Один из моих клиентов — управляющий партнер в очень крупной юридической фирме. Одна из проблем, над которой мы с ним работали, — как эффективно справляться с постоянной нехваткой времени и факторами, которые требуют его постоянного внимания: клиенты хотят, чтобы он всегда был доступен; партнеры и коллеги просят его помощи в решении проблем и спорных вопросов; почтовый ящик вечно переполнен сообщениями от тех же самых (и других) людей и бесконечным списком дел. И эта ситуация, конечно же, осложнялась тем, что нужно было как-то найти время на родных и друзей, на фитнес и прочие личные потребности.

Когда мы сталкиваемся с нехваткой времени, то обычно слышим совет: «Расставьте приоритеты!» — как будто это заклинание, которое волшебным образом разрешит проблему. Лично я, помогая людям управлять потоками их работы, выяснил, что расстановка приоритетов дает не так уж и много. Отчасти — потому, что сделать это очень просто. Давайте определимся. Расстановка приоритетов — это процесс расположения всего в порядке важности: людей, которые хотят занять наше время, пунктов в списке дел, сообщений в папке «Входящие». Иногда случается, что относительную важность установить не так уж легко, но, как правило, это достаточно простая когнитивная задача. Получив приглашение принять участие в совещании, глядя на список дел или проверяя почту, мы интуитивно чувствуем, насколько это важно для нас, легко проводим сравнение и расставляем все по порядку.

И вот здесь начинаются проблемы. Расставив приоритеты, мы действуем так, будто все эти вещи заслуживают нашего времени и внимания, просто менее важные дела мы сделаем «позже». Но это «позже» никогда не наступает. Список остается бесконечным.

Наше время и внимание имеют предел. Достигнув определенного уровня ответственности на профессиональном пути, мы оказываемся неспособны выполнить все возложенные на нас обязанности, какими бы длинными и напряженными ни были наши рабочие дни. Очередь людей, которые хотят с нами поговорить, тянется от дверей на улицу. Наши списки дел свешиваются со стола на пол. Наши почтовые ящики никогда не пустеют.

Многие попадаются в ловушку, воображая, что можно все это сократить — надо просто работать лучше, дольше, «эффективнее» (что бы это на самом деле ни значило). Они надеются, что со временем, когда-нибудь, доберутся до конца списка. Напрасно!

Вы должны понять, что расстановка приоритетов — вещь необходимая, но ее недостаточно. Важен следующий шаг — сортировка. В критической ситуации медики принимают решение: кого надо спасать немедленно, кто может подождать, кто вообще не нуждается в помощи, а кого уже поздно пытаться спасти. Для нас сортировка — это не только сосредоточенность на самом важном и откладывание менее важного на потом, но и активное игнорирование огромного количества вещей, степень важности которых находится ниже определенного порога. Вот как следует сортировать работу.

Переформулируйте задачу

Относиться к полному почтовому ящику, незаконченному списку дел и очереди разочарованных людей у вашей двери как к признакам неудачи — крайне неконструктивно. Такое отношение будет заставлять вас работать усерднее в надежде когда-нибудь одержать победу. Но эта надежда беспочвенна. Вам не выиграть эту битву, потому что на определенном этапе вашей карьеры потенциальные требования, встающие перед вами, обязательно превзойдут ваши возможности — и неважно, сколько усилий вы при этом затрачиваете. Поэтому вам нужно переформулировать задачу. Относитесь к полному почтовому ящику, списку дел и к очереди за дверью как к доказательству вашего успеха, признаку того, что людям нужно ваше время и внимание. В конце концов, победа заключается не в одном удачном сражении, а в выигранной войне: не в опустошенном на один день почтовом ящике, а в почтовом ящике, освобожденном от всех действительно важных сообщений. Не в завершении списка дел, а в вычеркивании из него действительно важных пунктов. Не в отсутствии очереди из посетителей за вашей дверью, а в отсутствии в этой очереди действительно важных людей.

Справьтесь с эмоциями

Сортировка дел — не просто когнитивный процесс, в этом присутствует эмоциональный аспект, с которым обязательно нужно разобраться. Когда вы активно игнорируете какие-то дела и отказываете людям, которые возлагают на вас надежды, это порождает целый спектр эмоций, влияющих на ваши решения и поведение. Именно из-за этого сортировка останется для вас очень трудным делом, и до тех пор, пока вы не признаете ее эмоциональной стороны, ваши попытки контролировать работу исключительно интеллектуальными усилиями обречены на провал.

Вы можете заняться этим прямо сейчас. Буквально несколько секунд назад вы прочитали фразу «отсутствие… действительно важных людей», и вас, вероятно, передернуло. Вы наверняка подумали, что это как-то грубо. И меня передергивает, когда я читаю эти строки, хотя вообще-то я сам их написал! Но это естественная реакция на то, что вы посвящаете свое время и внимание людям, которые на самом деле не заслуживают таких «вложений» с вашей стороны. Существует тонкая грань между сортировкой и недостойным поведением. Многие так переживают из-за риска пересечь эту черту, что предпочитают держаться от нее подальше.

Чтобы сортировать свою работу эффективно, научитесь лучше управлять этими переживаниями и прочими родственными эмоциями (причем «управлять» — не значит «подавлять»). Как писал нейрофизиолог из Университета Южной Калифорнии Антонио Дамасио (и как вы наверняка знаете по собственному опыту), эмоции мешают эффективному принятию решений, они «создают серьезные предубеждения против объективных фактов и даже подрывают такие поддерживающие механизмы принятия решений, как рабочая память».

Именно это и происходит с вами, когда ваше активное решение игнорировать кого-то или что-то — решение, лежащее в основе сортировки, — порождает эмоции, которые вы не можете полностью осознать.

Сталкиваясь с тем, что кто-то постоянно претендует на ваше время и внимание, вы можете испытывать тревогу, страх, возмущение или даже злость. Но вы, как правило, не относитесь к этим эмоциям сознательно и не можете эффективно использовать их. Они кипят где-то ниже уровня вашего активного сознания, но при этом управляют вашим поведением. Часто, особенно под влиянием стресса, вы не признаете их влияния и упускаете возможности для принятия решений, которые соответствуют вашим потребностям.

Научиться лучше управлять эмоциями — сложная задача. Но вы можете предпринять шаги, которые приблизят вас к ее решению:

• Смените образ мышления. Скорректируйте ваши мыслительные схемы. Это необходимо, чтобы учитывать важность эмоций и роль, которую они играют в рациональном мышлении и принятии решений. Ваши убеждения формируют ваш опыт.
• Заботьтесь о своем физическом состоянии. Доказано, что регулярные занятия физкультурой и хороший сон улучшают способность человека воспринимать и регулировать эмоции.
• Используйте различные приемы обретения осознанности. Медитация, ведение дневника и другие методы рефлексии помогают направлять мысли и более тонко чувствовать эмоции. Они позволят вам по-новому взглянуть на свой опыт, помогут придать смысл эмоциям.
• Обогатите ваш эмоциональный лексикон. Если вы будете использовать больше слов для того, чтобы описать свои чувства, то вам будет проще не только общаться с людьми, но и понимать себя.

Ваша конечная цель — научиться лучше чувствовать себя в состоянии дискомфорта: признавать сложные эмоции, порожденные необходимостью в сортировке. Это необходимо для того, чтобы вы могли спокойно смотреть на бесконечные списки дел, переполненный почтовый ящик, на очередь людей, добивающихся вашего внимания, и вежливо, но твердо говорить им «нет».

_______________

Эд Батиста тренирует топ-менеджеров и читает лекции в Стэнфордской высшей школе бизнеса. Автор книги «Искусство cамостоятельного коучинга» (The Art of Self-Coaching) и один из авторов книги «Гид HBR по коучингу» (HBR Guide to Coaching Your Employees). Эд регулярно пишет на темы обучения и профессионального развития на edbatista.com. Следите за ним в Twitter: .