Часть 4. Результаты
Наблюдения
«Метод Помидора» успешно применялся в различных видах деятельности: организации работы, обучении полезным привычкам, написании книг, составлении технической документации, подготовке презентаций и руководстве проектами, встречами, мероприятиями, конференциями и обучающими курсами. Вот некоторые наблюдения, собранные по опыту работы людей и команд, которые применяли «Метод Помидора».
Время обучения
Чтобы начать использовать «Метод Помидора», времени не нужно вообще. Освоение метода занимает от 7 до 20 дней постоянного применения. Когда он используется в парах или командах, легче применять метод постоянно.
Опыт показывает, что применение метода в командах или организация работы в парах приводят к сокращению времени обучения и более продолжительным результатам. В этом случае каждая пара работает со своим собственным Помидором.
Длительность Помидорки
С точки зрения того, как долго должна длиться Помидорка, необходим баланс двух сил, чтобы максимизировать эффективность:
• Помидорка должна представлять неделимую эффективную меру проделанной работы. Другими словами, Помидорка должна измерять равную продолжительность приложенных усилий, в таком виде эти единицы сравнимы с другими. Проблема в том, что каждый знает: не все время одинаково с точки зрения отдачи усилий. Все месяцы не равны между собой: Декабрь короче с точки зрения рабочих дней и таков же август в средиземноморских странах. Точно так же и недели в месяце не равны: мы не прикладываем одинаковое количество усилий каждую неделю. Все дни в неделе не равны: в один из них мы можем плодотворно работать все 8 часов, в другие – только 5 (особенно, если вам нужно куда-нибудь отлучиться), а в иные дни вы работаете по 10–12 часов (гораздо реже, я надеюсь). Даже часы в течение дня неодинаковы: не каждый час прилагается равное количество усилий, в основном из-за отвлекающих факторов. Как единица изменения более мелкие интервалы, например по 10 минут, могут не быть неожиданно прерваны, но они не позволяют нам достичь сколько-нибудь значимых результатов, и отслеживание становится слишком надоедливым. Таким образом, с точки зрения этой первой силы, полчаса кажутся идеальными.
• Помидорка должна повысить осознанность, концентрацию и ясное мышление. Доказано, что интервалы в 20–25 минут позволяют максимизировать внимание человека и умственную активность, если за ними следует небольшой перерыв.
В различных рабочих группах, экспериментировавших с Методом Помидора в задачах, связанных с обучением, каждой команде позволяли выбирать продолжительность собственной Помидорки. При условии, что этот выбор будет основан на наблюдениях за эффективностью. В общих чертах команды начинали с получасовой Помидорки (двадцать пять минут казались слишком короткими для первого раза), потом удлиняли до 2 часов, потом укорачивали до 45 минут, 10 минут и в конце концов останавливались на 30 минутах.
В свете двух этих сил мы пришли к решению: идеальная Помидорка должна длиться от 20 до 35 минут, в крайнем случае – 40, но не больше. Опыт показывает, что «Метод Помидора» лучше всего работает с 30-минутными периодами.
Варьирование продолжительности перерывов
Продолжительность перерыва зависит от того, насколько уставшим вы себя чувствуете. Перерывы в конце комплекта Помидорок должны длиться от 15 до 30 минут. Например, если вы придерживались интенсивного ритма в течение дня, в конце предпоследнего комплекта Помидорок ваш перерыв может длиться 25 минут. Если вы работаете над очень сложной проблемой, вам нужны 25-минутные перерывы между комплектами. Если вы особенно устали, можно и даже полезно удлинить перерывы между комплектами. Но перерывы, которые постоянно длятся 30 минут, могут прервать рабочий ритм между комплектами Помидорок. Что еще более важно, эти перерывы – сигнал о необходимости сделать перерыв и отдохнуть.
Было бы серьезной ошибкой укорачивать перерывы между комплектами только потому, что время поджимает. Вашему разуму нужно время переработать старую информацию и приготовиться получать новую, чтобы решать проблемы в течение следующей Помидорки. Делая более короткий перерыв, потому что торопитесь, вы можете довести себя до умственного блока в поисках новых решений.
Для начинающих после последней Помидорки в комплекте из четырех хорошим решением будет установить таймер на 25 минут и начать перерыв. Цель не в том, чтобы отдыхать четко 25 минут, но в том, чтобы убедиться, что вы не выйдете за пределы 30 минут перерыва. Так нужно делать только в самом начале. Со временем вы начнете понимать, насколько вы устали, и чувствовать, что достаточно освежились, чтобы продолжить работу.
То же самое можно сказать про перерывы между Помидорками, которые должны длиться не менее 3 минут и не дольше 5. Когда вы особенно устали, вы можете прерваться на 10 минут. Помните, однако, что время отдыха, которое постоянно длится более чем 5–10 минут, может нарушить ритм между Помидорками. Гораздо лучше закончить текущий комплект и взять 15–30-минутный перерыв. Лучший способ управлять вашими ресурсами – думать стратегически, сначала увеличивая перерывы между комплектами и только потом удлиняя промежутки между Помидорками, если это необходимо.
Самая подходящая метафора для управления перерывами – бегуны на длинные дистанции. На старте марафона они знают, что у них достаточно энергии для того, чтобы бежать быстрее, но они также знают и свои возможности и трудности, поджидающие впереди. Они управляют своими ресурсами, чтобы достичь лучших результатов на финишной черте.
Разное восприятие времени
Первая выгода, получаемая от применения «Метода Помидора», которая становится заметной уже в первые несколько дней, – сосредоточенность и концентрация приводят к другому восприятию времени. Новое восприятие течения времени вызывает следующие ощущения:
1. Первая 25-минутная Помидорка, кажется, течет более медленно.
2. После нескольких дней постоянного использования Помидора пользователи говорят, что они начинают чувствовать середину 25 минут.
3. К концу первой недели постоянного использования Помидора пользователи говорят, что они могут чувствовать, когда до конца Помидорки осталось 5 минут. На деле многие люди говорят, что начинают чувствовать усталость на этих последних минутах.
Мы можем стимулировать способность ощущать время разными путями с помощью серий упражнений, которые повышают осознанность течения времени среди пользователей Помидора. Это различное понимание течения времени, по-видимому, приводит пользователей Помидора к более высокому уровню концентрации при выполнении текущей деятельности.
Звуки Помидора
Помидор издает два звука: он тикает и звонит (после 25 минут). Есть несколько моментов, касающихся этих звуков, которые нужно рассмотреть с разных углов зрения: пользователи Помидора и люди, которые находятся с ними в одном рабочем пространстве.
Люди, использующие Помидор
Когда люди начинают применять «Метод Помидора», тиканье и звонки могут раздражать. Есть несколько способов смягчить эти звуки, но опыт показывает, что со временем (уже после нескольких дней постоянного применения) происходят две вещи:
• Тиканье начинает успокаивать. «Таймер тикает, я работаю, все в порядке».
• Через некоторое время люди даже перестают слышать звонок, настолько высок становится их уровень концентрации. На самом деле неспособность услышать Помидор в некоторых случаях становится настоящей проблемой.
Ясно, что различные ощущения, вызываемые одними и теми же звуками, являются признаками глубокого изменения в восприятии человеком проходящего времени.
Люди, не применяющие Помидоры
Теперь посмотрим на людей, которые вынуждены «иметь дело» с Помидором. Ситуация может накаляться, когда метод используется в общем пространстве: например, учебных помещениях университета или рабочем пространстве опен-спейс.
Чтобы уважать людей, которые не используют «Метод Помидора», тестировались несколько решений. В порядке эффективности это: часы, которые отсчитывают 25 минут, потом мигают или тихо пищат, смартфоны с приложениями, которые вибрируют или высвечивают время на экране, и кухонные таймеры с отключенным звонком.
Тиканье и звонки нескольких Помидоров в месте, где вся команда использует Метод Помидора, не вызывают беспокойства.
Виды Помидоров
Очевидно, что кухонный таймер не обязательно должен быть выполнен в форме помидора. Яблоки, груши, апельсины, тостеры, поварята, сферы, летающие тарелки – количество вариантов таймера на рынке стремится к бесконечности. Выбор вашего собственного Помидора (нам следовало бы сказать «таймера») делает метод еще более веселым и удобным.
Тревога из-за звонков
Когда люди начинают изучать метод, они могут тревожиться во время первых Помидорок, чувствуя, будто таймер их контролирует. Опыт показывает, что это ощущение возникает чаще всего:
• У людей, которые не привыкли к самодисциплине.
• У людей, ориентированных на результат, а не процесс.
В обоих случаях будет трудно сконцентрироваться на изначальной цели техники: дать каждому человеку возможность улучшить свою работу или учебный процесс посредством самонаблюдения.
Для людей, которые не привыкли к самодисциплине, тревога из-за звонка возрастает от страха, что «Метод Помидора» может быть использован, чтобы наблюдать извне за продвижением их работы. Важно подчеркнуть, что целью методики не является проведение какого-либо внешнего анализа или контроля. «Метод Помидора» – это не суровый инспектор, который следит за вашими способами работы. Эта методика не должна быть истолкована как форма внешнего контроля. Напротив, она была создана для того, чтобы помочь персоналу, который искал возможности улучшить свою работу. В том числе и поэтому «Метод Помидора» должен применяться спонтанно.
Случаи людей, ориентированных исключительно на результат, встречаются чаще. Если каждый «тик» кажется призывом работать быстрее и каждый «так» повторяет вопрос «достаточно ли я споро работаю» – это признаки полного погружения в то, что мы называем «Синдром Наступления». В наши дни это довольно обычный случай. В его основе лежит страх неспособности продемонстрировать другим и себе тот уровень эффективности, который хотелось бы. Помидор для таких людей – способ сравнения, если не с другими, то по крайней мере с самим собой, и каждый «тик» и «так» выглядят как доказательство отсутствия способностей. Под давлением уходящего времени такие люди ищут короткие пути, но это не помогает им работать быстрее, напротив – короткие пути ведут к дефектам и непредвиденным перерывам, которые еще больше подпитывают их страх перед временем в порочном круге. Как они могут воспринять тиканье как успокаивающий звук? Идея или решения могут быть прямо за углом, за следующим «тиком», но человек, нацеленный только на результат, не заметит их, если будет думать о том, как быстро летит время.
Первое, что нужно понять о «Методе Помидора», – это то, что видимая скорость не важна: важно достижение нужной точки. Вы делаете это, изучая и измеряя себя, наблюдая как вы работаете и увеличивая ценность продолжительности времени. Вот почему первая цель, которую нужно достичь, осваивая «Метод Помидора» – просто отмечать завершенные Помидорки.
Если на черновик простейшего двухстраничного обзора понадобится четыре Помидорки, неважно, что вы ожидали или хотели показать другим, что справитесь за две. Что важно – это понять, как два превратились в четыре.
Первоначальная задача состоит в том, чтобы знать, как вам анализировать свою работу на основе тестовых измерений, собираемых каждые 30 минут, и не иметь ожиданий относительно результата. Просто работать, отслеживать и вносить изменения, чтобы усовершенствовать, если это нужно. Стоит понять это однажды, и тиканье превратится совсем в другой звук. Вам нужно сосредоточиться для того, чтобы быть быстрым.
Следующий шаг – это планировать и, почему бы и нет, даже ставить себе задачу уложиться в отведенное время для конкретной деятельности. Это одно из правил игры в «Методе Помидора», но никогда не ищите способов срезать путь. Крестики, отмечающие законченные Помидорки, начинают подавлять, когда они становятся все ближе и ближе к последней запланированной Помидорке. Несмотря на это, вы должны быть храбрыми и продолжать работать, оставаясь хладнокровным и сконцентрированным, чтобы достичь успеха. Стимулирование ценности времени как продолжительности ведет к продуктивности и креативности. Каждый тик Помидора, если вы его слышите, это предложение оставаться сосредоточенным и продолжать работать.
Для начала даже одна Помидорка в день без незапланированных перерывов – блестящий результат, потому что она позволяет вам наблюдать за вашим процессом. На следующий день ваши усилия будут сфокусированы на завершении хотя бы одной Помидорки без незапланированного перерыва, может быть, двух или больше. С «Методом Помидора» количество Помидорок, которое вы закончили, значит не так много, как сам путь к последовательному достижению большего количества Помидорок без непредвиденных перерывов. Это и есть то самое постепенное приближение, которое нужно использовать, когда вы возвращаетесь к «Методу Помидора» после того, как на некоторое время прекращали его использовать (например, после отпуска). В этом случае потребуется терпение, чтобы достичь от 10 до 12 непрерывных Помидорок в течение дня.
Постоянные внутренние отвлекающие факторы
Когда вы воспринимаете внутренние отвлекающие факторы как вещи, которые нельзя отложить, становится трудно завершить даже единственную Помидорку за день. В таких случаях мы предлагаем установить Помидор на 25 минут и заставлять себя, Помидорка за Помидоркой, увеличивать (и, что более важно, никогда не уменьшать) время работы без перерывов. Конечная цель – достичь 25-минутной отметки, работая постоянно, без непредвиденных перерывов: «Во время этой Помидорки я смог работать 10 минут, не отвлекаясь, в следующую я собираюсь работать не менее чем десять минут, может быть, даже всего на одну минуту дольше». Результаты придут, Помидорка за Помидоркой.
Следующая Помидорка пойдет лучше
Чувство, что у вас есть время для дел, но вы не используете его так, как следовало бы, часто выводит из строя. Ваш разум начинает блуждать от прошлого к будущему. «Если бы я только нашел ту информацию в Интернете вчера и если бы я отправил то письмо на прошлой неделе. Как теперь я собираюсь сдать отчет на следующей неделе?» Это вызывает чувство вины и создает ситуации, в которых вы ощущаете тревогу.
«Метод Помидора» позволяет вам удерживать внимание на текущей Помидорке или, когда она закончена, на следующей Помидорке. Ваше внимание находится здесь и сейчас, занятое поиском конкретного способа увеличить ценность рабочего процесса и выполняя дела в самом разумном порядке.
Когда вы чувствуете себя потерянным, одну Помидорку можно посвятить поискам метода восстановления приоритетов и придумать новый план. Если ваши идеи ясны, но нечто ускользает – например, целеустремленность или мужество, – не сидите и не ждите. Заводите Помидор и начинайте работать.
Люди, имеющие привычку прокрастинировать, говорят, что они извлекли пользу из того факта, что Помидор заставляет их концентрироваться и достигать малого (задачи, которые занимают от пяти до семи Помидорок, обычно стоят больше всего усилий) без того, чтобы волноваться обо всем на свете. Одна Помидорка за один раз, одна задача за один раз, одна цель за один раз. Личностям с сильной тенденцией к прокрастинации важно осознавать, что первоначальная цель – завершить одну Помидорку, 25 минут определенной деятельности без незапланированных перерывов.
Какой тип таймера подойдет лучше?
Какой вид Помидора эффективней: механический таймер или программа? Говоря по опыту, самый эффективный Помидор всегда кухонный таймер. В любом случае для максимально возможной эффективности Помидор должен удовлетворять ряду требований:
• Вы можете его завести. Процесс установления Помидора – это декларация вашей решимости начать работать над текущим делом.
• Он должен четко показывать, сколько времени осталось, и должен тикать по мере того, как оно истекает. Это способ потренироваться в чувстве времени и оставаться сосредоточенным. Он должен иметь звуковой, легко определяемый сигнал, означающий, что время вышло.
Кроме того, чтобы отметить конец Помидора или вычеркнуть законченную задачу из «Списка дел на сегодня», люди, использующие Помидор, должны совершить некое действие. Лучше, если эти действия не будут автоматизированы.
Улучшаем планирование
Один из наиболее ощутимых результатов, который можно получить с помощью «Метода Помидора», – улучшение способности к планированию. Это достигается двумя способами:
• Улучшение количественных планов из-за уменьшения ошибки между запланированными и реально выполненными Помидорками. Другими словами, когда некто планирует работу на день, усилия, необходимые для завершения текущей задачи, предугадываются более точно. Самонаблюдение и тридцатиминутные отрезки измерения – основа для более точного планирования. Опыт показывает, что положительный признак улучшения планирования появляется, когда количество недооцененных усилий сравнивается с количеством переоцененных. Стратегия, ориентированная на систематическую переоценку или недооценку, не приводит к количественному улучшению. Обучение планированию – путь к тому, чтобы стать эффективным.
• Улучшение количественных ожиданий с помощью уменьшения числа задач, которые не были включены на этапе планирования. Другими словами, когда вы планируете задачи дня, вам нужно точно определить количество и типы дел, которые фактически сможете выполнить (слабая версия), или, еще лучше, определить конкретный набор действий, которые помогут достичь нужной цели с наименьшими усилиями (сильная версия). Недооценка происходит тогда, когда мы не точно определяем дела, которые должны быть сделаны, или не сознаем, что выбранные нами задачи не являются самым эффективным путем к цели. С помощью «Метода Помидора» незапланированные действия отслеживаются, когда они появляются. Наблюдение и понимание природы этих дел позволяет тем, кто использует Помидор, оттачивать навыки прогнозирования и организации.
Почему метод Помидора улучшает оба аспекта планирования? Одна из самых частых причин количественных и качественных улучшений состоит в том, что дела, которые мы измеряем, постоянно делятся на более простые. Делается это исходя из следующего правила: если что-то занимает больше, чем пять-семь Помидорок, раздели его.
Менее объемные задачи обычно понятней, и их легче планировать, поэтому ошибка уменьшается. Менее объемные задачи (но не слишком мелкие) позволяют нам увидеть простые решения. По сути, цель разделения задач никогда не должна состоять просто в том, чтобы разбить их как получится. Настоящая цель – определить шаги, имеющие минимальную сложность, но постепенно приближающие к цели.
Мотивация и Помидор
С «Методом Помидора» три фактора способствуют повышению личной мотивации:
• Завершить несколько задач за день не слишком сложно, но и не слишком просто (Правило: если что-то занимает более пяти-семи Помидорок, разбей его), и это помогает достичь цели.
• Прямое воздействие на улучшение работы персонала день ото дня.
• Благодаря постоянному наблюдению и измерению вы понимаете, как работаете.
А что, если все пойдет не так, как ожидалось?
Что делать, если вы вдруг обнаружили, что спешите, нервничаете или у вас случился приступ панической атаки? Если вы начинаете тревожиться, потому что дедлайн приближается с каждой секундой? Что вам делать, если эти чувства полностью парализуют вас? Это может случиться. Все мы всего лишь люди. «Метод Помидора» экстремально полезен в подобных обстоятельствах.
Во-первых, взгляните пристально на ситуацию. Попробуйте понять, что пошло не так во время последней Помидорки. Если нужно, перестройте дела: будьте готовы использовать новые вещи или неожиданные стратегии, чтобы достичь жизненно важных целей. Сосредоточьтесь на следующей Помидорке. Продолжайте работать. Концентрация и осознанность приводят к скорости, одна Помидорка за один раз.
Если вы особенно устали, вам нужно сделать более короткие комплекты (например, по три Помидорки) и более длинные перерывы между комплектами. Чем сильнее вы устаете, тем сильнее чувство паники и тем важнее повторять и пересматривать уже сделанное, а не мчаться вперед любой ценой. Ключевая цель – не нагнать потерянное время, а сосредоточиться на следующем шаге по выбранному пути, который вы часто сознательно меняете.
У Помидора есть предел
Главное неудобство «Метода Помидора» – чтобы эффективней достичь целей, вам придется принять помощь от маленького механического устройства.
Прекращение использования «Метода Помидора» фактически ослабляет большинство положительных эффектов, описанных выше. Хотя вы и сохраняете возможность делить задачи на более мелкие, но приближающие вас к цели, и можете продолжать делать короткие перерывы, дисциплина, которая обеспечивалась Помидором, оказывается ключом к поддержанию высокого уровня эффективности.
Когда не надо использовать Помидор
«Метод Помидора» не надо применять к делам, которыми вы занимаетесь в свободное время. По сути, использование Помидора делает эти дела запланированными по расписанию и целеориентированными. Это уже не свободное время. Если вы хотите почитать книгу просто для удовольствия, вам не надо использовать «Метод Помидора». Это свободное время вне расписания.
