Повышение продуктивности с помощью тайм-боксинга

Мелисса Раффони

Примечание редактора. Чтобы ваш проект не выбивался из графика, вам нужны сосредоточенные и продуктивные члены команды. Здесь дается несколько советов о том, как сохранять контроль над их — и вашим — расписаниями.

Никому никогда не хватает времени; но, поскольку в сутках не бывает больше 24 часов, единственный вариант — использовать эти часы более эффективно. Одна из успешных методик — тайм-боксинг — состоит всего лишь из трех шагов.

Во-первых, составьте список всего, что вы и ваша команда хотите сделать за данную неделю, месяц или квартал. Включите в ваш документ цели проекта и частные задачи, выполнение которых необходимо для их достижения. Возможно, стоит сгруппировать виды деятельности по функциям: например, стратегия, развитие бизнеса, ежедневные операции, управление людьми. Такая схема даст вам возможность увидеть, правильно ли команда распределяет свое время.

Во-вторых, оцените, сколько времени потребуется на выполнение каждого пункта из списка. Тщательно продумайте все шаги для осуществления каждой задачи. Это помогает «быть честным», говорит Беран Питер, генеральный директор Instruction Set, компании образовательного консалтинга из Массачусетса. «Если я понимаю, что могу не успеть сделать что-то как запланировано, я в состоянии оценить, почему это произошло и подумать, что можно изменить, чтобы вернуться в график».

В-третьих, сразу выделите достаточное количество времени на каждый пункт. Если вы считаете, что на составление бизнес-плана нужно 32 часа, постарайтесь выделить по четыре часа каждый вторник и четверг в течение следующих четырех недель. Конечно, главная проблема в том, чтобы правильно расставить приоритеты и осмысленно распределить время в вашем расписании. Не забудьте оставить некоторый запас. Изменения неизбежны, и вполне возможно, что в процессе у вас добавятся новые задачи.

Начав применять тайм-боксинг, вы поймете, что он обладает рядом преимуществ:

• Заставляет вас задуматься над целями проекта и просчитать, сколько времени на самом деле нужно для их достижения.
• Обеспечивает схему для установления ожиданий и ограничений. Если расписание кого-то из членов команды полностью забито, он должен отклонять все дополнительные запросы — либо вам придется поработать с ним над осознанной переоценкой приоритетов.
• Улучшает вашу способность оценивать требования к времени.
• Позволяет вам оценить — и исключить — непродуктивную деятельность, которая занимает слишком много времени.

С использованием этого метода вашей команде будет интереснее и легче работать. Каждый сможет лучше сосредоточиться на важном. Все вы будете делать больше. И — это важно! — сотрудники не будут переутомляться из-за того, что взяли на себя ношу не по силам.

Мелисса Раффони — гендиректор The Raffoni Group, фирмы, помогающей гендиректорам добиваться высоких результатов и повышать качество своей личной и профессиональной жизни.

Отправить