3.4.Какие подсистемы в какую очередь внедрять
Еще один важный аспект темы «как внедрять ERP-систему» – это какие именно подсистемы из ERP-системы внедрять и в какой очередности.
Очевидно, хочется получить «все и сразу» и еще желательно мгновенно. Но обычно переход из текущего состояния в целевое занимает время, а компания продолжает вести свою деятельность без паузы на время проекта внедрения. Как быть?
Составив схему текущего и перспективного ИТ-ландшафта (см. главу 2, раздел «»), можно рассмотреть возможные варианты перехода от одного состояния к другому:
- Полная замена текущих систем на новую ERP («все и сразу»).
- Частями, через цепочку промежуточных состояний. Потребуется интеграция с другими системами, которые остаются в ИТ-ландшафте, на длительный срок или временно, на время последующих этапов проекта внедрения.
Текущие учетные системы или их аналоги, до того неавтоматизированные блоки (например, в файлах Excel) при полной замене и переходе в единую ERP-систему просто перестают использоваться, и идет переключение (одномоментно) сотрудников на работу в новую систему. До переключения на новую систему, разумеется, прошли фазы анализа, настройки, переноса начальных данных и, главное, обучения пользователей (подробнее о фазах проекта будет рассказано в следующих главах). До момента переключения все работает по-старому, после переключения – по-новому. Тут вроде все понятно. Новая система обеспечивает полный «замкнутый» цикл учета по всем основным бизнес-процессам, что планировались к автоматизации.
А что делать, когда так поступить невозможно (сроки/ресурсы/объем работ не позволяют, см. раздел «») и принимается решение о запуске частями? Как эти «части» определить?
Если посмотреть на схемы и пример ИТ-ландшафта из , то видно, что промежуточное состояние для ИТ-ландшафта – это автоматизация горячих мест по основной деятельности, а участки, которые уже имеют автоматизацию или где трудоемкость ведения учета без специального инструментария приемлемая, остаются вне границ первой очереди автоматизации. В примере на рис. 2.5 остались без автоматизации: регламентированный учет (закрыт текущими учетными системами), бюджетирование и расчет бонусных частей в зарплате персонала по управленческой отчетности (остались без изменений в ручных базах Excel).
ERP-система состоит из связанных между собой блоков (см. рис. 1.1), запуск которых в работу возможен не всех сразу, а в некотором сочетании между собой. Так, в 1C:ERP настройками функциональных опций некоторые разделы (подсистемы) можно вообще скрывать или отключать функциональность частично – например, не использовать платежный календарь и заявки на расходы денежных средств в «Казначействе», а пользоваться только учетном денежных средств и интеграцией с клиент-банком.
Какие именно участки считаются «горящими» в компании – это ясно самой компании, выявляется и фиксируется после анализа и составления схемы ИТ-ландшафта. Собственно, раз речь зашла о внедрении ERP, то цели автоматизации (и зачем ERP-система компании) уже сформулированы на этот момент, и из них следуют приоритеты автоматизации по внедряемым подсистемам.
Выбирая частичную автоматизацию, нужно следовать следующим критериям:
-Подсистемы, выбранные для автоматизации, должны обеспечивать замкнутый контур учета.
- Например, чтобы продавать товары, их нужно закупать; чтобы оплачивать закупки, деньги должны поступать на расчетные счета; чтобы получать регламентированную отчетность и вести баланс – должны отражаться все учетные операции.
-Если какие-то блоки не автоматизируются, но результат их работы важен для целостности учета (товарные и денежные потоки, формирование бухгалтерских проводок), то необходимо предусмотреть интеграцию с существующими системами, где это все учитывается на приемлемом уровне.
- Если таких существующих систем нет или они не поддерживают интеграцию, нужно признать, что эти места требуют автоматизации и не могут быть вынесены на вторую очередь.
-Для прочих, не массовых, операций можно ограничиться документами ввода финансовой и бухгалтерской учетной информации, достаточной для целостного учета без полноценной автоматизации этих бизнес-процессов в оперативном контуре системы.
-За бортом автоматизации первой очереди можно оставить блоки, которых вообще никогда не было в бизнес-процессах компании.
- Например, подсистему «Бюджетирование» хочется начать использовать, но до внедрения ERP в компании не было процессов бюджетирования, значит, этот блок можно отложить на вторую очередь. Если, конечно, это не основная цель автоматизации.
Существует еще вариант развития компании и получения быстрого эффекта от внедрения новых подсистем ERP, которых не было до этого в текущей учетной системе, но которые уже нужны сегодня (как цель автоматизации), – это внедрение только этих новых подсистем, сохраняя остальные блоки без изменений. Это подвид частичной автоматизации, но тут основная часть ИТ-ландшафта остается без изменений, добавляются новые блоки без замены существующих.
Предположим, что в компании есть учетная система, решающая задачи оперативного и регламентированного учетов на должном уровне. И цели заменить эту систему на другую непосредственно ради этих блоков нет. Все хорошо, все вопросы и бизнес-процессы закрыты.
Но бизнес развивается, и ему требуются, например, два новых блока: отчетность по международным стандартам и бюджетирование.
Текущая учетная система не имеет этих блоков, либо внедрение их неперспективно (блоки имеют устаревший функционал и уже не поддерживаются). В целом, в перспективе, компания хотела бы перевести все свои процессы в 1C:ERP, получив единое информационное пространство и масштабируемое решение, но сегодня нужны только пара новых блоков и проект внедрения по ним, без потрясений для всего остального бизнеса.
Рис. 3.6. Подсистемы из новой ERP-системы дополнительно к текущей учетной системе
В этом случае:
- оставляем текущую учетную систему,
- рядом ставим 1C:ERP,
- настраиваем одно- или двустороннюю интеграцию систем,
- внедряем новые подсистемы из 1C:ERP в компании,
- получаем ожидаемый эффект от нововведений.
Этот подход требует анализа возможностей текущей системы. В ней может быть недостаточно данных либо какой-то аналитики для выгрузки в ERP-систему. Тогда надо продумать, как и куда довносить недостающую информацию. Плюс нужно предупреждать заказчика, что качество учета в ERP-системе будет напрямую зависеть от качества данных в текущей учетной системе. Нужно быть осторожнее с формулировками критериев успешности проекта, иначе для завершения проекта придется налаживать (дорабатывать) учет, в том числе в текущей системе.
Важно отметить, что не любые подсистемы ERP так можно запускать: где-то связи настолько тесные, что настройка обмена данными с другими системами по трудоемкости сопоставима с переводом работы в новую систему целиком. Но какие-то блоки (как, например, МСФО и бюджетирование) вполне автономны: получение фактических данных в бюджетировании и данных для трансляции проводок в МСФО можно организовать передачей бухгалтерских проводок из текущей учетной системы в новую систему.
Для выстраивания очередности внедрения подсистем рассмотрим вопрос проектирования НСИ. Необходимо уделять должное внимание на внедрении выбору и настройкам нормативно-справочной информации, особенно при частичной автоматизации. Например, на предприятии в первой очереди автоматизации стоит бухгалтерский учет, на потом оставлены оперативный контур и автоматизация производства. В этом случае проектирование НСИ нужно проводить в целом, а не только для задач бухгалтерского учета.
Спроектированная только для целей бухгалтерского учета номенклатура не будет учитывать требования для учета производства, и, когда дойдет до автоматизации производства, придется перепроектировать НСИ, а исторические данные могут оказаться несовместимы, и их нужно будет конвертировать. Либо придется запускать систему переносом остатков с нового периода, а это, по сути, уже перевнедрение – лишнее потрясение для компании и ее сотрудников.
Правильным подходом является выделение проектирования общей НСИ в отдельную задачу на фазе дизайна архитектуры системы. Проектирование НСИ должно выйти за рамки первой внедряемой подсистемы и учесть перспективные требования других, стоящих в очереди автоматизации, подсистем. Причем самые требовательные к детализации НСИ подсистемы (такие как производство) должны иметь сформулированные требования, а для этого придется рассматривать и анализировать комплексную автоматизацию и перспективный ИТ-ландшафт из всех блоков автоматизации, хотя исходно ожидается на первом этапе только одна бухгалтерская подсистема.
Еще одним важным аспектом выстраивания очередности внедрения для производственного контура является выбор уровня автоматизации: производственный учет или управление производством. И то и другое декларируется как автоматизация контура производства на предприятии. Но задача именно управления производством достаточно сложная, тогда как организация производственного учета проще. В системе 1С:ERP для этого есть отдельные инструменты. Система позволяет вести производственный учет при помощи инструментов управления производством. Популярная ошибка на внедрениях – это, реально не запуская управление производством, использовать сложные инструменты управления только для целей учета. Все данные в систему еще не вводятся, т. к. контур управления полноценно не запущен, от этого будет страдать учет.
В заключение раздела рассмотрим на схемах несколько различных вариантов очередности запуска подсистем в эксплуатацию в процессе проекта внедрения ERP-системы.
Вариант 1. Запуск от оперативного контура.
Рис. 3.7. Запуск от оперативного контура
В первую очередь автоматизации подлежат требования оперативного учета и управленческой отчетности, предполагается, что текущий бухгалтерский и налоговый учет покрыт отдельной используемой для этого учетной системой. Запуск в эксплуатацию первой очереди даст предприятию ожидаемые бизнес-преимущества подключения деятельности менеджеров и прочих сотрудников оперативного контура в ERP-систему. Бухгалтерия не будет затрагиваться и переживет этот этап проекта без потрясений. На втором этапе будет переход к управлению производством и полноценному учету в системе с отказом от внешних бухгалтерских систем. Третий этап будет связан с развитием финансового и товарного планирования, управления денежными потоками и управленческой отчетностью по стандартам МСФО.
Вариант 2. Запуск от бухгалтерского учета.
Рис. 3.8. Запуск от бухгалтерского учета
В этом сценарии первым внедряется регламентированный учет, нет иных внешних систем для бухгалтерского учета, учет сразу выстаивается в ERP-системе. К первой же очереди относится необходимый для составления регламентированный отчетности минимум производственного учета, и задействуются возможности подсистемы казначейства для управления денежными потоками через заявки на расходование денежных средств и формирование платежного календаря. Вовлечение в бизнес-процесс формирования и согласования заявок казначейства затронет всех сотрудников затратных подразделений компании, повысит соблюдение платежной дисциплины. Следующим этапом будет наращивание оперативного контура и управленческой отчетности. Третьей очередью пойдут бюджетирование и отчетность по международным стандартам.
Вариант 3. Запуск от финансового планирования и МСФО.
Рис. 3.9. Запуск от финансового планирования и МСФО
Этот подход к внедрению уже рассматривался выше. У компании уже есть текущая система автоматизации, оперативный контур и бухгалтерский учет покрыты в ней на должном уровне, но компании нужно перейти к финансовому планированию, прогнозированию финансового состояния, управлению денежными потоками и получать отчетность по международным стандартам. Внедрение начинается с этих блоков, которые не были охвачены в текущей системе. Результат после первого этапа принесет компании существенные бизнес-преимущества от внедрения новых подсистем, которых не было ранее в существующей системе автоматизации, что даст результаты от их работы для бизнеса. На втором этапе проекта будет отказ от текущей системы автоматизации с переходом в единую систему. На третьем этапе будет развитие – переход к полноценному управлению производством и планированию запасов, чего до этого не было в текущей системе.
Как мы видим из приведенных примеров, сочетание различных подсистем и их очередности (этапов может быть не обязательно три, но меньше или больше) зависит от разных факторов: что уже есть у компании, какие насущные потребности нужно закрыть, выстраивается ли логическая последовательность из подсистем, дающая целостный учет в переходном периоде.
