2.4.ИТ-ландшафт текущий и перспективный
Важный аспект при выборе ERP-системы – это окружение (программных средств и аппаратных комплексов), в котором ей предстоит работать.
ИТ-платформа, ИТ-инфраструктура, ИТ-архитектура – понятия похожие, но можно вкладывать в них разный смысл. Больший упор на аппаратную часть: серверы, сетевое оборудование, каналы удаленного доступа – или на программную часть: операционные системы, настройки безопасности и корпоративной сети, учетные системы.
Нас интересует состав систем управления и автоматизации бизнеса. Обычно для этого используется термин ИТ-ландшафт, так как часто систем используется больше, чем одна, и они как-то между собой сочетаются. Получается такой вот ИТ-ландшафт, похожий на географический ландшафт местности, на которой работают все системы: со всеми низинами, возвышенностями, дорогами и постройками. Сами КИС и более простые системы управления работают в некой аппаратной среде информационных технологий. Детальное рассмотрение аппаратной инфраструктуры мы оставим за границами данной книги, при этом нужно обозначить несомненную важность вопроса аппаратного обеспечения для бесперебойной работы программных комплексов. Но это совсем иная история, по которой достаточно своих книг. В следующем разделе кратко рассмотрим только вопросы производительности, зависимые от «железа».
В части ИТ-ландшафта нужно составить схему текущего (as is) состояния и взаимосвязи систем и иных программ, используемых в бизнес-процессах компании.
Эта схема потребуется для лучшего понимания задач предстоящей автоматизации и выработки и выбора вариантов перспективных состояний, возможно, с какими-то промежуточными этапами на моменты перехода из текущего состояния в целевое (to be).
Некоторые системы могут быть вообще не связаны между собой, и данные в них перебиваются вручную, двойным вводом или полуавтоматически, экспортом и импортом из отчетных форм или промежуточных файлов.
Типичный пример такой связи – это обмен системы «клиент-банк» с учетной системой через файл специального текстового формата, содержащий информацию о платежных поручениях. Файл при этом выгружает и загружает оператор. Либо настроен прямой обмен и промежуточные файлы не используются, либо никакого обмена нет и все платежки перебиваются вручную в обе системы. На схеме это можно рисовать разным типом стрелок или подписывать, как именно связаны системы.
Все используемые программные средства и учетные системы размещаются на каких-то серверах, собранных в сеть, возможно, территориально распределенную (в случае холдинга или филиальной структуры организации). Либо все серверы существуют в виртуальном пространстве облачных сервисов. На схеме можно отметить, где именно размещаются конкретные программы.
Итак, с чего начать составление карты ИТ-ландшафта «как есть»?
- С составления списка используемых систем и программных средств.
- Часто для каких-то задач может использоваться база в виде Excel-файла, такие базы тоже нужно учитывать.
- На схеме каждый объект, содержащий данные, рисуется отдельным элементом.
- Элементы объединяются в смысловые группы, функциональные разделы.
- Между элементами указываются стрелки потока данных (одно- или двусторонних обменов).
Рассмотрим пример такой схемы «как есть». В холдинге, состоящем из нескольких юридических лиц, есть множество бухгалтерских систем. По каждому юрлицу – своя система, так сложилось исторически, велись разными бухгалтерами разрозненно. Для ведения зарплаты и кадров используется единая система. Используются разные банки со своими системами «клиент-банк». Управленческий учет на предприятии первичный, ведется в отдельной системе и базах в Excel-файлах, где по результатам деятельности собирается управленческая отчетность по холдингу. Присутствует связь с бухгалтерскими системами по первичным документам, а также с внешней системой заказов у основного поставщика с интеграцией через web-сервис.
Рис. 2.2. Пример схемы. ИТ-ландшафт систем «как есть»
Целевая задача – это отказ от разрозненных систем и файлов, перевод всех бизнес-единиц холдинга в единое информационное пространство ERP-системы.
Как рисовать перспективную схему «как будет»?
- Выявить элементы, которые будут заменяться, объединяться или как-то меняться в процессе проекта автоматизации.
- Представить, что проект уже завершился и все элементы, что заменяются на ERP-систему, убираются из схемы и вместо них ставится элемент ERP-системы.
- Нарисовать связи, которые остаются, но уже применительно к ERP-системе.
В нашем примере получается такая целевая схема «как будет».
Рис. 2.3. Пример схемы. ИТ-ландшафт систем «как будет»
Так как у компании есть удаленные подразделения, то часть пользователей работают не в локальной сети компании, а через интернет-доступ. Схема серверов в компании из примера может выглядеть так.
Рис. 2.4. Пример общей схемы аппаратных компонентов сети компании
На практике получить сразу целевое состояние информационных систем затруднительно. Проект автоматизации идет какое-то время (порой значительное – месяцы, годы) параллельно с непрекращающейся деятельностью компании. Нужно сдавать отчетность, взаимодействовать с другими системами. Принимается решение об очередности (этапах) внедрения функциональности. Обычно хочется начать внедрение с «горящих» мест, автоматизация которых дает быстрый эффект для бизнеса и обеспечивает окупаемость проекта внедрения на ранних стадиях. Работающие и решающие свои задачи прочие блоки могут отойти на вторую очередь и остаться временно на старых механизмах.
Так, в промежуточном состоянии наш пример может иметь следующую схему целевого состояния первой очереди автоматизации.
Рис. 2.5. Пример схемы. ИТ-ландшафт систем после первой очереди автоматизации
Отрисовка разных вариантов схем ИТ-ландшафта компании позволяет моделировать разные состояния и очередность внедрения подсистем ERP-системы. Это позволяет находить компромисс между желанием «все и сразу» и реальными возможностями: ресурсами исполнителя, бюджетом проекта, готовностью и восприятием нововведений сотрудниками на местах.
Такие схемы позволяют говорить на одном языке специалистам заказчика и исполнителя, зафиксировать текущие и целевые состояния КИС по этапам проекта и начать работу по достижению этих состояний на практике.
