Войти в систему
Войти с помощью соц. сетей:
Удивительно: слова «Подводя итоги» даже писать приятно. Они означают, что я очень близка к тому, чтобы закончить книгу. Похоже на послевкусие. После того как издатель из Индии полгода назад возложил на меня данное обязательство, ознакомившись с подробным планом книги и пробной главой, для меня стало настоящим испытанием решительно отложить в сторону все развлечения и уйти с головой в работу над книгой. Несмотря на это, как только я занялась исследованием и написанием книги, то поняла, что мне очень нравится сам процесс. Когда вы преподаватель колледжа и начинается семестр, студенты и преподаватели хорошо знают, когда курс закончится, и ждут окончания с нетерпением. Но когда этот срок наступает, все испытывают смешанные чувства. Студентам не хочется даже заканчивать обучение после четырех-пяти лет учебы и переходить к следующему этапу жизни.
Если вы прямо взглянете на то, как у большинства из нас появляются смешанные чувства в связи с тем, надо ли завершать дело, то сможете легче и чаще доводить начатое до конца. Вам не удастся справиться с этими противоречивыми и сбивающими с толку ощущениями, пока вы не доделаете то, что задумали. Пока вы тянете с завершением, вы находитесь в подвешенном состоянии, и оно в большинстве случаев гораздо хуже тех ностальгических чувств, которые обычно остаются у того, кто дойдет до конца.
Как можно избавиться от этих ностальгических и двойственных чувств, которые сопровождают нас на финишной прямой? Как только вы возьмете паузу, чтобы отпраздновать завершение дела, лучше всего сразу же приняться за новую задачу или проект. Вы же хотите двигаться вперед – к новым свершениям и сферам деятельности – и покончить с невыполненными обязательствами.
Спасибо, что прочитали эту книгу и выполнили упражнения в конце каждой главы. Как и с другими книгами для работы над собой, чем больше усилий вы вкладываете в изучение материала, тем скорее вы увидите положительные изменения в своем поведении, хотя гарантировать это на сто процентов нельзя.
Прежде чем обратиться к тому, как могла бы выглядеть ваша жизнь, если бы вы всё доводили до конца, хочу поведать вам один секрет. Несмотря на то, что, записывая свои цели, вы делаете их более конкретными, а составляя список дел, чувствуете себя более собранным, иногда вы можете столкнуться с неприятными последствиями того, что рассказали другим о своих незавершенных делах. Или о том, что вам наконец удалось достичь ощутимого результата, которого вы так долго добивались. Вас может очень удивить, что самые близкие вам люди, вместо того чтобы подбадривать вас, начинают скучать, услышав об этом проекте «еще раз».
Я вспоминаю, что ответила моя мама, когда я ей сказала, что почти закончила свою первую научно-популярную книгу по истории вегетарианства, которую на тот момент мы уже условились выпустить с издательством Scribner’s. Я работала над ней несколько лет, и наконец вдали замаячил финал. Мама сказала тогда нечто вроде: «Я так давно слышу об этой книге и думала, что она уже давно вышла». Дописать книгу – лишь первый шаг во всем процессе: на то, чтобы книгу напечатать и выпустить, уйдет еще примерно год.
Таким образом, осторожно выбирайте тех, кому вы рассказываете о том, что чего-то не довели до конца. Одно дело – записывать, что именно нужно выполнить; это будет держать вас в тонусе, а еще бывает здорово, когда вас есть кому поддержать – друзьям, домочадцам или коллегам, с которыми вы можете поделиться своими незаконченными проектами. Но иногда вам лучше помолчать об отложенных проектах, чтобы вас лишний раз не обескуражило отсутствие ожидаемой реакции близких. Когда придет время, можно сообщить о том, что всё сделано, – и тогда вы испытаете потрясающее чувство!
Также в этой заключительной главе я хочу коснуться темы самооправданий – или, точнее, механизма, в соответствии с которым мы создаем себе оправдания. Знаю, это очень обширный вопрос, но он определенно напрямую относится к заглавной проблеме нашей книги. В главе 2 я рассказывала о 22 различных причинах, по которым у вас может появиться отвращение к тому, чтобы завершить какой-то конкретный проект, или возникнет какая-то более общая проблема. Придумывание себе оправданий, чтобы не заканчивать что-то, включает в себя самые разные моменты. Речь идет скорее о том, чтобы дать себе разумное объяснение и обоснование, почему вы бросаете на полпути конкретную цель, план, идею или даже такую обыденную вещь, как разобрать шкаф в гараже. Если кажется, что ваше нежелание что-то делать начинает обрастать оправданиями, примените технику «ФИНИШ», и она поможет вам справиться со сдерживающими вас оправданиями.
Эффект Хемингуэя (чем ближе вы подходите к завершению дела, тем сильнее вам хочется его доделать), о котором вы узнали из предыдущей главы, напомнил мне об эффекте Хоторна, который связан с тем, о чем я упоминала выше, – с преимуществами, которые мы получаем, если не рассказываем о своих целях. Исследование производительности, проведенное в прошлом среди рабочих на фабриках, из которого потом вывели так называемый эффект Хоторна, на самом деле оспаривает преимущества сохранения в секрете своих целей или конкретного проекта, который вы хотите закончить. Время и место исследования – между 1924 и 1932 годами на заводе Hawthorne Works компании Western Electric Company, в пригороде Чикаго. Эффектом Хоторна называется феномен, который был обнаружен во время исследования зависимости производительности труда работников от фактической освещенности помещения. Изначально считалось, что производительность росла за счет улучшения условий освещенности рабочих мест. Но позже был сделан вывод, что производительность повышается не из-за освещенности, а из-за осознания рабочими того обстоятельства, что за ними наблюдают.
Какое отношение имеет данный вывод к проблеме завершения дел? Если рассказать кому-нибудь, что вы прикладываете усилия, дабы что-то сделать, и вас похвалили за это, вы тем самым поможете себе повысить продуктивность. Однако выбирайте поверенного с осторожностью. Если вы наткнетесь на того, кто вызовет в вас чувство вины из-за слишком продолжительного выполнения какого-то дела или поинтересуется, достаточно ли у вас времени, чтобы всё сделать как следует, желаемый эффект Хоторна вы можете и не получить – и тем самым не повысить продуктивность.
Львиная доля книги посвящена «большим» заданиям или проектам – главным задачам, которые могут помочь развитию вашей карьеры или обрушить ее. Но для многих из нас то, как мы справляемся с такими ежедневными «мелочами», как работа с документами, ответы на электронные письма и звонки, и расставляем подобные дела в нашем графике – это вопросы, на которые нужно обратить внимание в книге, посвященной тому, как доводить всё до конца. Иногда по вашей способности справляться с мелкими вопросами, например с документами, можно судить, насколько быстро и легко вы справитесь с большими делами – и справитесь ли вообще. Знаю, что это в корне противоречит идее бестселлера «Не переживайте по пустякам» (Don’t Sweat the Small Stuff, 1997), но иногда мелкие дела вырастают в огромные проекты, а что-то большое можно разделить на маленькие задачи, которые становятся уже не столь неподъемными.
Знаю, что к офису без бумажной волокиты долгое время стремились очень многие, включая меня, особенно после того, как на смену печатным машинкам пришли компьютеры. Также с появлением виртуальных хранилищ, включая такие сервисы, как Dropbox и Microsoft OneDrive, стало гораздо легче хранить копии электронных документов. Теперь можно выбирать, распечатывать документы на бумаге и устраивать беспорядок из бумаг, которые потом еще необходимо расфасовать по папкам, или же не делать этого.
По крайней мере, я так всегда говорю до тех пор, пока не возникнет необходимость найти какой-либо файл на диске компьютера, внешних дисках или в моем виртуальном облаке, – тогда я испытываю сильнейшее чувство благодарности, что распечатала копию файла и она лежит в папке.
Вы должны решить, как будете работать с документами, но вот главное, что нужно усвоить относительно работы с документами, даже если они хранятся у вас в электронном виде: вам от них никуда не деться. Если вы не успеете подготовить документы для проекта, над которым работаете, или не сохраните важную электронную копию в одном или нескольких местах на всякий случай (вдруг полетит жесткий диск на компьютере и не удастся его восстановить), то вы сильно расстроитесь. В зависимости от того, что вы потеряли или куда-то переложили, ваша работа может застопориться на часы, недели или даже годы.
Существенно важно наладить такую систему работы с вашими документами, найти такой способ хранения файлов в электронном виде, который подойдет именно вам. Есть множество вариантов. Некоторые предпочитают работать в онлайн-программах на платной основе, чтобы упорядочивать свои данные и файлы. Если вас такой способ устраивает, выберите его.
Придумайте стандарт для оформления названий файлов, чтобы впоследствии было легче их найти. Резервное копирование, резервное копирование и еще раз резервное копирование – вот совет, к которому вы должны прислушиваться, ибо существует масса вариантов утраты или стирания файлов, особенно если вы не держите запасную распечатанную копию.
Я обычно сама себе отправляю важные файлы; таким образом, у меня есть еще один способ хранения копии, которую будет легко отыскать в случае необходимости.
Еще один аспект такой «эпидемии» незавершенных дел, который я наблюдала, касается тех, кто забывает перезвонить, ответить на SMS-сообщение или письмо. Это что-то вроде танца, в котором два партнера взаимодействуют друг с другом, когда общаются. Ответить на SMS, письмо или звонок – часть такого танца. И хотя порой ответа не требуется – да, такое случается, когда разговор уже завершен, отвечать не надо и ответа не ждут, – но по большей части реакция в виде ответного сообщения требуется и ожидается.
Отвечая на письмо, перезванивая, если вам оставили голосовое сообщение, или отвечая на SMS, вы позитивно завершаете диалог. Можно использовать различные способы коммуникации. Написать письмо в ответ на голосовую почту или перезвонить в ответ на SMS. Но всегда должна быть какая-то реакция на коммуникацию другой стороны, в противном случае этот обмен окажется незавершенным.
После того как мы обсудили здесь «большие» задачи – от написания книги до подготовки выездного совещания, – такие дела, как реагирование на каждый телефонный звонок, SMS-сообщение или письмо, на первый взгляд кажутся незначительными моментами. Но слишком часто случается, что подобные мелочи перерастают в недопонимание, потерю друга, ослабление деловой связи.
Другой вариант – когда люди знакомятся на конференции или деловой встрече и там договариваются о следующей встрече. Одна или обе стороны могут или нарушить эту договоренность, или нет. Если встреча так и не состоялась, то договоренности считаются невыполненными. Изначально многообещающее и вдохновляющее взаимодействие теперь дрогнуло и пошатнулось. Без завершения того, что было решено на первоначальной встрече, ее можно считать пустой тратой времени. Мало того, что вторая встреча маловероятна, – вы еще и рискуете снискать репутацию человека, который не держит слово, прослыть болтуном, а не человеком дела.
Много лет назад я принимала участие в семинаре, посвященном вторичным авторским и зарубежным правам. Даже несмотря на то, что я сама преподаю эти темы и устраиваю семинары по ним, мне иногда бывает интересно, чему учат и о чем рассказывают мои коллеги.
Один из участников поделился с остальными присутствующими менеджерами по правам и издателями тем, что он часто бывает разочарован, когда приходит на книжную выставку: каждый раз его заваливают приглашениями на различные встречи. У него всегда образуется огромная очередь из запросов, на которые нужно ответить, и он их всё время откладывает в сторону. Ведь чтобы их обработать, требуется столько времени! Он подавлен подобными трудностями.
Дать ему ответ было нелегко. Очевидно, что один из способов, к которому можно прибегнуть, – поручить кому-то обрабатывать эти приглашения. Но, судя по словам этого человека, он единственный в компании, кого ими заваливают.
Так каким же должно быть решение? Пожаловаться? Это, конечно, ненадолго принесет облегчение, но если он потратит время и силы, уделив внимание каждому приглашению, то справится и сам. А может быть, стоит попробовать обучить помощника и назначить ему вознаграждение, чтобы помог управиться с этой кучей материала? Но тогда придется учитывать время и силы, потраченные на обучение такого помощника, а затем – на то, чтобы контролировать и проверять его.
Наш коллега мог бы найти подходящую компьютерную программу или другие технологические решения, чтобы облегчить себе работу с приглашениями. Но не важно, будет он делать это вручную или найдет какое-то более системное электронное или технологическое решение, чтобы работать с обратной связью после выставок, – важно то, что он это сделает. Если же кипу приглашений игнорировать, то последствия не заставят себя ждать.
Иногда дела остаются незавершенными, потому что меняются обстоятельства. Недавно я писала одному сотруднику из организации в Индии, который обещал для меня кое-что сделать. Прошло уже больше месяца с тех пор, как он должен был выслать мне работу. Я получила сообщение на автоответчик, в котором сообщалось, что этот сотрудник больше не работает в компании. К счастью, там были контакты и имя того, кто его заменял.
Но было бы гораздо приятнее, если бы тот человек, который уволился, прислал мне заранее оповещение о своем уходе. Это сэкономило бы мне пять недель рабочего и личного времени.
Давайте с психологической точки зрения рассмотрим преимущества, которые обеспечивает завершение какого-либо дела. Вот лишь некоторые варианты полученных от 205 мужчин и женщин ответов на вопрос: «Как изменилась бы ваша жизнь, если бы вы заканчивали не все дела подряд, а лишь некоторые?»
• «Всё было бы тогда отлично».
• «Было бы меньше стресса».
• «Замечательно».
• «Моя жизнь действительно стала бы лучше».
• «Она стала бы проще, и было бы меньше беспорядка».
• «Лучше организована, меньше хаоса».
Только пятеро из 205 опрошенных считают, что заканчивать непременно всё, за что ты берешься, – это плохо. Они так описали результат.
Четверо сказали: «Скучно».
Еще один ответил: «Слишком предсказуемо».
Мы не знаем, как именно то обстоятельство, что эти пять человек не доделывают свои проекты, влияет на окружающих их людей. На тех, которые, возможно, ждут, когда же эти дела будут доделаны. Но даже если они не изменят свое отношение к завершению дел – рассматривая его как положительное, а не как потенциально вредное, – мне придется заострить внимание на тех 200 опрошенных, которые думают, что если доделывать до конца только некоторые дела, то жизнь станет «не такой стрессовой», «восхитительной» и «замечательной».
Итак, запишите слово, которым вы обрисовали бы свои ощущения, если бы заканчивали всё, что начинали. Данная идея поможет вам понять, что прокрастинация мешает вам испытать эти новые чувства.
__________________________
Если вы находитесь в спокойной обстановке, закройте глаза и представьте, будто делаете вовремя всё, что вам нужно сделать, выбираясь из-под завалов всех этих незаконченных дел, которые отнимают у вас столько сил, – от поздравительных открыток и рассылки писем с описанием нового продукта до обновления смартфона.
Есть люди, у которых доводить дела до конца получается лучше, чем у остальных. Я обратилась к одному блогеру, который пишет для некой организации и как раз обладает такой способностью, и он ответил: «Нет никакого секрета. Просто приклеиваешь задницу к стулу, пока не допишешь, вот и всё».
Что, если вы хотели бы делать так же, но вам кажется, будто вы слишком легко отвлекаетесь и начинаете, но бросаете на полпути слишком много дел и проектов, которые не удается закончить? Что вы можете сделать, чтобы изменить ситуацию? Возможно, вам следует обратиться за помощью к специалисту.
Советы, которые приводятся в этой книге, носят информационный характер и дают лишь общее представление о причинах, по которым вы бросаете проекты незавершенными, и о способах уменьшения количества таких случаев. Но хоть я и социолог и защищала работу по психиатрической арт-терапии, я не врач в медицинском смысле слова.
У некоторых, возможно, за неспособностью доделать что-то до конца скрываются причины физиологического характера, особенно если у вас или вашего ребенка-школьника имеется диагноз синдрома дефицита внимания и гиперактивности.
Только терапевт или специалист по СДВГ могут определить, страдаете ли вы этим синдромом, но если вы патологически не доводите дела до победного, то, возможно, вам следует исключить причины физиологического и неврологического свойства и, основываясь на своих длительных наблюдениях, определить, нужна ли вам медицинская помощь.
Национальный институт психического здоровья (NIMH) в информационном бюллетене на своем сайте отмечает некоторые из ключевых симптомов СДВГ. Из трех ключевых – невнимательности, гиперактивности и импульсивности – с проблемой незаконченных дел наиболее тесно связана невнимательность. Как отмечают в институте, «невнимательность – это состояние, при котором человек отстраняется от выполнения задачи, теряет настойчивость, испытывает трудности с концентрацией и не организован. Эти проблемы не являются следствием неповиновения или недостатка понимания».
Как и в случае с поиском других врачей физиологической или психологической направленности для оказания помощи, поспрашивайте сначала у своих друзей и членов семьи, нет ли у кого рекомендованных врачей – психолога, психотерапевта или специалиста по коррекционной педагогике со специализацией СДВГ, к которым вы сможете попасть на прием для осмотра. Важно самому исследовать этот вопрос в интернете, по книгам и статьям, но это не должно заменять врачебную помощь. При необходимости после первого приема стоит показаться врачу еще раз.
Терри Матлен, психотерапевт и автор книги «Чемпион по отвлечению» (The Queen of Distraction, 2014), консультирует пациентов по поводу СДВГ – недуга, с которым она тоже борется. Матлен рассказала, почему людям с этим синдромом сложнее доводить что-то до конца:
«Взрослые с синдромом дефицита внимания и гиперактивности испытывают трудности с тем, чтобы закончить или начать что-либо делать, из-за проблем с исполнительной функцией мозга, которая, если в двух словах, позволяет нам прочертить путь из точки А в точку Б. Это вызывает сильную тревогу, вплоть до клинической депрессии, так как может затронуть многие сферы жизни: поддержание порядка в доме, планирование обедов и ужинов, завершение рабочих задач. Это сказывается – очень сильно сказывается – на взрослых с СДВГ, разрушая самооценку, отношения с другими и так далее. Симптомы СДВГ – обычно невнимательность, гиперактивность/импульсивность и тому подобное, но многие – особенно женщины – страдают от невнимательности. Мы очень быстро сбиваемся с курса из-за отвлекаемости; таким образом, мы начинаем проект, но не доделываем его, потому что замечаем другие вещи, которые требуют нашего внимания. И так, разумеется, до бесконечности».
Каковы прочие причины неспособности завершить начатое у людей с СДВГ?
Матлен продолжает:
«По моему мнению, другая сторона проблемы – прокрастинация, которая появляется по многим причинам: это ощущение, что ты завален кучей дел, которые нужно переделать. Оно приводит к тому, что ты не делаешь ничего; как упоминалось выше, это проблемы с исполнительной функцией мозга, затрудняющие понимание того, где начать и как надо закончить; также это страх скуки. Спросите любого с синдромом дефицита внимания, какое ощущение самое неприятное, и многие ответят: "То, что я не могу подавить скуку". Проявляется это по-разному. Например, мы очень часто нетерпеливы».
Как отмечалось выше в разделе про СДВГ и ранее в книге, диагноз синдрома дефицита внимания и гиперактивности должен ставить профессиональный врач-психотерапевт или психолог-консультант. Как можно подавить проявления этого диагноза? Я попрошу вас вернуться к главе 2, где, говоря о страхе завершения дел, я предположила, что после выполнения текущего плана имеет смысл сразу наметить новый. Это определенно поможет справиться со страхом скуки, который часто лежит в основе того, что вы никак не завершите проект.
В увлекательной статье из Harvard Business Review «Когда система перегружена» (Overloaded Circuits) Эдвард Хэллоуэлл пишет о синдроме дефицита внимания. Он говорит, что «так происходит, когда перегружен мозг» и что «в современных организациях сотрудники с СДВГ встречаются очень часто. Ключевые симптомы – это отвлекаемость, внутренняя ярость и нетерпеливость». Далее Хэллоуэлл утверждает (приводя список последствий данного синдрома): «Людям с синдромом СДВГ трудно организовывать себя, расставлять приоритеты и распределять время». Я еще добавила бы, что люди с синдромом дефицита внимания сильнее других испытывают трудности с завершением проектов.
Как Хэллоуэлл предлагает справляться с этим синдромом на работе? Первое, о чем он говорит, – нужно зарядиться позитивом. Работать среди людей приятнее, чем в одиночестве. Он объясняет это очень просто и понятно: «Если каждые четыре или шесть часов вы делаете перерыв на общение с кем-то, кто вам нравится, вы даете мозгу то, в чем он нуждается».
Следующее, что он предлагает, – «физически заботиться о своем мозге». Хэллоуэлл говорит, что этого можно достичь, если отводить достаточно времени на сон, делать упражнения и правильно питаться: всё звучит разумно.
Он также советует быть более организованным, так чтобы в начале дня сделать свои наиболее важные задачи, вместо того чтобы читать почту. Он рекомендует бережно обращаться со своими лобными долями и не суетиться.
В разделе «Дополнительные ресурсы» данной книги вы найдете список организаций, которые предоставляют больше информации о синдроме дефицита внимания и гиперактивности. Если провести занятия с профессиональным тренером по организации времени, это может помочь людям с синдромом дефицита внимания улучшить свои показатели успеха на пути завершения проекта. В разделе «Дополнительные ресурсы» упоминается о Национальной ассоциации профессиональных организаторов (National Association of Professional Organizers, NAPO); она ведет актуальный справочник членов организации, с которыми можно договориться об очной или телефонной консультации, а консультант даже может продемонстрировать вам на деле принципы организации времени и задач.
Еще один вариант – поработать с проектным менеджером, если вы трудитесь над одним или несколькими проектами и сложность этих задач выходит за рамки ваших организационных навыков. Попросить помощи у проектного менеджера – это не значит признать свое поражение, а наоборот – сделать правильный шаг. Если вы застряли на проекте и не сумели его выполнить, то, возможно, вам нужна помощь с тем, чтобы разобраться во множестве других дел, которые являются частью большой задачи. Каковы преимущества работы с проектным менеджером? Поскольку он ответственен за распределение времени, бюджета и мониторинг проекта, то способен помочь вам в этом. Он расставит вам промежуточные дедлайны, а наличие кого-то, перед кем вы несете ответственность, поможет вам снизить вероятность отставания.
Вам нужно выяснить, есть ли в штате вашей организации проектные менеджеры, чтобы обратиться к ним, либо вы можете взять такого человека на работу в качестве консультанта. Если компания одобрила вашу идею нанять подобного специалиста для работы с вами, вы должны проявить должную осмотрительность и произвести тщательный отбор, рассмотрев разные кандидатуры. Особенно если на повестке дня очень сложный проект: ведь вам, вероятно, придется работать вместе дни, недели, месяцы или, в некоторых случаях, даже годы. Следует уважительно отнестись к каждому кандидату и с каждым наладить хорошие взаимоотношения. Вы также должны понять, соответствует ли стиль его/ее работы вашим личным установкам и восприятию. Возможно, вам стоит передать одному или нескольким проектным менеджерам образчик своей работы или заняться каким-нибудь пробным проектом, чтобы оценить качество вашего взаимодействия.
«Если вы работаете над громоздким проектом, вам действительно стоит подумать над тем, чтобы подключить проектного менеджера», – говорит Лайза Венто Нильсен, сертифицированный специалист по проектному менеджменту (PMP) из Статен-Айленда в Нью-Йорке; она также управляет двумя небольшими фирмами. Нильсен согласна с тем, что предприниматели, которые стараются всё сделать сами, могут получить значительные преимущества, если делегируют управление целым проектом конкретному менеджеру, чтобы разгрузить свой список задач. «В очень многих случаях им нужно всего лишь понять, что делать в первую очередь и что главное, – говорит Нильсен. – У них в списках сотни задач. Что следует делать сначала?»
Если вы не можете себе позволить проектного менеджера, Нильсен советует договориться по бартеру: например, если у вас есть что предложить менеджеру взамен на его услуги.
Возможно, ваши нерешенные задачи создают проблемы для тех, кто с вами работает. Вы, в конце концов, генеральный директор, глава всей компании. Наверное, вы бы им не стали, если бы слишком многое не доводили до конца.
Один руководитель из Швеции, который считает себя очень эффективным и, несмотря на то что работает очень много, не воспринимает себя как трудоголика, рассказывает: главная сложность для него – «так замотивировать легко отвлекающуюся команду, чтобы она не отрывалась от задачи и выполняла ее, пока не закончит».
Итак, что можно сделать, если вы в такой ситуации? Вот несколько предложений, как побудить команду расставлять приоритеты и сосредоточивать внимание на чем-то одном.
1. Раздать всем книги с инструкциями, как доводить дела до конца. (Для вашего удобства я привожу некоторые из этих книг в разделе «Приложения».)
2. Выберите одну книгу из списка и закажите ее копии для всего персонала.
3. Прочитайте книгу вместе и обсудите ее. Проведите сами семинар по материалу книги или (для удобства) пригласите тренера провести его. По возможности угостите его обедом или обеспечьте прохладительными напитками.
4. Придумайте, как поощрить тех, кто после семинара стал более эффективно завершать выполнение задачи. Можно выдать премию наличными, подарочный сертификат на совершение покупок или устроить ужин в любимом ресторане.
5. Назначьте индивидуальные встречи с каждым из сотрудников, которые испытывают подобные трудности. Поработайте с ними, обращая внимание на скрытые причины и на то, как сотрудники будут с ними справляться; помогите им составить план, как лучше доводить дела до конца.
6. Внедрите однотипные ежедневные задачи, как это сделал Дэвид Ниу, основатель и генеральный директор TINYpulse, главный офис которого размещен в Сиэтле, а филиал – во Вьетнаме. Вот как Ниу это объясняет:
«Вся компания собирается с утра на короткое совещание, которое проводится стоя, чтобы быстро обсудить статус задач, которые они выполняли накануне (проставляя напротив каждой соответствующие метки – зеленую галочку для завершенных задач и красный крестик для незавершенных), или разобраться, что мешает выполнить ту или иную задачу и что должно быть в приоритете. Во время такого совещания я могу понять, что именно не дает моей команде достичь конечной цели или доделать то, над чем она работала; таким образом, я вникаю в задачу и делаю замечания, которые помогут закончить работу. За счет того, что во время таких летучек выявляется препятствие номер один, другие команды будут в курсе проблемы, и в случае, если у них есть подходящие ресурсы и решения, они могли бы поделиться ими друг с другом и помочь коллегам после совещания».
Существует великое множество отвлекающих и пересекающихся моментов в вашей работе или повседневных делах: например, когда звонит телефон или срабатывает сигнал вашего электронного устройства, напоминающий о том, что нужно проснуться либо поздравить кого-то с днем рождения или юбилеем. Как вам пробиться сквозь весь этот шум-гам и выполнить ваши приоритетные проекты? Как начать движение вниз по списку больших и маленьких задач, которые не должны остаться без вашего внимания?
Вот семь моих важнейших советов, которые помогут доделать всё, что вы начинаете. Некоторые из них могут показаться радикальными. Но возьмите на вооружение одну или несколько стратегий, особенно если в последнее время ваша продуктивность ниже, чем обычно.
1. Будьте беспощадны к себе и сконцентрируйте внимание на том, что считаете своим приоритетным проектом. Говорите «нет» всем и каждому, кто мешает вам завершить его.
2. Если вы окончательно сбились с курса из-за других дел, которые тоже требуют вашего внимания, возьмите ваш самый главный проект и при необходимости переместитесь с ним в другое место – в вашем офисном здании, дома или за пределами офиса и дома, если необходимо, – и сосредоточьтесь на нем.
3. Напоминайте себе, что откладывать в сторону что бы то ни было – хуже, чем довести дело до конца, ибо в результате это дело так и останется в подвешенном состоянии.
4. Всё время повторяйте про себя: «Я заканчиваю всё, за что берусь».
5. Стремитесь к отличному качеству, которого можно добиться, а не к недостижимому идеалу, из-за чего вы рискуете не завершить начатое.
6. Несмотря на то, что очень важно начать дело, ибо это первый шаг к тому, чтобы завершить его, для большинства людей гораздо труднее что-то закончить. Помните: довести начатое до конца трудно не только вам.
7. Снова вернитесь к акрониму ФИНИШ, чтобы подтолкнуть себя:
Ф – фокусировать внимание на приоритетной задаче;
И — игнорировать всё, что отвлекает нас;
Н – делать дело немедленно, а не завтра или потом;
И – исследовать новые способы, как сделать так, чтобы не останавливаться на полпути и продолжать работать;
Ш – шагать прямо, как бы ни было тяжко.
Бонус: награждаем себя чем-нибудь в честь завершения дела.
Одно предостережение насчет советов, приведенных выше: решайте сами, использовать ли описанные стратегии – и когда именно. Судите сами, насколько жестко необходимо регулировать свое время. Если вашего внимания просят несовершеннолетний ребенок или друг, попавший в беду, отложите свой приоритетный проект и вернитесь к нему сразу же, как только освободитесь.
Оставайтесь на позитиве, напоминайте себе и подталкивайте себя к тем действиям, которые вновь и вновь будут внушать вам убежденность в том, что вы на пути к завершению дела, которое вы, руководствуясь здравым смыслом, захотели завершить.
Напоминайте себе, что закончить проект – в ваших силах. В конце концов, вы ведь уже сто раз так делали! Теперь примените эти конструктивные поэтапные меры к вашему проекту или задаче, ибо нас судят по тому, что мы делаем сейчас и завтра. То, что мы делали вчера, тоже считается, но важно двигаться дальше.
Используя стратегию «ФИНИШ», которую мы обсуждали в главе 6 и пересмотрели еще раз чуть выше, вы можете вдохновить себя и увеличить производительность. А с методикой DO-IT-NOW (сделайте это сейчас), о которой я рассказала в книге «Творческое управление временем в новом веке» (Creative Time Management for the New Millennium, 1999), вы сможете сделать еще больше. Эти идеи всё еще в силе. (Каждая из них описана в разделе «Приложения» [ «Семь принципов творческого управления временем»].)
Лучшее понимание себя – каким образом вы эффективнее всего работаете, можно вам отвлекаться или нельзя, что происходит с вашим телом и сознанием, если вы не позволяете себе нормальные перерывы, – поможет вам и вашим наемным работникам довести до конца любое начинание.
Что наделяет вас энергией, а что отбирает ее? Вы жаворонок или сова? Может быть, вы встаете и садитесь за работу в четыре утра, а уже в пять-шесть вечера чувствуете, что устали? Быть жаворонком или совой – это ни хорошо, ни плохо. Как сказал один консультант из Колорадо (и не только он), «я жаворонок, так что мне лучше работается с утра». Еще больше преимуществ от того факта, что он жаворонок, ему дает то, как он строит график работы по утрам: «Я прихожу в офис очень рано, когда еще не так много людей, которые могут меня отвлечь».
Крайне важно, чтобы вы понимали свои особенности. Когда свои особенности будет понимать каждый ваш сотрудник, дела пойдут быстрее и лучше.
Все мы хотим ежедневно выполнять те дела, которые действительно имеют значение, и каждую неделю, месяц, год и даже всю жизнь мы желаем делать то, что для нас важно в профессиональном и личном плане.
Ключевой аспект – расстановка приоритетов. Какой проект или задача в данный момент наиболее важны? Это и надо доделывать.
Встречаются весьма объемные проекты, а также проекты, которые способны увести вас так далеко от ваших истинных целей, что вы потратите чересчур много времени на их реализацию. Какие-то из них могут быть в вашем списке must-do – тех обязательных вещей, которые надо успеть сделать в жизни. Вы также можете назвать этот список как-то иначе, если не хотите таким названием напоминать себе о том, что все люди смертны. Например, «Мои мечты» или «Список желаний». Я знаю, что должно находиться в моем списке желаний: снять фильм и поставить спектакль. Мне нужно разбить эти два больших проекта на этапы, с которыми легче справиться. Но с тех пор, как я начала тратить столько сил на книги, тренинги, курсы в колледже, помощь молодым писателям, консультирование и распространение прав на издание моих книг за рубежом, я вынуждена эти цели-желания хранить в памяти – и только; таким образом, я реализую их не раньше, чем сумею выделить для них время.
Как однажды выразился в письме ко мне один мой друг, покойный актер и писатель Дэвид Кэррадайн, «в Голливуде неудач не бывает. Бывают только люди, которые отчаиваются слишком рано».
То есть вполне нормально, если в вашем списке желаний какие-то проекты или другие важные вопросы не закрыты. Запишите свои заветные мечты и постоянно помните о поставленных целях до тех пор, пока не появится время для их реализации. И хотя вы не знаете, сколько времени уйдет на это: недели, месяцы, годы или целая жизнь, – всё дело в том, чтобы осуществить ваши стремления. Воспользуйтесь формой для заполнения, которая расположена ниже, чтобы составить список своих желаний в профессиональной и личной сфере.
Сегодня: ________________________________
Список желаний в профессиональной сфере:
1) __________________________
2) __________________________
3) __________________________
Список желаний в личной сфере:
1) __________________________
2) __________________________
3) __________________________
Надеюсь, что эта книга поможет вам делать правильный выбор относительно того, какие дела доводить до конца, а также подскажет, как не испытывать чувство вины, если вы что-то отложили в сторону. Возможно, вы даже решили покинуть какое-то деловое сообщество, потому что настало время прощаться. Или вы откладываете какую-то работу, поскольку неожиданно появилось нечто более важное; порой это совершенно нормально – отпускать кого-то или что-то.
Ксавьер Паркхаус-Паркер, сооснователь маркетингового агентства ZapHub (Великобритания), отвечая на мой вопрос: «Когда наступает тот самый момент, когда нужно отложить проект или задачу?» – написал: «Когда это больше не имеет значения». Он также добавил к своему комментарию: «единственное, что должно остаться несделанным, – то, чего и не стоит доделывать».
Надеюсь, вы уже поняли: осознание того, что вам проще начать проект, чем закончить его, поможет определить, где именно следует приложить максимум усилий. Цель книги «Всё! Доводи до конца» состоит в том, чтобы вы либо доделали те проекты и подвели к логической точке развития те отношения, которые хотите продолжать, либо покончили с ними усилием воли и не мучились опасениями, что вы чего-то не доделали, с чем-то тянете или остановились на полпути еще по каким-то причинам.
Итак, мы подошли к концу книги. Спасибо за то, что совершили этот долгий путь вместе со мной! Далее вы найдете разделы: «Библиография, включающая работы, приведенные в тексте»; «Дополнительные ресурсы»; «Приложения». Надеюсь, эта информация поможет вам доводить до конца больше проектов, успевать больше читать, большего добиваться, сбросить нужное количество килограммов по вашей программе похудения, ликвидировать беспорядок, продолжить учебу в колледже или аспирантуре, получить, может быть, научную степень, в дополнение к основной работе заняться предпринимательской деятельностью – и вообще достичь любой цели, которой вы еще не достигли.
УПРАЖНЕНИЯ
1. Какова ваша нынешняя главная или ключевая идея, которая появилась после прочтения книги? Запишите ниже.
__________________________
2. Возможно, вы не из тех, кому сложно доводить начатое до конца, или же теперь вы почувствовали, что можете лучше контролировать эту тенденцию. Что, если кто-нибудь, кто вам небезразличен или работает с вами вместе, оставляет дела незаконченными? Даже если у них уже имеется образец для подражания в вашем лице и заразительный пример, который вы подаете, как еще вы способны помочь ему/ей делать больше?
__________________________
Еще раз спасибо, что прочитали книгу «Всё! Доводи до конца». Ниже приведен список других книг, в том числе и по тайм-менеджменту, которые вам также стоит прочитать.
• Мари Кондо, «Магическая уборка» (The Life-Changing Magic of Tidying Up, 2011).
• Стивен Кови, «Семь навыков высокоэффективных людей» (The 7 Habits by Highly Effective People, 1989).
• Стивен Левинсон и Питер Грейдер, «Пробиваясь вперед» (Following Trough, 2009); Стивен Левинсон и Крис Купер, «Сила заканчивать начатое» (The Power to Get Tings Done, 2015).
• Джин Хейден, «Продираясь сквозь преграды» (The Follow-Trough Factor, 2009).
• Тим Феррис, «Как работать по четыре часа в неделю» (The 4-Hour Work Week, 2007).
• Джен Ягер, «Работайте меньше, делайте больше» (Work Less, Do More, 2008); «Творческое управление временем в новом веке» (Creative Time Management for the New Millennium, 1999); «Дайте себе больше времени» (Put More Time on Your Side, 2013).
• Алан Лакейн, «Искусство успевать» (How to Get Control of Your Time and Your Life, 1973).
• Кен Бланшар и Спенсер Джонсон, «Новый Одноминутный Менеджер» (The New One Minute Manager, 1982).
Выходные данные содержатся в «Библиографии, включающей работы, приведенные в тексте» в конце этой книги. Чтобы закрепить информацию, которую вы получили из книги «Всё! Доводи до конца», а также открыть для себя дополнительные источники знаний и способы справляться с неспособностью заканчивать дела и другими проблемами управления временем, я предлагаю вам прочитать бумажную или электронную версию любой из этих книг или даже послушать аудиокниги, пока вы упражняетесь в тренажерном зале, занимаетесь спортивной ходьбой во время обеденного перерыва или едете на работу (причем находитесь в спокойной обстановке – например, в поезде или автобусе, а не за рулем – и не отвлекаетесь по пустякам).
Войти с помощью соц. сетей: