Алло, а это кто? Особенности ведения деловых телефонных переговоров

Общие правила телефонных переговоров

Телефон прочно вошел в современную жизнь. Сегодня без него представить деловую сферу просто невозможно. Примерно половина всех деловых вопросов решается посредством телефонной связи. А с появлением мобильных аппаратов, когда обсуждать дела стало возможным и вне офиса, умение общаться по телефону стало особенно актуальным.

По тому, как общаются по телефону сотрудники компании, судят не только о них самих, но обо всей организации. И хотя, по мнению многих, знать правила телефонного разговора совершенно не обязательно, именно от их соблюдения часто зависит успешность проведения переговоров. А несоблюдение основ телефонного этикета может очень отрицательно сказаться как на имидже и репутации отдельного работника, так и целой компании.

Важно помнить о том, что при телефонном разговоре как никогда важны невербальные факторы, ведь визуальный контакт с собеседником полностью отсутствует, и вся эмоциональная нагрузка ложится на голос. Информационность интонации, из которой и складывается мнение о собеседнике, составляют тембр, громкость, ритм, темп, дыхание, паузы. Поэтому при телефонном разговоре важно обращать внимание на то, как вы говорите. Быстрая речь, к примеру, утомляет собеседника, а чересчур медленная – раздражает. Неправильно выбранный тон в начале разговора может отрицательно повлиять на его дальнейшую эффективность.

Известный американский специалист по организации управления А. Маккензи среди основных причин потери времени руководителем, а также потери потенциальных клиентов поставил на первое место нерациональное использование телефона. Плохая подготовка к разговору, неумение выделить в нем главное, лаконично и грамотно излагать свои мысли приводят к значительным (до 20–30 %) потерям рабочего времени, а также к возникновению недостаточного понимания между деловыми партнерами.

Приводимые ниже простейшие рекомендации помогут вам эффективно подготовиться и провести телефонные переговоры.

1. Для начала необходимо тщательно подготовиться к разговору. Не следует действовать импульсивно: хвататься за трубку, как только возникает мысль позвонить. Иногда кажется, что если сразу же не позвонишь, то упустишь важный момент и потеряешь время, которое потом нельзя будет наверстать. На самом деле это ошибочное мнение, так как если поспешно будет принято какое-нибудь решение – велика вероятность, что придется сожалеть об этом. Надо предварительно убедиться в целесообразности и необходимости звонка.

2. Следует четко определить цель разговора, выделить в нем главное, продумать содержание беседы. Лучше всего вспомнить и про другие вопросы, которые могут возникнуть, чтобы через час не пришлось снова беспокоить собеседника. Старайтесь предусмотреть его возможную реакцию на информацию, продумайте свои ответы на все его возможные вопросы. Если приходится обговаривать несколько вопросов, то лучше последовательно заканчивать обсуждение одного и переходить к другому.

3. Всегда следует держать в памяти имена, фамилии, даты и номера документов, официальных материалов, имеющих отношение к разговору. При необходимости можно зафиксировать перечень тем на бумаге.

4. Заканчивать обсуждение каждой ситуации надо с помощью стандартных фраз типа:

• Итак, по этому вопросу мы достигли договоренности?

• Могу ли я считать, что по этому вопросу мы с вами договорились?

• Как я вас понял (в этом вопросе), мы можем рассчитывать на вашу помощь?

Для успешного проведения телефонных переговоров речь должна быть логичной и сравнительно медленной, темп разговора – комфортным для двоих собеседников, тембр – достаточно низким, также обязательно наличие пауз. Разговаривая по телефону, следует быть приветливым и дружелюбным, ведь если человек улыбается, это ощущается и по телефону.

При телефонной беседе проявляется эффект «зеркальности», при котором собеседники подстраивают свою речь друг под друга. Если вы, например, говорите очень громко, то и отвечать вам будут повышенным голосом, если же, наоборот, произносите слова вполголоса, то на другом конце провода услышите столь же тихую речь.

Разговаривая по телефону, важно следить за дикцией. Многие речевые недостатки, которые не замечаются в реальном общении, по телефону становятся очень заметны. И если «необычное» произношение некоторых букв в жизни может показаться милым и забавным, то при телефонном разговоре они будут раздражать либо отвлекать.

Важной задачей телефонного этикета является регламентация времени звонка. Главное правило – звонить следует только во время рабочего дня.

Начиная с 21.00 никому звонить не следует. Если же дело, по которому вы желаете обратиться, очень срочное и имеет большую важность, можно позвонить и в позднее время, однако при этом не нужно быть слишком настойчивым – если вам не отвечают на четвертый-пятый звонок, следует положить трубку и в этот день больше не беспокоить человека.

Деловой телефонный звонок должен длиться не более 3–5 минут.

Вводную часть при этом следует свести к минимуму, тщательно обдумав первую фразу, которая обозначит тему звонка. Приведем пример: «Добрый день! Я звоню по поводу подключения к компьютерной сети». Важно сделать так, чтобы ваш звонок сразу же был направлен куда необходимо, ведь именно из-за неправильной вводной фразы сотрудникам компаний приходится подолгу выяснять причину обращения, а после – тратить время на поиск нужного специалиста.

С развитием бизнеса в России и налаживанием отношений с зарубежными партнерами все больше звонков приходится делать за границу. При этом следует помнить о различии часовых поясов в разных государствах, ведь когда в Москве рабочий день в самом разгаре, в США – глубокая ночь. Для того чтобы избежать неловких ситуаций, следует иметь при себе карту с указанием часовых поясов либо носить с собой несколько часов, которые будут показывать время в различных городах мира.

Перед тем как сделать международный звонок, необходимо ознакомиться с правилами и обычаями, присущими той стране, в которой находится ваш деловой партнер.

К примеру, в Италии время для решения деловых вопросов длится с 8.00 до 14.00, поэтому и звонить нужно в утреннее время.

У немцев и французов рабочий день начинается с 8.30–9.30, однако в течение дня они довольно часто делают перерывы на так называемые «рабочие завтраки».

Очень рано приступают к делам в Швейцарии – в 7.00 многие компании уже начинают свою работу.

Обычный деловой разговор состоит из нескольких составляющих элементов: взаимного представления, введения в курс дела, обсуждения вопроса, заключения разговора. Для удачной беседы необходимо присутствие всех этих элементов.

Как и в любой ситуации, при телефонном звонке необходимо здороваться с каждым ответившим вам человеком. При этом, как уже говорилось выше, лучше использовать приветствие: «Добрый день (утро, вечер)!», чем «Здравствуйте!»

В корпоративной культуре лучше всего использовать единую форму приветствия. Таким образом, создается собственный стиль общения сотрудников, формируется лицо компании, а это, в свою очередь, повышает имидж фирмы в глазах партнеров.

После того как вы поздоровались, нужно представиться. Причем делается это даже в том случае, если звонок личный. Казалось бы, нет ничего сложного в соблюдении данного правила. Однако деловые партнеры из стран Запада отмечают, что их российские коллеги часто не представляются по телефону. А ведь игнорирование правил приветствия и представления по телефону может очень отрицательно сказаться на вашем деловом имидже в глазах иностранных партнеров.

Приведем один из примеров правильного делового представления: «Добрый день! Секретарь господина Свиридова. Компания «ГаммаБизнес».

Если при первом звонке вы не уверены в имени нужного вам человека, следует уточнить его у секретаря. Однако во время разговора попросить об уточнении имени можно и самого собеседника. Это вполне этично в таких ситуациях. В дальнейшем, после уточнения, нужно обращаться к человеку по имени либо имени и отчеству.

Не нужно затягивать начало разговора. Доброжелательным тоном следует кратко и максимально точно изложить суть дела. Говорить при этом нужно внятно и четко, не упуская основную мысль.

Правильно построенный телефонный разговор очень эффективен и служит повышению имиджа компании. Если же в организации правилами телефонных переговоров пренебрегают, в глазах ваших партнеров имидж компании будет только падать.

Чтобы сделать телефонный разговор максимально эффективным, а также для сохранения данных, полученных от собеседника, следует разработать специальный бланк, в котором будет записываться будущий разговор с учетом предполагаемых ответов партнера. Такой бланк будет особенно полезен при междугородних и международных переговорах, когда дорога каждая секунда.

Обычно первым трубку берет секретарь, который переводит звонок на нужного вам человека либо оставляет для него сообщение. Секретарю следует сообщить лишь тему вопроса, с которым вы позвонили. С ним не нужно обсуждать детали, конфиденциальную информацию и проблемы, которые ранее обсуждались с другими сотрудниками фирмы либо с начальством.

Если вы звоните в организацию с вопросом, однако не знаете, с кем именно его следует обсуждать, нужно попросить секретаря подсказать вам. Прежде чем ваш звонок переведут, следует поинтересоваться у секретаря, как зовут нужного вам сотрудника фирмы.

Часто случается, что нужный нам человек отсутствует на месте. Если вы позвонили как раз в такой момент, следует поинтересоваться, когда будет удобнее перезвонить. Также можно попросить контактное лицо передать нужному вам человеку сообщение, в котором необходимо указать название вашей компании, свои данные, номер телефона, суть вопроса, подходящее для звонка время. Однако в этом случае звонить в этот же день еще раз следует только при большой необходимости.

Перезванивая тому человеку, который просил об этом и оставил для вас сообщение со своим телефонным номером, можно только назвать свое имя и напомнить о звонке. Дальнейшие объяснения предоставляются собеседнику.

Бывает, что контактное лицо просит вас подождать некоторое время, однако, если по истечении двух минут вам никто так и не ответил, следует положить трубку и перезвонить по этому номеру позже.

Если вы вдруг ошиблись номером, не нужно говорить лишних слов. Необходимо лишь принести свои извинения и попрощаться.

Человеку, который позвонил явно не по адресу, следует сразу сказать об этом. Однако ни в коем случае нельзя вешать после этого трубку. Нужно порекомендовать сотрудника, который занимается вопросами, интересующими позвонившего, и дать его номер телефона.

Если звонок к вам поступает через секретаря или коммутатор, можно ограничиться словами приветствия и произнесением собственного имени. Если же вам позвонили напрямую, необходимо назвать свою компанию, отдел и полное имя. При этом позвонившему человеку будет гораздо проще ориентироваться, а также не будет потрачено время на дополнительные вопросы. Кроме того, правильное приветствие производит хорошее впечатление о вас как об ответственном и авторитетном сотруднике. Приведем пример правильного приветствия при прямом звонке: «Добрый день! «БетаБизнес». Дмитрий Савельев».

Обычно, когда секретари принимают звонок, они не называют своих имен, а обозначают «телефонный адрес» («секретариат директора», «приемная Петрова»).

Если вам звонят в неподходящий момент, лучше вообще не брать трубку, чем произвести негативное впечатление на собеседника. Если вы, к примеру, очень заняты и, взяв трубку, скажите что-то типа: «Подождите минутку», у собеседника может возникнуть ощущение, что его звонок не нужен вам и компании в целом, что его проблемы и вопросы для вас малозначимы. Также не стоит брать трубку в том случае, если в момент звонка вы вместе со своими коллегами над чем-то смеялись, – у собеседника может сложиться впечатление, что он является объектом насмешки. Не следует разговаривать по телефону, если вы находитесь в неудобной позе, обедаете, что-либо пьете. Иными словами, лучше избегать разговора по телефону, когда ваша интонация выдает вашу неготовность к разговору и может быть воспринята собеседником неоднозначно. Когда мы сталкиваемся с автоответчиком, также не стоит пренебрегать некоторыми правилами. Прежде чем начать надиктовывать сообщение, нужно дождаться звукового сигнала и лишь спустя секунду наговорить свое сообщение. Об этой небольшой паузе не стоит забывать – она необходима для переключения автоответчика в режим записи, и, если вы начнете говорить раньше, первые ваши слова не будут зафиксированы.

Вначале записываемого на автоответчик сообщения следует назвать себя, указать время звонка, в сжатой форме изложить суть дела и сообщить свой телефонный номер, если у нужного вам человека он отсутствует. Говорить при этом нужно достаточно громко и четко, так как переспросить вас никто не сможет.

Как уже говорилось ранее, на голос влияют многие факторы, в том числе и то, чем конкретно вы занимаетесь в момент переговоров. Нужно помнить, что голос при телефонном общении несет как смысловую, так и эмоциональную нагрузку. И если вы соблюдаете правила телефонного этикета и умеете при этом расположить к себе делового партнера, у вашего собеседника сложится положительное впечатление как о вас, так и о самой компании. В противном случае может сформироваться отрицательное отношение.

Приведем примеры речевого этикета при телефонном общении:

Далеко не всегда для передачи информации следует использовать телефон. Существует много ситуаций, в которых будет лучше выбрать другое средство связи либо встретиться с человеком лично.

По правилам этикета телефон не следует использовать для выражения соболезнований, а также для приглашения на свадьбу людей преклонного возраста. В этих случаях правильнее будет отправить письмо. Благодарить за дорогие подарки и услуги надлежит при личной встрече, тем самым подчеркивая выражаемую признательность.