Документы + вещи для работы
Самые чувствительные архетипы: Практичный, Бережливый, Энергичный
Навести порядок в документах и рабочих вещах бывает трудно – в первую очередь, потому, что это очень «плотная» категория. Каждый крошечный листок бумаги может быть связан с более масштабным делом. Например, кредитную карту вы собираетесь закрыть, счет – оплатить, на записку – ответить. Выяснить все необходимое насчет полиса медицинского страхования. И просмотреть календарь событий вашего местного общественного центра. Это полное безумие – предмету, который весит меньше унции, придется уделить столько свободного времени.
Мы понимаем, что осязаемая природа бумаги обладает преимуществами. Листок бумаги – физическое напоминание о том, что нужно выполнить некое дело. Но важно осознавать, сколько времени в действительности уходит на эти задачи. Суть в том, чтобы сопоставить реальное количество свободного времени и то, как вы себе его представляете. Заполненный бумагами и незаконченными проектами дом – часто результат того, что живущие в нем люди хронически недооценивают нужное им количество времени. Это напоминает нам о нашей клиентке Марии.
Мария была замужем и воспитывала троих детей младше пяти лет. Она была успешным консультантом по дизайн-исследованиям и активным членом совета общественного центра. Муж тоже целый день работал, а до работы добирался около часа. Помимо ежедневных дел на Марию сыпались электронные письма, обязательства, незавершенные проекты. А еще ей хотелось вставить фотографии в альбом и подписать открытки для друзей. К тому же надо было разобраться с семейными документами на имя родителей. Мягко говоря, забот – по горло.
Мы поняли: то, от чего страдала Мария, сейчас настолько укоренилось в жизни многих людей, что это просто перестали замечать. Постоянная занятость. В нашей культуре считается правильным и даже почетным ответить «Я так занят/а!» на вопрос «Как дела?» Мы – как общество – восхищаемся людьми, которые втискивают в график как можно больше. И стоит отметить, как это соотносится с вещами, заполняющими наши дома.
Масса дел буквально придавливает нас, мы лишаемся покоя. Даже если выдается передышка, мы тревожимся, потому что привыкли к вечной занятости. Рефлексивная потребность постоянно чем-то заниматься, чтобы оставаться продуктивными – это тип поведения, который мешает нам просто усесться с книгой или неспешно прогуляться по окрестностям.
Творческие люди и социологи часто говорят, что периоды отдыха или даже скуки – это моменты, когда случается волшебство. Свободное время необходимо. Оно дает шанс подумать о собственной жизни и ее уроках, найти ответы на возникающие вопросы, подстегивает нашу любознательность и дарит вдохновение. Чтобы полностью прочувствовать пережитый опыт, нужна пауза. Нужно признать: никто магическим образом не подарит вам свободное время. Его необходимо выкроить и оберегать. Вам стоит разорвать замкнутый круг занятости – ради себя. Скажите «нет» тому, что отнимает энергию и время. Уважайте свободное время так же, как уважаете другие ваши обязанности. Когда немного сбавите темп и замедлите ход, вы обнаружите, что говорить «нет» станет проще, и свободное время превратится в неотъемлемую часть жизни.
В случае с Марией и со всеми ее незавершенными проектами мы поняли: незавершенность дел указывает на то, что они не являются для нее важнейшими приоритетами. Мы помогли выявить главные проекты и задачи, а затем она смогла отпустить остальные. В то время основными приоритетами для Марии были обязательства, связанные с учебой детей, ее дизайнерская фирма, а также работа в общественном центре. Любые другие проекты отсекались, потому что дополнительные задачи постоянно напоминали бы о вещах, которые она должна была сделать, но не сделала. Постоянное давление, ощущение, будто сейчас нужно заниматься чем-то другим, вредит психике и мешает сконцентрироваться на текущем задании. Советуем вам использовать возможность начать все с чистого листа и освободиться от незавершенных дел – в доме, на рабочем месте и в собственной голове. Просто представьте, какая это свобода.
Навести порядок: бумаги
Сортируя бумаги, проявите строгость и тщательно подумайте, что нужно оставить. У вас получится пять отдельных стопок:
1. Архив – самые важные документы, например свидетельства о рождении или карточки социального страхования.
2. Дела (актуальные) – приглашения на предстоящие мероприятия, разрешение на экскурсию для вашего ребенка, напоминание о том, что автомобиль должен пройти проверку выхлопа на чистоту (выберите только то, что действительно нужно сделать).
3. Дела (желательные) – каталог вечерних курсов, журналы, обзоры ресторанов, которые вы хотели бы посетить, бесплатный пропуск в новый спортзал, любые купоны – кроме продуктовых магазинов (стопка должна оставаться тонкой и реалистичной).
4. Переработать – бумаги, которые вам больше не нужны и в которых не содержится личная информация.
5. Измельчить – бумаги, которые вам больше не нужны, но в которых содержится личная информация.
Сортируя бумаги, ведите список каталогов и рассылок, от которых вам нужно отписаться. В конце сеанса найдите время, чтобы позвонить или отправить e-mail в эти организации и попросить удалить вас из списка рассылки. Сохраните несколько деревьев. И спасите себя – от искушения покупать больше.
Чтобы научиться концентрироваться, необходимо составлять списки. В начале дня запишите все задачи, которые нужно выполнить, – по степени важности. Затем придерживайтесь списка. Вычеркивайте пункты по мере выполнения. В конце дня уничтожьте список. Такая привычка особенно важна для читателей, которые знают, что легко отвлекаются.
ЧТО ДЕЛАТЬ: Необходимо избавиться от нежелательной почты раз и навсегда. Почта быстро скапливается и обескураживает – отчасти потому, что каждый день мы получаем горы бесполезных бумажек. Ниже – четыре простых шага к освобождению от них:
1. Используйте сайт Catalog Choice. Этот потрясающий бесплатный сервис (www.catalogchoice.org) позволяет создать свой профиль (и профили любых бывших жильцов вашего дома), чтобы быстро отписаться от каталогов и других рассылок. (Профессиональный совет: создайте профиль для «Нынешнего жильца» и «Для наших друзей в», чтобы также остановить общие рассылки.)
2. Позвоните. Есть некоторые компании, от которых нельзя отписаться с помощью Catalog Choice. В таком случае просто найдите номер на обратной стороне каталога, позвоните им и попросите удалить вас из списка рассылки. Когда нас спрашивают, почему мы больше не хотим получать каталог компании, мы обычно говорим что-нибудь вроде: «Я все покупаю онлайн и не хочу расходовать драгоценную бумагу». Супер-милые сотрудники L.L. Bean, скорее всего, оценят это.
3. Заполните на почте форму смены адреса для бывших жильцов. Если вы знаете их новый адрес, можете его вписать. Если нет – укажите, что «адрес для пересылки отсутствует». Хорошие новости: запрос на смену адреса обычно выполняют быстро (но с каталогами все иначе – может потребоваться 6–8 недель, чтобы их перестали доставлять).
4. Перейдите на рассылку по e-mail. Чтобы получать документы, которые вам все еще нужны, подпишитесь на электронную рассылку. Придется потратить пару минут на то, чтобы создать онлайн-аккаунт, но это того стоит. Кроме того, вы можете подключить автоматический платеж – так вы будете уверены, что в будущем не пропустите оплату счета.
НЕОБХОДИМОСТЬ «ЗОНЫ ПОСАДКИ»
Важная часть пазла, из которого складываются упорядоченность и душевное спокойствие, – функциональная «зона посадки» в вашем доме. Мы можем смело сказать: такая территория нужна каждому жилищу. Все мы выходим из дома и возвращаемся обратно по нескольку раз за день. Берем с собой ключи, бумажники, телефоны, солнцезащитные очки. Мы часто используем эти предметы, но крайне редко в домах встречается специальное место для них. Обычно вещи, которые нужны нам каждый день, разбросаны повсюду – например лежат на обеденном столе или на кухонной рабочей поверхности. Где их только не оставляют – зависит от того, куда в конкретный момент проще дотянуться или что меньше захламлено. Результат: поиск ключей от машины в последний момент, паника и – опоздание.
Чтобы избежать такой ситуации, стратегически важно создать зону посадки для всех предметов, которые вы используете каждый день. У Кайл следующая система: она вешает ключи на один крючок, собачий поводок – на другой, куртку – в шкаф в прихожей, а бумажник, бальзам для губ и солнцезащитные очки кладет на поднос на полке. Если место будет у всего (да, у всего, что сейчас живет на дне вашей сумки, должно быть специальное место в доме), вы больше не будете терять вещи. Если вы из тех людей, которые любят менять сумки или рюкзаки, для вас это еще важнее.
Это должно стать ритуалом, чтобы каждый раз, возвращаясь домой, – и не важно, сколько всего у вас с собой и как сильно вы торопитесь, – вы находили время, чтобы положить вещи на места. Преимущество в том, что, как бы ни была забита голова и насколько бы жестким ни был график, вы всегда сможете быстро схватить нужную вещь, выходя из дома.
