06

Принцип пирамиды Минто

Автор: Барбара Минто

Принцип пирамиды

Будучи консультантом в McKinsey&Company и работая с деловой перепиской, Барбара Минто пришла к выводу, что наилучшим образом воспринимается текст, построенный по принципу пирамиды. Взаимосвязи между высказываниями в таком документе ограничены тремя логическими направлениями: вверх, вниз и в стороны. Принцип пирамиды стал стандартом McKinsey, а затем и ряда других компаний.

Задача любого документа – донести одну-единственную, главную мысль. Начните с главного, а потом уже двигайтесь вниз и в стороны. Структура пирамиды поможет вам сформулировать свои идеи, установить четкие взаимосвязи между ними и довести рассуждение до логического завершения. Все это сделает документ легким для восприятия и поможет вам донести свои идеи до читателя. Используя принцип пирамиды, вы научитесь составлять ясные лаконичные документы за минимальное время.

Особенности нашего мышления

Почему именно пирамида?

Особенности нашего мышления таковы, что мы воспринимаем любое сообщение как группу идей, соединенных в одно целое. Анализируя новую информацию, наш мозг разбивает ее на отдельные блоки (слова, фразы, абзацы), а затем снова группирует идеи по принципу пирамиды, начиная с вершины – главной мысли – и спускаясь к основанию: пояснениям, аргументам, подробностям.

Другими словами, слушая доклад, читая книгу, разговаривая с ребенком, мы всегда хотим сначала как можно быстрее понять главное, что же нам хотят сказать. После этого мы легко воспринимаем всю второстепенную информацию: доказательства, пояснения, примеры.

Так происходит потому, что, воспринимая информацию, мы строим мысленную пирамиду и начинаем с верхушки. Хорошо, если ваш собеседник об этом знает, плохо, если нет – тогда вам придется проделать эту работу за него. Хаотично выстроенные сообщения не позволяют нам сразу понять главное и поэтому утомляют.

Проиллюстрируем это на примере короткого диалога:

Босс спрашивает коллегу, будет ли проект X сдан в срок. Очевидно, что его в первую очередь интересует ответ на вопрос – «да» или «нет», а уже потом причины, объяснения и т. д.

Пример хаотичного сообщения:

Сотрудник вместо этого может ответить так: «Пару дней назад я звонил дизайнеру, дизайнер выполняет другой срочный заказ. Мы проговорили час, и я понял, что у него вообще сложности с поиском художественного решения. Кстати, у редактора проблемы в семье. При этом производственники говорят, что в случае более поздней сдачи они не могут гарантировать поставку в срок».

Получил ли босс ответ на свой вопрос? А теперь приведем пример сообщения в форме пирамиды:

Сотрудник может начать с главного и ответить так: «Мы сдадим проект на две недели позже. Мне жаль, что мы опаздываем. Это экспериментальный проект, и я ошибся, закладывая оптимистичные сроки, учту это в будущем. Я уладил вопрос с заказчиком, он согласен с новыми сроками».

Теперь босс получил ответ на свой вопрос, а затем – информацию по текущей ситуации.

Пишете вы сообщение или рассказываете о чем-то, ваша задача – позаботиться о читателе или собеседнике и избавить его от ненужных усилий.

Принцип пирамиды помогает запоминать

Вообще абсолютно вся информация, которая хранится в нашей голове, представляет собой сеть взаимосвязанных пирамид. Наше мышление устроено так, что мы инстинктивно группируем любую информацию в голове по принципу пирамиды.

Вам нужно купить продукты. Попробуйте запомнить такой список:

● гречка;

● кефир;

● яблоки;

● сметана;

● сыр;

● макароны;

● груши;

● бананы;

● творог.

Непросто, да?

А теперь попробуем соотнести все продукты с тремя обобщающими категориями:

Правда, теперь запомнить список гораздо проще?

Образы облегчают восприятие

Наше мышление основано на образах. При помощи образа можно соединить большое количество фактов в единую структуру. Именно образы помогают понять и запомнить прочитанную информацию.

Когда вы пишете, мысленно представьте то, о чем хотите сказать, а затем как можно точнее словесно опишите этот образ. Тогда читатель сможет воссоздать его в своем воображении.

Например, одну и ту же мысль «чтобы хорошо себя чувствовать, нам необходимо восполнять запасы энергии» вы можете выразить двумя способами.

Без использования образов: «Чтобы хорошо себя чувствовать, вы должны не забывать об отдыхе, вовремя ложиться спать, делать перерывы в течение рабочего дня, отдыхать в выходные. Иначе у вас будет мало сил и вы будете уставать».

С использованием образов: «Нам, как батарейкам, нужна энергия. Чтобы хорошо себя чувствовать, нужно вовремя подзаряжаться. Способы зарядки просты: хороший сон, регулярные переключения и правильный отдых».

Какое сообщение легче понять и запомнить?

Еще одна особенность нашего восприятия: мы можем удержать в кратковременной памяти ограниченное число идей. Количество единиц информации, которое мы можем воспринять и запомнить за один раз, ограничено числом 7 плюс-минус 2.

С учетом того, что мы не можем удерживать в памяти больше семи предметов одновременно, образы – это очень удобно. Яркие образы помогают запомнить большее количество информации. Неслучайно хорошие авторы – и фикшн, и нон-фикшн – и лучшие спикеры постоянно используют их. Почему бы нам не последовать их примеру?

● Используйте образы, они помогают понять и запомнить информацию.

● Не перегружайте свое сообщение: читатель может воспринять за раз 7±2 единицы информации.

Как мы передаем информацию

Когда мы читаем, мы воспринимаем текст «сверху вниз». Однако когда сами пишем текст, мы развиваем и обобщаем свои мысли «снизу вверх»: соединяем предложения в абзацы, абзацы в более крупные блоки и так далее до самой главной идеи, которая расположена на вершине пирамиды.

Вы как будто строите реальную пирамиду. Если вы что-то упустили на одном из уровней и забыли добавить строительные блоки, пирамида будет неустойчивой и может рассыпаться в любой момент. Принцип пирамиды поможет увидеть и восполнить недостающие звенья.