Дискуссионная площадка для принятия решений обычно представляет собой собрание, которое, возможно, является самым ненавистным корпоративным мероприятием – переплюнуть его может разве что «Секретный Санта» (рождественская церемония анонимного обмена подарками. – Прим. пер.). Люди часто жалуются, что собрания – просто пустая трата времени, но, на самом деле, хорошо организованное собрание – отличная штука. Не существует эффективнее способа преподнести данные и мнения, обсудить вопросы и да, вообще-то, – принять решение. И тем не менее обратите внимание на то, что выделено курсивом (все вышесказанное касается хорошо организованных совещаний), потому что большинство собраний является «всем чем угодно, кроме». Плохо организованное собрание – возможно, нам не нужно об этом говорить, является пустой тратой времени, подрывающей дисциплину в коллективе.

Программисты терпеть не могут неэффективность, так что на протяжении многих лет команда Эрика формулировала список правил для собраний, которые, как нам кажется, довольно эффективны:

На собраниях должен быть только один человек, принимающий решения, – «хозяин». Имеется в виду руководитель, который будет нести ответственность за каждый этап работы. Собрания между двумя равноправными группами обычно не приводят к хорошему результату, потому что заканчиваются компромиссом, а не пусть сложным, но лучшим решением. Назначьте на роль ответственного лица кого-то вышестоящего.

Человек, принимающий решения, должен «держать руку на пульсе». Ему или ей следует собрать совещание, убедиться, что оно будет действительно содержательным, поставить цели, определить участников и огласить повестку дня (по возможности) хотя бы за сутки до этого события. После совещания человек, отвечающий за принятие решений (и никто другой), обязан в течение 48 часов резюмировать принятые решения и список задач в электронном письме, адресованном, как минимум, каждому участнику (сюда стоит включить и всех остальных, кому нужно быть в курсе).

Даже если собрание проводится не с целью принятия решения – например, оно предназначено для ознакомления с информацией или мозгового штурма, – оно все равно должно иметь четкого «хозяина». И, еще раз, этому человеку необходимо удостовериться, что: на собрание приглашены правильные люди, существует четкая повестка дня, необходимая подготовительная работа была проведена заранее, и каждый впоследствии получил список задач.

Собрания – это не органы власти: их должно быть легко распустить. У каждого собрания обязательно существует цель, и если она плохо сформулирована или не достигнута в процессе, то, возможно, его стоит распустить. Ответственному лицу предстоит ответить на сложные вопросы: есть ли от вашей встречи польза? Не слишком ли часто проводится собрание? Или оно происходит недостаточно часто? Получают ли сотрудники всю необходимую информацию?

Собрание должно быть легко управляемым в количественном отношении. Не более восьми человек, десять – максимум (но мы бы не рекомендовали). Каждому присутствующему необходимо иметь возможность высказать свое мнение. Если о результатах собрания необходимо оповестить большее количество человек, убедитесь, что вы можете обеспечить правильную коммуникацию – не нужно приглашать на вашу встречу всех этих людей. В противном случае их присутствие негативно отразится на качестве встречи и возможности свободного обсуждения.

Присутствие на собрании – не признак важности. При необходимости вы можете уйти, но лучше, если вы заранее найдете уважительную причину. Это особенно касается собраний с клиентами или партнерами. Много раз мы приходили на «личную» встречу с топ-менеджером, который являлся одним из наших клиентов или партнеров, но оказывалось, что на ней присутствует много людей. Мы не можем ничего поделать, если клиенты чувствуют потребность вести переговоры в сопровождении всего своего штата, но сами мы стараемся контролировать этот момент. Чем меньше людей, тем лучше.

Важно соблюдать расписание. Начинайте собрание вовремя и вовремя его заканчивайте. Отводите достаточно времени в конце, чтобы подвести итог полученным результатам и намеченным задачам. Если вы достигли целей до истечения отведенного времени, завершите собрание раньше. Помните, что все мы люди: планируйте перерыв на ланч и био-брейки, а также с уважением относитесь к сотрудникам, работающим в других часовых поясах. Им также важно общаться со своей семьей. О таких общих правилах хорошего тона слишком часто забывают. Уделяя им внимание, вы заслужите уважение со стороны своих сотрудников и коллег.

Если вы присутствуете на собрании – присутствуйте на нем. Многозадачность здесь не работает. Если в течение собрания вы используете свой телефон или планшет для каких-либо целей, не имеющих отношения к собранию, то вам, очевидно, лучше провести это время в другом месте. А если вы посещаете слишком большое количество собраний и в результате не можете заниматься своими обязанностями, то вот простое решение: расставляйте приоритеты и ходите на подобные мероприятия реже.

Из всех перечисленных правил нам сложнее всего следовать последнему. Во время наших совещаний люди так часто игнорировали просьбы убрать свои планшеты, что нам пришлось сдаться. И тем не менее это хорошее правило!