Войти в систему
Войти с помощью соц. сетей:
Вопросам выбора конкретной ERP-системы предшествуют определенные процессы внутри компании: кто-то почему-то хочет ERP-систему. В компании есть группа лиц, заинтересованных в автоматизации своих процессов. Пусть даже это только итоговая финансовая отчетность и вычисление KPI по ней (цели финансового директора), а остальным сотрудникам «ничего от этой ERP не нужно, и так все хорошо». Либо причины иные – зачем ERP-система компании, рассматривалось в первой главе.
Кому-то система нужна, кому-то предстоит с ней работать. Это могут быть разные группы сотрудников, либо они пересекаются. Плохо, когда те, кому предстоит работать в системе, потребности что-то менять и автоматизировать не имеют. Возможны конфликты интересов внутри компании. В любом случае, если не рассматривать вопросы явного саботажа, а, наоборот, компанию рассматривать как единое целое, когда все сотрудники дружным коллективом работают на ее благо и в едином порыве, единогласно приветствуют процессы перехода на новую ERP-систему, тогда остаются практические вопросы: что и как должна уметь система, чем она поможет в работе за счет автоматизации. И как ее выбрать из представленных на рынке вариантов.
Проблемы конфликтов в коллективе будут рассмотрены ниже в главе про риски.
С системой предстоит работать разным подразделениям, от которых выделяются ключевые сотрудники (руководители подразделений или продвинутые исполнители бизнес-процессов). Эти специалисты формируют списки своих требований к системе, которые объединяются в общий сводный список требований к функциональности системы или, по-другому, список функциональных требований.
Ключевой сотрудник – это работник, от результатов труда которого зависит эффективная работа компании. Этот специалист четко понимает и выполняет бизнес-процессы внутри своего отдела (или функцию, за которую отвечает или является ее основным исполнителем).
Ключевые требования к ERP-системам:
Требования разделяются на функциональные и нефункциональные. Разница между ними простая: нефункциональные требования – это требования к характеристикам системы, а не к ее функциям. Функциональные требования отвечают на вопрос: «Что должна делать система?»
Критерии, которых нужно придерживаться при формулировании требований к КИС:
Формальное описание требований должно исключать использование «туманных» формулировок: «прозрачный», «гибкий», «быстрый», «приемлемый» и т. п. Проверяемость таких требований потребует указания четких критериев ожидаемых метрик. Иначе всегда можно не принять такую систему: «Получилось не прозрачно, не гибко и с неприемлемым временем работы». И нужно пойти и все переделать. Если уже понятно, что ожидается от системы, это нужно четко формулировать: «Отчет должен выводить такие-то аналитические разрезы и строиться не более 3 минут за месячный период по всем организациям». Впрочем, на начальном этапе сбора списка требований от заинтересованных сотрудников подойдут любые формулировки, они впоследствии будут уточняться и войдут в технические задания уже конкретными и формальными, иначе их просто нельзя будет сделать (программисту и настройщику системы сложно оперировать абстрактными понятиями).
Можно разделить требования к системе на три уровня:
При выборе системы крайне важно понимать цели и задачи руководителей, а детальные требования будут сформулированы уже на уровне ТЗ. К сожалению, часто встречаются предпроектные обследования или ТЗ, где большое внимание уделено мелочам («в системе необходима возможность вести справочник номенклатуры») и нет ключевых целей и задач самого проекта и системы автоматизации.
Сводный список требований должны составлять понимающие в вопросах автоматизации и бизнес-процессах компаний специалисты. Такого ответственного нужно еще найти. Возможно, что среди сотрудников компании его нет вовсе и нужно нанимать или привлекать внешних специалистов.
На практике встречается: поручить просто секретарю собрать все требования к системе по электронной почте со всех отделов в единый файл, без дополнительного анализа и формализации специалистом. Такие требования будут носить разрозненный характер, кто-то опишет свои потребности в автоматизации подробно, кто-то только «больные места» сегодняшнего дня. В любом случае в таких письмах будет не формализованное описание для передачи третьей стороне (участникам тендера по выбору ERP-системы), а описание для внутренних нужд, исходя из понимания реалий бизнеса и бизнес-процессов отделов в частности. То есть еще не факт, что такие описания даже в соседнем отделе поймут, если отделы достаточно независимы и, например, в холдинге это разные бизнес-единицы со своими юридическими лицами и удаленными офисами. А ожидается, что список требований поймут потенциальные исполнители будущего проекта внедрения. Собранную информацию (пусть и с помощью секретаря, которая всех знает и у всех все запросит) нужно переработать и формально описать в сводный список для передачи третьим лицам для организации тендера. При этом нужно сохранить информацию об изначальном авторе требования (не для передаче третьей стороне, а для внутренних нужд): это понадобится для последующих уточнений по требованию от исполнителей или согласования отмены либо переформулировки требования в процессе его анализа.
Полноценный и формально описанный список функциональных требований, если самостоятельно получить его до начала тендера сложно, можно составить уже в процессе, привлекая для этого внешних консультантов, участников этого тендера. При этом хоть в каком-то сводном виде для начала работ по уточнению и анализу его получить нужно.
Войти с помощью соц. сетей: