Как эффективно проводить проектные совещания

При правильном проведении совещаний вы сможете вдохнуть в ваш проект энергию, импульс и целенаправленность. Как же сделать такие совещания продуктивными? Следуйте этим простым указаниям.

Подготовка к совещанию

• Во-первых, убедитесь, что совещание необходимо. Если вы можете эффективно достичь вашей цели, никого не созывая на встречу (например, по электронной почте), так и сделайте — и не тратьте ничье время.
• Уточните цель совещания. Если нужно принять какое-то решение, объясните это участникам и дайте им время и материалы, необходимые для подготовки.
• Заранее спросите у ключевых участников, что они думают об основных вопросах повестки дня. Возможно, выяснится, что необходимо внести в нее изменения.
• Приглашайте на совещание только тех людей, которые могут внести полезный вклад или извлечь что-то ценное из дискуссии.
• Заранее сформулируйте повестку дня, строго соответствующую цели совещания.
• Настаивайте на том, чтобы люди познакомились с подлежащими обсуждению вопросами заранее, взяли с собой все нужные материалы и были готовы внести свой вклад в обсуждение.

Проведение совещания

• Еще раз проговорите, зачем вы собрались. Это поможет группе сосредоточиться.
• Дайте высказаться каждому. Если кто-то из участников доминирует в обсуждении или кто-то, наоборот, стесняется высказаться, скажите: «Спасибо за эти идеи, Фил. Шарлотт, что ты думаешь об этом?»
• Не давайте дискуссии отклоняться от главных пунктов.
• В конце подтвердите принятое решение и сформулируйте план действий с четкими временными рамками: «Итак, мы решили нанять DataWhack для установки новых серверов. Мы договорились, что сегодня я получу договор на поставку, позже на этой неделе Билл позвонит продавцу и договорится о сроках, а Джанет начнет искать возможных покупателей нашего старого оборудования. На следующей неделе мы соберемся снова в обычное время, чтобы оценить прогресс».

Последующие действия

• Разошлите всем сообщение о результатах совещания. Это станет для людей стимулом, так как они увидят, что команда на шаг приблизилась к конечной цели.
• Напомните всем об их заданиях и сроках исполнения.
• Предложите помощь любому, кто погряз в прочих делах или испытывает трудности с выполнением своего задания. Часто люди неохотно обращаются за помощью, даже если понимают, что нуждаются в ней.

Отправить