Прежде чем ставить перед собой новые цели, подумайте, от каких задач отказаться

Элизабет Грейс Сондерс

Что мешает большинству из нас выполнять данные себе обещания? Распространенная ловушка: мы не вычеркиваем из графика старые дела, чтобы освободить место новым. Это точно так же, как пытаться запихнуть бумаги в уже полный ящик или влезть в долги, чтобы оплатить дополнительные покупки. Можно потерпеть немного, но скоро напряжение станет слишком сильным, и вам придется пересмотреть объем своих забот, чтобы вернуться к устойчивому стилю жизни (или системе хранения документов).

Чтобы решить, какие пункты следует удалить из списка дел, требуется время. Но такой навык отличает эффективного человека от вечно занятого. Вот несколько советов, как улучшить ваш график и найти в нем время на новые цели и дела.

По-новому взгляните на все свои рабочие задачи

Часто рабочие задачи и проекты накапливаются потому, что у вас нет четкого понимания приоритетов или временных затрат. Наведите порядок и проанализируйте, что и как вы делаете.

Начните с оценки текущих проектов и задайте себе несколько вопросов. Имеет ли смысл завершать этот проект? Подходящий ли я человек для работы над таким проектом? Не будет ли реалистичнее отложить этот проект на другой квартал? Если ваша должность позволяет, вы можете принимать односторонние решения. Но, если вы решили отступить на шаг назад и посмотреть на картину в целом, у вас по крайней мере есть возможность обсудить варианты с начальником и командой. Один из самых быстрых способов завершить проект — решить, что вы больше не будете им заниматься.

Если вам сложно рассмотреть свои рабочие обязательства под таким углом, попробуйте изобразить их в виде таблицы. Например, в своей книге «Три секрета эффективного инвестирования времени» (The 3 Secrets to Effective Time Investment») я рекомендую составить таблицу, состоящую из колонок, где будут указаны: вид деятельности, тип (постоянный или меняющийся); количество часов/месяцев; профессиональная значимость; личная удовлетворенность; необходимость и сроки выполнения. Нарисуйте аналогичную таблицу с учетом вашей личной ситуации и опишите в ней стоящие перед вами задачи. Затем используйте эти данные, чтобы определить, какие обязательства наиболее важны и требуют выполнения, а от каких лучше отказаться.

Поняв, как можно проредить свой график, начните менять то, что вы делаете. На согласование отмены, переноса или передачи проектов может уйти несколько недель или месяцев, но потом в вашем графике появится свободное время.

Пересмотрите свой стиль работы

Найдя ответ на вопрос «Что?», задумайтесь на вопросом «Как?». Какие методы вы применяете? Сократив число совещаний, можно высвободить время для сосредоточенной работы. Спросите себя, нужны ли вам совещания по конкретным проектам и какова их оптимальная продолжительность и частота. Например, перейдя от еженедельных часовых совещаний к 45-минутным, проводимым раз в две недели, вы сэкономите каждому участнику 2,5 часа в месяц. Умножьте эту цифру на число совещаний, и вы вернете себе несколько рабочих дней.

Однако, если вы в течение дня постоянно отвлекаетесь на текущие вопросы, попробуйте выделить конкретное время на их решение или личные встречи. И определите, в какие часы ваша дверь будет закрыта, или держите ее в основном закрытой (наиболее эффективный подход, по мнению одного из моих клиентов, которого я консультирую по вопросам тайм-менеджмента). Закрытая дверь служит сигналом: «Входить только в случаях крайней необходимости». Таким образом вы меньше времени тратите на отвлекающие факторы и возвращение к выполняемой задаче.

И, наконец, подумайте, можно ли сократить продолжительность общения в интернете. Если вы будете меньше пользоваться электронной почтой, социальными медиа и другими каналами коммуникаций, вы сможете значительно увеличить время и скорость выполнения работы. Для меня оказалось полезным ограничить время, которое я ежедневно посвящаю переписке по электронную почте. Примерно раз в день я проверяю уведомления в социальных сетях, отключаю многие уведомления в телефоне и нарочно не осваиваю каждую новую технологию. То, чего у тебя нет, не надо проверять.

Ставя новые цели, помните о своих приоритетах

Теперь, когда ваше расписание стало менее плотным, можно дополнить его теми видами деятельности, которыми хотите заниматься. Но не забывайте, что для вас является наиболее существенным. Иногда это — возможность устроить перерыв в течение дня и не работать на предельной скорости. Или успешная работа над важным проектом, до которого месяцами не доходили руки. Или вы больше не будете трудиться до позднего вечера, а пойдете в спортзал или проведете время с семьей или друзьями.

Чтобы сказать «да» новому, вы должны сказать «нет» чему-то старому. Убрав из своего календаря некоторые дела, на которые неразумно тратить драгоценное время, вы сможете наконец преуспеть в том, что действительно важно для вас.

Отправить