Строим пирамиду

А теперь будем строить пирамиду. Это можно делать с любого уровня и в любом направлении. Мы рассмотрим самый простой, удобный и логичный способ – сверху вниз.

Структура документа

Рассмотрим основные части документа.

● Вводная часть: должна познакомить нас с ситуацией.

● Главный уровень: должна состоять из понятных читателю законченных утверждений, последовательно связанных между собой.

● Вывод: что рекомендуется предпринять.

Пишем вводную часть

Вводная часть должна познакомить нас с ситуацией и подготовить к изучению аргументов главного уровня. Лучшая форма знакомства – это история, рассказ о событиях в хронологической последовательности. Почему? Форма истории, или повествовательная форма, знакомит читателя с точкой зрения автора, его интерпретацией событий и без труда позволяет понять суть дела.

Чтобы привлечь внимание читателя к предмету, начните с того, что ему хорошо знакомо либо является неоспоримым фактом. Если читатель с самого начала согласится с вами, тогда он охотно перейдет к вашим основным идеям.

Если вы хотите убедить жену в том, что нужно вложить накопленные деньги во франшизу, вероятно, вы начнете так: «Сейчас мы зарабатываем 100 тыс. рублей в месяц. Этого недостаточно. Я хочу увеличить наши доходы до 1 млн рублей в месяц и знаю, как это сделать». У жены вряд ли возникнут возражения, и она готова внимательно слушать дальше. Подготовив таким образом почву, вы переходите к критериям и аргументам.

Задача введения – познакомить читателя с предметом. Это будет вершина пирамиды.

1. Определите вопрос, на который должен отвечать ваш документ.

2. Напишите ответ.

3. Определите ситуацию. Рассказывая о предмете и сложившейся вокруг него ситуации, дайте первое неопровержимое утверждение – знакомый читателю или широко известный факт.

4. Опишите развитие ситуации. Расскажите, что случилось или что вы предлагаете. Тогда у читателя возникнет вопрос, вы завяжете диалог и перейдете к главному уровню. Если утверждение не вызвало у читателя вопрос, перепроверьте и переформулируйте вопрос и ответ.

Объем вводной части зависит от степени осведомленности читателя и описываемого предмета. Чем более осведомлен адресат, тем короче может быть вводная часть.

Переходим к главному уровню

На главном уровне дается ответ на вопрос, следующий из главного утверждения.

В нашем случае вопрос звучит так: «Почему нам стоит купить франшизу?» Ответом будет перечень критериев, а также аргументов и данных по каждому из них.

Каждое из утверждений главного уровня должно быть построено по схеме «ситуация – развитие ситуации – вопрос», но в более сжатом виде. В первом утверждении вы показываете, как данная идея связана с главным утверждением, а в остальных – как каждая следующая идея связана с предыдущей. Для аргументов главного уровня лучше использовать метод индукции, так как она лучше воспринимается.

Попробуем применить на практике. Возьмем другой пример.

Допустим, вы работаете в компании по доставке готовых наборов продуктов для семейных ужинов. Руководитель поставил перед вами задачу – подобрать генерального поставщика овощей. Вы можете найти нескольких поставщиков и отправить руководству список. Можете даже добавить туда список поставщиков, с которыми работает компания-конкурент. Но это не будет ответом на поставленный вопрос.

Давайте попробуем решить задачу по алгоритму, который мы только что описали.

1. Определите предмет. «Нам нужно найти генерального поставщика овощей».

2. Определите вопрос. Для этого представьте вашего читателя (руководитель) и подумайте, о чем он может вас спросить. Допустим, вопрос будет звучать так: «Какие поставщики предлагают нам лучшие условия, лучшие цены и гарантии, чтобы мы не подвели своих покупателей? Почему поставщик, которого вы предлагаете, лучший?»

3. Напишите ответ. Допустим, вы уже промониторили рынок, сделали сравнение и пришли к выводу, что лучший выбор – компания X.

4. Определите ситуацию. На этом уровне вам нужно еще раз четко сформулировать главную идею, никак не комментируя ее. «Итак, нам нужен генеральный поставщик овощей». У руководителя возникает вопрос: «И кого вы предлагаете?» Вы отвечаете: «Я рекомендую компанию X. И вот почему».

5. Опишите развитие ситуации, расскажите о том, как вы пришли к этому решению и почему оно лучшее. Здесь вы переходите на главный уровень и рассказываете, по каким критериям вы сравнили компании и почему выбор компании X является наилучшим. Например, вы сравнили компании по следующим параметрам:

● качество;

● цена;

● репутация на рынке;

● сроки поставки;

● отсрочка платежа;

● размер минимальной партии.

И пришли к выводу, что компания X предлагает наилучшие условия.

Если вы предполагаете, что на этом уровне у читателя могут возникнуть вопросы (а почему цена лучше, а какой минимальный размер партии предлагают другие и т. д.), вы спускаетесь еще на уровень ниже и даете необходимые пояснения, приводите данные.

Вывод: обобщение сгруппированных идей.

Вспомним «золотое правило» № 1: идеи любого уровня должны обобщать идеи, сгруппированные ниже, и выводиться из них. Обобщение является завершающим этапом аналитического процесса.

После того как вы изложили данные, нужно завершить рассуждение.

1. Опишите желаемый результат четко и ясно. Представьте его в виде цифр или, если это невозможно, найдите другой наглядный способ. Избегайте расплывчатых фраз.

Не пишите: «Наша цель – увеличить продажи». Напишите: «Создание нового отдела из трех сотрудников поможет увеличить продажи на 10 % в I квартале следующего года».

2. Определите меры, необходимые для достижения результата. Установите последовательность, в которой их следует принимать, и взаимосвязь между ними:

● какие меры должны быть приняты в первую очередь;

● какие шаги должны быть предприняты, чтобы были реализованы другие.

3. Проверьте соответствие идей правилу MECE (Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive): элементы в рамках одной группы должны быть взаимоисключающими и исчерпывающими.

Описывая ассортимент сети спортивных магазинов, сначала вы упоминаете все основные группы товаров: спортивную одежду, обувь, тренажеры, спортивные аксессуары, ничего не упуская, но и не упоминая дважды одно и то же. Включать в этот ряд дополнительно одежду для тенниса или обувь для бега было бы ошибкой, так как вы уже включили в него спортивную одежду и обувь.

4. На последнем этапе еще раз проверьте ваш документ:

● вертикальная структура в форме диалога «вопрос-ответ» с читателем позволяет определить тип идей;

● горизонтальные связи между идеями в форме дедукции или индукции позволяют оценить логическую взаимосвязь;

● вводная часть в повествовательной форме содержит вопрос, который позволяет выделить главное и отсечь все лишнее.