По мере освоения метода, когда вы достигнете первых двух целей, вы сможете начать работать над количественными планами. Долговременная цель – прогнозировать усилия, которые потребует задача.

«Перечень дел» включает в себя все задачи, которые нужно выполнить. Эти задачи приходят из взаимодействия с отвлекающими факторами и планов, необходимых для того, чтобы определиться с путями достижения ваших целей, созданных в начале проекта. Некоторые задачи теряют свою значимость с течением времени, и поэтому их можно исключить из перечня. В начале каждого дня определите, сколько Помидорок потребует каждое дело в списке. Пересмотрите предыдущие планы, если нужно. Запишите ожидаемое количество Помидорок в соответствующие разделы (рисунок 19). Запланированные Помидорки обычно представляют собой число Помидорок, необходимых некоторому количеству людей для того, чтобы закончить задачу. Таким образом, это мера усилий. Как бы то ни было, простой пример, который сейчас последует, показывает: количество Помидорок всегда относится к одному человеку.

Рисунок 19. Планирование на день

Планы всегда должны основываться на целых Помидорках, поэтому числа вроде 5,5 Помидорки недопустимы. В этом случае это шесть Помидорок. Если ожидаемая продолжительность задачи больше чем 5–7 Помидорок, это означает, что дело слишком сложное. Лучше разбить его на несколько подзадач и запланировать их по отдельности, записав в несколько строк в «Перечень дел «Метода Помидора».

Если вы это сделаете, не только отдельная задача станет менее сложной, но и планы окажутся более точными. Эффект увеличивается, когда мы делим не просто на более мелкие действия, но на мелкие дела, последовательно приближающие к цели, поскольку мелкие дела занимают немного времени.

Если дело предположительно займет меньше Помидорки (например, время, которое понадобится, чтобы позвонить Лауре и пригласить ее на семинар или позвонить Марку и попросить его отдать ноутбук), сходные дела нужно сочетать так, чтобы вместе они заняли приблизительно Помидорку.

Таким образом, для дел, которые займут меньше Помидорки, есть два варианта:

• Найти и собрать вместе похожие задачи из «Списка дел», пока они не займут приблизительно одну Помидорку.

• Оставить задачу без распланированного времени и отмечать, когда вы делаете ее сразу после какой-то другой, заполняя «Список дел на сегодня».

Выбирая стратегию, помните, что одна из функций «Перечня дел» – упростить выбор задач в «Список дел на сегодня». Выберите первый вариант, если эти дела очень простые или хорошо сочетаются; оставьте другие дела без прогнозируемого времени и комбинируйте их позже. В любом случае, чем больше у вас полезных задач в «Перечне дел», тем проще будет выбирать стратегию и сочетать различные задачи.

Рисунок 20. Задачи, которые занимают меньше одной Помидорки

Сейчас, когда вы запланировали количество Помидорок для каждого дела, вы можете подобрать комплекс задач, на которые придется потратить не больше Помидорок, чем в принципе возможно за день. Запишите эти доступные Помидорки в «Список дел на сегодня», обычно нужно это сделать до того, как вы начнете записывать задачи. Рисунок 21 показывает пример восьми доступных Помидорок на 12 июля. Потом отберите задания на день, комбинируя дела, если это нужно.

Запишите выбранные дела в порядке важности в «Список дел на сегодня». Для каждого добавьте в специальную графу ожидаемое количество Помидорок.

Рисунок 21. Запланированные Помидорки

Нет смысла добавлять дела после того, как кончились запланированные восемь Помидорок. Если запланированных Помидорок больше, чем нужно для того, чтобы закончить все дела, лишние Помидорки можно планировать только после того, как вы закончите нужное. Тогда вы можете выбирать дела из списка, чтобы заполнить это лишнее время.

Установите таймер и как обычно начните с первого дела в списке. Каждый раз, как звонит Помидор, ставьте крестик в первой выделенной для него графе (рисунок 22).

Рисунок 22. Первый Помидор запланирован и выполнен

Если вы закончили дело в течение запланированного количества Помидорок, вычеркните его из списка.

Рисунок 23. Задачи, законченные в течение запланированного количества Помидорок

Если вы закончили дело быстрее, чем запланировали (ошибка чрезмерного планирования), вычеркните дело.

Рисунок 24. Завышенная оценка необходимого времени

Если вы использовали запланированные Помидорки и вам нужно еще время, чтобы закончить дело (количественная ошибка недооценки), вы можете сделать одно из двух:

• Продолжать начатое и отмечать следующие Помидорки без внесения новых планов. Рисунок 25 показывает случай, когда понадобился дополнительный Помидор, чтобы закончить дела.

• Запланировать новый Помидор и отменить эти новые запланированные и законченные Помидорки другим цветом или формой. Таким образом, вы можете подчеркнуть необходимость второй или третьей оценки и проверки относительных погрешностей (рисунок 26).

Рисунок 25. Недооценка необходимого времени

Рисунок 26. Второе планирование

Как вы можете видеть на рисунке 27, суммирование заняло у Люси четыре Помидора, три из которых были запланированы изначально (недооценка), и только один из двух запланирован позже (переоценка).

Рисунок 27. Завершение дела во втором приближении

До тех пор, пока задание не длится больше семи запланированных Помидорок.

ПРАВИЛО: если нечто требует больше, чем пять-семь Помидорок, раздели.

Обычно требуется не более трех поправок в плане. Все дела, которые потребуют более трех поправок в планировании, нужно снова тщательно обдумать, чтобы понять, почему их так сложно планировать.

Теперь, когда мы представили концепт количественного планирования, цели системы анализа могут стать более амбициозными. Новые цели могут включать такие пункты:

• Измерить точность оценки, анализируя разрыв между запланированными и действительно затраченными усилиями (ошибка оценки) для каждого дела.

• Увидеть, где понадобились поправки (второе или третье планирование).

Теперь нужно изменить «Лист записей». В зависимости от ситуации отчет может показывать запланированную оценку, реально затраченные усилия и относительную ошибку. Два простых примера для того, чтобы сделать эту информацию более наглядной (рисунки 28 и 29).

Рисунок 28. Только одно планирование

Есть множество способов сделать наглядными результаты, которые вы отслеживаете. Цели такой отчетности не слишком сложны, и отчеты могут быть получены непосредственно из регистрационного листа с помощью нескольких расчетов, выполненных вручную. Чем сложнее расчеты, тем больше вам захочется использовать таблицы, базы данных и прочие компьютерные приложения. Помните: всегда делайте отчеты настолько простыми, насколько это возможно.

Рисунок 29. Первое и второе планирование

Не каждая деятельность может быть спланирована. В начале нового проекта или учебной деятельности особенно полезно тратить время на исследования: найти новые источники, получить представление о структуре текстов, которые вы должны изучить, или проконсультироваться и более четко определить свои цели. Чтобы направлять исследования, стоит применить концепцию тайм-боксинга. Решите, сколько Помидорок понадобится вам для завершения исследования. Когда эти Помидорки истекут, пересмотрите свой план работы и начните конкретную деятельность или решите, что хотите продолжать исследование, и определите, в каком именно направлении.