2.4

Управление временем и расстановка приоритетов

– Как вы умудряетесь все успевать? Поделитесь своим секретом?

– Мой секрет прост, я ничего не успеваю.

Бизнес – это та сфера, которая требует времени и полного погружения собственника во все процессы. И здесь, безусловно, необходимо расставлять приоритеты и отладить процессы настолько системно и точно, чтобы не упустить ключевых факторов и моментов. В сутках всего лишь 24 часа, из которых часть надо выделить на семью, часть – на детей, часть – на друзей, и лишь часть – на бизнес.

И конечно же, есть вы. Сами вы. Почему-то большинство из нас забывают про самих себя.

Раньше я была уверена, что все надо делать самой. Теперь я понимаю, что это и была моя ключевая ошибка. Причем эту ошибку очень «любят» совершать все женщины-предприниматели – они не умеют делегировать и отстраивать процессы, которыми не обязательно управлять лично.

Почему-то женщинам кажется, что в бизнесе «все сложно».

Вы тоже так считаете? Тогда я спрошу у вас прямо: вам же удается как-то отстроить процессы дома, в быту? Задумайтесь, у вас же есть выстроенный график – забрать детей из сада/школы, закупить продукты, приготовить ужин, договориться с репетитором, проводить детей на кружки, встретиться с подругами – если это получилось, то почему же не получится выстроить бизнес-процессы? Это ведь то же самое – распределение ресурсов, задач, автоматизация процессов, логистика и т. д. Все получится. Главное – задаться целью.

Как «объять необъятное»:

1) использовать программы для тайм-менеджмента.

Я лично использую программу Trello, но существуют такие программы, как Evernote, Google Календарь, которые могут быть синхронизированы с вашими партнерами и коллегами, а также с семьей (и вы можете заносить какие-то общие мероприятия, чтобы планировать не только рабочие дни, но и вечера в театре или ресторане).

2) если есть возможность – нанять личного помощника.

Ключевая роль бизнес-ассистента – следить за вашим временем, отстраивать ваш календарь, планировать ваш день исходя из того, что приоритетно для вас. Благодаря его помощи вы не будете тратить время на почту, случайные звонки из офиса, рутину и суету – за вас это будет делать ваш бизнес-ассистент. Также он может бронировать вам билеты, договариваться с организаторами мероприятий, если вы появляетесь где-то в качестве спикера, заниматься офисными нуждами и – по договоренности – рядом домашних дел (чисто технических, например доставки). В любом случае у вас появляется больше времени на себя за счет заранее спланированного тайминга.

ПРИМЕР

Это как в фитнес-клубе – вы можете и самостоятельно отправиться в спортзал, но чтобы добиться более быстрых и ощутимых результатов, большинство из нас предпочтет нанять тренера, который будет контролировать и вести вас.

3) создать чек-листы, которые будут вам помогать. Это могут быть:

– чек-лист ваших бытовых задач на месяц (оплата интернета, ЖКХ, оплата аренды квартиры, уборка, вызов помощницы, доставка воды в дом и т. п.) – здесь надо перечислить все пункты, которые у вас могут потребовать вашего времени и внимания;

– чек-лист по питанию и продуктам (что вы будете готовить на ужин/завтрак, какие продукты должны быть закуплены для этого, а какие – быть в холодильнике постоянно). Я предлагаю прописывать каждую неделю, чтобы это просто не занимало голову;

– чек-лист вашего гардероба (заранее продуманный гардероб на каждый день с учетом запланированных деловых или развлекательных событий).

Для чего вообще нужны все эти чек-листы – чтобы убрать из вашей головы большое количество лишней информации. Однажды все продумав и записав, вы больше не занимаете этим мозг, а это крайне важно.

Предприниматели – люди, от решения которых зависит очень многое.

И для принятия быстрых и разумных решений голова должна быть полностью готова. Именно поэтому многие владельцы бизнеса стараются максимально освободить себя от лишнего «шума»: вплоть до того, что нанимают водителя, делегируя задачу вести машину, нанимают помощника, занимающегося всем – от химчистки до соцсетей.

Выше я уже упоминала про программу Trello, которая помогает мне систематизировать свой график и грамотно распределить время на всевозможные задачи. Существуют и другие аналоги подобных досок. Ниже предлагаю посмотреть, как работают такие приложения.

Скачайте программу на телефон и установите на компьютер – это очень удобно. Вы можете синхронизировать ее со своим бизнес-ассистентом, если все-таки решитесь его нанять, и также синхронизировать со своей командой, добавив к доске имейл адреса ваших сотрудников.

ПРИМЕР

Так, у себя в Trello я создала доску, которая называется «Бизнес-процессы», на которой сделала несколько вкладок:

1) «Все задачи» – те задачи, которые появляются в течение недели, месяца во всех сферах – от офиса до личной жизни, и которые я буду распределять дальше.

2) «Задачи на текущую неделю» – каждое воскресенье я сажусь и переношу из списка «Все задачи» в «Задачи на текущую неделю» то, что на данный момент оказывается наиболее актуальным. Эти задачи в программе выглядят как стикеры, которые вы можете «клеить» на «доску» по принципу японских досок канбан. Изначально их стали применять в компании «Тойота», что помогло отладить бизнес-процессы, увеличить эффективность и разгрузить сотрудников. Сегодня их используют повсеместно для самых различных целей.

3) «Задачи на день» – итак, я внесла задачи на текущую неделю и понимаю, что предстоит успеть за пять рабочих дней. Дальше я анализирую, что должна сделать по каждому пункту сама (эти пункты отмечаю зеленым цветом), а что можно делегировать бизнес-ассистенту (эти пункты отмечаю красным цветом). Дни разбираю, разумеется, по хронологии, начиная с ближайшего (завтрашнего). В этот момент из «Задач на неделю» ряд целей перекочевывают в новую вкладку – «Задачи на день» (если сегодня воскресенье, я переношу туда задачи на понедельник). Я рекомендую планировать на день не больше трех крупных задач, остальными должны быть подзадачи или какие-то небольшие текущие дела; также очень удобно, что к каждой вкладке можно прикреплять изображение, ссылку или написать комментарий.

4) «На реализации» – есть такие задачи на день, которые могут не решиться здесь и сейчас. Вы можете их запустить, но они потребуют более продолжительного времени. К примеру, если вы запустили в понедельник какое-то дело, которое находится в процессе и не реализовалось за день, вы можете его перенести «На реализацию» и внутри указать дату и время закрытия этого дела.

5) «Завершенные дела» – каждый день я или мой бизнес-ассистент смотрит, что удалось реализовать за день и эти вкладки переносим в завершенные дела.

Такая доска очень сильно разгружает. Благодаря ей вы более эффективно взаимодействуете со своим бизнес-ассистентом (не в пример путанной переписке в чатах Telegram или WhatsApp, к чему сейчас, к сожалению, многие привыкли, где теряется очень много информации, и не видно ни рабочего процесса, ни списка задач, ни сроков их выполнения).

Ниже специально для вас я подготовила полезный чек-лист по тайм-менеджменту:

ЧЕК-ЛИСТ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА

1. Порядок во всем.

Для того чтобы избавиться от лишних мыслей, которые каждый человек пытается держать в голове, чтобы «ни к коем случае ничего не забыть и не упустить», в первую очередь нужно позаботиться о базовых вещах – порядок во всем!

• Порядок в рабочих делах. Старайтесь не захламлять рабочий стол вашего компьютера или ноутбука, чтобы по возможности сразу найти необходимые бумаги, заметки, а соответственно, уменьшить затраты на исполнение поставленных задач. Исписанные листы А4, визитки, брошюры – сколько у вас там всего лежит в шкафчиках рабочего стола или на столе? Важно все структурировать не только в компьютере, но и вовне. Лучше, если у вас будет отдельный файл с контактами визиток, а все ваши бумажки будут оцифрованы в файлы, а ваш блокнот и ненужные бумаги выкинуты в мусорное ведро. Также обязательно заведите электронный блокнот (мне нравится Evernote, но есть много и других аналогов) или установите приложение Trello (о котором я подробно рассказывала чуть выше) и записывайте все свои мысли сразу туда, не держите все в голове.

• Порядок в доме. Еще в Китае, когда я проходила коучинг у предпринимательницы ВейВей, владелицы производства одежды, а также двух аюрведических центров, я осознала важность порядка не только в рабочих делах, офисе, но и в своем доме и личном пространстве.

«Хочешь достичь еще большего успеха в личной жизни и на работе? – спросила меня моя наставница. – Держи дом в чистоте и сделай так, что, даже если ты не успеваешь убраться, заведи себе помощницу по дому, которая будет приходить и наводить тебе чистоту. Ни в коем случае в твоем доме не должно быть старых, не нужных тебе вещей, завалов, гор немытой посуды и прочего. Хаос в квартире (разбросанные вещи, немытая посуда) равен хаосу в твоей голове!»

Вот почему, когда мы хотим избавиться от неприятных мыслей (рабочих или личных), у нас появляется потребность навести порядок в квартире.

Кстати, недоделанные дела и вещи в доме также влияют на вашу жизнь и символизируют неоконченные дела в жизни.

Так что доделайте, наконец, ремонт, верните долг, выполните обещания, ответьте на письма, разрешите спорные вопросы с друзьями.

2. Перестаньте быть перфекционистом.

Очень часто это мешает дальнейшему движению. Не циклитесь на том, чтобы идеально исполнить какую-то задачу, не якорите себя на неважных делах, которые не принесут вам в ближайшее время результата в денежном или ином эквиваленте. И помните, перфекционизм – это один из пожирателей вашего фокуса внимания, а соответственно, и времени!

3. А слона-то мы и не забыли!

Женщина-владелец – это не только лицо компании, но и пример для всех сотрудников. Помимо собственно рабочих обязанностей, она должна презентабельно выглядеть, быть доступной для своих подчиненных 24 часа в сутки, при этом находить время на домашние дела и личную жизнь. Для того чтобы ничего не перепутать, не упустить и все успеть, лучше завести два плана – долгосрочный и краткосрочный. Краткосрочный – это план на день и ближайшую неделю. Долгосрочный – на год с разбивкой по месяцам и кварталам.

В краткосрочный план внесите не только рабочие встречи и заметки, но и домашние дела. Чем больше задач вы «выгрузите» на бумагу или в ваше приложение, тем меньше шансов, что вы о чем-то забудете, и тем свободнее у вас будет голова для текущих дел, а значит, будет легче концентрироваться на том, чем вы заняты прямо сейчас. (Распределить ваши глобальные цели на ближайший год и декомпозировать их на подцели более наглядно можно сделать в программе Mind Meister, о которой я расскажу чуть позже).

Всегда разбивайте объемную цель и подцели на мелкие процессы продолжительностью 2–5 часов. Это позволит видеть результат, пусть небольшой, но сразу. Мотивировать себя на дальнейшую работу будет проще.

Глобальный план, многозадачная цель, трудный путь потребуют немало времени на мотивацию, чтобы заставить себя приступить к делам. Подобный подход в корне неверный.

Каждый день необходимо делать максимум ТРИ крупные задачи, приближающие вас к ближайшей намеченной цели, и максимум ДЕСЯТЬ микрозадач.

4. Расставляйте верно свои приоритеты и завершайте начатое.

• Выделяйте только те задачи, которые вам будут нужны для достижения цели, ведь нет ничего хуже, чем идеально выполнять работу, которую не требовалось делать.

• У каждого из нас есть хоть одно дело, которое переносится из месяца в месяц. Нужно научиться принимать решения по подобным задачам: либо реализовывать его в ближайшие дни, либо вычеркнуть из списка навсегда.

• Стоит составлять распорядок дня, учитывая, что вначале требуется сделать важные дела, а уже потом второстепенные. Не тратьте времени на мелкие, не приближающие к цели вопросы.

• Умейте распределять не только рабочие, но и личные дела: скачать и посмотреть интересный фильм – да, телевизор в фоновом режиме – нет. Встретиться с близкой подругой за обедом – да, пойти пить кофе со скучающей приятельницей – нет. Как только вы расставите приоритеты, то поймете, как много времени тратили на вещи, которые в итоге не принесли ни дохода, ни пользы, ни даже удовольствия.

5. Делегируйте и контролируйте процесс.

Умение делегировать – это первое, чему вам необходимо научиться! Вы же не хотите быть загнанной лошадью?

Если вы все еще думаете, что лучше вас какие-то задачи никто не выполнит, то я вам отвечу: всегда найдутся те, кто выполнит их как минимум более профессионально, чем вы!

Не пытайтесь делать все самостоятельно – вы не только выбьетесь из сил, через какое-то время просто перегорите.

Для всего, что не требует прямого вмешательства, а также для некоторых личных поручений наймите личного помощника или секретаря. Вы удивитесь, что это совсем не так дорого, особенно если возьметесь попутно обучать этого человека. Освободившись от мелких и несрочных задач, вы сможете больше времени посвятить глобальным. Главное условие – выбрать правильного человека, которому сможете доверять.

И да, обязательно ставьте дедлайны, сроки и KPI, к которым перед вами обязаны отчитаться по выполненной работе.

6. Планирование и гибкость.

Вы можете идеально спланировать день, но что-нибудь обязательно пойдет не так. А если отменится важная встреча, застрянете в пробке, случится какой-то форс-мажор?

Учитесь мобильно перестраивать свои планы, чтобы не тратить драгоценное время впустую.

Для этого ведите список дел в электронном виде в любой удобной для вас программе, чтобы иметь доступ как к старым записям, так и долгосрочным планам. Подключите к программе бизнес-ассистента, если он у вас есть. Для удобства используйте Google Календарь, который можно разделить на Рабочий и Личный, синхронизировав с семьей (мы с мужем синхронизировали свои личные календари, и теперь я узнаю о любом появившемся совместном мероприятии, куда мы должны пойти вдвоем, прежде всего из нашего совместного календаря).

Не планируйте, если это завит от вас, очень важные дела и тем более принятие сложных и серьезных решений на понедельник. Лучше для этого подойдет вторник. А еще лучше среда.

7. Исключите из жизни «пожирателей времени».

Одна из главных проблем, из-за которой намеченные планы идут крахом, это «пожиратели времени». На проверку почты, социальные сети, разговоры по телефону и прочее уходит немало времени. Если предстоит заняться сложным, срочным делом, то отключите все, что может отвлекать. Существуют специальные программы, которые ограничивают вход в социальные сети.

8. Используйте принцип Парето.

Более 100 лет назад в 1897 году итальянский экономист Вильфредо Парето в ходе исследования, проведенного им в разных группах людей, выяснил, что распределение ресурсов в этих группах подчинено закону 80 на 20. 20 % людей владели 80 % процентами всех ресурсов, в то время как остальные 80 % оставшимися 20 %.

Есть источники, которые утверждают, что цифры при распределении были иными (например, в одной группе около 5 % людей владели более чем 90 % ресурсов, в другой 15 % – 70 %), здесь главным был факт неравномерного распределения. Ученики Парето и его последователи применили этот принцип к другим сферам жизни и выяснили, что там он тоже хорошо работает. Например, 20 % предметов, которые мы изучаем, приносят нам потом 80 % пользы. Только 20 % наших усилий приносят нам 80 % денег. Точно так же и 20 % задач, которые мы выполняем, приносят нам 80 % результата. Какой отсюда можно сделать вывод?

В первую очередь необходимо сконцентрировать свои усилия на тех самых 20 % задачах, которые способны принести нам 80 % результата.

Люди, которые не знают этого принципа, часто тратят большую часть своего времени на выполнение мелких дел, которые практически не приносят пользы.

Выберите из своего списка две задачи, которые вы давно откладывали, но результаты которых вам важны. И, несмотря на внутреннее сопротивление, которое может заставить вас заняться иными делами, выполните их. Результат не заставит себя долго ждать.

Помните, принцип Парето является мощным инструментом тайм-менеджмента, который поможет вам лучше управлять своим временем.

9. Один или два дня в неделю – отдых!

Здорово было бы, конечно, посвящать себе в неделю и больше дней, но вряд ли вы сможете себе это позволить, только если вы уже заработали свои миллионы и уехали жить в Тай или на Бали. Однако минимум на один день в неделю нужно полностью отключаться от работы – ни звонков, ни писем, ни рабочих бумаг и документов, ни социальных сетей.

Не бойтесь что-нибудь упустить, пока будете отдыхать.

Ваше бессознательное обработает все проблемы и сложные ситуации, и на следующий день вы посмотрите на них под другим углом и найдете решения, которые не пришли бы в голову, не отключись вы от всего хотя бы на денек.

УПРАЖНЕНИЕ

1. Открывайте свой ноутбук и почистите все ненужные файлы на рабочем столе. Структурируйте ваши папки по темам и распределите все лишние файлы с рабочего столы туда. Поставьте новую вдохновляющую вас заставку, лучше, которая олицетворяет вашу цель (чтобы вам напоминать о себе). Разберите все бумаги со стола в офисе, разберите визитки и выкиньте лишние бумаги.

2. Разберите свое личное домашнее пространство, выкиньте ненужные вещи, разберите гардероб.

3. Составьте ваш долгосрочный план на год. Исходя из этого пропишите свой краткосрочный план в ближайшей перспективе.

4. Пропишите четко ваши ближайшие задачи на неделю и выберите ответственных, указав дедлайны и сроки по каждой из задач.

5. Заведите Google Календарь.

6. Поставьте программу на телефон, ограничивающую вход в социальные сети.

Мне бы хотелось завершить эту часть книги словами, которые я однажды прочла в журнале Forbes: «Не стоит недооценивать женский потенциал. На самом деле, продукты, созданные женщинами, уже давно окружают нас.

Так, любимая женщинами посудомоечная машина, которая в прямом смысле освобождает нам руки и время, была изобретена женщиной. Женщины создали много других незаменимых устройств в самых разнообразных областях, например: дисковая пила, шприц, стеклоочистители на машинах, памперсы. И даже в создании первого компьютера участвовала женщина. Следовательно, экспертиза и способности приводят к успеху вне зависимости от пола и гендерных суждений.

Женщины-предприниматели вдохновляют своим примером других женщин достигать цели и исполнения мечты. В развивающихся странах женщины реинвестируют 90 % своего дохода в свои семьи и окружающих, и это означает, что инвестиции в женщин – это инвестиции в наше общее будущее».