Планирование, мультизадачность, оптимизация процессов

(Наталия Франкель)

В детстве я пыталась научиться жонглировать. Раз за разом я подбрасывала маленькие райские яблочки, стоя на участке возле нашей дачи. Яблочки снова и снова падали в траву, и жонглировать я так и не научилась. Сейчас я вспоминаю ту картину и понимаю: пусть не предметами в руках, но делами, задачами и проектами жонглирую я очень даже хорошо. Научилась подвешивать задачу в воздухе на чуть дольше, чем позволяют законы физики, научилась на лету менять траекторию дела и отправлять его кому-то другому. В полном объеме освоила мультизадачность, научилась планировать, делегировать, расставлять приоритеты и оптимизировать. По результатам вижу, что двигаюсь в верном направлении и многого добилась, хотя продолжаю оттачивать свои навыки.

Про делегирование в этой книге есть отдельная глава, тут же поговорим о другом.

В современном мире придумано огромное количество систем планирования — и ни одна, скорее всего, не отвечает вашим запросам на сто процентов. По крайней мере я так и не нашла ту, что была бы идеальной. Поэтому я изобрела свою, гибридную, систему, отвечающую следующим требованиям. Ее можно рассматривать как своеобразный чек-лист.

Я стараюсь планировать минимум на полгода вперед, а большие события и проекты — на год, также уделяю внимание долгосрочному планированию на пять — десять лет.
Для планирования я использую «Google Календарь» — там создаются отдельные календари по тематикам, к которым можно давать доступ всем, кто участвует в процессе.
Спланировать стрижку, театр с детьми или визит к психологу не менее важно, чем провести еженедельный Zoom с командой или написать статью.
Детский календарь виден мне наравне с рабочим всегда, и детские дела занимают в планировании такое же важное место.
Всем делам и задачам присваивается уровень приоритетности по моей личной шкале — в каждом дне может быть одно-два самых важных, ключевых дела и множество мелких.
Всегда есть список (я использую для списков и заметок Keep) микродел, — которые занимают минуту, которые можно делать в перерыве или фоново и которые постоянно копятся. Выполнить в день одну-две такие задачки — значит хоть немного разгрузить себе время в будущем.
Если день посвящен отдыху, то это такая же важная задача, как и любая рабочая, и отменить отдых можно только в самом крайнем случае.
Каждому проекту выделяется на неделе день, когда в основном я уделяю внимание ему. Таким образом ни одно крупное направление не провисает.
Если задача переходит изо дня в день, не закрывается и ее приоритетность не меняется, то с большой долей вероятности эта задача — времяпожиратель и не так важна. Следовательно, ее можно удалить или делегировать.
У детей также есть их личные календари, куда они вносят свои дела и планы, в которых нужно участие взрослых. Эти планы я копирую из их календарей и встраиваю в свой.
Планирование происходит вокруг крупных дел: сначала планируется отдых, конференции, запуски всех других продуктов. Потом вокруг этого расписываются менее глобальные дела и задачи.
Планирование работы происходит вокруг планирования личного времени, семейных дел и отдыха — потому что всем известно, что любимая работа может занять собой сто процентов возможного времени, и это нужно жестко контролировать.
Если задачи повторяются постоянно — тренировки шесть раз в неделю, маникюр раз в три недели, психотерапевт раз в три недели и т. д., — то все это вносится в календарь с функцией повтора, чтобы не забыть и не запланировать на это время что-то еще.
Если у дела есть регулярное время, то надо сделать все, чтобы его сохранять. То есть не имеет смысла сходить на этой неделе на тренировку шесть раз, а на следующей два, потому что погода плохая. Планирование — это еще и очень мощный инструмент мотивации себя и приучения к определенным привычкам.
Если вы понимаете, что регулярно планируете на день больше, чем можете сделать, без сожаления отбрасывайте то, что является наименее важным и реализация чего будет для вас минимально ценной. Оставляйте в своих планировщиках то, что хоть на шаг будет приближать вас к цели.

А еще я люблю строить планы на долгие периоды. Есть ритуальное планирование — когда построение планов на год привязывается к Новому году или дню рождения. Но я также знаю многих, кто планирует ближайший год (три, пять, десять лет) в какие-то другие, свои даты, и, судя по реализуемым целям, эти дни тоже прекрасны для составления планов.

Такие списки я пишу, как правило, разбивая их по темам: отдельно планы на учебу и развитие, отдельно планы на все, что касается бизнеса, отдельно пишу про детей, отдельно про путешествия, и так набирается около десяти списков. Это могут быть списки на год и больше, локальные задачи и глобальные, то, что понятно в реализации, и то, к чему пока даже непонятно, как подступиться. Объединяет все написанные пункты одно: они зафиксированы, и, следовательно, первый шаг к их реализации сделан. Опасно считать, что если написано, то почти исполнено. Конечно, это не так.

Еще одна любимая и удобная штука — bullet journal. Правда, я не дошла до вершин в красоте оформления этого планировщика (хотя продается куча симпатичных наклеек, штампов и трафаретов именно для украшения bullet’ов). В ежемесячный планировщик я записываю простые задачи, ежедневно отмечаю их исполнение и в конце месяца смотрю на результат.

Там могут быть совсем обычные дела (например, проветривать комнату перед сном, стоять каждый вечер в планке, не забывать пить витамины или мазать руки кремом два-три раза в день), но на уровне внедрения привычки в постоянное использование этот формат очень эффективен, и множество локальных привычек я внедрила именно благодаря bullet journal. Загуглите или посмотрите в «Инстаграм» примеры оформления — уверена, вы оцените. А потом возвращайтесь к этой странице, и поехали дальше.

Много копий в последнее время сломано о мультизадачность. Хорошо или плохо? Полезно или нет? Мультитаскер или монотаскер? Каждый гордится своим: нам же важно понять, что у каждого из нас есть своя волшебная сила и главное — отследить и усиливать ее, а не стараться освоить то, что вообще вам не подходит. Имеет смысл делать все ровно в том режиме, в котором вам комфортно и вы максимально эффективны. Если все вокруг хвалят многозадачность, но вам по душе медитативно и плавно делать одно, важное для вас дело, то делайте на здоровье и никого не слушайте. Это нормально.

Когда у меня стояла задача в достаточно сжатые сроки написать свою часть книги по ивент-маркетингу, я свела все другие дела практически к нулю, поставила на паузу все проекты, максимально делегировала, что смогла, и полностью погрузилась на месяц в одну задачу: писать книгу, читать книгу, вычитывать книгу, править тексты в книге. И на тот момент мне было совершенно комфортно делать только одно дело и полностью в него погрузиться. Следовательно, перевоплощаться из мультитаскера в монотаскера (и наоборот), когда надо, вполне реально. И вам это точно под силу.

Как оптимизировать время и задачи? В сутках по-прежнему 24 часа, в неделе семь дней и так далее. А в вашем ежедневнике километры списков дел, и они редко становятся короче. Поэтому интересным постоянным пазлом становится оптимизация того, что запланировано на день, неделю, месяц и год. И тут я рекомендую упрощение и делегирование. Оптимизация для меня — упрощение процессов без потери качества.

Поэтому, к примеру, мне намного проще провести 15 минут на сайте компании, доставляющей продукты из гипермаркета домой, собрать все в корзину (70% заказа всегда дублируется) по списку и в удобное мне время ожидать курьера. Потому что я прекрасно понимаю альтернативу: еду в гипермаркет, паркуюсь, хожу по магазину (параллельно соблазняюсь чем-то лишним, не зря же мерчандайзеры старались), стою в очереди на кассе, пакую все в багажник, еду домой. Это часа полтора (а то и полдня), которые я потрачу на то, что можно оптимизировать и делегировать. И таких моментов очень и очень много.

Например, в повседневной работе очень помогают оптимизировать процессы заранее прописанные мануалы по разным задачам, базы знаний и бизнес-процессов, к которым дается доступ сотрудникам. Об этом мы также поговорим дальше.

И так фактически во всех сферах: нужно не бросаться сразу решать задачу или что-то делать, а внимательно посмотреть вокруг — вероятно, у задачи есть более простое и быстрое решение; также возможно, что в вашем окружении есть кто-то, кто решит эту задачу за вас. Ну а если таких не нашлось, то, значит, ее нужно максимально упростить и добавить в список дел на ближайшие дни, чтобы решение задачи не застопорилось и не забылось.

Назад: Энергия

Дальше: Полезные привычки