Войти в систему
Войти с помощью соц. сетей:
Электронная почта — проклятие современного работающего человека. Оценить масштаб этой проблемы позволяют простые математические вычисления. В среднем офисный служащий получает сотню писем в день. Допустим, на письмо уходит всего две минуты, тогда в сумме это составит три часа и двадцать минут в день. Если обычный рабочий день — с девяти до пяти минус час на обед, то электронная почта съедает почти половину времени.
Но если рассуждать здраво, то это очень скромная оценка, поскольку в эти три часа и двадцать минут не входит время, затрачиваемое на то, чтобы вернуться к работе между чтением писем. Исследование, результаты которого публиковались в International Journal of Information Management, установило, что офисным служащим после проверки электронной почты в среднем требуется шестьдесят четыре секунды, чтобы перенастроиться и снова взяться за работу. Учитывая, что в день мы залезаем в почту сотни раз, эти минуты складываются в часы.
Не думайте, что время, которое вы тратите на электронную почту, расходуется с толком: исследователи, чью статью опубликовал Harvard Business Review, сделали вывод, что ошеломляющая доля рабочей переписки — просто мусор. Если говорить о времени, затрачиваемом руководителями на электронную почту, то «25 процентов уходит на чтение писем, которые не стоило адресовать именно этому руководителю, и еще 25 процентов занимают ответы на письма, на которые этому руководителю совсем не стоило отвечать». Другими словами, примерно половина времени тратится столь же продуктивно, как если бы человек считал трещины на потолке.
Почему электронная почта — хроническая проблема? Ответ на этот вопрос кроется в нашей психологии. Возможно, именно электронная почта положила начало всем продуктам, формирующим наши привычки. Во-первых, мы получаем от нее переменное вознаграждение. В известном эксперименте Берреса Фредерика Скиннера голуби клевали клавиши чаще, если схема подкрепления постоянно менялась. Точно так же непредсказуемость электронных писем заставляет нас проверять и «клевать» почту снова и снова. В ответ мы получаем хорошие новости и плохие, увлекательную информацию и глупости, письма от самых близких и любимых людей и от безымянных незнакомцев. Эта неопределенность притягивает нас как магнит: нам хочется посмотреть, что там в ящике на этот раз. И мы снова и снова жмем на клавиши и проводим по экрану пальцем, беспрестанно пытаясь выйти из неприятного состояния ожидания.
Во-вторых, у нас есть выраженная склонность к взаимному обмену: мы чувствуем себя обязанными «платить той же монетой». Когда кто-то говорит «привет» или протягивает нам руку, нас тянет ответить тем же; если мы этого не сделаем, то нарушим устойчивую социальную норму и это покажется невежливым. В личном общении взаимная учтивость привлекательна, но в онлайн-пространстве она может приводить к массе проблем.
И наконец (и это, наверное, самое существенное), электронная почта — это инструмент, которым мы практически не можем не пользоваться. У большинства из нас от нее зависит работа; она так вплетена в рабочую среду и личную жизнь, что полный отказ от нее опасен: так можно и средств к существованию лишиться.
Но, как и многие другие вещи, отнимающие больше времени и внимания, чем хотелось бы, электронную почту можно взять под контроль. Вы можете ввести в свои рабочие будни некоторые приемы, которые помогут подточить ее нездоровую притягательность. Сосредоточимся на нескольких методах, дающих наилучшие результаты при минимуме усилий.
Время, которое отнимает у нас электронная почта, можно выразить с помощью уравнения. Общее время T, затраченное на почту в день, равно числу полученных сообщений n, умноженному на среднее время t, уходящее на одно сообщение, то есть T = n ∙ t. Мне нравится мысленно возвращаться к этому сочетанию Tnt: оно напоминает, как электронная почта способна испортить прекрасно спланированный день.
Чтобы сократить общее время, затрачиваемое на электронную почту, нужно заняться обеими переменными: как n, так и t. Давайте сначала рассмотрим, как уменьшить n, общее число сообщений.
Учитывая нашу склонность к взаимному обмену, есть вероятность, что каждый раз, когда вы будете отправлять письмо, получатель тут же будет вам отвечать, и этот цикл станет бесконечным.
Чтобы получать меньше электронных писем, нужно отправлять меньше электронных писем.
Казалось бы, это очевидно, но большинство из нас не следуют этому простому правилу. Потребность во взаимном обмене настолько велика, что мы отвечаем на сообщения, как только их получаем, — хоть ночью, хоть в выходные, хоть в праздники.
Большинство электронных писем, которые мы отправляем и получаем, — несрочные. Но наш мозг падок на изменчивые награды, и поэтому мы обращаем внимание на каждое сообщение — неважно, какое, — как если бы оно требовало мгновенной реакции. Мы приучаем себя постоянно проверять почту, отвечать на сообщения и, какая бы просьба ни оформилась в голове, тут же выпаливать ее в письме. Все это ошибки.
Я каждый день получаю десятки писем с просьбами обсудить что-нибудь, о чем я писал в своей книге или статье. Я очень люблю беседовать со своими читателями, но если б я отвечал на каждое электронное письмо, у меня не оставалось бы времени ни на что другое. Поэтому чтобы отправлять и получать меньше писем, я назначаю «часы работы».
Когда вы в следующий раз получите по электронной почте несрочное сообщение, попробуйте ответить примерно так: «Я выкроил немного времени — во вторник и в четверг с 16 до 17. Если к тому моменту вопрос будет все еще актуальным, пожалуйста, загляните ко мне, и мы продолжим обсуждение». Вы можете даже обзавестись собственным онлайн-планировщиком, чтобы люди могли резервировать время для общения с вами.
Просто удивительно, сколь многие вопросы утрачивают свою насущность, когда даешь им время отлежаться.
Попросив собеседника подождать, вы даете ему шанс самостоятельно докопаться до ответа или, как это часто случается, время на то, чтобы проблема просто испарилась под нажимом какой-нибудь другой приоритетной задачи.
Но что, если отправителю все равно нужно обсудить с вами свой вопрос и он не может справиться с проблемой самостоятельно? Тем лучше! Сложные вопросы удачнее разрешаются при личном общении, а не в электронной переписке, где выше риск недопонимания. Главное — просьба обсуждать с вами сложные проблемы только в «часы работы» позволяет сделать общение более плодотворным и уменьшить поток электронной корреспонденции.
Имея в виду правило «Чтобы получать меньше электронных писем, нужно отправлять меньше электронных писем», стоит обсудить, как притормозить нашу игру в пинг-понг — обмен электронными письмами, — отсрочивая отправку уже написанных сообщений. В конце концов, кто сказал, что письмо нужно отослать, как только оно дописано?
К счастью, есть технические средства, которые в этом помогают. Вовсе необязательно, настрочив ответ, тут же нажимать на кнопку «Отправить»: специальные почтовые программы, вроде той, что входит в пакет Microsoft Office, и инструменты, подобные Mixmax для Gmail, позволяют отправлять сообщения по расписанию. Отвечая на очередное письмо, я каждый раз задаю себе вопрос: «Каков предельный срок, когда отправитель должен увидеть мой ответ?»
Прежде чем отправить его, я нажимаю всего на одну кнопку — и письмо уходит из моего ящика, пропадает с экрана, но не доставляется адресату до того времени, которое я назначил. В результате я отправляю меньше писем в день и, соответственно, меньше получаю ответов.
Отложенная доставка не только дает время на то, чтобы вопрос разрешился каким-нибудь иным способом, она снижает вероятность, что я буду получать письма, когда мне этого не хочется. Пусть даже вам и нравится в пятницу вечером подчищать папку входящих, но если вы отсрочите доставку своих сообщений до понедельника, то не только побережете нервы сослуживцев, но и избавите себя от ответных писем на выходных, которые не позволят вам расслабиться.
Есть еще один очень эффективный способ сократить число входящих электронных писем. Каждый день на нас изливается бесконечный поток спама, рекламных сообщений и новостной рассылки. Некоторые из этих писем полезны, но большинство — нет.
Как избавиться от тех из них, которые вы не желаете больше видеть? Если это письмо по рассылке, на которую вы когда-то подписались, но теперь она вам не нужна, лучшее, что можно сделать, — это нажать на кнопку «Отписаться» в нижней части письма. У меня есть собственная рассылка, и могу вас заверить, что мы, авторы рассылок, будем только рады, если, утратив интерес, вы от нас отпишетесь. Мы платим поставщикам услуг электронной почты за каждый адрес в нашем списке, поэтому предпочитаем рассылать письма только тем, кому они нужны.
Правда, некоторые коммерческие спамеры прячут кнопку «Отписаться» и иногда упорно продолжают забивать ваш почтовый ящик, даже если вы отказались от их рассылки. Таких советую отправлять в «черную дыру». Я, например, использую для этого простую программу SaneBox: она запускается в фоновом режиме, когда я захожу в почту. Как только я натыкаюсь на письмо, которое не желаю больше видеть, то нажимаю на специальную кнопку, и адрес отправителя попадает в папку BlackHole. А дальше уже SaneBox позаботится о том, чтобы от этого отправителя я ничего больше не получал.
Несомненно, на то чтобы разобраться с нежелательными электронными письмами, требуется время, но, защитив свой ящик от ненужных сообщений, вы увидите, как их поток превратится в едва заметную струйку.
После того как мы обсудили способы уменьшения числа входящих электронных писем (n из нашего уравнения), перейдем ко второй переменной — времени t, которое мы тратим на их написание.
Все больше появляется подтверждений тому, что просматривать письма крупными порциями гораздо эффективнее, чем проверять почту в течение дня. Причина в том, что мозгу требуется время на переключение с одной задачи на другую, поэтому лучше сосредоточиться и ответить сразу на все письма. Я знаю, о чем вы сейчас подумали: нельзя же ждать весь день, чтобы проверить почту. Понимаю. Мне тоже нужно заглядывать в свой ящик, чтобы удостовериться, что там нет ничего срочного.
Наша проблема не в проверке почты — мы страдаем от привычки ее перепроверять.
Знакома ли вам такая ситуация: увидев значок уведомления, что пришло новое письмо, вы щелкаете по нему и начинаете прокручивать список входящих сообщений. Раз уж вы здесь оказались, вы проглядываете одно письмо за другим (может, какое-нибудь из них требует срочного ответа) и откладываете все, что может подождать, на потом. Через некоторое время вы опять заходите в папку входящих, но точно уже не помните, что было в прочитанных сообщениях, поэтому открываете их снова. Но сейчас у вас нет времени, чтобы ответить на них, поэтому вечером вы просматриваете их еще раз. Если вы хоть чуть-чуть похожи на того меня, каким я был прежде, то скорее всего вы будете поражены, сколько раз за день вы иногда открываете одно и то же сообщение. Какая трата времени!
Мы склонны считать, что главное в электронном письме — его содержание, но это не совсем так. С точки зрения распределения времени самое важное в нем — это насколько срочно требуется на него ответить. Забывая об этом, мы тратим время на перечитывание сообщений.
Разделаться с этой манией довольно просто: решите для себя, что по каждому письму вы будете щелкать максимум два раза. Открыв письмо в первый, задайте себе вопрос: когда нужен на него ответ? Присвойте каждому письму метку «Сегодня» или «На неделе» (вообразите, будто играете в пятнашки) — так вы зафиксируете необходимую информацию, готовясь ко второму (и последнему) его просмотру. Если вы вдруг получили сверхсрочное письмо из разряда «Ответьте мне немедленно», конечно, на него нужно ответить сразу. Сообщения, которые не нуждаются в ответе, сразу же удаляйте или отправляйте в архив.
Обратите внимание: подобные метки не разделяют письма по темам или категориям — они лишь сообщают, когда требуется написать ответ. Этот способ позволяет мозгу не отвлекаться: вы знаете, что напишете ответ в то время, которое специально выделили для этого у себя в расписании.
Что касается меня, то я наскоро просматриваю папку входящих перед утренним кофе. На то, чтобы поставить напротив каждого нового письма метку, сообщающую, когда требуется ответ, уходит не больше десяти минут. Это позволяет мне сохранить спокойствие: я знаю, что ничего не упустил. Я могу убрать полученные сообщения с глаз долой и сосредоточенно работать, пока не придет время на них отвечать.
В моем расписании предусмотрено время для ответа на электронные письма с меткой «Сегодня». Разом ответить на все срочные сообщения — это быстрее, чем перерывать все письма, пытаясь определить, на какие из них необходимо ответить до конца дня. Кроме того, каждую неделю я выделяю три часа на то, чтобы разобраться с менее срочными письмами, обозначенными меткой «На неделе». И последнее: в конце недели я просматриваю свое расписание, вспоминаю, хватило ли мне в этот раз времени, выделенного на электронную почту, и соответственно корректирую его на неделю вперед.
Но почему бы сразу не написать ответ, как только открыл письмо в первый раз? Потому что две минуты, затраченные на печатание ответа на телефоне, кажутся чем-то несущественным, пока не осознаешь, что, если в день получаешь сотни таких писем, эти две минуты множатся и множатся. Вскоре они превращаются в десять минут, пятнадцать, шестьдесят — и вот вы уже потратили целый день, строча ответы на письма, вместо того чтобы сосредоточиться на по-настоящему важной задаче.
Чтобы сразить почтового монстра, требуется целый арсенал орудий; справиться с раздражителями, сбивающими вас с верного курса, поможет экспериментирование с описанными приемами.
Войти с помощью соц. сетей: