Глава 5. Систематизируйте свое время

Перфекционизм – это просто страх в модных туфлях и норковой шубе.

Элизабет Гилберт

Я закончила свое выступление перед внушительной аудиторией предпринимателей и уже уходила со сцены, когда передо мной возникла эффектная брюнетка. Я взглянула на нее и улыбнулась, а она ответила мне быстрой нервной улыбкой.

– Мне очень понравилось ваше выступление, – сказала она. – И мне понравилась идея ставить на первое место свои приоритеты, но разве это реально?

Я посмотрела ей в глаза и задала вопрос, который задавала до этого тысячам женщин:

– Как вы думаете, что мешает вам жить так, как вы хотите?

И она, не задумываясь, ответила:

– Время.

Эта дама не подозревала, что я уже знаю ответ. Он почти всегда звучит одинаково. Время. Люди считают, что для полноценной жизни им нужно больше времени. Но они ошибаются.

Мы не можем иметь больше времени. У нас есть 168 часов в неделю, и этого не изменишь. Однако мы можем изменить свое мышление. Можем пересмотреть свой подход к тому, как распоряжаемся своим временем, а также куда направляем свою энергию.

Мы обладаем властью над временем, а не наоборот.

Но, чтобы эта власть была действенной, мы должны отказаться от идеи «все успевать». Нам не нужно делать больше. Нам нужно просто переосмыслить свое понимание эффективности и работать над настоящей эффективностью: тратить свое время на то, что имеет наибольшее значение, то есть на приоритеты, которые мы определили в разделе 1.

С таким умонастроением приходит ясное понимание ситуации и возможности становятся безграничными.

МЫ ХОТИМ БЫТЬ ЭФФЕКТИВНЫМИ, ВЕРНО?

Итак, нам нужно изменить свое понимание эффективности. Мы считаем, что быть эффективными – значит как можно больше успевать. В итоге мы утрамбовываем свой день делами и носимся как сумасшедшие, чтобы выиграть эту гонку. Вы знаете, о чем я говорю. Мы все видели заголовки-приманки, уверяющие, что можно за неделю написать книгу или за три дня создать годовой контент блога.

Бегом, бегом, скорее, скорее. Обедать некогда. Отдыхать некогда. Надо выполнить как можно больше запланированных задач. Надо быть эффективными.

Но мы хоть раз остановились, чтобы задаться вопросом, нужно ли вообще выполнять эти задачи? Действительно ли они так важны? Или мы просто бездумно несемся по своему списку дел, от одного пункта к другому, превращая себя в загнанную лошадь? А вечером, едва дойдя до кровати, все равно корим себя, что недостаточно много сделали или недостаточно хорошо поработали. Недостаточно.

Мы так озабочены тем, чтобы быть эффективными, что нам некогда перевести дыхание и задать себе самый важный вопрос: «Почему?» Почему в нашем списке эти задачи? Почему нам нужно их выполнить? Почему мы так гробим себя ради них?

Быть эффективными – это не то же самое, что быть производительными и пытаться сделать как можно больше работы в единицу времени. Это значит прежде всего задаваться вопросом, стоит ли вообще делать эту работу. Хочу вам напомнить, что эффективность – это не количество выполненных дел, а их важность.

Производительными могут быть посудомоечные машины или холодильники. Они предназначены для выполнения максимального объема работ с минимальными затратами ресурсов и усилий, но на то они и машины.

К сожалению, когда люди сосредоточиваются на производительности труда, они думают только о времени. Производительность – это количественный показатель, а эффективность – качественный. А это вовсе не одно и то же.

Приведу простой пример. В 10 утра вы просите свою помощницу подготовить и выслать заказчикам проект к 16:00. Производительная помощница бросается выполнять поручение, работает без обеда, а к 16:00, как вы и просили, отправляет проект. Он сделан наспех, без должного оформления и проверки на наличие ошибок, однако в срок.

Эффективная помощница начинает с того, что составляет план. Она разбивает задачу на этапы и тщательно продумывает каждый из них, чтобы выполнить свою работу максимально хорошо. Понимая, что к 16:00 это нереально, она связывается с вами, чтобы откорректировать сроки. Вместе вы решаете, что лучше отправить проект в 16:30, но грамотно оформить и исправить ошибки. В данном случае вы получаете не просто результат, а качественный результат, который вас устраивает.

Помните: производительность – это выполнение большого объема работ, а эффективность – это выполнение важных работ. Качество всегда выигрывает и всегда должно быть на первом месте. Конечно, нам хотелось бы тратить меньше времени и сил, иногда мы используем приемы, которые считаем эффективными, но они на самом деле работают против нас. Я называю их мифами эффективности.

МИФ 1: Я ПРЕКРАСНО СПРАВЛЯЮСЬ ОДНОВРЕМЕННО С НЕСКОЛЬКИМИ ЗАДАЧАМИ

Мы все гордимся своими способностями выполнять несколько дел одновременно, не так ли? Мы обязательно упоминаем об этом на собеседовании как о своем достоинстве, потому что многозадачность – это «орден почета», свидетельствующий о нашей исключительной продуктивности.

Когда-то и я так считала, пока однажды не нашла время задуматься и понять, почему многозадачность мешает мне быть эффективной.

Часто то, что мы называем многозадачностью, на самом деле является переключением с одной задачи на другую, то есть их поочередным выполнением в быстрой последовательности. Проблема в том, что наш мозг не создан для такой работы; каждое полушарие может концентрироваться только на одной задаче, подобно тому как лампочка может только включаться или выключаться.

Система управления мозгом, расположенная в лобной части над глазами, как дирижер оркестра «включает» и «выключает» полушария. К примеру, если вы смотрите телевизор, а в соседней комнате кто-то разговаривает, «дирижер» может направить внимание мозга на экран и «приглушить» разговор.

Такое быстрое переключение с одной задачи на другую заставляет мозг работать интенсивнее, чем это необходимо, что отрицательно сказывается на наших когнитивных способностях и работоспособности. По данным научных исследований, при одновременном выполнении нескольких дел наша эффективность снижается на 40 процентов. Да, снижается. Другими словами, «благодаря» многозадачности мы теряем около шестнадцати часов в неделю.

И страдает не только время. Исследователи Лондонского университета выяснили, что у людей, решавших сразу несколько задач, IQ падал до такого уровня, как будто они целую ночь не спали или курили марихуану. Так что, пытаясь угнаться за несколькими зайцами, мы не работаем эффективнее; мы работаем… ну, вы поняли, как.

Я знаю, что вы подумали. Вы думаете, что, возможно, для кого-то это и справедливо, но не для вас. И действительно, существуют настоящие многозадачники, способные совмещать несколько дел без потери эффективности, но таких людей всего два процента. Их называют «суперзадачниками» или «супертаскерами».

Ирония заключается в том, что, узнав об этих редких исключениях, все сразу считают себя исключением. Но, как утверждает профессор Дэвид Стрейер из Университета Юты, «98 процентов из нас сами себя обманывают. И мы склонны преувеличивать свои способности к многозадачности». Более того, Стрейер открыл обратную закономерность: «Чем больше люди считают себя многозадачниками, тем меньше у них к этому способностей».

Почему мы чувствуем себя обязанными рваться на части? Мы думаем, что так быстрее управимся с делами, но, как показывают данные исследований, которыми я только что с вами поделилась, многозадачность не только отнимает больше времени, но и отражается на качестве работы. Мы выполняем свою работу почти в два раза дольше и почти в два раза хуже, а также на нервах. Какая-то странная эффективность, не находите?

Одна из участниц моих курсов призналась:

Если быть честной с самой собой, думаю, что я занимаюсь «всем на свете» по нескольким причинам. Во-первых, я очень щепетильная и дотошная… Во-вторых, я хочу доказать, что могу сделать все сама (и хорошо)… доказать свою состоятельность. И в-третьих, когда я все время занята, мне не надо «копать глубже» и думать о более серьезном.

Я очень ценю ее честность и хочу спросить вас: «Вы тоже загружаете себя делами и сбиваетесь с ног, чтобы доказать свою состоятельность? Или чтобы создать видимость занятости?»

Почему мы испытываем необходимость постоянно доказывать, что мы чего-то сто́им, что мы заслуживаем похвалы, должности или лучшей жизни? Почему?

МИФ 2: МНЕ НЕКОГДА ДЕЛАТЬ ПЕРЕРЫВЫ

Это еще одна распространенная техника, которую мы используем для «ударной» работы, даже когда испытываем усталость или сонливость. В попытке угнаться за временем мы забываем о том, что нашему мозгу жизненно необходимы перерывы на отдых.

Вся Вселенная живет по определенным ритмам: восход и заход солнца, приливы и отливы, смена времен года. Все живые организмы, включая людей, подчиняются этим ритмам, признаем мы это или нет.

Вы, наверное, слышали о 24-часовом циркадном ритме, внутренних биологических часах, регулирующих режим сна, питания и другие процессы в организме. В свою очередь, суточный циркадный ритм состоит из ультрадианных ритмов – более коротких и периодически повторяющихся биологических циклов протяженностью от 90 до 120 минут.

Во время первой половины ультрадианного ритма мозговая активность растет, а вместе с ней увеличиваются концентрация внимания и работоспособность. Однако примерно через 90 минут мозг устает, и для нормального восстановления ему требуется около 20 минут между каждым ультрадианным циклом. Другими словами, перерывы – не роскошь, а необходимость. И отдых – не вознаграждение за отличную работу, а ее залог.

Как сказала Джоан Халифакс, священнослужитель дзен и учитель буддизма, «порой нам некогда перевести дыхание, и мы считаем, что должны все время жить на выдохе. Но, чтобы дышать, нужно обязательно делать вдох».

Мы не можем работать несколько часов подряд, наш организм к этому просто не приспособлен. Во время таких «ударных» сессий мы не выполняем больше работы, а только переутомляем свой мозг.

Обычно мы об этом не задумываемся, потому что считаем необходимым подстегивать себя работать больше и дольше. Но на самом деле это не повышает нашу продуктивность. Наоборот, в большинстве случаев перегрузки отрицательно сказываются на качестве нашей работы.

Исследователи Университета Стэнфорда выяснили, что 50 рабочих часов в неделю – это предел, после которого эффективность резко падает. Те, кто вкалывают по 70 часов в неделю, просто топчутся на месте, но ничего толкового за эти 20 часов не производят. Потому что дело не в количестве времени, а в его качестве.

Хотя приведенные данные являются новыми, сама концепция не нова. В 1914 году Генри Форд предпринял потрясшие автомобильную индустрию шаги, удвоив своим рабочим зарплаты и сократив смены с девяти до восьми часов. И хотя он опирался на результаты многолетних исследований, его радикальные меры поначалу вызвали критику, пока все не убедились в том, что увеличился объем производства (потом они стали использовать нововведения на своих предприятиях).

Даже трудоголики (к которым я причисляю и себя) не могут все время работать на подъеме. Как только мы научимся понимать свои естественные биологические ритмы и начнем по ним жить, то обнаружим, что управляемся с делами более эффективно, качественно и с меньшими усилиями.

Пэтти, участница моей группы в Facebook, поделилась этим открытием с остальными членами команды:

Я «сова» и всегда чувствую себя более энергичной и работоспособной вечером. (Однозначно НЕ утром.) Я пробовала ложиться спать в десять часов, но только ворочалась и проверяла телефон, а уснуть не могла. Не так давно я решила больше не бороться со своим естественным ритмом, а следовать ему, стараясь при этом спать не меньше семи часов в сутки. Я перенесла уборку и другие хозяйственные дела на поздний вечер и за два часа успеваю намного больше, чем за весь день.

Мой сын, наоборот, ранняя пташка, поэтому я с вечера готовлю ему завтрак и оставляю в холодильнике, чтобы выспаться и не начинать утро с беготни… Гармония с ритмами стала для меня настоящим открытием!

Использование «стратегии белки» и следование своим биологическим ритмам помогают нам быть более эффективными.

МИФ 3: ТЕХНОЛОГИЯ ВСЕГДА ЛУЧШЕ

Одним из распространенных заблуждений является убеждение, что технологии улучшают все жизненные аспекты. Да, технологии быстрее и удобнее, но, к примеру, записывать свои идеи и планы на бумаге намного эффективнее.

Давайте на минуту вернемся к нашим лабораторным исследованиям и посмотрим, как работает наш мозг. Оказывается, он по-разному реагирует на рукописный и машинописный текст. Когда мы пишем от руки, «включается» ретикулярная активирующая система (RAS), напрямую связанная с мозгом и посылающая ему сигналы сосредоточиться.

Как я уже говорила в главе 4, на нас постоянно обрушиваются потоки информации. RAS – это фильтр, сортирующий поступающую информацию. Именно эта система заставляет нас просыпаться среди ночи от плача ребенка или слышать свое имя в многолюдной аудитории. RAS показывает, на что следует обратить внимание.

При письме от руки RAS обращает внимание нашего мозга на то, что мы пишем, что эта информация важна и ее следует сохранить для дальнейшего пользования. Печать же не задействует RAS, поэтому заметки и планы, сделанные на клавиатуре, легче забываются.

По данным совместного исследования университетов Принстона и Лос-Анджелеса, студенты, писавшие лекции от руки, сдавали экзамены в два раза лучше, чем те, которые пользовались ноутбуками. Хотя исследователи ожидали обратного результата, потому что пользователи компьютеров конспектировали в два раза больше информации. Использование ноутбуков повышало производительность, но не эффективность. В этом вся и разница.

Не поймите меня неправильно. Технологии – это замечательно, но они не обязаны играть ключевую роль в нашей повседневной жизни. Хотя в моей играют, несмотря на то что я сторонница бумажного планирования. Технологии абсолютно необходимы для командных проектов и коммуникации, но мы часто чувствуем себя обязанными использовать их во всем, что делаем. Мы боимся, что с блокнотом и ручкой будем выглядеть антиквариатом, но отдых от гаджетов может реально помочь нашему мозгу увидеть проблемы в ином свете.

Письмо от руки не только иначе задействует мозг, но и позволяет более свободно и содержательно формулировать свои идеи и мысли. Эта гибкость стимулирует мозг более тщательно обрабатывать и систематизировать данные, углубляя их понимание.

Рейчел переживала сложный этап в своей семейной жизни. Они с мужем просто не могли понять, почему их отношения рушатся. Однажды девушка решила пролистать свой бумажный ежедневник, который я посоветовала ей вести, в надежде найти там ответы на свои вопросы.

Когда я его [свой ежедневник] просматривала, мне стало понятно, откуда появляются наши проблемы. Знаете, иногда так погружаешься в повседневную рутину, что забываешь, что было полгода назад. Взгляд в прошлое помог мне это вспомнить… Две смерти [членов семьи], имущественные и наследственные дела, плюс бизнес, плюс все остальное… последние шестнадцать месяцев были… полным сумасшествием… Мы находились в постоянном стрессе, и это сказалось на наших отношениях. Благодаря возможности оглянуться и найти причины сложившейся ситуации мы с мужем смогли наконец в ней разобраться, и я почувствовала огромное облегчение.

Рука напрямую связана с мозгом, что дает возможность проследить «хлебные крошки» и раскрыть некие закономерности. Письмо от руки позволяет видеть более масштабную картину, иногда кажущуюся абстрактной, оно помогает понять, что для вас на самом деле важно и на что вы действительно хотите тратить свое время.

А НА ЧТО СЛЕДУЕТ ТРАТИТЬ СВОЕ ВРЕМЯ?

Эффективность сводится к приоритетам. Это основная мысль данной книги, проходящая сквозь нее красной нитью. Вместо того чтобы пытаться делать все и сразу, сосредоточьтесь на главном. В этом вам поможет принцип Парето.

Принцип Парето был выдвинут в конце 1700-х годов Вильфредо Парето, который пришел к выводу, что 20 процентов усилий дают 80 процентов результата. Этот принцип применим ко всем областям, так как большинство явлений в жизни распределяется неравномерно. И это не просто теория. Принцип Парето доказал свою справедливость во всех жизненных сферах. Вы, наверное, слышали о правиле 80/20:

Двадцать процентов собрания/встречи дают 80 процентов информации.

Двадцать процентов гардероба вы носите 80 процентов времени.

Двадцать процентов ваших сотрудников выполняют 80 процентов всей работы.

Другими словами, все явления не равнозначны и, следовательно, не стоит к ним относиться одинаково.

Это соотношение не идеально, оно не всегда распределяется точно 80/20. К примеру, у Уоррена Баффета оно 90/10: 90 процентов всех доходов приносят 10 процентов компаний, в которые он инвестирует свой капитал. Неоднократно доказано, что, фокусируясь на меньшем, вы получаете больше. Именно время, в которое вы наиболее сосредоточены, создает максимальный эффект. Суть в том, чтобы выполнять не больше дел, а важные дела. (Звучит знакомо?)

Если общеизвестно, что основной успех исходит из минимума задач, почему тогда мы пытаемся делать все? Может, следует уделить основное время приоритетным задачам? Если мы сфокусируемся на 20 процентах наших лучших покупателей и клиентов, то значительно увеличим объемы продаж. Это не значит, что остальные 80 процентов следует игнорировать, но топ-20 должны получать львиную долю нашего внимания.

Вместо этого мы часто распыляемся по мелочам… на недовольных клиентов, которые однозначно не приносят нам 80 процентов прибыли, но через день отнимают у нас по часу времени, или на проекты, от которых больше суеты, чем толку. Мы должны ограничить время, которое мы уделяем подобным ситуациям, чтобы сосредоточиться на том, что действительно имеет значение.

ВРЕМЯ – ЭТО МИСКА МОРОЖЕНОГО

Мы все слышали фразу: «Жизнь – это коробка конфет», но знали ли вы, что время – это миска мороженого? Сейчас поясню, что я имею в виду. Если вы прямо сейчас пойдете на кухню, возьмете небольшую креманку и бросите в нее шарик мороженого, то, скорее всего, будете растягивать удовольствие, смакуя каждую ложечку. Но что, если, роясь в шкафу, вы найдете огромную миску и наполните мороженым ее? Вы съедите несколько ложечек, а остальное отставите в сторону? Или слопаете все, выскребая последние растаявшие кусочки?

То-то и оно. У меня та же картина. Какую посуду я ни выбрала бы, всегда съедаю все содержимое подчистую. Мое представление о том, сколько мне нужно мороженого, расширяется до размера имеющейся миски. Время действует точно так же.

Это называется законом Паркинсона, который гласит, что «работа растягивается до рамок времени, доступного для ее завершения». Позвольте мне перевести это на понятный язык. Если мы даем себе неделю на выполнение задачи, которую можно сделать за два часа, она в итоге обрастает сложностями и заполняет всю эту неделю. Точнее, не сама задача, а стресс и напряжение, связанные с ее решением.

Так как значительная часть времени уходит на суету, мы можем поступить обратным образом, то есть сократить время на выполнение задачи. Это позволит нам собраться с силами и облегчить себе жизнь… Что-то вроде того, как съесть миску мороженого. (Ну, примерно так.)

Мы здесь говорим не о какой-то магии. Если вы отведете себе минуту на выполнение четырехчасовой задачи, то задача, естественно, не упростится настолько, чтобы ее можно было выполнить за минуту. Однако можно попробовать дать себе в два раза меньше времени, чем собирались, и посмотреть, сможете ли вы в него уложиться.

Секрет этого ментального трюка заключается в том, чтобы отнестись к установленному сокращенному сроку как к жесткой реальности. Хочется процитировать личностного тренера и автора Мари Форлео: «Когда вас прижали к стенке, ваш ум фокусируется как лазерный луч».

Форлео поделилась воодушевляющим примером. Представьте, что вы решили сделать видеопрезентацию для своего сайта. Наверное, вы справитесь с этим за парочку недель, верно? Но вдруг вам звонит Опра Уинфри и говорит: «Добрый день! Мы только что расторгли контракт с оператором и хотим с вами поговорить. Однако моим продюсерам необходима ваша презентация через час».

Вы будете неделями клепать это коротенькое видео для Опры? Конечно, нет. Вы перенесете его на первое место в своем списке дел. Подозреваю, что даже отмените ради него все остальные дела. И вы его сделаете. Мы способны фокусироваться и выполнять работу оперативно, а не растягивать ее во времени, отнимая его у своего дня.

НО ЧТО ПОДУМАЮТ ЛЮДИ?

Мы пытаемся все успевать, потому что хотим быть идеальными, мечтаем жить идеальной жизнью, чтобы избежать критики или осуждения окружающих. Я думаю, что в большинстве случаев главную роль в перфекционизме играет внешнее давление. Нам кажется, что от нас многого ожидают, поэтому стараемся оправдать эти ожидания и не допустить ни одного промаха, потому что перфекционизм – это, по сути, страх неудачи.

Из этого следуют и наши истории «мы всегда» и «мы никогда». Мы ставим для себя нереально высокие стандарты, а потом безжалостно корим себя за несостоятельность.

Однако мы не задумываемся о всей серьезности такого отношения. Смущенно называем себя перфекционистами, когда нас спрашивают о наших недостатках на собеседовании, или смеемся, говоря о том, что стремимся все делать идеально. Но перфекционизм может сильно усложнять жизнь.

Слишком часто наши коллеги и окружение подталкивают нас к понятию «хорошего перфекционизма» – оксюморона, который путают со стремлением к совершенству или высокими личностными стандартами (ни то, ни другое не является перфекционизмом).

Перфекционизм мешает нам быть эффективными и подталкивает нас в лучшем случае быть производительными, а в худшем – создавать видимость производительности. Многие эксперты полагают, что большинство людей не рождаются, а становятся перфекционистами, потому что нас с детства учат делать все идеально, чтобы защитить себя от ошибок и неудач. Но мы не понимаем, что ошибки и неудачи – это неотъемлемая часть жизни и неотъемлемая часть успеха. Это то, что делает нас сильнее и мудрее.

Хорошие новости заключаются в том, что перфекционизм – это образ мышления, а следовательно, его можно изменить. Мы можем стать более осознанными и замечать, когда находимся в этом нездоровом состоянии сознания. Мы можем переосмыслить свое понимание состоятельности и успешности. Можем сфокусироваться на том, что для нас важно, и не нести на своих плечах всю тяжесть мира.

Не взваливайте на себя чужое бремя. Нам кажется, что мы этого хотим, но это только замедляет наш шаг. Нам нужно перестать пытаться осчастливить всех на свете ценой собственного счастья и вообще выбросить эту идею из головы. Избавляясь от давления этого помешанного на Pinterest мира, мы даем себе свободу двигаться вперед, навстречу своей «путеводной звезде».

Я не могу подарить вам больше времени. И если мы будем с собой честны, то признаем, что, даже если у нас будет больше времени, мы все равно утрамбуем свой день делами, превратив его в огромную миску с мороженым и объедаясь до тошноты. Нам не нужно стремиться делать больше; нам нужно распределить свое время в соответствии с важностью задач. Вот о чем речь.

Я знаю, что это может показаться сложным (почти невозможным), по крайней мере, прямо сейчас, но в следующей главе мы вместе изучим систему, которая упростит этот процесс.

ПОЗВОЛЬТЕ МНЕ ПОМОЧЬ

У меня есть дополнительные видеоресурсы, которые помогут вам лучше понять свой уникальный ультрадианный ритм. Получить к ним бесплатный доступ можно по ссылке: joyofmissingout.com/chapter5.