2.6.Окупаемость и обоснование затрат на автоматизацию

В завершение главы по выбору системы рассмотрим важный вопрос обоснования затрат на автоматизацию и ожидаемый срок окупаемости.

В первой главе мы рассмотрели, зачем ERP-система компании, из чего состоят затраты на приобретение и запуск ERP-системы и последующую стоимость владения такой системой, рассмотрели варианты оптимизации расходов за счет использования облачных сервисов.

Понимание самих сумм затрат и бюджета проекта, выявленных по результатам тендера и записанных в договор с будущим исполнителем, требует дополнительного обоснования предстоящих затрат перед учредителями как заинтересованными сторонами. Это внутренний документ заказчика и готовится его же специалистами для внутренних нужд. Исполнитель может даже не увидеть этот документ или, наоборот, помочь составить его – это зависит от содержания информации (целей автоматизации) и открытости приводимых сумм и критериев.

Нужно отметить, что прямой экономии и даже окупаемости может не быть, но автоматизация необходима из-за требований законодательства, и несоответствие этим требованиям грозит штрафами или вообще закрытием бизнеса. Тогда обоснование в этом и состоит: автоматизация – это необходимое условие продолжения непрерывной деятельности компании.

Другой простой расчет – это экономия на фонде оплаты труда (ФОТ) от фиксации роста штата сотрудников при росте бизнеса (числа сделок, товаропотока и прочего). Берутся число ненанимаемых сотрудников, их оклады и налоги с них, аренда помещений и их рабочие места – получается месячная сумма расходов, возникающих без автоматизации. Далее приводим сумму к году или паре лет, сопоставляем с бюджетом автоматизации и вычисляем срок окупаемости.

Более сложные обоснования – увеличение доли рынка, прозрачность бизнеса, оптимизация в нем, аудируемость третьей стороной, оптимизация оборотов запасов, снижение затрат на хранение запасов. Такие понятия оцифровать сложно, но как текстовое обоснование для заинтересованных в экономическом процветании компании лиц они тоже годятся.

Можно совместить все вышеперечисленные виды выгод от автоматизации. По факту так и получается – автоматизация может дать сразу несколько позитивных достижений, что в совокупности дает синергетический эффект для всего бизнеса.

Дополнительно можно добавить в обоснование информацию по бизнес-преимуществам от внедрения аналогичной системы в компаниях с похожим бизнесом. Компании, внедряющие ERP-системы, участвуют в тематических конференциях и часто делают доклады о ходе внедрения и полученных компанией бизнес-преимуществах от работающей некоторое время после запуска системы, а также о преследуемых изначально целях автоматизации. Такие или похожие цели могут быть и у нашей компании. На сайте фирмы «1С» приводится средняя статистика экономического эффекта по проектам внедрения ERP-систем – . В таблице приводятся данные по 136 опубликованным проектам внедрения с экономическими показателями, подтвержденными клиентами.

Раздел	Показатель эффективности	Среднее значение
Запасы и производство	Снижение объемов материальных запасов	24 %
	Сокращение расходов на материальные ресурсы	17 %
	Снижение производственных издержек	16 %
	Снижение себестоимости выпускаемой продукции	9 %
	Увеличение объема выпускаемой продукции	36 %
	Рост производительности труда в производстве	33 %
Оборотные средства	Рост оборачиваемости складских запасов	28 %
	Сокращение дебиторской задолженности	22 %
Эффективность и оперативность	Ускорение обработки заказов	75 %
	Сокращение сроков исполнения заказов	26 %
	Сокращение операционных и административных расходов	17 %
	Рост прибыли	14 %
Трудозатраты и отчетность	Сокращение трудозатрат в различных подразделениях	29 %
	Ускорение получения управленческой отчетности	В 2,9 раза
	Ускорение подготовки регламентированной отчетности	В 2,8 раза

Защитив и обосновав бюджет на проект внедрения перед учредителями и иными заинтересованными сторонами, мы переходим к вопросам непосредственно проекта внедрения и управления им.

Отправить