Не изучайте лин. Учитесь строить культуру бережливости
Пол Эйкерс подчеркивает: бережливость – это не просто некое действие, это стратегия, выстроенная вокруг сильной культуры бережливости и позволяющая создать поток ценности для клиента.
Он выделяет основные принципы бережливого мышления.
● Последователи лин поощряют креативность других людей и их уважение к людям.
● Они не узурпируют идеи; это всегда командная работа.
● Последователи лин минимум два раза в день говорят, что они ошибались.
● Непрерывные улучшения необходимы, поскольку потери тянут нас на дно.
● 90 % всего, что мы делаем, – это потери.
● Никогда не указывайте на потери других людей – у вас будет достаточно своих потерь!
● Лин – не значит работать быстро, это значит работать ровно и гладко.
Ключевые идеи
FastCap, Toyota, Harley Davidson, Porsche, Virginia Mason, Wire Mold, Southwest Airlines и целый ряд других компаний фанатично преданы принципам бережливого мышления. Они придерживаются проверенных временем принципов и добиваются поразительных результатов. Для этих компаний бережливое производство – не просто еще один метод или инструмент. Это их отличительная стратегия, которая просматривается во всем, что они делают.
Семь советов по формированию культуры лин:
1. Обучайте и тренируйте людей.
2. Требуйте одно двухсекундное улучшение ежедневно от каждого сотрудника.
3. Выполняйте каждое утро 3S: соблюдение чистоты, сортировку и стандартизацию.
4. Введите за правило утренние собрания.
5. Начните свое лин-путешествие с туалета.
6. Начинайте свое лин-путешествие не торопясь.
7. Никогда не отправляйтесь в свое лин-путешествие, пока не будете на 100 % уверены в том, что это нужное для вас направление.
Идеальных систем не существует. Лин не идеален, и он не решит все ваши проблемы. Лин – это совершенствование. Постоянное, регулярное, двухсекундное. Делайте незначительные улучшения в своей работе каждый день, и вы удвоите продуктивность уже через три года.
Результатом создания лин-культуры станут отличное управление, низкая текучесть кадров, постоянные клиенты, снижение затрат, повышение качества, приятное место работы и непрерывные усовершенствования.
Не делайте работу только ради денег. Лин призван улучшить качество жизни: ваших клиентов, сотрудников и вашу. Деньги придут как результат постоянных улучшений.
Помните, лин – это бесконечное путешествие.
11
Scrum
Автор: Джефф Сазерлэнд
Термин из регби
Scrum появился около двадцати лет назад как эффективный метод увеличения продуктивности при разработке программного обеспечения. Завоевав популярность в Кремниевой долине, Scrum быстро получил признание в других отраслях бизнеса. Его основатели Кен Швабер и Джефф Сазерлэнд изучили передовой мировой опыт успешных компаний и пришли к выводу, что каскадная модель, по которой прежде строилась работа над IT-проектами, безнадежно устарела. Она не отвечала ожиданиям клиентов, поскольку работа продвигалась медленно, строго согласно долговременному плану, и часто на выходе получался не тот продукт, который на самом деле был нужен. Планомерное управление проектом сверху вниз создает иллюзию контроля и уверенности в процессе работы, однако на самом деле результат непредсказуем. Несмотря на наличие килограммов бумаги с подробными планами, обоснованиями, графиками и таблицами, сроки срываются, бюджет превышается, а работники бывают разочарованы, ощущая бесполезность своей деятельности.
Термин «Scrum» заимствован из спортивной терминологии. Это элемент регби, выполнение которого требует эффективного взаимодействия группы из восьми человек.
Трудно поверить, но Scrum улучшает продуктивность команд на 300–400 %, а лучшие команды начинают работать в восемь раз эффективнее! Основная идея данного метода, «Инспектируй и адаптируй», заключается в том, что долговременное планирование бесполезно и не стоит ждать окончания проекта для того, чтобы оценить продукт. Напротив, важно регулярно проверять, нужно ли людям то, что вы делаете, и быстро перестраиваться в случае необходимости. В результате многократно улучшается продуктивность и снижаются затраты, а главное – люди с радостью выполняют свою работу.
В этой книге Джефф Сазерлэнд обобщил собственный управленческий и консультативный опыт по созданию Scrum-команд, а также опыт своих последователей в разных странах. Автор убежден, что Scrum предлагает слишком серьезные конкурентные преимущества, чтобы его не использовать, и дает подробные рекомендации по организации работы. Несмотря на небольшой объем, книга максимально насыщена информацией и проиллюстрирована множеством примеров. Примечателен тот факт, что, наряду с бизнесом, Scrum эффективен и в личной жизни, и в решении глобальных проблем.
Основы Scrum
Ключевые принципы метода:
● Люди важнее процессов.
● Продукт важнее документов.
● Сотрудничество с клиентом важнее переговоров.
● Способность меняться важнее следования планам.
● Должности и титулы не важны – важно то, что вы делаете.
Понять, что такое Scrum, можно, выполнив простое упражнение.
Перед командой, в которой минимум три человека, ставится цель: сделать как можно больше бумажных самолетов, которые могут летать по комнате. Роли распределяются так:
● один член команды подсчитывает, сколько сделано самолетов, которые могут летать;
● другой участвует в процессе изготовления самолетов, но в то же время уделяет внимание особенностям процесса и ищет пути улучшения качества продукции и ускорения производства;
● остальные стараются сделать как можно больше качественных самолетов.
Упражнение включает три шестиминутных цикла:
1 минута – планирование (Как делать самолеты?);
3 минуты – изготовление самолетов;
2 минуты – обсуждение (Как улучшить процесс «авиастроения»? Что получалось хорошо? Что плохо? Как можно изменить дизайн? Как действовать быстрее? Как улучшить качество?).
Оцените, как изменились результаты после трех циклов (скорость, качество).
Спринт. Scrum отличается от традиционных систем управления прежде всего отсутствием подробного долгосрочного планирования. Детальные многолетние планы, как правило, нереалистичны. Хороший план предполагает возможность исследований, изменений и появления новых идей.
В начале работы над проектом определяется продолжительность спринтов (от англ. sprint – забег на короткую дистанцию) – равных отрезков времени (оптимально от одной до четырех недель), из которых состоит проект. Чем короче спринт, тем динамичнее и гибче процесс разработки. Во время каждого спринта создается продукт или услуга, которые можно продемонстрировать клиенту. «Частично сделанное» считается несделанным!
Если вы осуществляете проект по ремонту дома согласно Scrum, вам лучше отремонтировать одну комнату в течение одного спринта, вместо того чтобы демонтировать старые полы во всем доме и начинать штробить стены под проводку.
Каждый новый спринт планируется заново по принципу «стирай и повторяй». Обратная связь, полученная от клиента в режиме реального времени, помогает определить новые приоритеты и ценности и быстро исправить ошибки. Иногда приходится полностью менять направление деятельности, однако лучше потратить один-два спринта, чем получить на выходе продукт, который не будет востребован.
Американцы приходили в Афганистан и в Ирак с намерением помочь наладить мирную жизнь населения, но не спрашивали, что именно нужно людям. Они тратили миллионы долларов на строительство птицефабрик, но не учитывали тот факт, что неграмотное население не может работать на сложном оборудовании. Когда же наконец «благодетели» поинтересовались, чего хотят местные жители, то выяснилось, что им нужен всего лишь мост через реку, чтобы можно было быстро возить продукцию на рынок. Таким образом, то, что представляло собой ценность (мост), стоило несколько сотен долларов, а то, что не имело ценности (фабрика), – миллионы.
Первый спринт – самый сложный, и команде предстоит угадать, что именно нужно клиенту. Тем не менее, как только будет создан первый, «сырой» продукт, клиенты скажут, что для них наиболее важно. Не старайтесь дать клиенту все и сразу, сфокусируйтесь на самом ценном, и вы значительно сэкономите силы, бюджет и время: согласно принципу Парето, 80 % ценности находится в 20 % особенностей.
Команда. Несмотря на то что о командной работе много говорят и пишут, бизнес ориентирован преимущественно на привлечение отдельных специалистов и стимулирование индивидуальных достижений (бонусы, увеличение зарплаты, продвижение по службе). Однако, даже наняв лучших из лучших, вы все равно не можете быть уверены в получении выдающихся результатов. Известны случаи, когда великие спортсмены, собранные в одной команде, и знаменитые музыканты, объединенные в оркестр, не добивались успеха.
Свойства успешной команды:
● межфункциональность (в команде собраны люди, аккумулирующие все умения, необходимые для выполнения проекта);
● автономность (руководство ставит стратегические цели, а команды имеют полномочия самостоятельно решать, как им работать для их достижения);
● уверенность в собственных силах (члены команды ставят перед собой высокие цели и знают, как их достичь).
Оптимальное количество людей, совместно работающих над проектом, – семь (плюс-минус двое). Если людей меньше, скорее всего, будут проблемы с межфункциональностью, и рано или поздно придется привлекать специалистов со стороны.
Чем многочисленнее команда, тем больше коммуникационных каналов внутри нее. Количество каналов равно n × (n − 1) / 2, где n – количество людей в команде. В группе из пяти человек 10 коммуникационных каналов, из шести – 15, из семи – 21, из восьми – 28, из девяти – 36, из десяти – 45. Так, в большой команде сложно уследить за тем, чем занимаются все коллеги, и совещания становятся бесконечными.
В середине 1990-х Роберт Патнэм провел масштабное исследование по выявлению оптимального размера команды. Он изучал 491 команду и пришел к удивительному выводу: команды из 3–7 человек справлялись с одним и тем же объемом работы в четыре раза быстрее, чем команды из 9–20 человек!
В 2001 году Нельсон Коэн из Университета Миссури обнаружил, что человек единовременно запоминает не более четырех знаков (ранее считалось, что не более семи). Он давал людям взглянуть на набор букв fbicbsibmirs, и большинство участников эксперимента запоминали не больше четырех букв. Только самые внимательные запоминали все буквы, поскольку обнаруживали, что это набор известных акронимов FBI, CBS, IBM и IRS.
Роли в Scrum. Работая над моделью Scrum, автор пришел к выводу, что команде необходим человек, который будет следить за эффективностью процесса. Это должен быть не босс, а нечто среднее между капитаном команды и тренером. Эта роль называется Scrum-мастер и предполагает выполнение следующих функций:
● контроль за соблюдением прозрачности проекта;
● организация рабочих встреч и совещаний;
● обнаружение препятствий в работе (поиск ответа на вопрос «Что больше всего мешает быстро и качественно работать?»);
● обеспечение постоянного улучшения (поиск ответа на вопрос «Каким образом мы можем работать лучше?»).
Как бы хорошо ни работали команда и Scrum-мастер, нужен кто-то, кто будет осуществлять связь между клиентом и командой. Такой человек называется владельцем продукта, и он создает бэклог, исходя из потребностей клиентов. Тот, кто претендует на роль владельца продукта, должен:
● быть универсалом, а именно: быть способным поставить себя на место потребителя, понимать возможности команды и уметь преобразовывать результаты труда команды в реальную ценность для клиента;
● быть наделен полномочиями принимать решения относительно того, каким должен быть продукт и как этого достичь;
● быть постоянно на связи, чтобы объяснять команде, что нужно сделать и почему, оперативно решать спорные вопросы с клиентом;
● отвечать за ценность продукта и определять, в чем она измеряется;
В церкви ценность измеряется в количестве прихожан, а в полиции – в раскрываемости преступлений. Соответственно, проекты и мероприятия будут направлены на увеличение паствы или оптимизацию раскрываемости, в зависимости от того, кто будет клиентом.
● быстро принимать решения, основанные на обратной связи.
Совещания. Коммуникация стимулирует работу, поэтому Scrum предусматривает несколько видов совещаний. Обязательное условие их проведения – присутствие всех членов команды, владельца продукта и Scrum-мастера и активное участие всех присутствующих.
В начале каждого спринта команда собирается на совещание по планированию спринта. На встрече определяются приоритеты и прогнозируется скорость выполнения работы. Перечень заданий, принятый на этом совещании, должен быть выполнен к концу спринта и остается неизменным на его протяжении.
В конце спринта члены команды вновь встречаются на ретроспективном совещании, чтобы продемонстрировать, что было сделано и сколько это заняло времени (в течение первых спринтов определяется скорость работы). На ретроспективном совещании команда отвечает на следующие вопросы:
● Каким образом мы можем работать лучше в следующем спринте?
● Что нам мешало в этом спринте? Что снижало скорость?
Если честно отвечать на эти вопросы и корректировать работу в соответствии с ответами, команда будет работать с невероятной скоростью.
Ежедневный stand-up – это короткое совещание (не более 15 минут), которое проводится в одно и то же время. На этих встречах обсуждается текущее положение дел (все ли задания выполняются вовремя, требуется ли помощь кому-то из членов команды и кто может помочь) и ставятся задачи на день (каждый человек выходит с совещания, четко зная, что он будет делать в течение дня).
Риски. Scrum позволяет значительно снизить вероятность неудачи, а именно:
● рыночный риск: команда постоянно получает обратную связь и знает, насколько востребован продукт;
● технический риск: чтобы понять, какой именно продукт нужен клиенту и какие ресурсы могут понадобиться, следует создавать прототипы продукта;
В большом проекте по созданию «умного дома» такая деталь, как материал, из которого изготовлена линза дверного глазка, кажется незначительной. Однако вносить изменения на стадии готовности дорого и долго, поэтому было принято решение заказать три вида линз: хрустальную, пластиковую и стеклянную – и протестировать их при помощи компьютерной камеры. Клиент выбрал стеклянную линзу как наиболее четко передающую изображение, морозостойкую и устойчивую к внешним воздействиям.
● финансовый риск: благодаря релизам и обратной связи можно быстро изменить продукт на этапе разработки, пока он не выпущен на рынок.
Многозадачность. Scrum не приемлет многозадачности, несмотря на то что она является неотъемлемой частью современной бизнес-культуры.
Самый простой пример того, что многозадачность не только вредна, но и опасна для жизни, – когда человек одновременно ведет машину и разговаривает по телефону.
На самом деле многозадачность – не положительная черта, а элементарная неспособность сконцентрироваться на чем-то одном. Джеральд Вайнберг приводит следующие результаты исследований.
Так, выполняя пять проектов одновременно, вы теряете 75 % времени!
Попробуйте сделать следующее упражнение:
Запишите арабские цифры от 1 до 10, римские от I до X и буквы от A до L:
● сначала таким образом: 1 I A…
● затем так: 123…, I II III…, ABC…
У автора выполнение первого упражнения заняло 39 секунд, а второго – 19, потому что в первом случае три задания перемешаны, а во втором – выполнены последовательно.
