в условиях острого дефицита времени. Здесь также будет рассказано о том, как сделать все посещаемые вами заседания продуктивными без лишних затрат времени.
В идеале подготовке к важным совещаниям необходимо уделять достаточное количество времени. Но кто сегодня живет идеалами? Что вам действительно нужно, так это:
- рекомендации, которые позволят вам в будущем производить впечатление знающего человека;
- рациональные технологии, позволяющие свести к минимуму подготовительную работу;
- контрольные листы, чтобы ничего не упустить;
Главное, все это должно быть изложено ясно, просто и, конечно, кратко, чтобы не отнимать много времени.
Предположим, на подготовку к важному совещанию у вас остался только вечер. Возможно, это первое совещание, которое даст старт некоему крупному проекту, или вы собираетесь на нем представить на рассмотрение группы «старших товарищей» серьезное предложение. А может, вам необходимо подготовить убедительные контраргументы против другого заявления. Прочитав же эту часть, вы получите все необходимые знания о том, как быстро подготовиться к совещанию, как отстоять свою позицию и при этом выглядеть достойно. Но даже если на подготовку к совещанию вы отвели всего 15 минут (и как это могло случиться?), в конце главы вы найдете рекомендации, как максимально эффективно использовать даже такой короткий отрезок времени.
Оказавшись заложником собственной неорганизованности, не паникуйте. По прочтении этих страниц вы узнаете, как направить совещание в нужное вам русло и сделать его максимально продуктивным. Это источник знаний о том, как мыслить практически и поступать разумно. Все приведенные ниже техники просты в использовании… при условии, что вы знаете, как их применять.
Алгоритм эффективной работы
1. Первое, что необходимо сделать, — это определить цель совещания.
2. Перед совещанием вам следует подготовиться по всем важным вопросам его повестки дня и собрать информацию, которой вы сможете подкрепить свою позицию. Возможно, вы также захотите участвовать в разработке самой повестки дня совещания, и чем раньше вы попытаетесь сделать это, тем продуктивнее оно пройдет.
3. Если вы планируете вынести на совещание некий серьезный вопрос, но не располагаете временем для подробного его изложения, тщательно проработайте его заранее — ваша аргументация должна быть четкой, краткой и убедительной.
4. С некоторыми из коллег нелегко найти общий язык. Может быть, они постоянно критикуют вас или не принимают всерьез ни одну из ваших идей. Они могут и не осознавать, что осложняют вам жизнь, однако и с ними нужно также уметь вести дела.
5. Как поступить, если вы попали на совещание, эффективность которого вызывает сомнения? Раздел 5 поведает вам о том, что вы можете предпринять, чтобы ускорить ход мероприятия, и как способствовать тому, чтобы совещание проходило более рационально и было результативным даже в том случае, когда ответственность за это возложена вовсе не на вас.
6. Одной из негативных сторон совещаний является конфликт. К сожалению, явление это довольно частое. И выглядит он не просто как любезное несогласие, но как страстный и ожесточенный спор. Пользы от таких дебатов никакой, поэтому раздел 6 расскажет вам, как снизить накал страстей и достичь желаемого мирным путем.
7. Существует множество видов совещаний, и если большинство из наших рекомендаций применимо к любому из них, то в разделе 7 представлены дополнительные практические советы, чтобы извлечь максимум из каждой их категории.
8. Наконец, просто на тот случай, если вам нравится играть на грани фола (а может быть, вы вынуждены поступать так), в конце главы приведен своего рода интенсивный курс подготовки к совещанию за 15 минут.
