1.2.Отличие ERP-системы от учетной бухгалтерской системы
Самое важное и определяющее все остальные различия в системах – это целевая аудитория: кто и зачем работает в системе.
Учетная бухгалтерская система используется бухгалтерами предприятия для составления финансовой отчетности, часто в первую очередь для проверяющих фискальных органов и расчета налогов, во вторую очередь уже для руководства и принятия управленческих решений.
Современные бухгалтерские системы имеют функциональность для организации контура оперативного учета в компании, но исторически в них часто работают только бухгалтеры. А задачи планирования и оперативного учета остаются «за бортом», менеджеры работают в «эксельках» и «вордах», наклеивают стикеры на монитор с напоминалками или используют для этого календарь и заметки в смартфоне, все бизнес-процессы идут через корпоративную (или бесплатную от известных брендов) почту либо в мессенджерах. Реальные отчеты для управления, планирования, анализа целевых показателей и их достижения по периодам делаются вручную по таким менеджерским базам + выгрузкам отчетов из бухгалтерской системы.
В самой бухгалтерской программе – красота и порядок, наведенный главным бухгалтером компании. Все бухгалтеры работают с понятными учетными функциями, которые проходят в профильных институтах и на курсах бухгалтеров, для всего есть положения по бухгалтерскому учету (ПБУ) и налоговый кодекс (НК) с набором писем Минфина по уточнению трактовок (для уточнения нововведений законодательства).
В свою очередь, в ERP-системе на первое место выходят оперативный учет и автоматизация бизнес-процессов внутри компании, автоматизация документооборота, согласования, подготовки пакета документов, маркетинг и отношения с контрагентами, контроль и планирование денежных потоков, управление производством и прочее.
Рис. 1.3. Уровни данных в ERP-системе
И уже как следствие оперативного учета по этим данным формируются бухгалтерские записи (либо данные из оперативных документов передаются в отдельную бухгалтерскую систему, и проводки формируются там). Бухгалтеры в такой системе – не на главных ролях как монопольные пользователи, где все для них, а специалисты по подготовке регламентированной отчетности на базе первичных данных, формируемых оперативным учетом, который ведут специалисты по основной деятельности компании (продажи, закупки, производство).
Ситуация потери монополии на работу в системе (и ее непринятие бухгалтерией), кстати, одно из конфликтных мест при внедрении. Об этом поговорим подробнее в других главах.
В такой ERP-системе можно оперировать уже понятиями реального мира, а не синтетическим планом счетов с его аналитикой. Например, закупая товар, достаточно отметить в нормативно-справочной информации (далее НСИ) для номенклатуры, к какой группе он относится или на какой склад приходит. Тогда для системы будет понятно, что это товары для продажи или материалы, и счет учета, когда придет время формировать бухгалтерские проводки, система подставит сама.
Когда в дело вступают финансовые директора (как одни из ключевых пользователей результатов работы ERP-системы), то детализация статей доходов, расходов и движения денежных средств подчиняется задачам управления и планирования. Возникают конфликты интересов: для регламентированной бухгалтерской отчетности такая детализация может быть излишней или, наоборот, там требуется разделение статьи на разные виды расходов, тогда как для управления это все по смыслу одна статья.
Нужно договариваться, сводить все к единой НСИ. Иначе будет «лебедь, рак и щука» – кто куда, по своим интересам.
А еще могут свое влияние и требования привнести специалисты, составляющие отчетность по международным стандартам (МСФО). Там есть свои стандарты, накладывающие требования по детализации аналитики учета для составления комплекта отчетности и примечаний к нему. Ведение управленческого учета по МСФО очень полезно для менеджмента компании, так как дает им отчетность по принятым мировым методикам именно для целей оценки бизнеса по единым правилам (сопоставимость отчетности с другими компаниями отрасли и конкурентами). Современное образование и особенно MBA (Master of Business Administration) привили новому поколению руководителей компаний навыки работы с показателями отчетности на базе единых мировых стандартов, потому для управленческого учета в качестве корпоративных стандартов часто выбирают МСФО (а не изобретают свой «велосипед» для правил составления корпоративной отчетности).
Некоторые операции в национальном бухгалтерском (и налоговом) учете и в МСФО трактуются сильно по-разному: относятся на разные даты (и даже периоды), разными суммами, по разным статьям. В итоге финансовый результат по периоду может отличаться в разных учетах. Например, по РСБУ компания в прибыли и платит налоги, тогда как по МСФО у компании многомиллионные убытки. И пора бить тревогу, принимая своевременные управленческие решения.
Нужно отметить, что отчетность по МСФО может формироваться по данным бухгалтерской учетной системы, именно ERP для этого не требуется. Но такая отчетность строится обычно перекладкой РСБУ-отчетности (трансформацией) в МСФО-отчетность.
Процедура получения МСФО-отчетности трудоемкая, делается после сведения РСБУ-отчетности и для анализа на стол менеджмента, заинтересованных инвесторов и учредителей ложится сильно позже, чем хотелось бы. Например, в апреле – мае публикуется отчетность за прошедший год, до процесса аудита отчетность для внутренних нужд готова где-то в марте. По такой отчетности повлиять на финансовый результат прошедшего года уже нельзя, это «посмертная отчетность», показывающая свершившийся факт. Принимать решения по ней можно только для исправления будущих периодов. Сокращение сроков подготовки отчетности с годовой до квартальной или месячной требует уже автоматизации и формирования МСФО-отчетов не только по данным РСБУ-отчетности, но и по оперативному учету. Возможно, вообще независимо от РСБУ, со своими сроками закрытия периодов. Тогда отчетность становится оперативной, позволяющей управлять компанией в реальном времени.
Альтернатива МСФО, когда международные стандарты не используются, – оперативный учет, и управленческие отчеты по нему ведутся по корпоративным стандартам с достаточной аналитикой и сроками предоставления отчетности, комфортными для принятия управленческих решений в компании. Это тоже требует данных, которых просто нет в обычной учетной бухгалтерской системе. А вот в ERP такие данные есть!
В общем случае в ERP-системе больше разнообразных «небухгалтерских» данных, нефинансовых в том числе, но очень важных для управления компанией. Можно процитировать Генри Форда: «Когда я изучаю свой баланс, я не могу увидеть там двух вещей: цены моей марки и стоимости моих кадров. Однако именно они и делают меня богачом». В современных бухгалтерских программах есть и цены, и ставки зарплаты, но вот в классической бухгалтерской отчетности этого действительно нет.
