Глава 5
Дела и время
Дела за нами не гонятся, люди сами держатся за них и считают занятость признаком счастья.
Сенека
Когда мы начали говорить о структурировании времени, мы пришли к выводу, что для нас очень важен скелет дня. А собственно, из чего этот скелет состоит? В первую очередь из ДЕЛ. Именно дела, сделанные или несделанные, занимают наше время и мысли. И как правило, сделанные дела приносят удовлетворение, мотивируют на дальнейшее движение, обеспечивают ощущение полноты и счастья от проведенного времени. Несделанные дела могут лежать тяжелым грузом на плечах и создавать то самое неприятное ощущение «ничего не успеваю» и «у меня ни на что не хватает времени». От того, что и как мы думаем о несделанных делах, от того, насколько четко их представляем и что собираемся с ними делать, зависит наше ощущение времени.
Вспомните ситуацию, когда дела наращиваются как снежный ком. Сначала это приводит в состояние ступора. Не знаешь, за что схватиться, кажется, что сделать все нереально, что дела неподъемные, сложные или очень неприятные. Но как только распланируешь, все разложишь по полочкам и начнешь действовать, сразу и в голове порядок, и дела делаются, и времени достаточно.
А бывает, месяцами не можешь приступить к какому-то делу, мучаешься, ходишь вокруг да около, а в один прекрасный день за 15 минут сделаешь дело – и такая гора с плеч!
Ощущение нехватки времени возникает чаще всего из-за неопределенности, мы не совсем адекватно воспринимаем либо важность дела, либо объем работы, либо сложность.
Прежде чем с головой погружаться в пучину ежедневных дел, стоит подумать о том, «что за зверь перед нами».
Поэтому важно научиться классифицировать дела, чтобы еще на стадии планирования или мыслей о них суметь разложить их по полочкам.
Начнем с классической модели тайм-менеджмента – матрица Эйзенхауэра (Дуайт Эйзенхауэр – американский президент). Она упоминается практически в каждой книге по тайм-менеджменту, и мы тоже не можем обойти ее стороной (наиболее подробно описана в книге: Кови Стивен Р. «Семь навыков высокоэффективных людей: Мощные инструменты развития личности». – М.: Альпина Паблишер, 2016. – 384 с.). С помощью матрицы дела можно разделить на 4 группы:
♦ важные и срочные (1-й квадрат);
♦ важные и несрочные (2-й квадрат);
♦ неважные и срочные (3-й квадрат);
♦ неважные и несрочные (4-й квадрат).
Срочные дела редко бывают важными, и в то же время важные дела редко бывают срочными.
Д. Эйзенхауэр
Казалось бы, очевидно, что время необходимо тратить только на важные дела. Но для начала нужно научиться определять, к какому квадрату дело принадлежит, чтобы относиться к нему соответственно, а с этим могут возникнуть определенные трудности.
Среди наших забот очень много срочных дел, которые мы переделываем со всей самоотдачей и на которые уходит большая часть времени.
Многие пребывают в иллюзии, что все дела важные и срочные, от этого возникает ощущение белки в колесе. Жизнь превращается в тушение пожаров и форс-мажоры. И непонятно, как же вырваться из этого замкнутого круга.
Шаг 1. Уделить время делам 2-го квадрата матрицы – важные несрочные дела. Именно эти дела двигают нас вперед, дают ощущение ценности жизни и ценности времени, помогают видеть перспективу, кроме того, именно они позволяют сократить количество срочных дел и предотвратить многие пожары и форс-мажоры.
Что это за волшебные дела? Планирование, уход за собой и за своим здоровьем, качественное общение с детьми и близкими, саморазвитие и развитие детей, качественный отдых, включая сон, обучение, перспективные проекты и т. д.
В чем волшебство таких дел и как они могут помочь в организации времени?
Время, посвященное этим делам, – это инвестиции, которые обязательно принесут дивиденды: что посеешь, то и пожнешь. Вложили в развитие ребенка – получили успешного самостоятельно мыслящего человека, вложили в изучение языка – открыли для себя весь мир для работы и общения, вложили в качественный отдых – получили энергию и бодрость для быстрого и легкого выполнения любых дел и т. д. Кроме того, дела 2-го квадрата способны приумножать время. Планирование, подготовка, обучение – все это помогает найти временные резервы.
В чем проблема таких дел? Почему в реальной жизни именно эти волшебные дела чаще всего откладываются или вообще не делаются? Поскольку они несрочные, мы можем бесконечно их откладывать и не видеть негативных последствий, пока они не станут слишком явными, а на это порой могут и годы уйти. За такие дела часто бывает страшно браться, они кажутся очень сложными или очень большими. Что делать со страхом перед делами, мы поговорим в следующей теме.
Шаг 2. Научиться отличать срочные важные от срочных неважных дел. Самый большой вопрос: как это может быть, чтобы дело было срочным, но неважным? Часто сюда относятся дела, срочность которых была навязана извне. Например, муж попросил жену срочно погладить рубашку, дети срочно вовлекли в школьные дела или спор, зазвонил телефон.
Проблема таких дел, помимо того что они отнимают время в чистом виде, в отвлечении от выполнения других задач. Потом уже труднее включиться в важные дела, собраться с мыслями, настроиться. Как быть? Если почувствовали, что срочность навязана, подумайте, прежде чем бросаться на это дело, можно ли решить вопрос путем переговоров, например. Попросить детей подождать несколько минут, пока вы закончите свое дело, попросить супруга самостоятельно справиться с рубашкой или предложить альтернативный вариант гардероба, а на будущее озаботиться тем, чтобы в шкафу всегда были 2–3 готовые к выходу рубашки (это уже дело 2-го квадрата).
К категории срочных неважных дел также относится и то, что мы по каким-то причинам решили сделать сейчас, хотя можно было бы и в другое время. Например, пустились на поиски какой-то вещи, о которой вспомнили, хотя сейчас эта вещь не нужна, занялись уборкой, хотя острой необходимости в данный момент не было, а можно было заняться действительно важным делом.
Шаг 3. Минимизировать дела 4-го квадрата и заменить их на дела 2-го. Несрочные неважные дела – это то, что мы безболезненно могли бы не делать вообще. Почему мы вообще оказываемся в этом квадрате? Казалось бы, времени и так нет, а мы можем позволить себе потратить его на такие дела. Причин много:
♦ усталость. Устали от срочных дел так, что уже нет сил ни на что, кроме телевизора, соцсетей, форумов или просто «зависания»;
♦ отсутствие четкого плана. Начинаем хвататься за какие-то мелкие дела, которые можно было бы сделать в другое время;
♦ ощущение «все надоело». Делать ничего не хочется, руки опускаются, настроения нет.
Что делать? В первую очередь, четко отдавать себе отчет, чем вы заняты в данный момент и почему. Вам нужен отдых? Может быть, не стоит сразу бежать к компьютеру, а лучше полежать, или послушать медленную музыку, или принять ванну? (Это уже будет 2-й квадрат.) Нужна психологическая разрядка? Можно выйти на 15 минут на свежий воздух, или заварить ароматный чай, или поговорить с мужем по душам.
Давайте подведем итог темы и коротко сформулируем алгоритм.
1. Осознанно подходим к выполняемым делам и отдаем себе отчет, делом из какого квадрата мы заняты.
2. Находим время для дел 2-го квадрата, причем начинаем с планирования.
3. За счет дел 2-го квадрата сокращаем «пожары» и форс-мажоры.
4. Учимся противостоять срочным, но неважным делам.
5. Анализируем, почему начинаем тратить время на неважные несрочные дела, и заменяем их на дела из 2-го квадрата.
ЗАДАНИЯ
1. Составьте ваш личный список дел 2-го квадрата. Особо выделите те дела, которые могут помочь в организации времени в целом и в сокращении срочных дел в частности.
2. Определите дивиденды, которые могут принести в будущем дела из пункта 1.
3. Подумайте, случаются ли у вас срочные неважные дела и как можно поступить с ними, чтобы не поддаваться на их призывную срочность.
4. Какие дела 4-го квадрата есть у вас? Почему вы ими занимаетесь? Чем можно их заменить из дел 2-го квадрата?
