Обсуждение достижений
Поздравляем! Вы вот-вот завершите масштабный проект и поделитесь информацией об огромной работе, которую проделала команда. Поскольку качество работы команды говорит само за себя, это не должно вызывать затруднений, не так ли? Конечно, хотелось бы, чтобы это было так, но на самом деле команды часто заканчивают проекты, не думая о том, как и до кого нужно донести информацию о значении их работы для организации и мира в целом.
Ваша команда располагает огромным объемом знаний. О решенных проблемах члены команды знают больше, чем кто-либо другой в вашей организации. Но знают ли они, как об этом рассказать? Делятся ли они нужной информацией с нужными людьми?
Команды должны думать и над тем, кому и как им следует рассказывать о своих достижениях. Если делать все правильно, ваша информация о проекте может повлиять на будущее распределение приоритетов в организации. Вы должны понимать, что распространение информации о достижениях своей команды очень полезно для тех, кто принимает решения и строит планы по реализации других проектов. В этом разделе мы расскажем о двух алгоритмах, которые помогут команде справиться с такой задачей.
Алгоритм
«Кого затронула наша работа?»
В начале проекта у команды есть только общие соображения относительно того, какую пользу ее работа в конечном итоге принесет организации и людям, которых она обслуживает. Но к концу проекта сфера влияния вашей работы может увеличиться и охватить тех, кого команда изначально не брала в расчет. Этот алгоритм поможет команде точно определить, кто именно выиграет от вашей работы, когда вы ее закончите. После его выполнения команды обычно обнаруживают, что их работа оказала гораздо большее воздействие по сравнению с ожиданиями, существовавшими в начале проекта. Этот алгоритм представляет собой одну из наших адаптаций «цепной реакции», описанной в руководстве по организации коллективной деятельности Collective Action Toolkit компании frog Design.
1. Определите, кого это затрагивает
Разместите схему этого алгоритма так, чтобы все могли ее видеть. Можно также использовать результат выполнения более раннего алгоритма «Кого необходимо пригласить» для предварительного заполнения схемы.
Попросите своих коллег по команде записать, кого, по их мнению, больше всего затронут результаты вашего проекта. Попросите их обратить внимание на следующие целевые группы:
- Ваша команда. Люди, которые работали над проектом вместе с вами.
- Ваши заинтересованные лица. Ответственные лица, консультанты и информируемые лица (на протяжении всего проекта).
- Ваша организация. Другие отделы или сотрудники, на работу которых влияют результаты вашего проекта.
- Окружающий мир. Люди по всему миру, которые выиграют от реализации вашего проекта, например заказчики, клиенты или конкуренты, которым нужно будет как-то реагировать на то, что вы сделали.
Члены команды должны поместить каждый пункт на отдельный стикер. Это можно сделать заранее, собравшись всей командой.
2. Поделитесь тем, что у вас получилось
Попросите членов команды поделиться информацией о том, что они создали. Поместите их стикеры в соответствующие области схемы.
3. Решите, какие целевые группы необходимо информировать
Обсудите каждую область схемы. Кого, по вашему мнению, следует проинформировать о результатах проекта? Обведите имена этих людей и для каждого из них запишите, какую информацию, на ваш взгляд, они должны получить и когда.
В завершение алгоритма распределите пункты программы действий между членами команды, т.е. назначьте ответственных за подготовку и распространение информации.
Процедура «Определение тех, кого затрагивают промежуточные результаты»
Когда команда освоит этот алгоритм, его можно будет использовать для определения тех, кого могут затрагивать промежуточные результаты проекта, и новых заинтересованных лиц или бенефициаров, которых следует учесть в проекте.
Алгоритм
«Какой эффект должна оказать наша информация?»
Электронные письма с обновлением статуса и регулярные встречи — вот что нужно заинтересованным лицам в ходе реализации проектов, не так ли? Наши заинтересованные лица хотят знать, готовы ли мы выполнить свои обещания. Но в конце проекта мы уже не говорим, какие задания выполнили по ходу дела. Мы расписываем полученный результат и перспективы его дальнейшего развития в нашей организации.
Что команда планирует делать дальше с результатами проекта? Какие изменения вы хотите инициировать в своей организации? Этот алгоритм поможет команде определить, какой эффект должна оказать информация об окончании проекта. Его рекомендуется использовать, в частности, сразу после ответа на вопрос «Кого затронула наша работа?», но до выпуска официальной информации.
1. Определитесь с целевыми группами
Разместите схему этого алгоритма так, чтобы все могли ее видеть. Если вы пропустили предыдущий алгоритм в этом разделе, составьте список целевых групп, с которыми вам, возможно, придется общаться после завершения проекта. Выделите для каждой целевой группы отдельную строку на схеме.
2. Рассмотрите эффект информации для каждой целевой группы
Подумайте о том, как каждая целевая группа должна отреагировать на информацию об окончании проекта. Попросите членов команды записать свои соображения на отдельных стикерах. Но не навязывайте эту информацию другим людям. Подумайте о том, чем может быть полезно более активное участие представителей этих групп в работе команды. Рассмотрим возможные эффекты информации, поступившей от вашей команды:
- Мысли. Какую информацию о проекте вы хотели бы довести до этих целевых групп?
- Чувства. Какие эмоции вы хотели бы вызвать у целевых групп, сообщив им свою информацию?
- Реакция и распространение информации. Как, на ваш взгляд, целевые группы должны реагировать на вашу информацию или распространять ее?
- Действия. Какие действия целевых групп сразу после получения информации (или через некоторое время) были бы желательными для вас?
3. Поделитесь своими соображениями
Попросите членов команды поделиться своими соображениями о желательных эффектах для каждой целевой группы. Разместите их в соответствующих строках первой колонки схемы.
4. Решите, каких эффектов следует добиваться
Обсудите всей командой, какие эффекты для целевых групп были бы полезными для проекта и при этом достижимыми. Обведите их в левой колонке.
5. Обсудите возможные критерии успеха
Обсудите (отдельно для каждой целевой группы и каждого эффекта), какие результаты вы хотите получить и что может произойти, если не сообщать той или иной целевой группе информацию о проекте. Поместите каждый блок информации в соответствующую колонку. Исходя из того, что вы узнаете в ходе обсуждения, проанализируйте заново целевые группы и желательные эффекты для каждой из них.
Когда команда закончит выполнение этого алгоритма, сформулируйте пункты программы действий и определите, кто будет отвечать за каждый из них. Решая вопрос о том, кому и какую информацию о результатах проекта сообщать, опирайтесь на результаты выполнения других алгоритмов, в частности «Какую проблему мы пытаемся решить?» и «Кого затронула наша работа?».
Процедура «Информация об эффекте промежуточных результатов»
Команда также может использовать этот алгоритм на предыдущих этапах проекта, чтобы определить, о каких промежуточных результатах проекта следует сообщать заинтересованным лицам.
Неужели закончили?
В конце концов наши электронные письма, адресованные заинтересованным лицам, доходят до них. Наши отчеты доставляются по назначению. Наши продукты поставляются клиентам. Любой проект когда-то заканчивается. Но что это означает для вас и команды?
